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Ausgabe vom 7. September
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben,
Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
- Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel
sichern
- News: Vorabversion des SP-2 für Exchange-Server
2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben, Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem:
Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
Der Reminder Manager...
...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2003, 2002/XP und 2000
...erinnert Sie an jeden Termin und jede Nachverfolgung, die sich in irgendeinem Ordner befindet, auf den Sie zugreifen können
...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner
...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben
...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen
...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen
...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen
...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook integriert
Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter:
Reminder Manager für Outlook
Download-Tipp: Outlook-Mails komfortabel sichern
Bei der Organisation Ihrer E-Mails stehen Sie immer wieder vor dem Problem, alle Nachrichten eines Ordners auf die Festplatte speichern zu müssen. Von dort aus sollen die Mails dann beispielsweise zur Archivierung auf eine CD gebrannt oder komprimiert als ZIP-Archiv verschickt werden.
Im Nachrichtenfenster steht Ihnen dazu zwar eine Funktion Datei-Speichern Unter zur Verfügung, aber es wäre kaum praktikabel, sie für Dutzende oder Hunderte von Nachrichten einzusetzen. Auch die Möglichkeit, alle gewünschten Nachrichten zu markieren und über das Menü Datei-Speichern Unter zu sichern führt nicht zum Ziel, denn die Nachrichten werden nur gemeinsam in einer einzigen Datei im Text-Format und ohne Anhänge gespeichert.
Der SmartTools Message Saver hilft weiter: nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü SmartTools-Alle Nachrichten speichern zur Verfügung. Rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Outlook-Ordner festlegen, aus dem Sie Nachrichten speichern möchten sowie ein Zielverzeichnis auf der Festplatte definieren. Danach genügt ein Mausklick und die gewünschten Nachrichten werden einzeln im MSG-Format auf der Platte gesichert. Die Vorteile:
- ...die MSG-Dateien lassen sich einfach und komfortabel sichern.
- ...jede MSG-Datei können Sie einzeln per Doppelklick aufrufen und
Ihnen steht sofort nicht nur der komplette Nachrichtentext zur
Verfügung, sondern auch sämtliche Header sowie eventuelle Anhänge.
- ...schließlich können Sie MSG-Dateien ganz einfach mit der Maus vom
Explorer in ein Outlook-Fenster ziehen, um die entsprechenden Mails
beispielsweise nach einem Datenverlust neu
anzulegen.
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Der
kostenlose SmartTools Message
Saver |
News: Vorabversion des SP-2 für Exchange-Server 2003
Wie vor einigen Wochen berichtet, hat Microsoft für den Herbst ein neues Service Pack für den Exchange Server 2003 angekündigt, das nicht nur verschiedene Bugfixes, sondern auch eine große Anzahl von neuen Funktionen enthält. So steigt die maximale Datenbankgröße der Standard Edition von 18 GB auf 75 GB und die Verwaltung von öffentlichen Ordnern wird erheblich vereinfacht. Hinzu kommen neue Features speziell für die Kommunikation mit mobilen Geräten (zum Beispiel Direct Push als Alternative zum Black Berry) sowie eine Reihe von neuen Anti-Spam-Technologien. Ab sofort können Sie unter der folgenden Adresse eine Vorabversion des SP-2 für erste Tests herunterladen:
Vorabversion des SP-2 für Exchange Srever 2003
Laut Microsoft sind bereits alle Features im SP-2 enthalten, aber einige Neuerungen lassen sich erst testen, wenn Endgeräte mit Windows Mobile 5.0 verfügbar sind. Interessanterweise wird außerdem auf ein neues Service Pack für Office 2003 hingewiesen, das installiert sein muss, damit Outlook 2003 von den neuen Funktionen des Exchange Server 2003 profitieren kann. Das SP-2 für Office 2003 soll bis Ende des Jahres erscheinen.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Der versteckte 'Power-Filter' in Outlook
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
Über das Menü Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen können Sie eine Funktion "Filtern" aufrufen, die beispielsweise die Übersicht im Posteingang oder Ihre Kontakte nach verschiedenen Kriterien filtert. Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, nur Elemente anzeigen zu lassen, die einer oder mehreren Kategorien zugeordnet sind. Beispiel: Sie ordnen Ihren Kontakten die Kategorien "Hauptkunde", "Wichtiger Kontakt", "International" und "Zulieferer" zu. Mitunter ordnen Sie bei neuen Kontakten die Kategorien "International" und "Wartet" zu, um kenntlich zu machen, dass sich diese Geschäftsbeziehung im Aufbau befindet.
Um nun alle Kontakte anzuzeigen, die Ihnen aus dem Ausland etwas liefern oder um alle potentiellen Zulieferer aus dem Ausland auflisten, lassen Sie nach Kategorien filtern und aktivieren die beiden Kategorien "International" und "Zulieferer" bzw. "International" und "Wartet" in der Auswahlliste. Hier zeigen sich nun die Grenzen der Filterfunktion: Outlook filtert ausschließlich ODER-Verknüpfungen. Bei Aktivierung von "International" und "Wartet" werden auch alle "Zulieferer"- sowie alle sonstigen Kontakte mit der Kategorie "International" angezeigt. Was Outlook hier anscheinend fehlt, ist eine UND-Verknüpfung, so dass Sie nach Kontakten mit den Kategorien "International UND Zulieferer" bzw. "International UND Wartet" filtern können.
Diese Filterung lässt sich jedoch über eine wenig bekannte und nur spärlich dokumentierte Funktion realisieren: Die "SQL"-Suche. Um deren Nutzung zu verdeutlichen, legen Sie sich am besten einen neuen Kontakteordner mit ein paar Beispielkontakten an, denen Sie die Kategorien "International", "Zulieferer" und "Wartet" in verschiedenen Kombinationen zuordnen. Wählen Sie dann das Menü Ansicht-Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen an und klicken Sie auf Filtern. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Weitere", klicken Sie auf Kategorien, aktivieren Sie die Kategorien "International" und "Wartet" und klicken Sie zweimal auf Ok, um die Filterung einzuschalten. Das Ergebnis entspricht nicht den Erwartungen, denn es werden nun auch beispielsweise die Kontakte angezeigt, denen nur die Kategorie "International" oder die Kombination "International" und "Zulieferer" zugeordnet ist.
Um hier nun die gewünschte UND-Verknüpfung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie dann das Menü Ansicht-Aktuelle
Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen an und klicken Sie auf
Filtern.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Weitere".
- Klicken Sie auf Kategorien,
aktivieren Sie die Kategorien "International" und "Wartet" und klicken
Sie auf Ok.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "SQL" und aktivieren Sie die
Option Kriterien direkt
bearbeiten.
- Im Bereich darüber kann nun die aktuelle Filter-Abfrage bearbeitet
werden. Dabei handelt es sich nicht wirklich um reines SQL, wie Sie es
eventuell von Access oder dem SQL Server her kennen, sondern vielmehr
eine SQL/XML-Mischung:
(("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" =
'International' OR "urn:schemas-microsoft-com:
office:office#Keywords" = 'Wartet'))
Wie Sie sehen, nimmt Outlook hier standardmäßig per Operator "OR" eine ODER-Verknüpfung vor.
- Ändern Sie nun einfach den Operator "OR" in obiger Abfrage in "AND"
um:
(("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" =
'International' AND "urn:schemas-microsoft-com:
office:office#Keywords" = 'Wartet'))
- Klicken Sie zweimal auf Ok, um die
neuen Filterbedingungen zu setzen.
("urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" =
'International' AND
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" =
'Wartet')
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ExcelDer PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.5 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fehlermeldung durch unsichtbare Lesebestätigung
Versionen: Outlook 2003 und 2002/XP
FRAGE: Durch Einstellungen an der Firmen-Firewall kann ich derzeit E-Mails nur empfangen und nicht versenden. Das ist aber nicht mein eigentliches Problem. Mich stört vielmehr, dass Outlook ständig Fehlermeldungen über fehlgeschlagene Sendeversuche anzeigt. Der Postausgang ist aber leer. Es kann höchstens sein, dass ich eine Nachricht mit Lesebestätigung erhalten habe und ich das Senden dieser Bestätigung mit Ja akzeptiert habe. Wo finde ich die Bestätigungs-Mail und wie kann ich sie dann löschen, damit die Fehlermeldungen endlich verschwinden?
H. Lobert
ANTWORT: Da haben Sie tatsächlich ein Problem. Mit Outlook selbst kommen Sie nur weiter, wenn Sie Ihren Netzwerk-Administrator überreden können, den SMTP-Port zum Versenden von E-Mails an der Firewall wieder freizugeben. Dann wird auch die Lesebestätigung verschickt.
Um die Fehlermeldungen zumindest vorübergehend zu unterdrücken, schalten Sie das automatische Senden von Nachrichten aus. Dazu wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln auf die Registerkarte Mail-Setup bzw. E-Mail-Setup. Dort deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei bestehender Verbindung sofort senden. Anschließend klicken Sie auf Ok.
Falls die Firewall-Einstellungen nicht geändert werden sollen oder können, müssen Sie auf externe Hilfsmittel zurückgreifen. Sie benötigen dafür das Shareware-Programm "OutlookSpy". Infos und einen Download-Link gibt es auf folgender Internetseite:
http://www.dimastr.com/outspy/
Nachdem Sie das Programm installiert haben, löschen Sie die Lesebestätigung, die den Sendefehler verursacht, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Starten Sie Outlook und wechseln Sie, je nachdem ob Sie mit einem
Exchange Server verbunden sind oder nicht, in den Ordner "Outlook Heute"
oder in den Ordner "Postfach - <Ihr Benutzername>". Das ist
jeweils der Ordner, der sich eine Ebene über Ihrem Posteingang
befindet.
- Klicken Sie in der OutlookSpy-Symbolleiste auf die Schaltfläche
IMsgStore.
- Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie oben links das
Symbol Open Root Container
anwählen.
- Im nächsten Fenster lassen Sie sich die Registerkarte Get Contents Table anzeigen.
- Nun sehen Sie auf der linken Seite einen Listeneintrag für die
ansonsten unzugängliche Lesebestätigung. Bevor Sie sie löschen, müssen
Sie erst den automatischen Versand stoppen. Dazu öffnen Sie den
Listeneintrag der Lesebestätigung per Doppelklick.
- Klicken Sie in der oberen Symbolleiste des daraufhin eingeblendeten
Fensters auf IMsgStore::AbortSubmit.
Die anschließende Meldung quittieren Sie mit Ok.
- Schließen Sie das aktuelle Fenster, das Fenster mit den Details der
Lesebestätigung.
- Löschen Sie die Lesebestätigung, indem Sie die
Symbolleisten-Schaltfläche Delete
anklicken und die nachfolgende Meldung mit Ja bestätigen.
- Sollte die Liste mehrere Lesebestätigungen enthalten, die nicht
verschickt werden können, wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8.
- Schließen Sie alle Fenster, die Sie per OutlookSpy-Symbolleiste
geöffnet haben.
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Eigene Symbolleisten nach Neustart verschwunden
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Um nicht immer in den Menüs nach den häufig benutzten Befehlen suchen zu müssen, habe ich eine eigene Symbolleiste mit entsprechenden Symbolen angelegt. Das Problem ist, dass Outlook diese Symbolleiste immer wieder löscht, sobald ich das Programm beende und wieder neu starte. So ist die Symbolleiste natürlich auch keine Arbeitserleichterung. Wissen Sie, wie ich meine benutzerdefinierte Symbolleiste dauerhaft beibehalten kann?
G. Fern
ANTWORT: Outlook speichert Änderungen an den Menüs und Symbolleisten in einer Datei namens OUTCMD.DAT. Womöglich ist diese Datei auf Ihrem System schreibgeschützt oder beschädigt. Versuchen Sie deshalb, das Problem mit folgenden Maßnahmen zu beheben:
Schließen Sie Outlook und rufen Sie die Windows-Suchfunktion aus dem Startmenü auf. Suchen Sie auf den lokalen Festplatten nach der Datei OUTCMD.DAT. Falls es mehrere Treffer gibt, konzentrieren Sie die weiteren Schritte auf die Datei in Ihrem persönlichen Ordner (das ist der Ordner, dessen Pfad Ihren Anmeldenamen enthält).
Prüfen Sie zunächst, ob die Datei schreibgeschützt ist. Dazu klicken Sie den Dateinamen OUTCMD.DAT mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften an. Sollte das Dateiattribut Schreibgeschützt gesetzt sein, entfernen Sie das Häkchen und übernehmen Sie die Änderung mit Ok. Probieren Sie aus, ob Outlook die Änderungen an den Symbolleisten jetzt speichert.
Wenn das nicht der Fall ist, wiederholen Sie die Suche nach OUTCMD.DAT. Dieses Mal benennen Sie die Datei aber um. Ändern Sie den Dateinamen zum Beispiel in OUTCMD.OLD. Anschließend starten Sie Outlook und testen die Reaktion auf Symbolleistenänderungen. Normalerweise legt Outlook automatisch eine neue OUTCMD.DAT-Datei an, in der es die jüngsten Anpassungen speichert. Wenn das von Ihnen geschilderte Problem nicht auf einen generellen Systemfehler zurückzuführen ist, müssten diese Anpassungen auch nach einem Neustart von Outlook verfügbar sein.
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