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Ausgabe vom 9. März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben,
Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
- Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen
Mausklicks nach Excel übernehmen
- News: Google Desktop Search 1.0
verfügbar
Outlook-Helpline
- Liste zur automatischen Namensüberprüfung
reparieren
- Einzelne Elemente von der Archivierung
ausschließen
| Outlook-News &
Downloads |
Spotlight: Endlich erinnert Outlook Sie an Aufgaben, Termine und Nachverfolgungen aus jedem beliebigen(!) Ordner
Wenn Sie Outlook dazu nutzen, um sich an wichtige anstehende Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern zu lassen, kennen Sie das Problem:
Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechenden Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung.
Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
Der Reminder Manager...
...ersetzt die Erinnerungsfunktion von Outlook 2000, 2002/XP und 2003
...erinnert Sie an JEDEN Termin und JEDE Nachverfolgung, die sich in IRGENDEINEM ORDNER befindet, auf den Sie zugreifen können
...ermöglicht die Organisation Ihrer Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte samt Erinnerungen in beliebige Unterordner
...kann auch an Termine aus anderen PST-Dateien erinnern, die Sie in Outlook geöffnet haben
...kann sogar Termine aus öffentlichen Ordnern vom Exchange Server berücksichtigen
...bietet ein übersichtliches und komfortables Dialogfeld zur Verwaltung aller fälligen Termine und Erinnerungen
...kann Erinnerungen voll automatisch per E-Mail an jede beliebige Adresse versenden. So können Sie sich beispielsweise auch per SMS erinnern lassen
...wird automatisch installiert und ist vollständig in Outlook integriert
Der Reminder Manager ist ab sofort zu einem Einführungspreis mit 25% Rabatt verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/ol-reminder/
Download-Tipp: Outlook-Adressen mit wenigen Mausklicks nach Excel übernehmen
Beim Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder ähnlichen Dateien, bietet es sich an, die Empfängeradresse möglichst komfortabel aus Outlook einzufügen. Eine fertige Funktion bietet Excel dazu nicht, aber das neue Gratis-Tool SmartTools Outlook-To-Excel 2.0 behebt das Problem: Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Excel ein neues Menü Einfügen-Outlook-Adresse zur Verfügung.
Wenn Sie dann in Zukunft den neuen Assistenten nutzen möchten, rufen Sie die neue Funktion auf und es erscheint eine Liste mit allen verfügbaren Adressen aus Outlook angezeigt. Sie markieren dann nur noch den gewünschten Namen, klicken auf Einfügen und schon wird die entsprechende Adresse in die aktuelle Zelle eingefügt.
Die brandneue Version 2.0 des beliebigen Assistenten bietet jetzt unter anderem:
- Eine komfortable Suchfunktion für die Adressliste
- Jede Adresszeile kann per Mausklick ein- oder ausgeblendet
werden
- Wahlweiser Zugriff auf die Geschäfts- oder Privatadresse
- Auswahl des gewünschten Kontaktordners in einem Dialog
- Verschiedene Optionen zum Einfügen der Adresse in eine einzige oder
mehrere Zellen
- Option zum schnellen Einfügen mehrerer Adressen
nacheinander
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SmartTools
Outlook-To-Excel 2.0 |
News: Google Desktop Search 1.0 verfügbar
Im letzten Jahr hatten wir Ihnen das Programm Google Desktop Search zur blitzschnellen Suche in Outlook-Mails und anderen Dateien auf dem lokalen Rechner vorgestellt. Damals war allerdings nur die Beta-Version verfügbar und in dieser Woche hat Google nun offiziell die endgültige Version 1.0 zum kostenlosen Download online gestellt:
http://desktop.google.com/
Im Vergleich zur Beta-Version gibt es eine ganze Reihe von interessanten Erweiterungen. So wurden die Sicherheitsfunktionen erweitert (Inhalte von geschützten Office-Dateien nimmt Google Desktop Search beispielsweise nicht mehr in den Index auf) und es werden neben Outlook weitere E-Mail-Clients wie Netscape Mail und Thunderbird sowie weitere Dateiformate wie PDF unterstützt. Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang die offene Plug-In-Schnittstelle, die die Entwicklung von zusätzlichen Filtern für beliebige weitere Dateiformate ermöglicht. So gibt es bereits zusätzliche Filter für gescannte Dokumente, Helpdateien usw.:
http://desktop.google.com/plugins.html
| Outlook-Tipp der
Woche |
Der Abfrage-Generator: Undokumentierte Hilfe zum Suchen und Filtern in Outlook , Teil 1
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Setzen Sie häufig die "Erweiterte Suche" oder die Filterfunktion für Ordneransichten ein? Dann sind Sie sicher auch schon an die jeweiligen Grenzen gestoßen. Manche Suchkriterien lassen sich einfach nicht definieren, weil Sie keinen Einfluss auf die logischen Verknüpfungen der einzelnen Bedingungen nehmen können und weil Sie mehrere Einzelbedingungen nicht miteinander kombinieren können.
Dabei besitzt Outlook eigentlich ein entsprechendes Hilfsmittel, und zwar den so genannten "Abfrage-Generator". Dieser ist standardmäßig aber nicht aktiv, - angeblich weil die Programmstabilität nicht hundertprozentig gewährleistet ist. Wir konnten bislang allerdings keine Probleme feststellen und meinen deshalb, dass sich ein Versuch lohnt, den Abfrage-Generator einmal auszuprobieren.
Zum Aktivieren des Abfrage-Generators müssen Sie die Registrierungsdatenbank von Windows bearbeiten:
- Beenden Sie Outlook.
- Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im Windows-Menü
Start den Befehl Ausführen aufrufen, dann "regedit" in die
Befehlszeile eingeben und anschließend auf Ok klicken.
- In der linken Hälfte des Registrierungs-Editors öffnen Sie -
ausgehend vom Stammverzeichnis "Arbeitsplatz" -folgenden
Zweig:
<Office-Version> steht dabei für die Versionsnummer Ihrer Office- bzw. Outlook-Version: Outlook 98 hat die Versionsnummer "8.0", Outlook 2000 "9.0", Outlook 2002 "10.0" und Outlook 2003 "11.0".
- Markieren Sie den Schlüsselnamen "Outlook" - also den letzten Zweig,
den Sie in Schritt 3 geöffnet haben - per Mausklick.
- Wählen Sie den Befehl Bearbeiten-Neu-Schlüssel an.
- Weisen Sie dem neuen Schlüssel, der daraufhin in der linken Hälfte
des Registrierungs-Editors eingefügt wird, den
Namen
zu, indem Sie die vorgegebene Bezeichnung "Neuer Schlüssel #1" überschreiben und die Eingabe mit Return abschließen.
- Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
Die Bedienung des Abfrage-Generators entspricht im Prinzip der Bedienung der Registerkarte Erweitert. Sie formulieren die Such-/Filterkriterien, indem Sie per Schaltfläche ein Feld auswählen, dann einen Vergleichsoperator bestimmen und schließlich den zu suchenden oder zu vergleichenden Wert eingeben. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen übernehmen Sie das jeweilige Kriterium in das Listenfeld im oberen Bereich der Registerkarte.
Im Abfrage-Generator haben Sie aber zusätzlich noch die Möglichkeit, die Logische Gruppe zu ändern. Sobald Sie mehr als ein Suchkriterium definiert haben, können Sie die verschiedenen Bedingungen per Dropdown-Feld mit "und" bzw. "AND" oder mit einem "oder" respektive "OR" verknüpfen. (Ob deutsche oder englische Operatoren angezeigt werden, richtet sich nach Ihrer Outlook-Version.)
Nächste Woche zeigen wir dann im zweiten und letzten Teil dieses Tipps der Woche, wie Sie die erweiterten Möglichkeiten des Abfrage-Generators in der Praxis nutzen.
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| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Liste zur automatischen Namensüberprüfung reparieren
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Seit kurzem habe ich Probleme beim Versenden meiner E-Mails. Ich gebe wie gewohnt einen Namen in das An-Feld ein und Outlook ersetzt den Namen auch durch die vollständige Namensangabe mit dem Zusatz "E-Mail". Die Nachricht wird dann aber nicht an die korrekte E-Mail-Adresse verschickt. Was läuft hier falsch?
G. Färber
ANTWORT: Das von Ihnen geschilderte Problem deutet darauf hin, dass die Liste zur automatischen Namensüberprüfung defekt ist. Outlook speichert so genannte "Nicknames" in einer Datei, um zum Beispiel einen Vornamen wie "Kurt" einem Kontakteintrag mit dem vollen Namen "Kurt Meier" zuzuordnen. Angelegt wird diese Liste, wenn eine Kurzform wie "Kurt" nicht ausreicht, um den Empfänger eindeutig zu identifizieren.
Wenn Ihr Kontaktordner beispielsweise einen Eintrag "Kurt Müller" und einen mit dem Namen "Kurt Meier" enthält und wenn Sie in einer neuen E-Mail nur "Kurt" in das An-Feld eingeben, unterstreicht Outlook den Vornamen mit einer geschlängelten Linie. Sie können den Namen dann mit der rechten Maustaste anklicken und aus einem Kontextmenü den in diesem Fall "richtigen Kurt" - zum Beispiel "Kurt Meier" - auswählen. Outlook merkt sich Ihre Auswahl, sodass beim nächsten Mal die Eingabe von "Kurt" genügt, um eine Mail an "Kurt Meier" zu richten.
Je häufiger Sie dieses Verfahren einsetzen, desto umfangreicher wird die "Nickname"-Liste. Und wenn sie aus irgendwelchen Gründen einen Defekt aufweist, funktioniert die Empfängerzuordnung nicht mehr korrekt. Es kann auch passieren, dass die Liste nicht aktualisiert wird, nachdem Sie die E-Mail-Adresse einer Person geändert haben. Somit gehen Ihre Mails an die alte Adresse.
Um den Fehler abzustellen, können Sie in Outlook 98 und Outlook 2000 ein Tool aus dem Internet laden, mit dem sich die "Nickname"-Liste bearbeiten oder komplett löschen lässt. Download-Links zu den versionsspezifischen Hilfsprogrammen finden Sie auf der folgenden Internetseite:
http://support.microsoft.com/?kbid=242074
Die Arbeit mit dem Programm NICKNAME.EXE ist selbsterklärend: Sie sehen eine Liste der "Nickname"-Zuordnungen, aus der Sie einzelne oder alle Einträge löschen können.
Für Outlook 2002/XP und 2003 gibt es kein derartiges Werkzeug. In dieser Version wurde auch die Auflösung von Namen im An-Feld geändert; sie verhält sich jetzt wie eine Kombination aus "Nickname"-Liste und AutoVervollständigen-Funktion. Trotzdem führt Outlook auch hier eine Zuordnungsliste, die in einer Datei mit der Endung .NK2 gespeichert wird. Wenn es zu Fehlern bei der Namensauflösung kommt, beenden Sie Outlook. Dann suchen Sie mit Hilfe des Windows-Befehls Suchen nach Dateien namens "*.nk2". Falls es mehrere Dateien gibt, die mit dem Suchmuster übereinstimmen, markieren Sie die Datei aus Ihrem eigenen Benutzerordner und löschen Sie sie. Beim nächsten Outlook-Start wird automatisch eine neue NK2-Datei erstellt.
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Einzelne Elemente von der Archivierung ausschließen
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich nutze die Funktion zur automatischen Archivierung in Outlook, um Mails und Aufgaben nach einer gewissen Zeit aus der Hauptdatei in ein separates Archiv zu verschieben. Nun gibt es allerdings einige bestimmte Mitteilungen und Aufgaben, die auch nach der von mir eingestellten Zeit noch nicht archiviert werden sollen. Ich möchte sie in jedem Fall unabhängig vom Alter in Outlook belassen. Kann ich das auf einfachem Weg erreichen?
D. Garbers
ANTWORT: Es gibt dazu eine wenig bekannte Möglichkeit: Öffnen Sie dazu einfach die gewünschte Mail oder Aufgabe und wählen Sie das Menü Datei-Eigenschaften an. Daraufhin erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie dann das Kontrollkästchen Keine AutoArchivierung dieses Elements aktivieren. Nachdem Sie mit Ok bestätigt haben, wird das auf diese Weise markierte Element in Zukunft von der AutoArchivierung ausgeschlossen.
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