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Ausgabe vom 9.
Dezember.2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz
einfach gemeinsam nutzen
- Download-Tipp: E-Mail-Notizen für Outlook mit
Komfort
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam nutzen
Mit der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
- Greifen Sie ab sofort im Team auf Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte,
E-Mails und Notizen aus Outlook zu.
- Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für
Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder
geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen,
Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei.
- Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind
immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen
Teilnehmer sichtbar.
- Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller
freigegebenen Kalender im Wochenüberblick.
- Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein
freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender
zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf
einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann
diese Aufgabe übernehmen
- Kinderleichte Installation und Einrichtung. Mit ein paar
Mausklicks legen Sie fest, wer bestimmte Ordner zu sehen bekommt und
welche Rechte er bei der Bearbeitung hat.
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/
Download-Tipp: E-Mail-Notizen für Outlook mit Komfort
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie haben eine E-Mail erhalten und zum Inhalt ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch geführt. Das Ergebnis möchten Sie nun irgendwie mit der E-Mail zur Erinnerung festhalten, weil dazu noch weitere Aktionen zu einem späteren Zeitpunkt notwendig sind. Allerdings stellt Outlook dazu keinerlei Funktionen bereit.
Unser kostenloses Tools SmartTools E-Mail-Notizen hilft weiter: Nach der automatischen Installation, steht Ihnen beim Lesen von E-Mails ein neues Symbol E-Mail-Notiz zur Verfügung. Klicken Sie es an und es öffnet sich ein Notizfenster, in dem der Betreff der aktuellen Mail bereits vorgegeben ist. Sie erfassen dann nur noch Ihre Anmerkung und schließen das Fenster wieder. Öffnen Sie die gleiche Mail zu einem späteren Zeitpunkt erneut, zeigt ein verändertes Symbol an, dass Sie eine Notiz erfasst haben und ein weitere Mausklick blendet den entsprechenden Text ein.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
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E-Mail-Notizen
für Outlook |
| Outlook-Tipp der
Woche |
Automatische Sprachumschaltung für internationale E-Mails
Versionen: Outlook 2002/XP und 2003
Wer Geschäftspartner oder Freunde im Ausland hat, muss E-Mails mitunter nicht nur in Deutsch sondern auch in anderen Sprachen schreiben. Da ist es hilfreich, dass Outlook eine internationale Rechtschreibprüfung besitzt. Allerdings lässt sich die Sprache über den Befehl Extras-Optionen und die Registerkarte Rechtschreibung nur generell für alle E-Mails einstellen. Das ist lästig, wenn Sie die Sprache häufig wechseln müssen.
Einfacher sollte es mit einem Makro gehen, das per Mausklick eine E-Mail mit der passenden Spracheinstellung öffnet. Das ist leider nicht so einfach wie es scheint, denn im Outlook-Objektmodell gibt es keine Methode, mit der Sie die Sprache der Rechtschreibprüfung ändern könnten. Alternativ bietet sich der Einsatz von Word als E-Mail-Editor an. Darin können Sie die Sprache des Textes per VBA-Code bestimmen, sodass eine anschließende Rechtschreibprüfung automatisch auf die passenden Korrekturwörterbücher zurückgreift.
Wie das funktioniert, zeigen die im Anschluss aufgeführten Schritte. Beachten Sie, dass das Verfahren nur für Outlook 2002 und 2003 gilt. Outlook 98 bietet noch keine VBA-Unterstützung und Outlook 2000 hat Probleme beim Zugriff auf Word in seiner Funktion als E-Mail-Editor.
Beginnen Sie damit, Word als E-Mail-Editor einzustellen. Dazu rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte E-Mail-Format. Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten (Outlook 2003 verwendet als Programmnamen "Microsoft Office Word 2003"). Die Änderung bestätigen Sie mit Ok.
Als nächstes schreiben Sie den VBA-Code, mit dem Sie die sprachspezifischen E-Mails anlegen. Das erledigen Sie mit folgenden Schritten:
- Drücken Sie Alt + F11, um den Visual Basic-Editor zu
öffnen.
- Da Sie im Programmcode Word-Eigenschaften und -Methoden einsetzen
werden, müssen Sie zuerst einen Verweis auf die Word-Objektbibliothek
einrichten. Dazu wählen Sie Extras-Verweise an und aktivieren in der
Verweisliste den Eintrag "Microsoft Word x.x Object Library" (für Word
2002 lautet die Versionsnummer "10.0", für Word 2003 "11.0"). Danach
klicken Sie auf Ok.
- Nun legen Sie ein neues Modul an, indem Sie Einfügen-Modul anwählen.
- In das daraufhin angezeigte Codefenster geben Sie folgende Prozedur
ein:
Dim objNewMail As MailItem
Dim objInsp As Inspector
Dim objWdDoc As Word.Document
On Error Resume Next
Set objNewMail = Application.CreateItem(olMailItem)
Set objInsp = objNewMail.GetInspector
If objInsp.EditorType = olEditorWord Then
Set objWdDoc = objInsp.WordEditor
With objWdDoc.Range
.LanguageDetected = False
.NoProofing = False
.LanguageID = lngLangID
End With
Else
MsgBox "Internationale Rechtschreibprüfung " & _
"ist nur möglich, wenn Word als E-Mail-" & _
"Editor verwendet wird.", vbInformation
End If
objNewMail.Display
Set objWdDoc = Nothing
Set objInsp = Nothing
Set objNewMail = Nothing
End Sub
Die Prozedur erstellt eine neue E-Mail-Nachricht und prüft anschließend den "EditorType". Wenn Word als E-Mail-Editor eingestellt ist, kann mit der "WordEditor"-Eigenschaft ein Objektverweis auf das E-Mail-Dokument hergestellt werden. Dabei handelt es sich um ein vollständiges "Document"-Objekt aus Word, auf das Sie alle Eigenschaften und Methoden des Word-Objektmodells anwenden können. So auch hier, wo Sie im With-Block die automatische Spracherkennung ausschalten, die Rechtschreibprüfung aktivieren und die Sprache festlegen. Am Ende lassen Sie das E-Mail-Fenster per "objNewMail.Display" anzeigen.
- Die eben erstellte Prozedur arbeitet mit einem Parameter, damit sie
universell für mehrere Sprachen eingesetzt werden kann. Sie müssen sie
deshalb aber auch aus einer anderen Prozedur heraus aufrufen. Um eine
neue Mail mit der Spracheinstellung "Englisch (USA)" anzulegen, geben
Sie beispielsweise folgende Prozedur ein:
Call InternationalMail(1033)
End Sub
Für andere Sprachen verfahren Sie analog, indem Sie Prozeduren nach folgendem Muster erstellen:
Sub <Sprach-Prozedurname>()
Call InternationalMail(<Sprach-ID>)
End Sub
Bei <Sprach-ID> muss es sich um einen Zahlenwert handeln, der von der Word-Eigenschaft "LanguageID" akzeptiert wird. Die folgende Tabelle nennt einige häufig verwendete Sprach-IDs:
Deutsch (Deutschland): 1031
Deutsch (Österreich): 3079
Deutsch (Schweiz): 2055
Englisch (Großbritannien): 2057
Englisch (USA): 1033
Französisch: 1036
Italienisch: 1040
Spanisch: 1034
- Nachdem Sie Prozeduren für die von Ihnen benötigten Sprachen
angelegt haben, beenden Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Outlook.
Um den internationalen E-Mail-Versand weiter zu vereinfachen, legen Sie in Outlook eine neue Symbolleiste an, in die Sie Schaltflächen für die jeweiligen Sprach-Makros einfügen.
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ANZEIGE Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus
jedem beliebigen(!) Ordner anzeigenWenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager... ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Kalender komfortabel aufräumen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Sie haben schon einmal beschrieben, wie man den Posteingang aufräumen kann, indem man Nachrichten mit einer bestimmten Größe sucht und anschließend löscht. Das hilft mir beim Kalender nicht weiter. Hier möchte ich zum Beispiel alle Termine, die älter als drei Monate sind, entfernen. Lässt sich das ähnlich einfach bewerkstelligen wie das Aufräumen des Posteingangs?
R. Plate
ANTWORT: Besonders übersichtlich gestaltet sich das Aufräumen des Kalenders mit Hilfe einer speziellen Ordneransicht. Damit lassen Sie sich alle Termine vor einem bestimmten Datum in tabellarischer Form anzeigen. Sie können dann selbst entscheiden, ob alle dargestellten Kalendereinträge auf einmal oder ob nur einzelne Elemente gelöscht werden sollen. Und so erstellen Sie die passende Ansicht:
- Wechseln Sie in Ihren Outlook-Kalender.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Aktuelle
Ansicht-Ansichten definieren (Outlook 98, 2000 und 2002/XP)
bzw. Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle
Ansicht-Ansichten definieren (Outlook 2003) an.
- Markieren Sie im Listenfeld die Ansicht mit dem Namen "Aktive
Termine" und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Kopieren.
- Als Name der neuen Ansicht geben
Sie "Alte Termine" ein, was Sie mit Ok
bestätigen.
- Nun klicken Sie die Schaltfläche Filtern an.
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld entfernen Sie als erstes alle
vorhandenen Filter, indem Sie die Registerkarte Erweitert aktivieren und dort auf Alles löschen klicken.
- Legen Sie ein neues Kriterium fest. Dazu klicken Sie auf die
Schaltfläche Feld und in der
aufklappenden Liste wählen Sie erst Häufig
verwendete Felder und dann Beginn an.
- Stellen Sie im Dropdown-Feld Bedingung den Vergleichswert "am oder vor"
ein und geben Sie dann im Feld Wert
das Datum ein, bis zu dem Termine aufgelistet werden sollen. Das kann
der 31. Dezember des Vorjahres sein, um alle Termine bis auf die aus dem
aktuellen Jahr auszugeben, oder auch ein beliebiges Datum wie
"1.5.2003". Es liegt ganz daran, wie gründlich die Aufräumaktion des
Kalenders ausfallen soll.
- Aktivieren Sie das Kriterium mit einem Mausklick auf Zur Liste hinzufügen und verlassen Sie
danach das Filter-Dialogfeld mit Ok.
- Bestätigen Sie auch das davor angezeigte Dialogfeld mit Ok. Und damit die neue Ansicht sofort
umgesetzt wird, klicken Sie im Fenster mit der Ansichtsliste auf Ansicht übernehmen.
Bei der Liste unter der Gruppierungsebene "Serientyp: (Keine Angabe)" handelt es sich aber um genau die Elemente, die überflüssig sind und komplett gelöscht werden können. Das geht besonders schnell, indem Sie die graue Zeile mit der Gruppierungsüberschrift mit der rechten Maustaste anklicken und dann im Kontextmenü den Befehl Löschen anwählen.
Beachten Sie beim nächsten Aufräumvorgang nur, dass in der Ansicht "Alte Termine" ein festes Datum als Filterkriterium angegeben ist. Für einen effektiven Einsatz in der Zukunft müssen Sie die Ansicht erst so anpassen, dass wieder ein sinnvolles Datum im Filterkriterium steht.
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PST-Datei wird nicht mehr gefunden
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Seit kurzer Zeit funktioniert Outlook nicht mehr. Beim Starten erhalte ich nur eine Meldung, dass die Datei OUTLOOK.PST nicht gefunden werden kann. Was kann ich tun, um wieder an meine Kontakte, E-Mails und Kalendereinträge zu kommen?
U. Schuppan
ANTWORT: Zunächst zur Information: Die PST-Datei ist der Kern- und Angelpunkt jeder Outlook-Installation - wenigstens, wenn Sie lokal und ohne Exchange Server arbeiten. In der Datei werden alle Informationen gespeichert, die Sie in Outlook erfassen: E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge usw. Wenn Sie nicht mehr auf die Datei zugreifen können oder wenn Sie gar gelöscht wurde, sind all Ihre Daten verloren.
Dass Outlook die PST-Datei nicht mehr finden kann, muss aber nicht bedeuten, dass sie tatsächlich defekt ist oder von der Festplatte entfernt wurde. Vielleicht haben Sie die Datei ja selbst in einen anderen Festplattenordner verschoben. Oder Sie haben die Datei beim Sichern nicht einfach nur kopiert sondern gleich verschoben. Kopieren Sie die Datei dann zurück in den ursprünglichen Ordner. Falls Sie den Original-Speicherort nicht kennen, können Sie notfalls auch einen anderen Zielordner wählen.
Da Outlook nach der Fehlermeldung normalerweise ein Dialogfeld anzeigt, in dem Sie die PST-Datei per Hand aus einem beliebigen Ordner öffnen können, haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre alte PST-Datei wieder in Outlook einzubinden. Um die volle Funktionalität wiederherzustellen, empfiehlt es sich dann, Outlook erst noch einmal neu zu starten.
Falls dieses Verfahren nicht zum gewünschten Erfolg führt oder falls Sie sicher sind, dass sich Ihre PST-Datei immer am vorgesehenen Ort befunden hat, ist die Datei wahrscheinlich beschädigt. Das muss aber nicht bedeuten, dass all Ihre Daten verloren sind. Erfreulicherweise liefert Microsoft von Haus aus ein Reparaturwerkzeug mit. Es heißt "Posteingangsreparatur" und hat den Dateinamen SCANPST.EXE.
Bei Outlook 98 steht Ihnen gleich ein entsprechender Befehl im Windows-Startmenü zur Verfügung: Start-Programme-Zubehör-Systemprogramme-Posteingangsreparatur. Die jüngeren Outlook-Versionen bieten diesen Komfort nicht mehr, die Programmdatei wird während der Installation dennoch auf die Festplatte kopiert. Sie müssen selbst nach ihr suchen, indem Sie mit dem Suchbefehl des Windows-Startmenüs nach "scanpst.exe" suchen.
Bevor Sie die Posteingangsreparatur aufrufen, empfiehlt es sich, die Festplatte auf Fehler zu überprüfen. Nutzen Sie dafür das Windows-Systemzubehör "ScanDisk". In Windows 2000/XP erreichen Sie das Programm nicht mehr über das Startmenü. Öffnen Sie hier den Arbeitsplatz und klicken Sie das gewünschte Laufwerk mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü rufen Sie den Befehl Eigenschaften auf und anschließend wechseln Sie auf die Registerkarte Extras. Nun können Sie den Scan-Vorgang mit der Schaltfläche Jetzt prüfen starten.
Sofern Ihre Festplatte keine Fehler aufweist, beginnen Sie mit der Posteingangsreparatur. Starten Sie das Programm mit dem oben genannten Startmenübefehl oder per Doppelklick aus dem Suchfenster.
Geben Sie dann mithilfe der Schaltfläche Durchsuchen an, welche Datei repariert werden soll. Anschließend müssen Sie nur noch auf Start klicken, um mit der Postfachprüfung zu beginnen. Falls Fehler gefunden werden, erscheint daraufhin ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie Reparieren anwählen.
Schwere Fehler lassen sich unter Umständen durch mehrmaliges Ausführen von ScanDisk und Posteingangsreparatur beheben.
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