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Ausgabe vom 8. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Termine
und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
- Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen
Mausklicks nach Excel übernehmen
- News: Feiertagsupdate für Outlook 2002/XP von
Microsoft
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem:
Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
Der Reminder Manager...
- ...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2003, 2002/XP und
2000
- ...erinnert Sie an jeden Termin und jede
Nachverfolgung, die sich in irgendeinem Ordner befindet, auf den
Sie zugreifen können
- ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und
Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner
- ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in
Outlook geöffnet haben
- ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server
berücksichtigen
- ...kann Erinnerungen per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden.
Lassen Sie sich so beispielsweise auch per SMS erinnern!
- ...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook
integriert
Der Reminder Manager 1.5 ist ab sofort zu einem Aktionspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen Mausklicks nach Excel übernehmen
Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder ähnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfängeradresse möglichst komfortabel aus Outlook einzufügen. Eine fertige Funktion bietet Excel dazu nicht, aber das Gratis-Tool SmartTools Outlook-To-Excel 2.0 behebt das Problem: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel ein neues Menü Einfügen-Outlook-Adresse zur Verfügung.
Wenn Sie dann in Zukunft den neuen Assistenten nutzen möchten, rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint eine Liste mit allen verfügbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewünschten Namen, klicken auf Einfügen und schon wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefügt.
Die aktuelle Version 2.0 des beliebigen Assistenten bietet unter anderem:
- Eine komfortable Suchfunktion für die Adressliste
- Jede Adresszeile kann per Mausklick ein- oder ausgeblendet
werden
- Wahlweiser Zugriff auf die Geschäfts- oder Privatadresse
- Auswahl des gewünschten Kontaktordners in einem Dialog
- Verschiedene Optionen zum Einfügen der Adresse in eine einzige oder
mehrere Zellen
- Option zum schnellen Einfügen mehrerer Adressen
nacheinander
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SmartTools
Outlook-To-Excel kostenlos
herunterladen! |
News: Feiertagsupdate für Outlook 2002/XP von Microsoft
Wie bereits in SmartTools Outlook Weekly erwähnt, enden die in Outlook 2002/XP eingetragenen Feiertage Ende 2005. Jetzt hat Microsoft ein Update zum kostenlosen Download bereitgestellt, das die Feiertage bis 2012 nachträgt:
Feiertagsupdate für Outlook 2002/XP
Weitere Informationen sowie eine Anleitung zur Installation finden Sie in dieser Techinfo:
Techinfo zum Feiertagsupdate
Bei der Gelegenheit möchten wir Sie noch einmal auf unseren kostenlosen Feiertagsassistenten aufmerksam machen, der für alle Outlook-Versionen geeignet ist und Ihnen eine wesentlich komfortablere Möglichkeit zum Nachtragen von Feiertagen anbietet:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-feiertage/
Abgesehen davon, dass Sie die Feiertage auch nach Bundesländern auswählen können, unterstützt Sie der Assistent auch bei der Erstellung von neuen Ereignissen, die ein bestimmtes Wiederholungsmuster aufweisen. Fügen Sie also zum Beispiel ganz einfach regionale Feiertage, Jubiläen oder andere Jahrestage mit wenig Aufwand in Ihren Kalender ein.
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Anzeige 'Nicht gelesene E-Mail-Nachrichten' ausblenden
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Wenn Sie mit Windows XP arbeiten, wird standardmäßig im Anmeldefenster unter dem Benutzernamen eine Meldung der Form "45 nicht gelesene E-Mail-Nachrichten" angezeigt. Was als freundlicher Hinweis auf unerledigte Post gemeint ist, wird von den meisten Anwendern nicht gewünscht.
Glücklicherweise lässt sich der Hinweis ausblenden. Zunächst einmal sollten Sie aber folgendes wissen: Für jeden E-Mail-Client von Microsoft (Outlook, Outlook Express, Hotmail, MSN) oder für spezielle Dienste wie AOL hält Windows in der Registry fest, wie viele ungelesene Nachrichten pro E-Mail-Konto vorhanden sind und nutzt diese Daten als Basis für die erwähnte Anzeige. Dabei wird eine bestimmte Anzahl an Tagen zugrunde gelegt, für die E-Mails ungelesen im Posteingang vorliegen. Die Standard-Einstellung ist drei Tage, so dass die Anzeige "45 nicht gelesene E-Mail-Nachrichten" bedeutet, dass 45 E-Mails, die nicht älter als drei Tage sind, ungelesen im Posteingang schlummern. Weitere ungelesene E-Mails, die älter als drei Tage sind, bleiben unberücksichtigt. Gespeichert werden diese Informationen in folgendem Bereich der Registry:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\UnreadMail
Direkt in diesem Abschnitt finden Sie zunächst den Eintrag "MessageExpiryDays", der festlegt, für wie viele Tage ungelesene Nachrichten angezeigt werden sollen. Der Standardwert ist "3". Unter "UnreadMail" befindet sich dann für jedes eingerichtete und per Microsoft E-Mail-Client oder speziellem Dienst abgerufene E-Mail-Konto ein Abschnitt der folgenden Form:
Username@provider.de
Hier sind also beispielsweise bei einem PC mit den Benutzerkonten "Johannes", "Michael" und "Susanne" die folgenden Abschnitte vorhanden:
johannes.schmidt@web.de
johannes@onlinehome.de
michael@t-online.de
susanne@gmx.de
Wie Sie sehen, können für einen Benutzer auch mehrere Abschnitte vorhanden sein, wenn er mehrere E-Mail-Konten nutzt. Im Anmeldefenster wird dann die Summe der ungelesenen Nachrichten der vom jeweiligen Benutzer genutzten E-Mail-Konten angezeigt.
In jedem Abschnitt sind wiederum Einträge vorhanden, die zum Beispiel die Anwendung zum Abruf der E-Mails spezifizieren (Eintrag "Application"), das Datum des letzten Abrufs festhalten (Eintrag "TimeStamp") oder eben die Anzahl dort vorhandener ungelesener E-Mails speichern (Eintrag "MessageCount").
Sie können in jedem dieser Bereiche einen individuellen Eintrag "MessageExpiryDays" anlegen und so zum Beispiel über einen Wert "31" steuern, dass für ein bestimmtes E-Mail-Konto berücksichtigt werden soll, wie viele ungelesene Nachrichten der letzten 31 Tage vorliegen. Das Besondere an diesem Eintrag: Wenn Sie ihn auf "0" setzen, können Sie das jeweilige Konto aus der Summierung ausklammern.
Um also die Anzeige im Anmeldefenster auszublenden, müssen Sie nur für das oder die E-Mail-Konten eines Benutzers einen Eintrag "MessageExpiryDays" anlegen:
- Wählen Sie Start-Ausführen an,
geben Sie "regedit" ein und drücken Sie die Return-Taste.
- Lokalisieren Sie den folgenden Abschnitt:
CurrentVersion\UnreadMail
- Klicken Sie in diesem Abschnitt mit der rechten Maustaste auf das
betreffende E-Mail-Konto, wählen Sie Neu-DWORD-Wert im Kontextmenü an und
benennen Sie den Eintrag "MessageExpiryDays". Neue DWORDs werden
grundsätzlich mit dem Wert "0" angelegt, so dass hier keine weiteren
Änderungen notwendig sind.
- Wiederholen Sie diese Schritte für jedes E-Mail-Konto des Benutzers,
für den die Anzeige im Anmeldefenster ausgeblendet werden soll. Soll
also gemäß obigem Beispiel die Anzeige für "Johannes" ausgeblendet
werden, muss der Eintrag für beide E-Mail-Konten
"johannes.schmidt@web.de" UND "johannes@onlinehome.de" angelegt
werden!
- Verlassen Sie den Registrierungseditor wieder und starten Sie den PC
einmal neu.
Wenn mehrere Benutzer an einem PC arbeiten und Sie die Anzeige generell für alle Benutzer ausschalten möchten, genügt es, den standardmäßig vorhandenen Eintrag im Abschnitt "UnreadMail" von "3" auf "0" zu ändern! Auf gleichem Wege können Sie etwas Arbeit sparen, wenn Sie zwar alleine am PC arbeiten, aber eine ganze Reihe an E-Mail-Konten eingerichtet haben: Statt für jedes E-Mai-Konto den Eintrag "MessageExpiryDays" anzulegen, ändern Sie einfach den Wert des Standardeintrages unter "UnreadMail" von "3" auf "0".
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ANZEIGE Adressen ganz einfach aus Outlook und Access nach Word
übernehmenVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks:
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Erinnerungszeiten im Kalender überprüfen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Für eine Vielzahl meiner Termine im Outlook-Kalender habe ich eine Erinnerung gesetzt. In manchen Fällen kommt es vor, dass die Erinnerungszeit auf 0 Uhr eingestellt ist - beispielsweise bei Geburtstagen, die als ganztägiges Ereignis automatisch um 0 Uhr beginnen. Das hat den störenden Nebeneffekt, dass mein Handy oder mein Palm, die ich regelmäßig mit Outlook abgleiche, mitten in der Nacht einen Alarm von sich geben. Aus diesem Grund möchte ich gerne eine Kalenderansicht einrichten, in der die genaue Erinnerungszeit aufgelistet wird. Anhand dieser Liste könnte ich anschließend die Erinnerung auf einen geeigneteren Zeitpunkt einstellen. Können Sie mir sagen, wie ich eine solche Kalenderansicht einrichte?
B. Weiss
ANTWORT: Im Kalender lässt sich die genaue Erinnerungszeit per Formel errechnen. Dabei müssen Sie jedoch folgende Einschränkungen in Kauf nehmen:
- Sie können nicht nach Formelfeldern sortieren oder gruppieren, das
heißt dass die Erinnerungszeiten unter Umständen nicht chronologisch
aufgelistet werden
- In einer tabellarischen Kalenderansicht erscheint immer nur das
erste Ereignis eines Serientermins; so wird bei Geburtstagen zum
Beispiel nur das Original-Geburtsdatum (etwa "8.4.1957") aufgelistet und
nicht etwa der Termin im aktuellen Jahr
Hier also die Schritte, mit denen Sie die Erinnerungszeit in eine tabellarische Kalenderansicht einfügen:
- Wechseln Sie in Ihren Kalender und erstellen Sie eine neue
tabellarische Ansicht, indem Sie das Menü Ansicht und in Outlook 2003 auch noch das
Untermenü Anordnen nach öffnen. Dann
wählen Sie Aktuelle Ansicht und zum
Schluss Ansichten definieren
an.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Felder.
- Erstellen Sie ein neues Feld für den Zeitpunkt der Terminerinnerung.
Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Neues
Feld.
- Geben Sie eine Bezeichnung in das Feld Name ein - hier zum Beispiel "Erinnerung um"
(den Namen "Erinnerungszeit" können Sie nicht verwenden, da es bereits
ein Feld dieses Namens gibt; es ist aber für die hier benötigten Zwecke
unbrauchbar).
- Aktivieren Sie im Dropdown-Feld Typ den Eintrag "Formel".
- Nun geben Sie die Berechnung in das Feld Formel ein, und
zwar:
Die Formel subtrahiert von der Startzeit im Feld "Beginn" die Erinnerungszeitspanne, die im Feld "Vorher erinnern" gespeichert wird. In diesem Feld stehen aber ganze Minuten, während der "Beginn" Outlook-intern als fortlaufende Zahl ausgewertet wird mit den Tagen als ganze Zahlen und den Minutenanteilen als entsprechende Bruchteile (Dezimalstellen). Somit müssen Sie die Minuten aus dem Feld "Vorher erinnern" in eine Dezimalzahl umrechnen, was Sie mit der Division durch "60 * 24" erreichen (60 Minuten mal 24 Stunden ergeben einen Tag).
- Bestätigen Sie die Details des neuen Felds mit Ok.
- Im Dialogfenster für die Feldauswahl bestimmen Sie jetzt noch in
gewohnter Weise, welche Felder in der tabellarischen Kalenderansicht
erscheinen sollen. Sie können beispielsweise Felder wie "Symbol" oder
"Termin/Besprechungsort" löschen, dafür aber das Feld "Erinnerung" (eine
Symbolspalte, die anzeigt, ob überhaupt eine Erinnerung gesetzt ist)
hinzufügen. - Danach übernehmen Sie die Einstellungen mit Ok.
- Legen Sie jetzt noch fest, ob die Ansicht gefiltert oder gruppiert
werden soll, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen anklicken und
die gewünschten Einstellungen vornehmen.
- Sobald Sie alle Ansichtsoptionen definiert haben, klicken Sie auf
Ok und im Dialogfenster mit den
verfügbaren Kalenderansichten klicken Sie auf Ansicht übernehmen.
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Multiuser-DatenbankenHier ist das Tool, auf das alle Datenbank-Administratoren gewartet haben: Total Access Admin macht die Verwaltung von Multiuser-Datenbanken zum Kinderspiel. Unabhängig davon, ob Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97 im Einsatz ist oder alle Versionen parallel genutzt werden - Sie haben die Kontrolle darüber, was mit der Datenbank geschieht:
http://www.add-in-world.com/katalog/ta_admin/ |
Probleme mit der Erinnerungsfunktion beheben
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 98
FRAGE: Ich habe Probleme mit den Erinnerungen für Termine. Beim Herunterfahren von Outlook und erneutem Start erscheinen wieder alle Erinnerung wie Termine, Geburtstage und Aufgaben erneut. Was kann man da tun?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Mit steigender Anzahl an Erinnerungen scheint Outlook generell mehr und mehr in Verwirrung zu geraten, so dass Erinnerungen an Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen und ähnliche Ereignisse teilweise zu früh, zu spät oder auch gar nicht mehr angezeigt werden. Outlook löscht erledigte Erinnerungen nicht direkt, sondern markiert sie nur in einer kontinuierlich zu prüfenden Liste, wobei es ab und zu durcheinander gerät. Abhilfe schaffen Sie wie folgt:
- Beenden Sie Outlook.
- Wird Word als E-Mail-Editor mit Outlook eingesetzt, beenden Sie Word
ebenfalls.
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen an.
- Im daraufhin angezeigten Dialog geben Sie im Feld "Öffnen:" die
folgende Anweisung ein:
- Klicken Sie auf Ok oder drücken
Sie die Return-Taste.
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SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
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- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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