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Ausgabe vom 8. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- News: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional kann
jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
- Download-Tipp: Kontakte automatisch auf mehrere
Ordner verteilen
- News: Webcast-Serie zur neuen
Exchange-Server-Version
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
News: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional kann jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
Der PDFgrabber ist das tausendfach bewährte Tool, um PDF-Dateien direkt in Excel oder Word zu öffnen und zu bearbeiten. In der brandneuen Version 3.0 wurden die Standard- und Professional-Editionen komplett überarbeitet und wesentlich erweitert. Die wichtigsten neuen Funktionen:
- Der PDFgrabber 3.0 Standard/Professional kann jetzt auch neue
PDF-Dateien erzeugen. Lesen Sie also beispielsweise eine PDF-Datei in
Excel oder Word ein, nehmen Sie Änderungen vor und wandeln Sie die Datei
dann mit wenigen Mausklicks wieder in ein PDF-Dokument um.
- Optimierte Geschwindigkeit: Wandeln Sie ein 25seitiges PDF mit
Bildern je nach Rechnerleistung in durchschnittlich 15 Sekunden um!
- Verbesserte Exportqualität für noch detailgetreuere Umsetzung Ihrer
PDF-Dateien
- Automatische Texterkennung bei der Umwandlung von PDF-Dateien mit
gescannten Seiten (Voraussetzung ist der Einsatz von Office
2003).
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 3.0 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 3.0 - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Kontakte automatisch auf mehrere Ordner verteilen
Verwalten Sie Ihren gesamten Kontaktbestand in einem Outlook-Ordner? Mit der Zeit wächst die Anzahl der Kontakte ebenso wie der Wunsch nach einer übersichtlichen Aufteilung Ihres Adressbestandes. Mit dem kostenlosen SmartTools Kontakte-Splitter sparen Sie sich in Zukunft das manuellen Sortieren: Sie legen nur noch die Aufteilungskriterien fest und der Assistent erstellt automatisch Unterordner mit den Kontakten, die Ihre Kriterien erfüllen. So erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Kontakt-Ordner, die beispielsweise alle Kunden aus einem bestimmten Land, nur Geschäftskunden oder Adressen aus einer bestimmten Kategorie enthalten.
Nach der automatischen Installation wird der SmartTools Kontakte-Splitter fest in Outlook 2003, 2002/XP oder 2000 integriert und steht Ihnen beim nächsten Programmstart über ein neues Menü zur Verfügung. In einem komfortablen Dialogfeld legen Sie fest, wie Sie Ihre Kontakte aufteilen möchten: es stehen die Optionen Anrede, Land, Kategorie oder Geschäftlich/Privat zur Auswahl. Anschließend klicken Sie auf Aufteilen! und der Assistent erstellt automatisch neue Unterordner mit den gefundenen Kontakten.
Sie möchten beispielsweise einen Serienbrief an alle Kunden in einem bestimmten Land, nur an Geschäftskunden oder an eine spezielle Kategorie versenden oder Ihre privaten Kontakte zu einer Party einladen? Erstellen Sie mit dem SmartTools Kontakte-Splitter für Outlook einfach einen separaten Kontakte-Ordner und wählen ihn dann in Word als Datenquelle im Seriendruck aus. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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Kontakte-Splitter
kostenlos
herunterladen! |
News: Webcast-Serie zur neuen Exchange-Server-Version
Microsoft hat die Veröffentlichung der nächsten Exchange-Server-Version für Ende 2006/Anfang 2007 angekündigt. Bereits jetzt können aber MSDN- und Technet-Abonnenten auf eine erste so genannte "Community Technology Preview" von Exchange 12 testen. Auch wenn Exchange 12 laut Microsoft nur für 64-Bit-Plattformen verfügbar sein wird, steht die aktuelle Beta-Version zusätzlich nach als 32-Bit-Variante zur Verfügung.
Wenn über kein MSDN- oder Technet-Abonnement verfügen, können Sie sich dennoch detailliert über den neuen Exchange-Server informieren, denn Microsoft veranstaltet in der nächsten Woche eine vierteilige Webcast-Serie, die dazu interessante Einblicke gewährt:
An Overview of Exchange '12'
Giving the Administrator More Control in Exchange '12'
Client Access and Web Services in Exchange '12'
Message Security and Active Protection in Exchange '12'
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| Outlook-Tipp der
Woche |
Sprachnachrichten komfortabel aufnehmen und mit Outlook verschicken
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Sie suchen nach einer besonders originellen, persönlichen und zeitsparenden Art elektronische Post zu verschicken? Mit dem kostenlosen Tool "WaxMail" können Sie Sprachnachrichten direkt in Outlook aufzeichnen und anschließend als Anhang im MP3-Format verschicken. Zum Abspielen der Nachricht ist keine Zusatzsoftware notwendig. Ein Doppelklick auf die Sprachdatei startet die Wiedergabe. Unser Tipp zeigt Ihnen, wie Sie beispielsweise ohne Mühe ein kleines Geburtstagsständchen per E-Mail verschicken. Das kostenlose Outlook Add-In für diesen Zweck steht unter der folgenden Adresse zum Download bereit:
http://www.waxmail.biz/
Schließen Sie nach dem Download zunächst Outlook. Starten Sie dann das WaxMail-Setup per Doppelklick und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Nach der automatischen Installation erscheinen beim nächsten Programmstart in Outlook zwei neue Schaltflächen.
Schließen Sie ein Mikrofon bzw. ein Headset an ihren Rechner an und überprüfen Sie deren Funktion. Aktivieren Sie eingebaute Mikrofone, wie Sie zum Beispiel in Notebooks zum Einsatz kommen, und passen Sie die Lautstärkeempfindlichkeit ihren Bedürfnissen an.
Gehen Sie anschließend bei der Erstellung einer musikalischen Glückwunschnachricht folgendermaßen vor:
- Klicken Sie in der Outlook-Symbolleiste auf die Schaltfläche New WaxMail, um ein Nachrichtenfenster sowie
den Rekorder aufzurufen.
- Starten Sie die Aufnahme der Sprachnachricht über den roten Rec-Rekorderbutton. Der WaxMail-Status
wechselt auf "Recording". Der
Aufnahmeprozess wird außerdem visuell dargestellt.
- Beenden Sie die Aufzeichnung mit einem Klick auf Stop.
- Ein Outlook-Sicherheitshinweis klärt Sie nun darüber auf, dass ein
Programm versucht, auf Ihre gespeicherten Emailadressen zuzugreifen.
Quittieren Sie diesen Warnhinweis mit einem Klick auf Ok. Ihre Sprachnachricht wird daraufhin
automatisch an die E-Mail angehängt.
- Tragen Sie anschließend die Empfängeradresse sowie den Betreff ein
und verschicken Sie die Nachricht wie gewohnt per Mausklick auf Senden.
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ANZEIGE Die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und
andere unerwünschte E-MailDer Junk-Mail-Filter von Outlook und viele Zusatzprogramme sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative:
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Sichere Absender werden vom Junk-Mail-Filter ignoriert
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Obwohl ich bereits etliche Male angegeben habe, dass bestimmte Absender nicht vom Junk-Mail-Filter berücksichtigt werden sollen, leitet Outlook deren Nachrichten in den Junk-Mail-Ordner weiter. So werden einige von mir abonnierte Newsletter fälschlicherweise als Spam klassifiziert. Was kann ich tun, damit die Liste der "Sicheren Absender" auch tatsächlich beachtet wird?
H. Breiter
ANTWORT: Wenn Sie zum Beispiel verhindern wollen, dass Newsletter wie "Outlook Weekly" als Spam (Junk-Mail) betrachtet werden, sollten Sie nicht die vollständige Absenderadresse in die Liste der "Sicheren Absender" bzw. die "Ausnahmenliste" aufnehmen, sondern nur die jeweilige Domäne. Die genaue Absenderadresse wird aus technischen Gründen womöglich häufiger gewechselt. Die Domäne - etwa "smarttools.de" - sollte dagegen immer gleich bleiben.
In Outlook 2003 öffnen Sie die Liste der "Sicheren Absender", indem Sie Extras-Optionen aufrufen und auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche Junk-E-Mail klicken. Im danach angezeigten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Sichere Absender. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie anschließend die Domäne (den Teil der E-Mail-Adresse hinter dem @-Zeichen) des erwünschten Newsletter-Versenders ein - etwa "smarttools.de". Bestätigen Sie die Angabe mit Ok. Anschließend können Sie die Einzeladressen aus dieser Domäne - beispielsweise "outlook-weekly-html-request@smarttools.de" - aus der Liste sicherer Absender entfernen.
Um die Liste sicherer Absender in den älteren Outlook-Versionen zu bearbeiten, wechseln Sie in einen E-Mail-Ordner wie den Posteingang. Dann wählen Sie Extras-Regel-Assistent an. In der Liste verfügbarer Regeln markieren Sie den Eintrag "Ausnahmenliste". Anschließend klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfensters (in der Regelbeschreibung) auf das unterstrichene Wort Ausnahmenliste. Nach einem Klick auf Hinzufügen geben Sie nun die Domäne des Newsletter-Versenders ein, dessen E-Mails erwünscht sind - etwa "smarttools.de". Falls die Ausnahmenliste Einzeladressen aus derselben Domäne enthält, können Sie diese löschen.
In Outlook 2000 und 2002/XP sollten Sie außerdem darauf achten, dass die Ausnahmenliste als erste Regel bearbeitet wird. Dazu rufen Sie im Posteingang Extras-Regel-Assistent auf und verschieben die Regel "Ausnahmenliste" gegebenenfalls mit Hilfe der Nach oben-Schaltfläche an den Anfang der angezeigten Liste.
Wenn ausdrücklich erwünschte E-Mails danach immer noch in den Junk-Mail-Ordner verschoben werden, sollten Sie prüfen, ob es womöglich andere Regeln gibt, die dieses Fehlverhalten bewirken. Vielleicht haben Sie ja selbst eine Art Spam-Regel angelegt, deren Bedingungen auf einen abonnierten Newsletter zutreffen.
Eine weitere Quelle der fälschlichen Spam-Einstufung könnte ein vorgeschalteter Exchange Server sein. Falls Ihre E-Mails über einen Exchange Server zugestellt werden, ist dort womöglich eine Anti-Spam-Software oder der "Exchange Intelligent Message Filter" (IMF) installiert, welche bestimmte Newsletter von vornherein als Spam klassifizieren. Unter diesen Voraussetzungen müssen Sie sich an Ihren Netzwerk-Administrator wenden, damit er diese Einstufung, sofern möglich, ändert.
Als letzte Fehlerquelle bleibt dann noch, dass Sie einen Newsletter-Absender versehentlich auf die Liste "Blockierter Absender" gesetzt haben. In Outlook 2003 sehen Sie die Liste ein, indem Sie Extras-Optionen aufrufen, auf der Registerkarte Einstellungen die Schaltfläche Junk-E-Mail anklicken und dann auf die Registerkarte Blockierte Absender wechseln. In Outlook 2000 und 2002/XP öffnen Sie die Liste, indem Sie in den Posteingang wechseln, dann in der Outlook-Symbolleiste auf Organisieren und im daraufhin angezeigten Bereich auf Junk-E-Mail klicken. Anschließend blenden Sie über den Textlink hier klicken die erweiterten Optionen ein, um schließlich per Junk-E-Mail-Versender bearbeiten die Liste blockierter Absender anzuzeigen. - Löschen Sie gegebenenfalls Absenderadressen und Domänen, die fälschlicherweise als Junk-Mail-Versender gekennzeichnet wurden.
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Outlook-Sicherheitsabfrage umgehen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Mit dem Makro zum Beitrag "Nachrichten komfortabel auf der Festplatte speichern", das Sie in den letzten beiden Ausgaben von SmartTools Outlook Weekly veröffentlicht haben, wurde eine Lösung zur Verfügung gestellt, die uns die tägliche Arbeit massiv erleichtert. Vielleicht könnten Sie uns noch bei einem kleinen "Schönheitsfehler" behilflich sein: Wenn wir das Makro aufrufen, wird immer die Outlook-Sicherheitsabfrage angezeigt. Auch wenn wir den Zugriff gewähren, können wir das immer nur für maximal zehn Minuten einstellen. Kann man diesen Warnhinweis in irgendeiner Form umgehen oder verhindern?
B. Hoffmann
ANTWORT: Es gibt ein kleines, pfiffiges Tool namens "Express ClickYes", das sich dieses Problems annimmt. Es installiert sich als Systemerweiterung in den Systembereich der Windows-Taskleiste und überwacht von dort aus Outlook. Sobald die Sicherheitsabfrage entdeckt wird, simuliert das Tool einen Klick auf die Schaltfläche "Ja". Lösungen wie unser Makro können somit ohne Unterbrechung oder Eingreifen des Anwenders störungsfrei ausgeführt werden. Sie finden den Download des kostenlosen Tools unter der folgenden Adresse:
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'Express
ClickYes' kostenlos
herunterladen! |
Starten Sie das Setup nach dem Download per Doppelklick und folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms. Im Systembereich der Windows-Taskleiste finden Sie nun ein neues Symbol ClickYes. Das Tool startet zunächst deaktiviert und muss per Rechtsklick auf das Symbol und Anwahl von Resume aktiviert werden. Danach kümmert es sich selbständig um die Sicherheitsabfrage von Outlook. Bitte beachten Sie, dass damit nicht nur das oben erwähnte Skript freien Zugriff auf Outlook-Daten erhält, sondern auch jede andere Anwendung! Es besteht also die Gefahr, dass sich Viren, Trojaner und Würmer über Outlook verbreiten! Sie sollten das Tool deshalb nach Ausführung des Makros gleich wieder deaktivieren (Rechtsklick, Suspend).
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Berichte über Bugs, Patches und Sicherheitslücken
- Fertige Makros zur Automatisierung häufiger Arbeitsvorgänge
- Kniffe zur effektiveren Nutzung der wichtigsten Funktionen
- So nutzen Sie Word im Netzwerk
- Helpline für Ihre Fragen zu Word
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