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Ausgabe vom 8. Juli
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Das große Outlook-Archiv auf
CD-ROM
- Download-Tipp: Outlook-Adressen in Excel-Tabelle
einlesen
- Webcast: Technischer Überblick zum Exchange Server
2003
- Update: Aktuelle Hotfixes für Office XP und
2003
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Das große Outlook-Archiv auf CD-ROM
Hier ist die ultimative Informationsquelle für alle Outlook-Anwender vom Einsteiger bis zum Profi:
- Über 500 Seiten mit Tipps, Tricks und Problemlösungen zu Outlook 97,
98, 2000 und 2002/XP auf CD-ROM
- Praxislösungen und Workshops zum schnellen Nachvollziehen
- Alle Themen im Volltext mit Abbildungen samt Beispieldateien
- Schneller Zugriff auf das Archiv mit wenigen Mausklicks
- Durchsuchen Sie das Archiv komfortabel im Volltext oder nach einem
Index
- Sie finden auf der CD-ROM genau die Tipps und Lösungen, die Sie für
Ihre tägliche Arbeit mit Outlook nutzen können!
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Download-Tipp: Outlook-Adressen in Excel-Tabelle einlesen
Mit Outlook können Sie Ihre Kontakte komfortabel verwalten. In einigen Situationen ist es notwendig, dass diese Adressen in Form einer Excel-Tabelle vorliegen, damit Sie beispielsweise eine Telefonliste erstellen und dann nach Ihren individuellen Vorgaben gestalten können. Mit Hilfe einer kleinen VBA-Prozedur können Sie aus Excel einen Zugriff auf Ihren Kontaktordner in Outlook herstellen und alle Kontakte sauber in eine Excel-Tabelle übertragen. Diese Routine stellen wir Ihnen zum kostenlosen Download bereit. Das Modul ist ungeschützt, so dass Sie die Prozedur testen, beliebig anpassen und in Ihre eigenen Lösungen integrieren können:
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Outlook-Adressen
in Excel-Tabelle
einlesen |
Webcast: Technischer Überblick zum Exchange Server 2003
In einem kostenlosen Webcast können Sie sich am 13. Juli 2004 von 16:00 Uhr bis 17:30 Uhr einen Überblick über die neuen Funktionen des Microsoft Exchange Server 2003 verschaffen. Dabei geht es beispielsweise um den Mailbox Recovery Center, öffentliche Ordner, Error Reporting und den Exchange System Manager. Auch die Verbesserungen auf der Client-Seite (Outlook), Outlook Web Access und Outlook Mobile Access werden ein Thema sein:
Webcast: Technischer Überblick zum Exchange Server 2003
Update: Aktuelle Hotfixes für Office XP und 2003
In den letzten Wochen hat Microsoft einige neue Hotfixes für Office 2002/XP und 2003 bereit gestellt, auf die wir Sie im Folgenden hinweisen möchten. Bitte beachten Sie, dass Hotfixes leider nicht zum direkten Download bereitstehen, sondern bei Microsoft angefordert werden müssen:
Office XP
Wichtig: Die folgenden Hotfixes lassen sich nur einsetzen, wenn Sie das Service Pack 3 für Office XP installiert haben!
Proofing tools for the German version of Office XP post-Service Pack 3 hotfix package: May 25, 2004
Service Pack 3 hotfix package
Behobene Probleme:
- Wenn Sie die automatische Silbentrennung für die Sprache "Deutsch"
in Word 2002/XP aktivieren, erscheint in einigen Fällen eine
Fehlermeldung, dass die Datei "Mshy3gep.lex" nicht gefunden werden
kann.
Service Pack 3 hotfix package
Behobene Probleme:
- Wenn Sie in einer Office XP-Datei auf einen Hyperlink klicken, der
auf eine Lotus Notes-Datenbank verweist, wird eine Fehlermeldung
angezeigt.
Service Pack 3 hotfix package
Behobene Probleme:
- Fehlermeldung über fehlende Assistenten beim Starten einer
Office-Applikation.
Office 2003 hotfix package: May 14, 2004
Office 2003 hotfix package
Behobene Probleme:
- Fehler beim Öffnen eines Word 2003-Dokumentes "Ungültiger
Dokumentname oder Pfad", obwohl die Datei an der angegebenen Stelle
vorhanden ist.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Liste der Junk E-Mail-Versender komfortabel bereinigen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Mit der Zeit sammeln sich viele E-Mail-Adressen und Domains (ab Outlook 2003) im Junk-E-Mail-Filter. Einige davon sind vielleicht irrtümlich auf der Liste gelandet, von anderen wissen Sie, dass die E-Mail-Adressen nicht mehr existieren - Zeit also, die Junk Mail-Liste einmal aufzuräumen. Das Problem dabei: Unter Aktionen-Junk-E-Mail ist in Outlook 2000 und 2002/XP keine Bearbeiten-Funktion zu finden. Bei Outlook 2003 können Sie zwar Aktionen-Junk-E-Mail-Junk-E-Mail-Optionen aufrufen, aber im dann angezeigten Dialog einen bestimmten Eintrag zu lokalisieren ist fast unmöglich, weil die Liste weder sortier- noch durchsuchbar ist. Im Folgenden daher einige nützliche Tipps, damit Sie die Bearbeitungsfunktionen in den verschiedenen Outlook-Versionen finden und effektiv nutzen.
Um die Junk Mail-Liste in Outlook 2000 und 2002/XP zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie in den Posteingang und klicken Sie auf das Symbol Organisieren oder wählen Sie das Menü Extras-Organisieren an.
- Klicken Sie links in den Organisieroptionen auf Junk-E-Mail.
- Wenn Sie nun den Rollbalken des Fensters mit den Organisieroptionen
etwas nach unten ziehen, wird ein Link "Für weitere Optionen hier
klicken" sichtbar. Klicken Sie diesen Link an.
- Anschließend werden weitere Optionen angezeigt, in denen Sie über
die Links "Junk E-Mail-Versender bearbeiten" und "Versender nicht
jugendfreier Inhalte bearbeiten" zwei Dialoge öffnen können.
- In diesen Dialogen können Sie nun Einträge entfernen, indem Sie
einen Eintrag anklicken und dann auf Löschen klicken.
- Beenden Sie unbedingt Outlook, da Outlook beim Beenden die
Datendatei aktualisiert. Änderungen, die Sie bei laufendem Outlook an
der Datendatei vornehmen, gehen unwiederbringlich verloren!
- Starten Sie Word, wählen Sie das Menü Datei-Öffnen an, stellen Sie als Dateityp
"Textdateien" ein und lokalisieren Sie die Datei mit den
Junk-E-Mail-Versendern:
Microsoft\ Outlook\ Junk Senders.txt
Die Liste der Versender nicht jugendfreier Inhalte finden Sie in der folgenden Datei:
C:\Dokumente und Einstellungen\ Anmeldename\ Anwendungsdaten\
Microsoft\ Outlook\ Adult Content Senders.txt
"Anmeldename" ersetzen Sie dabei durch den Namen, mit dem Sie sich bei Windows anmelden.
- In Word können Sie nun die Suchfunktion benutzen, um bestimmte
Einträge zu finden oder den gesamten Inhalt markieren und über das Menü
Tabelle-Sortieren sortieren
lassen.
- Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, speichern Sie die
Änderungen, wobei darauf zu achten ist, dass wieder im Textformat
gespeichert wird!
Beim Einsatz von Outlook 2003 können Sie wie erwähnt über das Menü Aktionen-Junk-E-Mail-Junk-E-Mail-Optionen direkt einen Dialog für die Bearbeitung der Junk Mail-Liste aufrufen. Allerdings ist auch hier die Liste weder alphabetisch sortiert noch können Sie sie nach bestimmten Einträgen durchsuchen. Um nur einzelne Einträge zu löschen, markieren Sie sie und klicken auf die Schaltfläche Entfernen. Bei sehr umfangreichen Listen ist dieses Vorgehen aber nicht mehr praktikabel, so dass auch hier eine direkte Bearbeitung der externen Datendateien die bessere Methode wäre. Hier hat Microsoft jedoch bei das Konzept der Speicherung geändert: Die Filterdaten werden nun nicht mehr in einer externen Datendatei, sondern in einer unerreichbaren, unsichtbaren Nachricht im Posteingang gespeichert. Es ist also nicht möglich, die Datendatei direkt mit Word zu bearbeiten und dessen Suchen-/Sortier-Funktionen zu nutzen - jedenfalls scheint es zunächst so. Mit einem kleinen Trick beheben Sie das Problem:
- Wählen Sie das Menü Aktionen-Junk-E-Mail-Junk-E-Mail-Optionen
an.
- Auf jeder der Registerkarten "Sichere Absender", "Sichere Empfänger"
und "Blockierte Absender" finden Sie eine Schaltfläche Exportieren.
- Klicken Sie jeweils auf diese Schaltfläche und speichern Sie die
Listen in Dateien mit den Namen der Registerkarten, also als "Sichere
Absender.txt", "Sichere Empfänger.txt" und "Blockierte
Absender.txt".
- Diese Textdateien können Sie nun mit Word öffnen, bearbeiten, dazu
die Suchfunktion benutzen, um bestimmte Einträge zu finden oder den
gesamten Inhalt markieren und über das Menü Tabelle-Sortieren sortieren lassen.
- Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, speichern Sie die
Änderungen, wobei darauf zu achten ist, dass die Dateien wieder im
Textformat gespeichert werden!
- In Outlook löschen Sie nun alle Einträge auf allen Registerkarten,
indem Sie die Einträge der Reihe nach markieren und jeweils auf Entfernen klicken.
- Anschließend klicken Sie auf jeder Registerkarte auf Importieren und wählen die jeweilige
Textdatei, also "Sichere Absender.txt", "Sichere Empfänger.txt" und
"Blockierte Absender.txt" für den Import aus.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Probleme beim Versand von Anlagen vermeiden
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich muss in regelmäßigen Abständen einen Rundbrief per E-Mail an Empfänger mit unterschiedlichen Betriebssystemen, unterschiedlichen Providern und vor allem auch unterschiedlichen E-Mail-Programmen verschicken. Oft enthält der Rundbrief Anlagen in Form von DOC-, PDF- oder JPG-Dateien. Einige Empfänger haben dann Probleme, diese Anlagen zu öffnen. Wie kann ich Outlook dazu bringen, die Mails und die angefügten Dateien so zu senden, dass sie von allen Empfängern gelesen werden können?
M. Neufert
ANTWORT: Um Probleme mit anderen E-Mail-Programmen zu vermeiden (Betriebssysteme und Provider spielen eigentlich keine Rolle), sollten Sie Nachrichten immer im reinen Textformat senden. HTML-Mails und erst recht Outlook-Rich-Text-Nachrichten bereiten immer wieder Probleme.
Damit Mails generell im Textformat verschickt werden, rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte E-Mail-Format. Dort wählen Sie im Dropdown-Feld Senden im Nachrichtenformat (bei Outlook 98/2000) bzw. Verfassen im Nachrichtenformat (bei Outlook 2002/2003) den Eintrag "Nur-Text" aus. In Outlook 98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als E-Mail-Editor ausgeschlossen.
Outlook ist normalerweise so konfiguriert, dass Anlagen, die Sie reinen Textnachrichten anfügen, korrekt bei allen Empfängern ankommen. Sollte es dennoch Probleme geben, müssen Sie die Mail-Einstellungen der jeweiligen Kontaktpersonen überprüfen. Dazu wechseln Sie in Ihren Outlook-Kontakteordner und öffnen den Eintrag der Person, die Ihre Mail nicht lesen konnte. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Eigenschaften bzw. in Outlook 2003 Outlook-Eigenschaften an.
In Outlook 98 und 2000 muss das Kontrollkästchen (Für diesen Empfänger) Outlook-Rich-Text-Format verwenden AUSgeschaltet sein. In Outlook 2002 und 2003 muss im Dropdown-Feld Internetformat entweder "Als Nur-Text senden" oder "Outlook wählt das optimale Sendeformat" eingestellt sein. Bei der zuletzt genannten Option richtet sich Outlook nach Ihren Formatvorgaben, sodass Sie nach Auswahl entsprechender Menübefehle gezielt HTML- oder Outlook-RTF-Mails verschicken können. Bestätigen Sie die vorgenommenen Änderungen und speichern Sie anschließend den Outlook-Kontakt.
Wenn es trotz dieser Anpassungen noch zu Problemen mit den Anlagen kommt, kann die Ursache auch außerhalb von Outlook liegen. Vergewissern Sie sich, dass die Programme, mit denen Ihre Anlagen geöffnet werden können, auf den Zielsystemen überhaupt verfügbar sind. Wenn auf einem UNIX-System zum Beispiel kein Word oder kein entsprechender Dokument-Reader installiert sind, kann der Empfänger mit einer DOC-Datei selbstverständlich nichts anfangen...
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Unformatierten Text in Notizbereich einfügen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich speichere Anmerkungen zu meinen Kontakten in dem großen, unbeschrifteten Feld des Kontaktformulars. Häufig kopiere ich diese Informationen aus dem Internet. Dabei stört mich, dass Outlook automatisch die Formatierungen von der Webseite übernimmt. So wirken die Anmerkungen uneinheitlich und manchmal lassen Sie sich sehr schlecht lesen. Kann ich irgendwo einstellen, dass Outlook die Texte aus dem Internet immer in einer bestimmten Schriftart und -größe einfügt?
U. Oehm
ANTWORT: Sie müssen nur dafür sorgen, dass die Anmerkungen als unformatierter Text eingefügt werden. Das erreichen Sie folgendermaßen:
- Kopieren Sie den gewünschten Text wie gewohnt von der Internetseite,
aus einem Word-Dokument oder aus einer anderen Quelle.
- Öffnen Sie den Outlook-Kontakt, dem Sie die Anmerkung hinzufügen
wollen, und setzen Sie den Cursor in das Feld für Notizen.
- Wählen Sie im Menü Bearbeiten den
Befehl Inhalte einfügen an.
- Markieren Sie in der angezeigten Liste den Eintrag "Text" und
bestätigen Sie die Auswahl mit Ok.
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