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Ausgabe vom 9. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Outlook-News & Downloads
- News: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die
neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
- Download-Tipp: Dateilisten automatisch erstellen und
in Outlook einfügen
- News: Microsoft kündigt neue offene Dateiformate für
Office 12 an
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| Outlook-News &
Downloads |
News: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung
beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
SmartTools Outlook Backup 2.0
Download-Tipp: Dateilisten automatisch erstellen und in Outlook einfügen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Für viele Anwendungen bietet es sich an, die Inhalte bestimmter Verzeichnisse oder kompletter CD's in eine Mail, eine Notiz oder ein anderes Outlook-Element einzufügen. Eine entsprechende Funktion bietet Outlook standardmäßig nicht an, aber diese Lücke schließt der kostenlose SmartTools DateiLister, den Sie direkt aus dem Programmfenster von Outlook oder per Mausklick aus jedem Outlook-Element heraus starten können: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien zunächst in ein Vorschaufenster ein. Sie kopieren die Informationen dann per Mausklick in die Zwischenablage und übernehmen sie beispielsweise in eine Mail, eine Notiz oder eine Aufgabe. Sie finden den Gratis-Download unter:
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SmartTools
DateiLister für
Outlook |
News: Microsoft kündigt neue offene Dateiformate für Office 12 an
Anlässlich der TechEd-Konferenz in Orlando hat Microsoft weitere Details zur nächsten Office-Version angekündigt. So werden Word, Excel und PowerPoint über neue offene XML-Dateiformate verfügen, die an den Kennungen .docx, .xlsx und .pptx zu erkennen sein werden. Die wichtigsten Vorteile der neuen Formate:
- Die Dateigröße von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen soll um
bis zu 75% schrumpfen.
- Die Dateiformate sind komplett dokumentiert und können von externen
Programmen leichter gelesen und geschrieben werden.
- Weniger Datenverluste durch defekte Dateien, da sich die
unbeschädigten Teile eines Dokumentes problemlos lesen lassen.
- Höhere Datensicherheit, da sich unerwünschter Code in Office-Dateien
leichter erkennen und mit wenig Aufwand entfernen lässt.
Die deutsche Pressemitteilung zu den neuen Dateiformaten finden Sie unter:
Pressemitteilung zu den neuen Dateiformaten
Ausführlichere Informationen gibt es auf den amerikanischen Microsoft-Seiten:
Englische Pressemeldung zu den Dateiformaten von Office 12
Detaillierte technische Information
| Outlook-Tipp der
Woche |
Datum und Kalenderwoche in der Symbolleiste anzeigen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
Für verschiedene Aufgaben benötigen Sie bei der Arbeit mit Outlook regelmäßig Datums-Informationen wie zum Beispiel den laufenden Tag des Jahres, die Kalenderwoche oder das Quartal. Teile dieser Informationen lassen sich zwar im Kalender ablesen, aber der wird nicht immer angezeigt. Um den ständigen Wechsel zum Kalender zu vermeiden, können Sie solche Informationen permanent in einer beliebigen Symbolleiste anzeigen lassen, die gleichzeitig dem Öffnen des Kalenders in einem separaten Fenster dient:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das VBA-Projekt und wählen
Sie das Kontextmenü Einfügen-Modul
an.
- Geben Sie dem Modul den Namen "modDatInfos".
- Geben Sie die folgenden Prozeduren ein:
Dim cb As CommandBar
Dim ct As CommandBarButton
Dim strDatInfo As String
On Error Resume Next
Set cb = _
Application.ActiveExplorer.CommandBars("DatumsInfos")
If Err <> 0 Then
Beep
MsgBox "Symbolleiste 'DatumsInfos' nicht gefunden!", _
vbOKOnly + vbCritical, "!!! Problem !!!"
Exit Sub
End If
Set ct = cb.Controls(1)
strDatInfo = Format$(Now, "dddd, dd. mmmm yyyy") & _
" - T: " & Format$(Now, "y") & _
", KW: " & Format$(Now, "ww") & _
", Q: " & Choose(Val(Format$(Now, "q")), _
"I", "II", "III", "IV") With ct
.Style = msoButtonIconAndCaption
.Caption = strDatInfo
.DescriptionText = "Datums-Informationen"
.FaceId = 125
End With
End Sub
Sub KalenderAnzeigen()
Dim objNameSpace As NameSpace
Dim objExplorer As Explorer
Dim objFolder As MAPIFolder
Set objNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set objFolder = _
objNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)
Set objExplorer = _
objFolder.GetExplorer(olFolderDisplayNoNavigation)
With objExplorer
.Activate
.Top = 30
.Left = 30
.Height = 500
.Width = 740
.WindowState = olNormalWindow
End With
End Sub
- Öffnen Sie im Bereich "Microsoft Outlook Objekte" die Klasse
"DieseOutlookSitzung" per Doppelklick.
- Stellen Sie im VBA-Editor die linke Liste Objekt auf den Eintrag "Application".
- Markieren Sie in der Liste Prozedur den Eintrag "Startup".
- Geben Sie die folgende Anweisung ein bzw. ergänzen Sie eventuell
vorhandene Anweisungen um die folgende Zeile:
InitDatInfos
End Sub
- Speichern Sie das Projekt und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung durch einen Klick auf das Schließen-Symbol oben rechts in der
Titelleiste (kleines "X").
- Zurück in Outlook klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine
Symbolleiste und wählen das Kontextmenü Anpassen an.
- Wechseln Sie im nachfolgenden "Anpassen"-Dialog auf die
Registerkarte "Symbolleisten", klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, geben Sie als Namen "DatumsInfos" ein
und klicken Sie auf Ok.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
- Stellen Sie die Liste Kategorien
auf "Makros" ein und ziehen Sie den Eintrag "Modulname.KalenderAnzeigen"
in die eben angelegte Symbolleiste. Besondere Einstellungen sind für die
neue Schaltfläche nicht notwendig; das erledigt die Prozedur
"InitDatInfos".
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
strDatInfo = Format$(Now, "dddd, dd. mmmm yyyy") & _
" - T: " & Format$(Now, "y") & _
", KW: " & Format$(Now, "ww") & _
", Q: " & Choose(Val(Format$(Now, "q")), _
"I", "II", "III", "IV")
Wenn Sie beispielsweise nur das Datum im Langtext und die Kalenderwoche anzeigen lassen möchten, setzen Sie die Zuweisung wie folgt zusammen:
strDatInfo = Format$(Now, "dddd, dd. mmmm yyyy") & _
"- KW: " & Format$(Now, "ww")
Die Schaltfläche, die diese Informationen anzeigt, wird gleichzeitig dazu verwendet, den Kalender bei Bedarf in einem eigenen Fenster anzuzeigen.
Zur Funktionsweise der Lösung: Über "DieseOutlookSitzung" nutzen wir zunächst das Ereignis "Application.Startup", um unsere Initialisierungsroutine "InitDatInfos" beim Start von Outlook aufzurufen. In dieser Prozedur greifen wir auf die Symbolleiste "DatumsInfos" zu und ändern dort einfach die Beschriftung der ersten Schaltfläche auf die gewünschten Datums-Informationen. Außerdem ordnen wir ein "Kalender"-Symbol zu, damit die Art der angezeigten Informationen deutlich wird.
Ein Klick auf die Schaltfläche ruft die Prozedur "KalenderAnzeigen" auf. Diese Prozedur ermittelt den Standard-Ordner "Kalender" und öffnet ihn dann in einem eigenen Fenster. Die Anzeige erfolgt an fester Position und in fester Größe. Beides können Sie durch Anpassungen an den folgenden Zuweisungen problemlos ändern:
With objExplorer
.Top = 30
.Left = 30
.Height = 500
.Width = 740
End With
"Top" und "Left" spezifizieren die linke obere Ecke des Fensters, "Height" ist für die Höhe und "Width" für die Breite zuständig. Experimentieren Sie ein wenig mit diesen Werten, um die für Ihr System passenden Maße zu finden.
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öffnenDer PDFgrabber 2.0 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie nur 3 Schritte:
PDFgrabber 2.0 - Standard für Privatanwender PDFgrabber 2.0 - Professional für professionelle Anwender |
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Verteilerliste auf anderen Computer übertragen
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Ich habe in meinem Outlook-Kontaktordner mehrere Verteilerlisten angelegt. Nun möchte ich diese Listen anderen Benutzern zur Verfügung stellen. Können Sie mir sagen, wie das geht?
H. Hainberger
ANTWORT: Am schnellsten erreichen Sie das, indem Sie die Verteilerlisten per E-Mail an die andere(n) Person(en) weiterleiten. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie in Ihren Kontaktordner und öffnen Sie die
Verteilerliste, die Sie weitergeben möchten.
- Im Fenster der Verteilerliste wählen Sie Aktionen-Weiterleiten an.
- Es öffnet sich eine neue E-Mail-Nachricht, der die Verteilerliste
als Anhang beigefügt ist. Sie müssen nur noch den oder die Empfänger
auswählen und auf Senden klicken.
- Sobald die Nachricht im Posteingang des Empfängers eingeht, muss er
die Mail und anschließend den Dateianhang (= Ihre Verteilerliste) per
Doppelklick öffnen.
- Daraufhin sollte er sofort das übliche Verteilerlistenfenster mit
den von Ihnen angelegten Mitgliedern sehen. Um die Liste im
Kontaktordner abzulegen, muss er im Menü Datei den Befehl In
Ordner kopieren anwählen.
- Im daraufhin angezeigten Dialogfenster genügt ein Doppelklick auf
den Ordner "Kontakte", um die Verteilerliste zu speichern.
- Das Fenster mit der Verteilerliste und das Fenster mit der
Nachricht, der die Verteilerliste beigefügt war, können danach
geschlossen werden.
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direkt aus Word verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
SmartTools Serienmailer für Word |
Nachtrag: Outlook-Nachrichten zeitversetzt senden
Versionen: Outlook 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Vielen Dank für diesen Tipp aus der letzten Ausgabe. Er erspart mir einige E-Mails, die ich normalerweise "nachreichen" muss, weil ich etwas vergessen habe. Bei mir kommt es jedoch öfter vor, dass ich Nachrichten sofort versenden muss - da ist der Weg über die Deaktivierung der Regel recht umständlich. Lässt sich das gegebenenfalls einfacher lösen?
ANTWORT: Sie können die Regel dahingehend ändern, dass Sie eine Ausnahme definieren:
- Wählen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent an.
- Markieren Sie die Regel und klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie solange auf Weiter,
bis Sie sich auf der Seite "Ausnahmen hinzufügen" befinden.
- Aktivieren Sie die Ausnahme "Außer wenn mit Wichtigkeit
'Wichtigkeit' markiert" und stellen Sie für 'Wichtigkeit' "Hoch"
ein.
- Übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf Fertigstellen.
Alternativ können Sie auch über Bearbeiten-Kategorien-Kategorienhauptliste eine Kategorie "Sofort senden" anlegen und für die Regel die Ausnahme "Außer wenn sie 'Kategorien' zugeordnet ist" einstellen und für 'Kategorien' "Sofort senden" spezifizieren.
| Newsletter-Tipp |
Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den Funktionen von Office 2003 und XP beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
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