Outlook-News & Downloads
Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Das große Outlook-Archiv auf CD-ROM Hier ist die ultimative Informationsquelle für alle Outlook-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-archiv2002/ Download-Tipp: Outlook-Adressen in Excel-Tabelle einlesen Mit Outlook können Sie Ihre Kontakte komfortabel verwalten. In einigen Situationen ist es notwendig, dass diese Adressen in Form einer Excel-Tabelle vorliegen, damit Sie beispielsweise eine Telefonliste erstellen und dann nach Ihren individuellen Vorgaben gestalten können. Mit Hilfe einer kleinen VBA-Prozedur können Sie aus Excel einen Zugriff auf Ihren Kontaktordner in Outlook herstellen und alle Kontakte sauber in eine Excel-Tabelle übertragen. Diese Routine stellen wir Ihnen zum kostenlosen Download bereit. Das Modul ist ungeschützt, so dass Sie die Prozedur testen, beliebig anpassen und in Ihre eigenen Lösungen integrieren können:
Webcast: Technischer Überblick zum Exchange Server 2003 In einem kostenlosen Webcast können Sie sich am 13. Juli 2004 von 16:00 Uhr bis 17:30 Uhr einen Überblick über die neuen Funktionen des Microsoft Exchange Server 2003 verschaffen. Dabei geht es beispielsweise um den Mailbox Recovery Center, öffentliche Ordner, Error Reporting und den Exchange System Manager. Auch die Verbesserungen auf der Client-Seite (Outlook), Outlook Web Access und Outlook Mobile Access werden ein Thema sein: Webcast: Technischer Überblick zum Exchange Server 2003 Update: Aktuelle Hotfixes für Office XP und 2003 In den letzten Wochen hat Microsoft einige neue Hotfixes für Office 2002/XP und 2003 bereit gestellt, auf die wir Sie im Folgenden hinweisen möchten. Bitte beachten Sie, dass Hotfixes leider nicht zum direkten Download bereitstehen, sondern bei Microsoft angefordert werden müssen: Office XP Wichtig: Die folgenden Hotfixes lassen sich nur einsetzen, wenn Sie das Service Pack 3 für Office XP installiert haben! Proofing tools for the German version of Office XP post-Service Pack 3 hotfix package: May 25, 2004 Service Pack 3 hotfix package Behobene Probleme:
Service Pack 3 hotfix package Behobene Probleme:
Service Pack 3 hotfix package Behobene Probleme:
Office 2003 hotfix package: May 14, 2004 Office 2003 hotfix package Behobene Probleme:
Liste der Junk E-Mail-Versender komfortabel bereinigen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Mit der Zeit sammeln sich viele E-Mail-Adressen und Domains (ab Outlook 2003) im Junk-E-Mail-Filter. Einige davon sind vielleicht irrtümlich auf der Liste gelandet, von anderen wissen Sie, dass die E-Mail-Adressen nicht mehr existieren - Zeit also, die Junk Mail-Liste einmal aufzuräumen. Das Problem dabei: Unter Aktionen-Junk-E-Mail ist in Outlook 2000 und 2002/XP keine Bearbeiten-Funktion zu finden. Bei Outlook 2003 können Sie zwar Aktionen-Junk-E-Mail-Junk-E-Mail-Optionen aufrufen, aber im dann angezeigten Dialog einen bestimmten Eintrag zu lokalisieren ist fast unmöglich, weil die Liste weder sortier- noch durchsuchbar ist. Im Folgenden daher einige nützliche Tipps, damit Sie die Bearbeitungsfunktionen in den verschiedenen Outlook-Versionen finden und effektiv nutzen. Um die Junk Mail-Liste in Outlook 2000 und 2002/XP zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
Microsoft\ Outlook\ Junk Senders.txt Die Liste der Versender nicht jugendfreier Inhalte finden Sie in der folgenden Datei: C:\Dokumente und Einstellungen\ Anmeldename\ Anwendungsdaten\ Microsoft\ Outlook\ Adult Content Senders.txt "Anmeldename" ersetzen Sie dabei durch den Namen, mit dem Sie sich bei Windows anmelden.
Beim Einsatz von Outlook 2003 können Sie wie erwähnt über das Menü Aktionen-Junk-E-Mail-Junk-E-Mail-Optionen direkt einen Dialog für die Bearbeitung der Junk Mail-Liste aufrufen. Allerdings ist auch hier die Liste weder alphabetisch sortiert noch können Sie sie nach bestimmten Einträgen durchsuchen. Um nur einzelne Einträge zu löschen, markieren Sie sie und klicken auf die Schaltfläche Entfernen. Bei sehr umfangreichen Listen ist dieses Vorgehen aber nicht mehr praktikabel, so dass auch hier eine direkte Bearbeitung der externen Datendateien die bessere Methode wäre. Hier hat Microsoft jedoch bei das Konzept der Speicherung geändert: Die Filterdaten werden nun nicht mehr in einer externen Datendatei, sondern in einer unerreichbaren, unsichtbaren Nachricht im Posteingang gespeichert. Es ist also nicht möglich, die Datendatei direkt mit Word zu bearbeiten und dessen Suchen-/Sortier-Funktionen zu nutzen - jedenfalls scheint es zunächst so. Mit einem kleinen Trick beheben Sie das Problem:
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Probleme beim Versand von Anlagen vermeiden Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich muss in regelmäßigen Abständen einen Rundbrief per E-Mail an Empfänger mit unterschiedlichen Betriebssystemen, unterschiedlichen Providern und vor allem auch unterschiedlichen E-Mail-Programmen verschicken. Oft enthält der Rundbrief Anlagen in Form von DOC-, PDF- oder JPG-Dateien. Einige Empfänger haben dann Probleme, diese Anlagen zu öffnen. Wie kann ich Outlook dazu bringen, die Mails und die angefügten Dateien so zu senden, dass sie von allen Empfängern gelesen werden können? M. Neufert ANTWORT: Um Probleme mit anderen E-Mail-Programmen zu vermeiden (Betriebssysteme und Provider spielen eigentlich keine Rolle), sollten Sie Nachrichten immer im reinen Textformat senden. HTML-Mails und erst recht Outlook-Rich-Text-Nachrichten bereiten immer wieder Probleme. Damit Mails generell im Textformat verschickt werden, rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte E-Mail-Format. Dort wählen Sie im Dropdown-Feld Senden im Nachrichtenformat (bei Outlook 98/2000) bzw. Verfassen im Nachrichtenformat (bei Outlook 2002/2003) den Eintrag "Nur-Text" aus. In Outlook 98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als E-Mail-Editor ausgeschlossen. Outlook ist normalerweise so konfiguriert, dass Anlagen, die Sie reinen Textnachrichten anfügen, korrekt bei allen Empfängern ankommen. Sollte es dennoch Probleme geben, müssen Sie die Mail-Einstellungen der jeweiligen Kontaktpersonen überprüfen. Dazu wechseln Sie in Ihren Outlook-Kontakteordner und öffnen den Eintrag der Person, die Ihre Mail nicht lesen konnte. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Eigenschaften bzw. in Outlook 2003 Outlook-Eigenschaften an. In Outlook 98 und 2000 muss das Kontrollkästchen (Für diesen Empfänger) Outlook-Rich-Text-Format verwenden AUSgeschaltet sein. In Outlook 2002 und 2003 muss im Dropdown-Feld Internetformat entweder "Als Nur-Text senden" oder "Outlook wählt das optimale Sendeformat" eingestellt sein. Bei der zuletzt genannten Option richtet sich Outlook nach Ihren Formatvorgaben, sodass Sie nach Auswahl entsprechender Menübefehle gezielt HTML- oder Outlook-RTF-Mails verschicken können. Bestätigen Sie die vorgenommenen Änderungen und speichern Sie anschließend den Outlook-Kontakt. Wenn es trotz dieser Anpassungen noch zu Problemen mit den Anlagen kommt, kann die Ursache auch außerhalb von Outlook liegen. Vergewissern Sie sich, dass die Programme, mit denen Ihre Anlagen geöffnet werden können, auf den Zielsystemen überhaupt verfügbar sind. Wenn auf einem UNIX-System zum Beispiel kein Word oder kein entsprechender Dokument-Reader installiert sind, kann der Empfänger mit einer DOC-Datei selbstverständlich nichts anfangen...
Unformatierten Text in Notizbereich einfügen Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich speichere Anmerkungen zu meinen Kontakten in dem großen, unbeschrifteten Feld des Kontaktformulars. Häufig kopiere ich diese Informationen aus dem Internet. Dabei stört mich, dass Outlook automatisch die Formatierungen von der Webseite übernimmt. So wirken die Anmerkungen uneinheitlich und manchmal lassen Sie sich sehr schlecht lesen. Kann ich irgendwo einstellen, dass Outlook die Texte aus dem Internet immer in einer bestimmten Schriftart und -größe einfügt? U. Oehm ANTWORT: Sie müssen nur dafür sorgen, dass die Anmerkungen als unformatierter Text eingefügt werden. Das erreichen Sie folgendermaßen:
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