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Ausgabe vom 9. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen
und zusammenführen
- Download-Tipp: Der kostenlose
Archivierungs-Assistent für Ihre Outlook-Daten
- Update: Drei neue Hotfixes für Outlook
2002/XP
Outlook-Helpline
- Namensverwirrung beim Datenabgleich mit Handy und
PDA
- Ansicht mehrerer Kalender für die nächste Sitzung
speichern
- Tool-Helpline: Outlook-Daten zwischen Desktop und
Laptop abgleichen
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen
Der Synkronizer 8.0 Premium vergleicht Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch; er markiert Unterschiede und führt die Tabellen auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen
Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen
eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen Versionen
enthält.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt
Ihnen wo die Unterschiede liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer
8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen
Sie eine einzige Adressliste ohne Duplikate!
http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/
Download-Tipp: Der kostenlose Archivierungs-Assistent für Ihre Outlook-Daten
Kämpfen Sie mit einem umfangreichen Outlook-Datenbestand, der unbedingt entrümpelt werden müsste? Der kostenlose SmartTools Archivierungs-Assistent hilft Ihnen dabei, E-Mails, Journaleinträge, Notizen, Termine oder Aufgaben, die nicht mehr ständig benötigt werden, im Dateisystem abzulegen, aus den Outlook-Ordnern zu löschen und so die Übersicht in den Outlook-Ordnern wiederherzustellen und die Arbeitsgeschwindigkeit von Outlook zu erhöhen.
Der Archivierungs-Assistent spiegelt dabei die Outlook-Ordnerstruktur 1:1 auf die Festplatte und speichert die Elemente in einem speziellen Outlook-Format, so dass Sie sie jederzeit direkt per Doppelklick öffnen und in Outlook einsehen können.
Der SmartTools Archivierungs-Assistent bietet ein komfortables Setup-Programm und bindet sich automatisch auch in andere Office-Anwendungen ein, wenn Sie auch Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sichern möchten. Wir stellen Ihnen diesen leistungsfähigen Assistenten zurzeit noch als uneingeschränkte Vollversion kostenlos zur Verfügung:
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SmartTools
Archivierungs-Assistent kostenlos
herunterladen |
Update: Drei neue Hotfixes für Outlook 2002/XP
Microsoft hat in den letzten Wochen drei Bugfixes für Outlook 2002/XP bereitgestellt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie dabei, dass ein direkter Download der Hotfixes nicht angeboten wird; Sie müssen den einen Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind:
Outlook 2002 hotfix package vom 21. September 2005
Behobene Probleme:
Änderungen, die Sie auf der Registerkarte "Alle Felder" eines Kontaktes vorgenommen haben, werden unter bestimmten Umständen nicht gespeichert.
Outlook 2002 hotfix package vom 3. Oktober 2005
Behobene Probleme:
Wenn Sie den Regelassistenten direkt nach dem Start von Outlook 2002/XP aufrufen, kann das in einigen Situationen zu einem Programmabsturz führen.
Outlook 2002 hotfix package vom 12. Oktober 2005
Behobene Probleme: Anhänge, die Sie auf einem gemappten WebDAV-Laufwerk speichern, werden teilweise in einem anderen Ordner oder unter einem anderen Namen gesichert.
| Outlook-Tipp der
Woche |
Kostenloser RSS-Client für Outlook
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
In der nächsten Outlook-Version, die für den Herbst 2006 erwartet wird, gehört der Abruf von RSS-Feeds bereits zum Funktionsumfang, aber wir möchten Ihnen in dieser Woche zeigen, dass Sie auch in Outlook 2003, 2002/XP und 2000 nicht auf diesen Komfort verzichten müssen.
Das kostenlose Outlook-Add-In "BlogBot" überprüft in einem festgelegten Zeitraum ausgewählte Blogs auf neue Einträge und importiert als RSS-Client beliebig viele RSS-Feeds. Die einzelnen Beiträge werden sortiert nach Feeds in separaten Ordnern abgelegt. Sparen Sie sich also das mühsame Absurfen von Webseiten und verschaffen Sie sich in kürzester Zeit einen Überblick über die neuesten Informationen in gewohnter Outlook-Programmumgebung. Zudem überzeugt "BlogBot" durch seine intuitive Bedienung, die besonders Blog-Neulingen den Einstieg erleichtert. Nutzer der Bloglines-Webseite, können sogar Beiträge direkt aus Outlook hochladen oder abonnierte Feeds in Outlook synchronisieren. Außerdem richtet das Add-In eine Erweiterung für das Kontextmenü des Internet Explorers ein, so dass Sie neue RSS-Feeds schnell und einfach per Rechtsklick auf das RSS-Symbol eines Anbieters abonnieren können. Die neueste Version des Programms steht unter der folgenden Adresse zum kostenlosen Download bereit:
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'BlogBot' für Outlook kostenlos
herunterladen |
Zur Installation des Tools gehen Sie folgendermaßen vor:
- Schließen Sie alle laufenden Programme. Achten Sie vor allem darauf,
dass es keine versteckte laufende Instanz von Outlook mehr gibt, wie das
beispielsweise beim Einsatz einiger PDA-/Handy-Sychronisationsprogramme
der Fall sein kann.
- Starten Sie anschließend die Installation mit einem Doppelklick auf
die Datei blogbot-out.exe und folgen Sie den Anweisungen des
Assistenten.
- Starten Sie Outlook.
Aktualisieren Sie alle angezeigten Feeds über die Schaltfläche Check now. Das voreingestellte Aktualisierungs-Intervall von 24600 Sekunden für die automatische Überprüfung können Sie unter dem Menü Options beliebig ändern. Sämtliche abonnierten Feeds mit der zugehörigen URL finden Sie im Bereich Subscription. An dieser Stelle können Sie auch einzelne Feeds hinzufügen (Add), löschen (Remove) und bearbeiten (Edit). Mit zwei weiteren Besonderheiten kann das Programm aufwarten:
- Um eine RSS-Nachricht zu veröffentlichen, wählen Sie aus dem Menü
die Option Blog Post und tragen Sie
alle erforderlichen Daten in die dafür vorgesehen Formularfelder ein.
Diese Funktion befindet sich momentan noch in der Beta-Phase. Es werden
derzeit nur ATOM-Protokolle, wie Sie z. B. Google Blog einsetzt,
unterstützt.
- Haben Sie einen Account auf der Internetseite www.bloglines.com
eingerichtet, können Sie die dort abonnierten Feeds ortunabhängig und
bequem mit Outlook synchronisieren. Wählen Sie dazu nur den Eintrag
Bloglines aus dem Menü und geben Sie
ihren Bloglines Benutzernamen sowie ihr Passwort ein. Klicken Sie
anschließend auf Check Account. Hat
der Verbindungsaufbau funktioniert, legt BlogBot einen neuen
Bloglines-Ordner an und importiert alle abonnierten Feeds.
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ANZEIGE Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus
jedem beliebigen Outlook- oder Exchange-Ordner
anzeigenWenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager...
Der Reminder Manager 1.5 ist ab sofort zu einem Aktionspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 oder 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Namensverwirrung beim Datenabgleich mit Handy und PDA
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Ich habe Probleme, die Adressbücher von Outlook und meinem Handy vernünftig zu synchronisieren. Technisch funktioniert alles zwar fehlerfrei. Nur inhaltlich gibt es Schwierigkeiten beim Abgleich der Namen. In Outlook sind die Adresskarten nach dem Nachnamen sortiert, während die Reihenfolge auf dem Handy durch den Vornamen bestimmt wird. So muss ich bei der Suche nach einem Namen immer umdenken. Wie schaffe ich es, dass die Kontakte auf beiden Systemen in der Form "Nachname, Vorname" angezeigt werden?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Der Kontaktordner von Outlook besitzt eine Reihe von Namensfeldern. Einige davon setzt Outlook selbstständig zu einer vollständigen Namensbezeichnung zusammen. Sie können aber nachträglich Änderungen vornehmen.
Schauen Sie sich dazu als erstes die Basisinformationen an: Wenn Sie einen neuen Kontakt anlegen, klicken Sie wahrscheinlich zuerst auf die Schaltfläche Name. Damit öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem Sie folgende Felder ausfüllen können:
Anrede
Vorname
Weitere Vorn(amen)
Nachname
Namenszusatz
Sobald Sie die Eingaben im Dialogfeld mit Ok bestätigen, setzt Outlook den vollen Namen neben die Schaltfläche Name, gegebenenfalls mit Anredeform und Namenszusatz. Außerdem trägt Outlook den Namen in der Form "Nachname, Vorname" in das Feld Speichern unter ein.
Zu beachten ist, dass es sich bei den Feldern Name und Speichern unter um eigenständige Kontaktdetails handelt. Sie müssen sie zwar nicht selbst ausfüllen, Outlook merkt sich den Inhalt aber unabhängig von den anderen Namensangaben wie Nachname, Vorname usw.
Die Sortierung im Outlook-Kontaktordner ist abhängig vom Inhalt des Feldes Speichern unter. Wenn Ihr Handy trotz Synchronisierung mit Outlook eine andere Sortierung vornimmt, bezieht es die Namensinformationen offensichtlich aus einem anderen Feld.
Sie müssen dann die Angabe neben der Schaltfläche Name direkt über die Tastatur ändern, also nicht über Eingaben im Namensdialogfeld. Damit dabei keine Details wie die Anrede verloren gehen, muss die manuelle Eingabe wie folgt aufgebaut sein:
Nachname; Anrede Vorname WeitereVornamen Namenszusatz
Hinter dem Nachnamen steht ein Semikolon. Die anderen Bestandteile erkennt Outlook jeweils an den Leerzeichen. Die automatische Erkennung von Anredeformen und Namenszusätzen erstreckt sich allerdings nur auf die Begriffe, die in den Dropdown-Listen des Namensdialogfeldes vorgeschlagen werden. Unbekannte Titel wie etwa "Graf" trägt Outlook bei der direkten Eingabe im Namensfeld unter Umständen als Vorname ein.
Es ist möglich, dass, nachdem Sie das Namensfeld auf die Reihenfolge "Nachname; Vorname" umgestellt haben, die Synchronisierung mit Ihrem Handy zum gewünschten Resultat führt.
Sollte das immer noch nicht der Fall sein, haben Sie noch die Chance, das Feld Betreff zu ändern. Dieses Kontaktfeld bestimmt, was beim Öffnen eines Kontaktformulars in der Titelleiste des Fensters angezeigt wird. Standardmäßig wählt Outlook die Form "Vorname Nachname", ganz unabhängig davon, was Sie im Namensfeld oder im Feld Speichern unter eingestellt haben.
Um das Betreff-Feld auf "Nachname, Vorname" umzustellen, müssen Sie den Kontakt öffnen und dann auf die Registerkarte Alle Felder wechseln. In der Dropdown-Liste Auswählen aus aktivieren Sie den Eintrag "Alle Kontaktfelder". Blättern Sie die Liste der Feldnamen durch, bis Sie "Betreff" gefunden haben, und stellen Sie dann die Namensbezeichnung in der rechten Spalte in der gewünschten Weise um. Danach klicken Sie auf Speichern und schließen.
Nachdem Sie alle Kontakte umgestellt haben, synchronisieren Sie Outlook und Ihr Handy erneut. Falls selbst der neue Betreff-Inhalt keine Angleichung der Namensreihenfolge bringt, ist die Synchronisierungssoftware offensichtlich fest auf die Form "Vorname Nachname" eingestellt und es gibt keine Lösung für Ihr Problem.
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ANZEIGE Serienmails an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word
verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. an Ihre Outlook-Kontakte direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Ansicht mehrerer Kalender für die nächste Sitzung speichern
Versionen: Outlook 2003
FRAGE: In unserer Firma setzen wir Office 2003 unter Windows XP ein. Die Outlook-Installationen sind an einen Exchange Server angeschlossen, auf dem "Öffentliche Ordner" eingerichtet sind. Dazu zählt auch ein gemeinsamer Kalender für die gesamte Arbeitsgruppe. Praktisch an Outlook 2003 ist, dass ich diesen Kalender per Kontrollkästchen im Navigationsbereich parallel zu meinem persönlichen Kalender anzeigen lassen kann. Wenn ich Outlook dann aber beende und neu starte, hat es die Anzeige mehrerer Kalender vergessen. Nach einem Wechsel in den Kalenderbereich sehe ich erst wieder nur meinen eigenen Kalender, was bedeutet, dass ich die Anzeige des Gruppenkalenders erst wieder per Kontrollkästchen aktivieren muss. Kann man nicht irgendwo einstellen, dass sich Outlook die Darstellung beider Kalender merkt?
B. Menacher
ANTWORT: Da es sich bei der parallelen Darstellung mehrerer Kalender um ein neues Feature in Outlook 2003 handelt, ist es auch noch nicht ganz ausgereift. Somit lässt sich Ihre Frage nur mit einem einfachen "Nein" beantworten.
Alternativ können Sie ein Verfahren einsetzen, das es bereits in den Vorgängerversionen gab: die Darstellung weiterer Kalender in eigenen Fenstern. Dazu aktivieren Sie im Navigationsbereich nicht das Kontrollkästchen neben Ihrem Gruppenkalender (um ihn im selben Fenster neben Ihrem persönlichen Kalender anzuzeigen), sondern Sie klicken den Namen mit der rechten Maustaste an und rufen im aufklappenden Kontextmenü den Befehl In neuem Fenster öffnen auf. Sie können dann bei Bedarf zwischen den einzelnen Outlook-Fenstern wechseln.
Beim Beenden merkt sich Outlook, dass Sie Ihren Gruppenkalender in einem separaten Fenster geöffnet hatten. Das führt wiederum dazu, dass dieses Fenster automatisch geöffnet wird, wenn Sie Outlook das nächste Mal starten.
Genau so praktisch wie die neue, parallele Kalenderdarstellung ist dieses Verfahren natürlich nicht. Aber immerhin können Sie damit jederzeit über die Windows-Taskleiste zum Gruppenkalender wechseln.
Tool-Helpline: Outlook-Daten zwischen Desktop und Laptop abgleichen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98
FRAGE: Gibt es eine Möglichkeit meine Outlook-Daten regelmäßig von meinem Hauptrechner auf meinen Laptop zu übertragen? Unter Umständen sogar mehrmals an Tag?
K. Peukert
ANTWORT: Wir gehen einmal davon aus, dass Sie Outlook ohne Exchange-Server einsetzen. Sämtliche Informationen, also Kontakte, Aufgaben, Termine, Mails usw. befinden sich dann in Ihrer Persönlichen Ordnerdatei; der so genannten PST-Datei. Den genauen Speicherort dieser Datei finden ganz einfach mit den folgenden Schritten:
- Blenden Sie mit Ansicht-Ordnerliste die aktuelle
Ordnerstruktur von Outlook ein.
- Am Anfang des Ordnerbaums finden Sie den Eintrag "Outlook Heute -
[Persönliche Ordner]". Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und
rufen Sie das Kontextmenü Eigenschaften von
'Persönlicher Ordner' bzw. Eigenschaften von 'Outlook Heute' auf.
- In dem nachfolgenden Dialogfeld klicken Sie auf Erweitert und können dann das Verzeichnis
Ihrer PST-Datei neben Pfad
ablesen.
Das Tool OLXPSTSynchronizer kann Ihnen hier behilflich sein: es wird als Erweiterung in Outlook installiert und hält dann Ihre Outlook-Ordner auf Laptop und Desktop immer auf dem neuesten Stand. Der Datenabgleich startet automatisch in bestimmten Abständen (zum Beispiel alle 5 Minuten) oder nur bei Bedarf per Mausklick. Dabei arbeitet der OLXPSTSynchronizer sehr effizient und schnell, weil wirklich nur die Daten über das Netzwerk ausgetauscht werden, die sich geändert haben.
Sie können sogar Ihre Outlook-Daten auf dem Desktop oder Laptop ändern, während beide Rechner nicht verbunden sind; sobald die Netzwerkverbindung wieder steht, werden beide Outlook-Installation in kürzester Zeit wieder auf den gleichen Stand gebracht. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/pstsynchronizer/
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