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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: OLXTeamOutlook - Outlook-Daten ganz einfach gemeinsam nutzen Mit der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/ Download-Tipp: E-Mail-Notizen für Outlook mit Komfort Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 Sicherlich kennen Sie die Situation: Sie haben eine E-Mail erhalten und zum Inhalt ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch geführt. Das Ergebnis möchten Sie nun irgendwie mit der E-Mail zur Erinnerung festhalten, weil dazu noch weitere Aktionen zu einem späteren Zeitpunkt notwendig sind. Allerdings stellt Outlook dazu keinerlei Funktionen bereit. Unser kostenloses Tools SmartTools E-Mail-Notizen hilft weiter: Nach der automatischen Installation, steht Ihnen beim Lesen von E-Mails ein neues Symbol E-Mail-Notiz zur Verfügung. Klicken Sie es an und es öffnet sich ein Notizfenster, in dem der Betreff der aktuellen Mail bereits vorgegeben ist. Sie erfassen dann nur noch Ihre Anmerkung und schließen das Fenster wieder. Öffnen Sie die gleiche Mail zu einem späteren Zeitpunkt erneut, zeigt ein verändertes Symbol an, dass Sie eine Notiz erfasst haben und ein weitere Mausklick blendet den entsprechenden Text ein. SmartTools Publishing bietet Ihnen diese nützliche Outlook-Erweiterung zum kostenlosen Download an:
Automatische Sprachumschaltung für internationale E-Mails Versionen: Outlook 2002/XP und 2003 Wer Geschäftspartner oder Freunde im Ausland hat, muss E-Mails mitunter nicht nur in Deutsch sondern auch in anderen Sprachen schreiben. Da ist es hilfreich, dass Outlook eine internationale Rechtschreibprüfung besitzt. Allerdings lässt sich die Sprache über den Befehl Extras-Optionen und die Registerkarte Rechtschreibung nur generell für alle E-Mails einstellen. Das ist lästig, wenn Sie die Sprache häufig wechseln müssen. Einfacher sollte es mit einem Makro gehen, das per Mausklick eine E-Mail mit der passenden Spracheinstellung öffnet. Das ist leider nicht so einfach wie es scheint, denn im Outlook-Objektmodell gibt es keine Methode, mit der Sie die Sprache der Rechtschreibprüfung ändern könnten. Alternativ bietet sich der Einsatz von Word als E-Mail-Editor an. Darin können Sie die Sprache des Textes per VBA-Code bestimmen, sodass eine anschließende Rechtschreibprüfung automatisch auf die passenden Korrekturwörterbücher zurückgreift. Wie das funktioniert, zeigen die im Anschluss aufgeführten Schritte. Beachten Sie, dass das Verfahren nur für Outlook 2002 und 2003 gilt. Outlook 98 bietet noch keine VBA-Unterstützung und Outlook 2000 hat Probleme beim Zugriff auf Word in seiner Funktion als E-Mail-Editor. Beginnen Sie damit, Word als E-Mail-Editor einzustellen. Dazu rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte E-Mail-Format. Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten (Outlook 2003 verwendet als Programmnamen "Microsoft Office Word 2003"). Die Änderung bestätigen Sie mit Ok. Als nächstes schreiben Sie den VBA-Code, mit dem Sie die sprachspezifischen E-Mails anlegen. Das erledigen Sie mit folgenden Schritten:
Dim objNewMail As MailItem Dim objInsp As Inspector Dim objWdDoc As Word.Document On Error Resume Next Set objNewMail = Application.CreateItem(olMailItem) Set objInsp = objNewMail.GetInspector If objInsp.EditorType = olEditorWord Then Set objWdDoc = objInsp.WordEditor With objWdDoc.Range .LanguageDetected = False .NoProofing = False .LanguageID = lngLangID End With Else MsgBox "Internationale Rechtschreibprüfung " & _ "ist nur möglich, wenn Word als E-Mail-" & _ "Editor verwendet wird.", vbInformation End If objNewMail.Display Set objWdDoc = Nothing Set objInsp = Nothing Set objNewMail = Nothing End Sub Die Prozedur erstellt eine neue E-Mail-Nachricht und prüft anschließend den "EditorType". Wenn Word als E-Mail-Editor eingestellt ist, kann mit der "WordEditor"-Eigenschaft ein Objektverweis auf das E-Mail-Dokument hergestellt werden. Dabei handelt es sich um ein vollständiges "Document"-Objekt aus Word, auf das Sie alle Eigenschaften und Methoden des Word-Objektmodells anwenden können. So auch hier, wo Sie im With-Block die automatische Spracherkennung ausschalten, die Rechtschreibprüfung aktivieren und die Sprache festlegen. Am Ende lassen Sie das E-Mail-Fenster per "objNewMail.Display" anzeigen.
Call InternationalMail(1033) End Sub Für andere Sprachen verfahren Sie analog, indem Sie Prozeduren nach folgendem Muster erstellen: Sub <Sprach-Prozedurname>() Call InternationalMail(<Sprach-ID>) End Sub Bei <Sprach-ID> muss es sich um einen Zahlenwert handeln, der von der Word-Eigenschaft "LanguageID" akzeptiert wird. Die folgende Tabelle nennt einige häufig verwendete Sprach-IDs: Deutsch (Deutschland): 1031 Deutsch (Österreich): 3079 Deutsch (Schweiz): 2055 Englisch (Großbritannien): 2057 Englisch (USA): 1033 Französisch: 1036 Italienisch: 1040 Spanisch: 1034
Um den internationalen E-Mail-Versand weiter zu vereinfachen, legen Sie in Outlook eine neue Symbolleiste an, in die Sie Schaltflächen für die jeweiligen Sprach-Makros einfügen.
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Kalender komfortabel aufräumen Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Sie haben schon einmal beschrieben, wie man den Posteingang aufräumen kann, indem man Nachrichten mit einer bestimmten Größe sucht und anschließend löscht. Das hilft mir beim Kalender nicht weiter. Hier möchte ich zum Beispiel alle Termine, die älter als drei Monate sind, entfernen. Lässt sich das ähnlich einfach bewerkstelligen wie das Aufräumen des Posteingangs? R. Plate ANTWORT: Besonders übersichtlich gestaltet sich das Aufräumen des Kalenders mit Hilfe einer speziellen Ordneransicht. Damit lassen Sie sich alle Termine vor einem bestimmten Datum in tabellarischer Form anzeigen. Sie können dann selbst entscheiden, ob alle dargestellten Kalendereinträge auf einmal oder ob nur einzelne Elemente gelöscht werden sollen. Und so erstellen Sie die passende Ansicht:
Bei der Liste unter der Gruppierungsebene "Serientyp: (Keine Angabe)" handelt es sich aber um genau die Elemente, die überflüssig sind und komplett gelöscht werden können. Das geht besonders schnell, indem Sie die graue Zeile mit der Gruppierungsüberschrift mit der rechten Maustaste anklicken und dann im Kontextmenü den Befehl Löschen anwählen. Beachten Sie beim nächsten Aufräumvorgang nur, dass in der Ansicht "Alte Termine" ein festes Datum als Filterkriterium angegeben ist. Für einen effektiven Einsatz in der Zukunft müssen Sie die Ansicht erst so anpassen, dass wieder ein sinnvolles Datum im Filterkriterium steht.
PST-Datei wird nicht mehr gefunden Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Seit kurzer Zeit funktioniert Outlook nicht mehr. Beim Starten erhalte ich nur eine Meldung, dass die Datei OUTLOOK.PST nicht gefunden werden kann. Was kann ich tun, um wieder an meine Kontakte, E-Mails und Kalendereinträge zu kommen? U. Schuppan ANTWORT: Zunächst zur Information: Die PST-Datei ist der Kern- und Angelpunkt jeder Outlook-Installation - wenigstens, wenn Sie lokal und ohne Exchange Server arbeiten. In der Datei werden alle Informationen gespeichert, die Sie in Outlook erfassen: E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge usw. Wenn Sie nicht mehr auf die Datei zugreifen können oder wenn Sie gar gelöscht wurde, sind all Ihre Daten verloren. Dass Outlook die PST-Datei nicht mehr finden kann, muss aber nicht bedeuten, dass sie tatsächlich defekt ist oder von der Festplatte entfernt wurde. Vielleicht haben Sie die Datei ja selbst in einen anderen Festplattenordner verschoben. Oder Sie haben die Datei beim Sichern nicht einfach nur kopiert sondern gleich verschoben. Kopieren Sie die Datei dann zurück in den ursprünglichen Ordner. Falls Sie den Original-Speicherort nicht kennen, können Sie notfalls auch einen anderen Zielordner wählen. Da Outlook nach der Fehlermeldung normalerweise ein Dialogfeld anzeigt, in dem Sie die PST-Datei per Hand aus einem beliebigen Ordner öffnen können, haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre alte PST-Datei wieder in Outlook einzubinden. Um die volle Funktionalität wiederherzustellen, empfiehlt es sich dann, Outlook erst noch einmal neu zu starten. Falls dieses Verfahren nicht zum gewünschten Erfolg führt oder falls Sie sicher sind, dass sich Ihre PST-Datei immer am vorgesehenen Ort befunden hat, ist die Datei wahrscheinlich beschädigt. Das muss aber nicht bedeuten, dass all Ihre Daten verloren sind. Erfreulicherweise liefert Microsoft von Haus aus ein Reparaturwerkzeug mit. Es heißt "Posteingangsreparatur" und hat den Dateinamen SCANPST.EXE. Bei Outlook 98 steht Ihnen gleich ein entsprechender Befehl im Windows-Startmenü zur Verfügung: Start-Programme-Zubehör-Systemprogramme-Posteingangsreparatur. Die jüngeren Outlook-Versionen bieten diesen Komfort nicht mehr, die Programmdatei wird während der Installation dennoch auf die Festplatte kopiert. Sie müssen selbst nach ihr suchen, indem Sie mit dem Suchbefehl des Windows-Startmenüs nach "scanpst.exe" suchen. Bevor Sie die Posteingangsreparatur aufrufen, empfiehlt es sich, die Festplatte auf Fehler zu überprüfen. Nutzen Sie dafür das Windows-Systemzubehör "ScanDisk". In Windows 2000/XP erreichen Sie das Programm nicht mehr über das Startmenü. Öffnen Sie hier den Arbeitsplatz und klicken Sie das gewünschte Laufwerk mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü rufen Sie den Befehl Eigenschaften auf und anschließend wechseln Sie auf die Registerkarte Extras. Nun können Sie den Scan-Vorgang mit der Schaltfläche Jetzt prüfen starten. Sofern Ihre Festplatte keine Fehler aufweist, beginnen Sie mit der Posteingangsreparatur. Starten Sie das Programm mit dem oben genannten Startmenübefehl oder per Doppelklick aus dem Suchfenster. Geben Sie dann mithilfe der Schaltfläche Durchsuchen an, welche Datei repariert werden soll. Anschließend müssen Sie nur noch auf Start klicken, um mit der Postfachprüfung zu beginnen. Falls Fehler gefunden werden, erscheint daraufhin ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie Reparieren anwählen. Schwere Fehler lassen sich unter Umständen durch mehrmaliges Ausführen von ScanDisk und Posteingangsreparatur beheben.
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