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News: Kommentar-Manager Pro für Excel ab sofort verfügbar Unser beliebtes Gratis-Tool SmartTools Kommentar-Manager für Excel steht ab sofort auch in einer erweiterten Pro- Version zur Verfügung. Die pfiffige Excel-Erweiterung bietet alle Funktionen der kostenlosen Version:
SmartTools Kommentar-Manager Pro Download-Tipp: Adressen voll automatisch in Ihre Kontakte übernehmen Sicherlich kennen Sie das: Sie haben eine E-Mail erhalten, in der sich der Absender oder eine beliebige Adresse im Nachrichtentext befindet, die Sie in Ihre Kontakte übernehmen möchten. Wenn keine elektronische Visitenkarte angehängt ist, bleibt Ihnen nichts anderes, als die Daten manuell in einen neuen Kontakt zu übernehmen. Der kostenlose SmartTools Adress- Assistent hilft weiter:
Update: Neue Hotfixes für Outlook 2003 und 2002/XP Microsoft hat vor kurzem neue Hotfixes für Bugs in Outlook 2003 und 2002/XP bereitgestellt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen die Hotfixes explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind: Outlook 2003 hotfix package vom 23. Mai 2005 Behobene Probleme: Der Zugriff auf eine PST- oder OST-Datei wird verweigert, wenn Sie mehrere große PST-Dateien gleichzeitig öffnen. Outlook 2002 hotfix package vom 25 Mai 2005 Behobene Probleme: Beim Einsatz von externen Programmen, die per Automation Telefonnummern in Outlook-Kontakten hinzufügen, wechselt die Anzeige des Mauszeigers mehrfach zwischen Sanduhr und Pfeil.
Eingehende Mails noch effektiver mit VBA bearbeiten Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 Seit der Version 2000 können Sie auch in Outlook auf die Standard-Programmiersprache des Office-Pakets - auf VBA - zurückgreifen. Neben vielen anderen Vorzügen ergibt sich dadurch auch die Möglichkeit, flexibel und bedarfsgerecht auf bestimmte Anwendungsereignisse zu reagieren. Das betrifft zum Beispiel die Bearbeitung eingehender Mails. Outlook bietet von Haus aus eine vordefinierte Ereignisroutine, die Sie nur noch mit eigenem Programmcode füllen müssen, um den Nachrichteneingang individuell zu bearbeiten. Dennoch möchten wir Ihnen im Anschluss ein Verfahren vorstellen, das noch effektiver als die eingebaute Routine ist. An dem vorgestellten Beispiel werden Sie sehen, warum eine solche Nachbesserung sinnvoll ist. Nehmen wir an, Sie möchten alle eingehenden Mails mit Zeit, Absender und Betreffzeile in einer simplen Textdatei protokollieren. Die Aufgabe an sich ist nicht weiter kompliziert. Mit der Standardroutine von Outlook werden Sie aber Schwierigkeiten haben, immer nur die neuesten Nachrichten herauszufiltern. Mit der folgenden Technik umgehen Sie das Problem.
Private Sub Application_NewMail() Der Prozedur fehlt ein Argument, mit dem sich die neue Nachricht im weiteren Verlauf eindeutig identifizieren ließe. So könnten Sie mit Hilfe der Prozedur etwa bei jedem neuen Nachrichteneingang eine Meldung anzeigen lassen. Per VBA-Code wäre es jedoch nicht möglich, die Nachricht im Posteingang zu finden oder gar Absender und Betreffzeile auszulesen. Dieses Problem umgehen Sie, indem Sie eine eigene Referenz auf die Elemente im Posteingang anlegen und indem Sie VBA anweisen, die Ereignisse dieser Objektklasse zu überwachen. Die entsprechende Deklaration geben Sie auf Modulebene im aktuellen Codefenster ein. Geben Sie also in der ersten Zeile oder, falls ganz oben im Codefenster "Option Explicit" steht, in der Zeile unter der Option- Anweisung folgendes ein: Public WithEvents olMailItems As Items Wenn Sie jetzt noch einmal das linke Dropdown-Feld am oberen Rand des Codefensters öffnen, werden Sie einen zusätzlichen Listeneintrag namens "olMailItems" entdecken. Grund dafür ist der "WithEvents"-Parameter in der Deklarationszeile. Um das Beispiel fortzuführen, wählen Sie aus den Dropdown-Feldern des Codefensters erst "olMailItems" und dann auf der rechten Seite "ItemAdd" aus. Das auf diese Weise eingefügte Prozedurgerüst enthält das Argument "Item", mit dem Sie Bezug auf die zuletzt eingetroffene E- Mail nehmen können: Private Sub olMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object) Nun müssen Sie nur noch den VBA-Code eingeben, der das gewünschte Protokoll in eine Textdatei schreibt: Private Sub olMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object) Dim intDateiNr As Integer Dim strZeit As String Dim strAbsender As String Dim strBetreff As String On Error GoTo Protokoll_Error intDateiNr = FreeFile Open "C:\InboxProtokoll.txt" For Append As #intDateiNr With Item strZeit = CStr(.ReceivedTime) strAbsender = .SenderName strBetreff = .Subject End With Write #intDateiNr, strZeit, strAbsender, strBetreff Protokoll_End: Close #intDateiNr Exit Sub Protokoll_Error: MsgBox "Beim Aufzeichnen der Mail-Infos ist ein " & _" "Fehler aufgetreten:" & vbCr & Err.Description Resume Protokoll_End End Sub Die Prozedur schreibt die Informationen in eine Datei namens INBOXPROTOKOLL.TXT im Stammverzeichnis von Laufwerk C: Beim ersten Aufruf wird die Datei automatisch angelegt. Bitte beachten Sie: In Outlook 2002 und Outlook 2000 mit Service Pack 2 kollidiert die Abfrage von "SenderName" mit dem Objektmodellschutz. Sie müssen entweder auf die Ausgabe des Absenders verzichten oder über administrative Eingriffe den Zugriff auf diese Mail-Eigenschaft erlauben. Ansonsten fragt Outlook bei jedem Prozeduraufruf nach, ob der Zugriff gewährt werden soll oder nicht. Am Ende des Beispiels können Sie nun doch noch einmal auf die Standardereignisse von Outlook zurückgreifen. Nutzen Sie sie, um die Objektvariable "olMailItems" beim Starten von Outlook zu initialisieren. Dazu legen Sie mit Hilfe der Dropdown-Felder des Codefensters folgende Prozedur an: Private Sub Application_Startup() Dim objMAPI As NameSpace Set objMAPI = Application.GetNamespace("MAPI") Set olMailItems = _ objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items Set objMAPI = Nothing End Sub Damit teilen Sie Outlook mit, dass es sich bei "olMailItems" um die Elemente des Posteingangsordners handeln soll. Um die neu definierten Ereignisprozeduren zu aktivieren, schließen Sie den Visual Basic-Editor. Danach beenden Sie auch Outlook. Erst nach einem Neustart ist die Überwachung des Posteingangs aktiviert. Und wenn Sie das Resultat des Protokollvorgangs betrachten wollen, öffnen Sie die Datei INBOXPROTOKOLL.TXT im Stammverzeichnis von Laufwerk C: mit einem Texteditor. Sie erhalten eine entsprechende Übersicht. Natürlich ist das Beispiel nur als Anregung gedacht. Sie wissen aber jetzt, wie Sie gezielt auf neue Elemente im Posteingang zugreifen können, so dass individuellen Erweiterungen nichts mehr im Wege steht.
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Feldzuordnungen beim Importieren externer Daten beibehalten Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 98 und 97 FRAGE: Mit der Importfunktion von Outlook kann ich zum Beispiel Aufgaben aus einer Access-Datenbank übernehmen. Dabei lassen sich die Datenbankfelder problemlos den Outlook-Feldbezeichnungen zuordnen. Was mich daran stört, ist allerdings, dass Outlook die mühsam eingerichtete Feldzuordnung beim nächsten Import wieder vergessen hat. Gibt es irgendeinen Trick, mit dem sich die Feldzuordnung speichern lässt? T. Nissing ANTWORT: Im Prinzip ist eine Speicherung der Feldzuordnungen in Outlook nicht vorgesehen. Falls Sie aber Daten immer wieder aus derselben Datenquelle importieren - beispielsweise aus einer laufend aktualisierten Access-Datenbanktabelle - merkt sich Outlook durchaus die letzten Feldzuordnungen. Der Effekt stellt sich nicht ein, wenn Sie in der Zwischenzeit Daten aus einer anderen Access- Tabelle eingelesen haben. Gespeichert werden die Feldzuordnungen in Dateien mit folgenden Endungen: .ADR für Kontakte .EML für E-Mail-Nachrichten .JNL für Journal-Einträge .TSK für Aufgaben .CAL für Kalender-Einträge .NOT für Notizen Der Dateiname selbst entspricht dem Dateityp, aus dem Sie importieren. Beim Importieren von Aufgaben aus einer Access-Datenbank legt Outlook zum Beispiel eine Datei namens MICROSOFT ACCESS.TSK an. Wo die Dateien mit den Feldzuordnungen gespeichert werden, richtet sich nach Ihrer Outlook-Version, der Installationsart und Ihrer Windows-Version. Am besten nutzen Sie die Windows- Suchfunktion, um den entsprechenden Ordner zu finden. In Ihrem Fall suchen Sie etwa nach "*.TSK"-Dateien. Leider enthalten die Dateien nur Binärcode, sodass sie sich nicht einfach mit einem Texteditor bearbeiten ließen. Außerdem überschreibt Outlook die Dateien nach Belieben, beispielsweise wenn Sie zum zweiten Mal Daten eines bestimmten Dateityps importieren. Eine nicht gerade elegante, aber immerhin praktikable Lösung zur Wiederverwendung von Feldzuordnungen besteht darin, nach jedem Importvorgang die entsprechende Zuordnungsdatei zu suchen und sie dann mit Hilfe des Windows Explorer in einen benutzerdefinierten Festplattenordner zu kopieren. Wenn Sie später wieder mit dieser Feldzuordnung arbeiten wollen, kopieren Sie die Datei zurück in den Originalordner, den Outlook für seine Zuordnungsdateien verwendet. Danach starten Sie den neuen Importvorgang. Überprüfen Sie aber, ob die Feldzuordnungen tatsächlich Ihren Vorstellungen entsprechen.
Automatischen Abruf von großen E-Mails blockieren Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000 FRAGE: Mich ärgert es, dass ich häufig Mails von Kollegen oder Kunden erhalte, die unnötig groß sind. Zum Teil muss ich mehrere MB große Dateien vom Mailserver herunterladen. Kann ich irgendwie erreichen, dass diese umfangreichen Nachrichten zunächst auf dem Server bleiben? I. Obert ANTWORT: Sie sprechen da ein sehr häufig genanntes Problem an, das vor allem dann ärgerlich ist, wenn Sie sich beispielsweise auf Reisen befinden und mit einer langsamen (und teuren) Leitung arbeiten müssen. Tatsächlich bietet Ihnen Outlook die Möglichkeit, Nachrichten ab einer gewissen Größe gezielt vom Download auszuschließen. Die Vorgehensweise hängt dabei von der verwendeten Outlook-Version ab: Outlook 2000 (Nur Internet-Modus):
In den neueren Access-Versionen lässt sich die maximale Nachrichtengröße zum automatischen Download für jedes Konto in jeder Übermittlungsgruppe separat festlegen:
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