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Ausgabe vom 9.Februar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte
Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mail
- Download-Tipp: Adressen voll automatisch in Ihre
Kontakte übernehmen
- News: Details zur nächsten
Exchange-Server-Version
Outlook-Helpline
- Kategorien zum Filtern der Kontakte in einem
Word-Serienbrief
- Fehlermeldung 'Die Adressliste kann nicht angezeigt
werden.'
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam, Würmer und unerwünschte E-Mail
Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Lösungen: Die Nachrichten werden zunächst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls gelöscht.
Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative - das bereits millionenfach bewährte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept:
- Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook
überhaupt auf Ihren Computer geladen werden.
- Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere
unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so
dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen.
- Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch
erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten für Sie vor. Auf Wunsch
kontrollieren Sie die Liste noch und löschen dann per Mausklick alle
gefährlichen und nicht erwünschten Mails direkt auf dem Mailserver.
- Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur
noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen
möchten.
- Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP,
AOL und Hotmail von Spam befreien.
Nähere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zur Zeit gültigen Einführungspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/mailwasher-pro/
Download-Tipp: Adressen voll automatisch in Ihre Kontakte übernehmen
Sicherlich kennen Sie das: Sie haben eine E-Mail erhalten, in der sich der Absender oder eine beliebige Adresse im Nachrichtentext befindet, die Sie in Ihre Kontakte übernehmen möchten. Wenn keine elektronische Visitenkarte angehängt ist, bleibt Ihnen nichts anderes, als die Daten manuell in einen neuen Kontakt zu übernehmen. Der kostenlose SmartTools Adress-Assistent hilft weiter:
- Markieren Sie die gewünschte Adresse einfach direkt in der Mail, die
Sie erhalten haben.
- Klicken Sie auf das neue Symbol Adress-Assistent, das automatisch in Outlook
installiert wurde.
- Der Assistent analysiert daraufhin Ihre Markierung und übernimmt
bereits automatisch die erkennbaren Informationen in die entsprechenden
Eingabefelder. So können beispielsweise Telefon- und Fax-Nummern sowie
die E-Mail-Adresse in der Regel eindeutig durch die entsprechenden
Beschriftungen erkannt werden. Andere Daten wir Vor- und Nachname sowie
Firmenbezeichnung lassen sich nicht immer erkennen. Aber auch das ist
kein Problem, denn Sie markieren beispielsweise einfach den Firmennamen
im linken Feld und ziehen ihn dann ganz einfach mit der Maus in das Feld
FIRMA. Mit wenigen Mausklicks haben Sie auf diesem Weg jede beliebige
Adresse sozusagen "mundgerecht" für Outlook aufbereitet. Sie müssen nur
noch auf Kontakt anlegen klicken.
- Nach wenigen Augenblicken erscheint der gewohnte Dialog für neue
Kontakte, in die Informationen aus Ihrer E-Mail bereits korrekt
vorgegeben sind. Sie können noch Ergänzungen oder Änderungen vornehmen,
bevor Sie die Adresse dann speichern. - Einfacher geht es nicht
mehr!
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Adress-Assistent
für Outlook |
News: Details zur nächsten Exchange-Server-Version
Microsoft hat auf einer Konferenz erste Einblicke in die Zukunft des Exchange-Servers gewährt. So soll ein Schwerpunkt der neuen Version (Codename "Exchange 12") auf neuen Fax- und VoiceMail-Funktionen liegen. Dabei wird der neue Exchange-Server nicht nur einfach Sprachnachrichten entgegen nehmen können, sondern auch die Abfrage von Terminen und E-Mails per Telefon ermöglichen. Zu erwarten sind außerdem Verbesserungen bei der Outlook Web Access-Schnittstelle sowie beim Zusammenspiel mit mobilen Geräten (PDA's).
Ein genauer Zeitpunkt für die Veröffentlichung von Exchange 12 wurde nicht genannt, aber man erwartet die Version spätestens 2007 zusammen mit dem nächsten Windows-Server (Longhorn).
| Outlook-Tipp der
Woche |
Verwenden Sie Suchordner für Termine, Aufgaben und andere Outlook-Elemente, Teil 2
Versionen: Outlook 2003
Die Suchordner von Outlook 2003 sind überaus praktisch, ersparen sie Ihnen doch die mühevolle Aufgabe, ständig nach den gleichen Informationen suchen zu müssen. Einmal eingerichtet, präsentieren die Suchordner automatisch das gewünschte Suchergebnis. Standardmäßig enthalten Sie allerdings nur E-Mail-Nachrichten und sie untersuchen normalerweise nur die üblichen E-Mail-Ordner. Doch mit ein paar Zeilen VBA-Code lässt sich dieses Manko umgehen. So erhalten Sie Suchordner für Aufgaben, Termine, Journaleinträge usw.
Im ersten Teil hatten wir Ihnen dazu bereits ein kleines Makro vorgestellt, in dem allerdings noch einige Anpassungen an Ihre Bedürfnisse vorzunehmen sind: Die Variable - "blnUnterordner" - gibt an, ob die Unterordner der in "strOrdner" angegebenen Ordner ebenfalls durchsucht werden sollen. Wenn die Suche auf die aufgeführten Ordner beschränkt bleiben soll, setzen Sie "blnUnterordner" auf "False". Wenn eine Suche in den Unterordnern gewünscht ist, setzen Sie die Variable auf "True".
"strSOName" ist der Name des Suchordners, wie er in der Ordnerliste von Outlook erscheinen soll. Die Bezeichnung ist frei wählbar. Achten Sie nur darauf, dass der Name noch nicht existiert.
"strBezeichner" ist eine frei wählbare Kurzbezeichnung für die im Anschluss durchgeführte Suche. Die Bezeichnung wird nur vorübergehend benötigt. Wenn Sie es sich leicht machen wollen, verwenden Sie einfach den Suchordnernamen.
Etwas komplexer ist die Formulierung des Suchkriteriums mit der Variablen "strFilter". Es muss sich um eine Zeichenfolge handeln, die der Syntax für DASL-Suchfilter entspricht (DASL = Distributed Authoring Search and Location). Leider gibt es kaum brauchbare Quellen für den Einsatz von DASL-Filtern im Zusammenhang mit Outlook-Ordnern. Mit einem kleinen Trick können Sie Outlook aber dazu bringen, den gewünschten Suchfilter selbst zusammenzustellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie in einen der zu durchsuchenden Ordner - beispielsweise
den "Kalender".
- Rufen Sie im Menü Ansicht zuerst
Anordnen nach, dann Aktuelle Ansicht und schließlich Aktuelle Ansicht anpassen auf.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
- Definieren Sie nun mit den gewohnten Mitteln das Kriterium, das
später für den Suchordner gelten soll. - Wenn Sie den oben aufgeführten
VBA-Code zugrunde legen, müssten Sie zum Beispiel auf der Registerkarte
Erweitert nach "Kategorie enthält
Projekt Müller" filtern. Natürlich können Sie auch mehrere Bedingungen
festlegen oder zeitliche Begrenzungen definieren.
- Nachdem Sie das Suchkriterium formuliert haben, wechseln Sie auf die
Registerkarte SQL.
- Hier sehen Sie den DASL-Filter, den Sie für den Programmcode
benötigen. Um ihn in den VB-Editor kopieren zu können, aktivieren Sie
das Kontrollkästchen Kriterien direkt
bearbeiten.
- Nun markieren Sie den gesamten Text und drücken Strg+C, um
ihn in die Zwischenablage zu kopieren.
- Um den zuvor definierten Filter nicht tatsächlich auf den aktuellen
Ordner anzuwenden, schließen Sie das Dialogfeld Filtern mit einem Klick auf Abbrechen und auch das nächste Dialogfeld
verlassen Sie per Abbrechen.
- Wechseln Sie in den Visual Basic-Editor und lassen Sie sich das
Codefenster mit der Prozedur "NeuerSuchordner" anzeigen.
- Markieren Sie den Text hinter "strFilter =" und ersetzen Sie ihn
durch den DASL-Suchfilter, indem Sie ihn per Strg+V aus der
Zwischenablage einfügen.
- Sorgen Sie dafür, dass die Filterdefinition von (doppelten)
Anführungszeichen umgeben ist und löschen Sie alle (doppelten)
Anführungszeichen innerhalb der Zeichenfolge - nicht aber die
(einfachen) Hochkommata. Aus dem kopierten
Text
"urn:schemas:httpmail:importance" = 2)
mit dem Sie Elemente mit der Kategorie "Projekt Müller" und mit der Wichtigkeit "Hoch" suchen, müsste zum Beispiel folgende Zeichenfolge werden:
"(urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords LIKE '%Projekt Müller%' AND
urn:schemas:httpmail:importance = 2)"
Sie erhalten auf diese Weise eine funktionstüchtige Filterbeschreibung für die "Erweiterte Suche", die Sie im VBA-Code mit der "AdvancedSearch"-Methode aufrufen. Als Parameter werden die zuvor festgelegten Variablen übergeben.
Die Prozedur "NeuerSuchordner" ist damit jederzeit wieder verwendbar. Sie müssen nur andere Variablenzuweisungen vornehmen und die Prozedur erneut aufrufen, um beliebig viele Suchordner zu erstellen.
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ANZEIGE Reminder-Manager: Erinnerungen und Nachverfolgungen aus
jedem beliebigen(!) Ordner anzeigenWenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, funktioniert das leider nur dann, wenn sich die Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem: Der Reminder Manager... ...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können ...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner ...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben ...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen ...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen ...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/ |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Kategorien zum Filtern der Kontakte in einem Word-Serienbrief
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe Adressen in den Outlook-Kontaktordner eingetragen und ihnen zwecks schneller Unterscheidung Kategorien zugewiesen. Nun möchte ich die Adressen in Word für einen Serienbrief nutzen. Kein Problem war es, den Kontaktordner mit dem Seriendokument zu verbinden. Dann habe ich aber vergeblich versucht, die Serienbriefempfänger anhand der Kategorien zu filtern. Wie sieht der Trick aus, mit dem ich die Kategorien im Word-Serienbrief einsetzen kann?
D. Köhler
ANTWORT: Solange Sie den Seriendruck aus Word heraus starten, können Sie gar nicht auf die Outlook-Kategorien zugreifen. Das Feld wird nicht an Word übermittelt, sodass Sie auch keine entsprechenden Filter definieren können.
Ab Outlook 2000 haben Sie die Möglichkeit, die Seriendruck-Funktion aus Outlook heraus aufzurufen. Dabei stehen Ihnen nicht nur die Kategorien zur Verfügung; Sie können im Serienbrief von Word all die Kontaktfelder nutzen, auf die Sie ansonsten verzichten müssen. Und so setzen Sie die Seriendruckfunktion von Outlook ein:
- Wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner mit den Adressen für den
Serienbrief.
- Stellen Sie die Ansicht - zum Beispiel mit einem entsprechenden
Filter - so ein, dass nur noch die Kontakte erscheinen, die für den
Serienbrief relevant sind. Hier können Sie beispielsweise nach den von
Ihnen zugewiesenen Kategorien filtern.
- Wählen Sie das Menü Extras-Seriendruck an.
- Im daraufhin angezeigten Dialogfeld legen Sie die gewünschten
Seriendruck-Optionen fest. Die Standardoption Alle Kontakte in aktueller Ansicht ist
meistens am besten geeignet, da automatisch der aktuell eingestellte
Filter berücksichtigt wird. Adressen, die Sie in Schritt 2
herausgefiltert hatten, werden also nicht an Word übergeben. Auch die
anderen Einstellungen können Sie normalerweise unverändert übernehmen,
es sei denn, Sie wollten als Dokumenttyp keine "Serienbriefe" sondern
beispielsweise "Adressetiketten" erstellen.
- Bestätigen Sie die Seriendruck-Optionen mit Ok.
Ein zusätzliches Filtern der Datenquelle ist eigentlich nicht mehr erforderlich, da Sie dies schon über die Ansichtsdefinition des Kontaktordners erledigt haben. Aber selbstverständlich können Sie trotzdem die Abfragefunktion des Seriendruck-Managers von Word 2000 oder die Filter in der Liste der Seriendruckempfänger von Word 2002/2003 einsetzen, um weitere Einschränkungen festzulegen.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Excel oder Word und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ |
Fehlermeldung 'Die Adressliste kann nicht angezeigt werden.'
Versionen: Outlook 2002/XP und 2003
FRAGE: Immer wenn ich beim Erstellen einer Mail die Adressliste aufrufen möchte, erscheint die Fehlermeldung 'Die Adressliste kann nicht angezeigt werden...'. Wie kann ich endlich wieder auf meine Kontakte zugreifen?
H. Wagmann
ANTWORT: Das ist eine typische Fehlermeldung, die beispielsweise nach dem Update der Outlook-Version oder dem Rücksichern bzw. Erstellen einer PST-Datei erscheinen kann. Das Problem besteht darin, dass Outlook die Kennung des alten Kontakte-Ordners gespeichert hat und den neuen Ordner nicht erkennt. Sie können die Zuweisung aber mit den folgenden Schritten löschen und dann korrigieren:
- Wählen Sie das Menü Extras-E-Mail-Konten an, klicken Sie auf
Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher
anzeigen oder bearbeiten und dann auf Weiter.
- Im nachfolgenden Dialog markieren Sie den Eintrag
"Outlook-Adressbuch" und klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie auf Adressbuch
entfernen und Schließen.
- Nach Fertigstellen verlassen Sie
nun Outlook und starten es erneut.
- Suchen Sie nun nach Ihrem aktuellen Kontakte-Ordner in der
Ordnerliste oder der Outlook-Leiste. Klicken Sie ihn mit der rechten
Maustaste an und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Outlook-Adressbuch" und schalten
Sie das Kontrollkästchen Diesen Ordner als
E-Mail-Adressbuch anzeigen ein.
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