 |
Ausgabe vom 7. Juli
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- News: Kommentar-Manager Pro für Excel ab sofort
verfügbar
- Download-Tipp: Adressen voll automatisch in Ihre
Kontakte übernehmen
- Update: Neue Hotfixes für Outlook 2003 und
2002/XP
Outlook-Helpline
- Feldzuordnungen beim Importieren externer Daten
beibehalten
- Automatischen Abruf von großen E-Mails
blockieren
| Outlook-News &
Downloads |
News: Kommentar-Manager Pro für Excel ab sofort verfügbar
Unser beliebtes Gratis-Tool SmartTools Kommentar-Manager für Excel steht ab sofort auch in einer erweiterten Pro- Version zur Verfügung. Die pfiffige Excel-Erweiterung bietet alle Funktionen der kostenlosen Version:
- Legen Sie die Formatierung für Ihre Kommentar-Popups beliebig fest.
Bestimmen Sie nicht nur die Hintergrundfarbe sowie Schriftart und
-größe, sondern auch eine andere Form des Popups.
- Alle Kommentare per Mausklick einblenden, ausblenden oder komplett
löschen.
- Ihre Kommentare sind meistens recht lang? Kein Problem, denn mit dem
Kommentar-Manager lässt sich die Standardgröße des Kommentar-Popups
beliebig verändern.
- Sie sind nicht mehr auf den Benutzernamen als Vorgabe in neuen
Kommentaren beschränkt.
- Automatischer Datumsstempel: Lassen Sie automatisch das
aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in neue Kommentare einfügen.
- Komfortables Bearbeitungsfenster: Bearbeiten Sie Ihre
Kommentartexte in einem übersichtlichen separaten Dialog.
- Suchen und Ersetzen: Nehmen Sie nachträgliche Korrekturen
oder andere Änderungen in allen Kommentaren per Mausklick vor.
- Kommentar-Übersicht: Die perfekte Hilfe zur Dokumentation
Ihrer Arbeitsmappen - lassen Sie automatisch eine Liste aller Kommentare
der aktuellen Tabelle oder der kompletten Arbeitsmappe auf einem
separaten Blatt ausgeben.
- Zusätzliche AutoFormen: Schluss mit den langweiligen
rechteckigen Kommentar-Popups. In der Pro-Version des SmartTools
Kommentar-Managers können Sie aus 16 verschiedenen Formen wählen, um die
Aufmerksamkeit der Anwender auf Ihre Hinweise zu
lenken.
SmartTools Kommentar-Manager Pro
Download-Tipp: Adressen voll automatisch in Ihre Kontakte übernehmen
Sicherlich kennen Sie das: Sie haben eine E-Mail erhalten, in der sich der Absender oder eine beliebige Adresse im Nachrichtentext befindet, die Sie in Ihre Kontakte übernehmen möchten. Wenn keine elektronische Visitenkarte angehängt ist, bleibt Ihnen nichts anderes, als die Daten manuell in einen neuen Kontakt zu übernehmen. Der kostenlose SmartTools Adress- Assistent hilft weiter:
- Markieren Sie die gewünschte Adresse einfach direkt in der Mail, die
Sie erhalten haben.
- Klicken Sie auf das neue Symbol Adress-Assistent, das automatisch in Outlook
installiert wurde.
- Der Assistent analysiert daraufhin Ihre Markierung und übernimmt
bereits automatisch die erkennbaren Informationen in die entsprechenden
Eingabefelder. So können beispielsweise Telefon- und Fax-Nummern sowie
die E-Mail-Adresse in der Regel eindeutig durch die entsprechenden
Beschriftungen erkannt werden. Andere Daten wir Vor- und Nachname sowie
Firmenbezeichnung lassen sich nicht immer erkennen. Aber auch das ist
kein Problem, denn Sie markieren beispielsweise einfach den Firmennamen
im linken Feld und ziehen ihn dann ganz einfach mit der Maus in das Feld
FIRMA. Mit wenigen Mausklicks haben Sie auf diesem Weg jede beliebige
Adresse sozusagen "mundgerecht" für Outlook aufbereitet. Sie müssen nur
noch auf Kontakt anlegen klicken.
- Nach wenigen Augenblicken erscheint der gewohnte Dialog für neue
Kontakte, in die Informationen aus Ihrer E-Mail bereits korrekt
vorgegeben sind. Sie können noch Ergänzungen oder Änderungen vornehmen,
bevor Sie die Adresse dann speichern. - Einfacher geht es nicht
mehr!
 |
Adress-Assistent
für Outlook |
Update: Neue Hotfixes für Outlook 2003 und 2002/XP
Microsoft hat vor kurzem neue Hotfixes für Bugs in Outlook 2003 und 2002/XP bereitgestellt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen die Hotfixes explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind:
Outlook 2003 hotfix package vom 23. Mai 2005
Behobene Probleme:
Der Zugriff auf eine PST- oder OST-Datei wird verweigert, wenn Sie mehrere große PST-Dateien gleichzeitig öffnen.
Outlook 2002 hotfix package vom 25 Mai 2005
Behobene Probleme:
Beim Einsatz von externen Programmen, die per Automation Telefonnummern in Outlook-Kontakten hinzufügen, wechselt die Anzeige des Mauszeigers mehrfach zwischen Sanduhr und Pfeil.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Eingehende Mails noch effektiver mit VBA bearbeiten
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Seit der Version 2000 können Sie auch in Outlook auf die Standard-Programmiersprache des Office-Pakets - auf VBA - zurückgreifen. Neben vielen anderen Vorzügen ergibt sich dadurch auch die Möglichkeit, flexibel und bedarfsgerecht auf bestimmte Anwendungsereignisse zu reagieren. Das betrifft zum Beispiel die Bearbeitung eingehender Mails.
Outlook bietet von Haus aus eine vordefinierte Ereignisroutine, die Sie nur noch mit eigenem Programmcode füllen müssen, um den Nachrichteneingang individuell zu bearbeiten. Dennoch möchten wir Ihnen im Anschluss ein Verfahren vorstellen, das noch effektiver als die eingebaute Routine ist. An dem vorgestellten Beispiel werden Sie sehen, warum eine solche Nachbesserung sinnvoll ist. Nehmen wir an, Sie möchten alle eingehenden Mails mit Zeit, Absender und Betreffzeile in einer simplen Textdatei protokollieren. Die Aufgabe an sich ist nicht weiter kompliziert. Mit der Standardroutine von Outlook werden Sie aber Schwierigkeiten haben, immer nur die neuesten Nachrichten herauszufiltern. Mit der folgenden Technik umgehen Sie das Problem.
- Starten Sie Outlook und wechseln Sie mit Alt + F11 in den
Visual Basic-Editor.
- Blenden Sie im Projekt-Explorer die untergeordneten Zweige des
Standard-VBA-Projekts ein, damit "DieseOutlookSitzung" angezeigt wird.
Doppelklicken Sie auf den Objekteintrag, um das zugehörige Codefenster
zu öffnen.
- Wenn Sie die Dropdown-Listen am oberen Rand des Codefensters öffnen,
sehen Sie, dass Outlook darüber die Standardroutinen des
"Application"-Objekts zur Verfügung stellt. Dazu zählt auch das
"NewMail"-Ereignis, das automatisch beim Eintreffen neuer E-
Mail-Nachrichten ausgelöst wird. So können Sie über VBA-Anweisungen
selbst bestimmen, was mit der Mail passieren soll.
- Um das entsprechende Prozedurgerüst anzulegen, wählen Sie erst im
linken Dropdown-Feld des Codefensters "Application" aus. Anschließend
nutzen Sie das rechte Dropdown-Feld, um das "NewMail"-Ereignis
einzurichten.
Private Sub Application_NewMail()
Der Prozedur fehlt ein Argument, mit dem sich die neue Nachricht im weiteren Verlauf eindeutig identifizieren ließe. So könnten Sie mit Hilfe der Prozedur etwa bei jedem neuen Nachrichteneingang eine Meldung anzeigen lassen. Per VBA-Code wäre es jedoch nicht möglich, die Nachricht im Posteingang zu finden oder gar Absender und Betreffzeile auszulesen.
Dieses Problem umgehen Sie, indem Sie eine eigene Referenz auf die Elemente im Posteingang anlegen und indem Sie VBA anweisen, die Ereignisse dieser Objektklasse zu überwachen. Die entsprechende Deklaration geben Sie auf Modulebene im aktuellen Codefenster ein.
Geben Sie also in der ersten Zeile oder, falls ganz oben im Codefenster "Option Explicit" steht, in der Zeile unter der Option- Anweisung folgendes ein:
Public WithEvents olMailItems As Items
Wenn Sie jetzt noch einmal das linke Dropdown-Feld am oberen Rand des Codefensters öffnen, werden Sie einen zusätzlichen Listeneintrag namens "olMailItems" entdecken. Grund dafür ist der "WithEvents"-Parameter in der Deklarationszeile.
Um das Beispiel fortzuführen, wählen Sie aus den Dropdown-Feldern des Codefensters erst "olMailItems" und dann auf der rechten Seite "ItemAdd" aus.
Das auf diese Weise eingefügte Prozedurgerüst enthält das Argument "Item", mit dem Sie Bezug auf die zuletzt eingetroffene E- Mail nehmen können:
Private Sub olMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Nun müssen Sie nur noch den VBA-Code eingeben, der das gewünschte Protokoll in eine Textdatei schreibt:
Private Sub olMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Dim intDateiNr As Integer
Dim strZeit As String
Dim strAbsender As String
Dim strBetreff As String
On Error GoTo Protokoll_Error
intDateiNr = FreeFile
Open "C:\InboxProtokoll.txt" For Append As #intDateiNr
With Item
strZeit = CStr(.ReceivedTime)
strAbsender = .SenderName
strBetreff = .Subject
End With
Write #intDateiNr, strZeit, strAbsender, strBetreff
Protokoll_End:
Close #intDateiNr
Exit Sub
Protokoll_Error:
MsgBox "Beim Aufzeichnen der Mail-Infos ist ein " & _"
"Fehler aufgetreten:" & vbCr & Err.Description
Resume Protokoll_End
End Sub
Die Prozedur schreibt die Informationen in eine Datei namens INBOXPROTOKOLL.TXT im Stammverzeichnis von Laufwerk C: Beim ersten Aufruf wird die Datei automatisch angelegt.
Bitte beachten Sie: In Outlook 2002 und Outlook 2000 mit Service Pack 2 kollidiert die Abfrage von "SenderName" mit dem Objektmodellschutz. Sie müssen entweder auf die Ausgabe des Absenders verzichten oder über administrative Eingriffe den Zugriff auf diese Mail-Eigenschaft erlauben. Ansonsten fragt Outlook bei jedem Prozeduraufruf nach, ob der Zugriff gewährt werden soll oder nicht.
Am Ende des Beispiels können Sie nun doch noch einmal auf die Standardereignisse von Outlook zurückgreifen. Nutzen Sie sie, um die Objektvariable "olMailItems" beim Starten von Outlook zu initialisieren. Dazu legen Sie mit Hilfe der Dropdown-Felder des Codefensters folgende Prozedur an:
Private Sub Application_Startup()
Dim objMAPI As NameSpace
Set objMAPI = Application.GetNamespace("MAPI")
Set olMailItems = _
objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
Set objMAPI = Nothing
End Sub
Damit teilen Sie Outlook mit, dass es sich bei "olMailItems" um die Elemente des Posteingangsordners handeln soll.
Um die neu definierten Ereignisprozeduren zu aktivieren, schließen Sie den Visual Basic-Editor. Danach beenden Sie auch Outlook. Erst nach einem Neustart ist die Überwachung des Posteingangs aktiviert.
Und wenn Sie das Resultat des Protokollvorgangs betrachten wollen, öffnen Sie die Datei INBOXPROTOKOLL.TXT im Stammverzeichnis von Laufwerk C: mit einem Texteditor. Sie erhalten eine entsprechende Übersicht. Natürlich ist das Beispiel nur als Anregung gedacht. Sie wissen aber jetzt, wie Sie gezielt auf neue Elemente im Posteingang zugreifen können, so dass individuellen Erweiterungen nichts mehr im Wege steht.
|
ANZEIGE Komfortable Datensicherung für Outlook - Die neue Version
2.0 von SmartTools Outlook BackupWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail- Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: SmartTools Outlook Backup 2.0 |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Feldzuordnungen beim Importieren externer Daten beibehalten
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 98 und 97
FRAGE: Mit der Importfunktion von Outlook kann ich zum Beispiel Aufgaben aus einer Access-Datenbank übernehmen. Dabei lassen sich die Datenbankfelder problemlos den Outlook-Feldbezeichnungen zuordnen. Was mich daran stört, ist allerdings, dass Outlook die mühsam eingerichtete Feldzuordnung beim nächsten Import wieder vergessen hat. Gibt es irgendeinen Trick, mit dem sich die Feldzuordnung speichern lässt?
T. Nissing
ANTWORT: Im Prinzip ist eine Speicherung der Feldzuordnungen in Outlook nicht vorgesehen. Falls Sie aber Daten immer wieder aus derselben Datenquelle importieren - beispielsweise aus einer laufend aktualisierten Access-Datenbanktabelle - merkt sich Outlook durchaus die letzten Feldzuordnungen. Der Effekt stellt sich nicht ein, wenn Sie in der Zwischenzeit Daten aus einer anderen Access- Tabelle eingelesen haben.
Gespeichert werden die Feldzuordnungen in Dateien mit folgenden Endungen:
.ADR für Kontakte
.EML für E-Mail-Nachrichten
.JNL für Journal-Einträge
.TSK für Aufgaben
.CAL für Kalender-Einträge
.NOT für Notizen
Der Dateiname selbst entspricht dem Dateityp, aus dem Sie importieren. Beim Importieren von Aufgaben aus einer Access-Datenbank legt Outlook zum Beispiel eine Datei namens MICROSOFT ACCESS.TSK an. Wo die Dateien mit den Feldzuordnungen gespeichert werden, richtet sich nach Ihrer Outlook-Version, der Installationsart und Ihrer Windows-Version. Am besten nutzen Sie die Windows- Suchfunktion, um den entsprechenden Ordner zu finden. In Ihrem Fall suchen Sie etwa nach "*.TSK"-Dateien.
Leider enthalten die Dateien nur Binärcode, sodass sie sich nicht einfach mit einem Texteditor bearbeiten ließen. Außerdem überschreibt Outlook die Dateien nach Belieben, beispielsweise wenn Sie zum zweiten Mal Daten eines bestimmten Dateityps importieren.
Eine nicht gerade elegante, aber immerhin praktikable Lösung zur Wiederverwendung von Feldzuordnungen besteht darin, nach jedem Importvorgang die entsprechende Zuordnungsdatei zu suchen und sie dann mit Hilfe des Windows Explorer in einen benutzerdefinierten Festplattenordner zu kopieren. Wenn Sie später wieder mit dieser Feldzuordnung arbeiten wollen, kopieren Sie die Datei zurück in den Originalordner, den Outlook für seine Zuordnungsdateien verwendet. Danach starten Sie den neuen Importvorgang. Überprüfen Sie aber, ob die Feldzuordnungen tatsächlich Ihren Vorstellungen entsprechen.
|
ANZEIGE Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab
sofort Duplikate in allen OrdnernDer bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): OLXDuplicateChecker - Einzelplatzversion ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: OLXDuplicateChecker - Serverversion |
Automatischen Abruf von großen E-Mails blockieren
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Mich ärgert es, dass ich häufig Mails von Kollegen oder Kunden erhalte, die unnötig groß sind. Zum Teil muss ich mehrere MB große Dateien vom Mailserver herunterladen. Kann ich irgendwie erreichen, dass diese umfangreichen Nachrichten zunächst auf dem Server bleiben?
I. Obert
ANTWORT: Sie sprechen da ein sehr häufig genanntes Problem an, das vor allem dann ärgerlich ist, wenn Sie sich beispielsweise auf Reisen befinden und mit einer langsamen (und teuren) Leitung arbeiten müssen. Tatsächlich bietet Ihnen Outlook die Möglichkeit, Nachrichten ab einer gewissen Größe gezielt vom Download auszuschließen. Die Vorgehensweise hängt dabei von der verwendeten Outlook-Version ab:
Outlook 2000 (Nur Internet-Modus):
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "E-Mail-Übertragung".
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine
Nachrichten größer als an und geben Sie die gewünschte Größe
in KB ein.
- Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Ok.
In den neueren Access-Versionen lässt sich die maximale Nachrichtengröße zum automatischen Download für jedes Konto in jeder Übermittlungsgruppe separat festlegen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Mail-Setup" (Outlook 2002/XP) bzw. "E-Mail-Setup"
(Outlook 2003).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden/Empfangen.
- Markieren Sie die gewünschte Übertragungsgruppe und nach Bearbeiten steht Ihnen für jedes Konto die
Option Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das
element größer ist als zur Verfügung. Schalten Sie sie
einfach das entsprechende Kontrollkästchen ein und legen Sie die
gewünschte Größe fest.
- Bestätigen Sie zum Abschluss mit Ok und schließen Sie die übrigen
Dialogfelder.
| Newsletter-Tipp |
Office-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen.
- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, XP, 2000
und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und
97
- Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office
Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Outlook Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
outlook-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2005 SmartTools Publishing Thomas
Tai