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Ausgabe vom 9. September
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
News & Downloads
- Spotlight: Doppelte Adressen in Ihren
Outlook-Kontakten automatisch löschen
- Download-Tipp: Anhangbeschränkungen komfortabel
einstellen mit einem kostenlosen Outlook-Tool
- Webcast: Tipps und Tricks für Outlook 2003
Anwender
Outlook-Helpline
Newsletter-Tipp
| News &
Downloads |
Spotlight: Doppelte Adressen in Ihren Outlook-Kontakten automatisch löschen
Doppelte Adressen in den Kontakten sind ein häufig auftauchendes Ärgernis in Outlook. Die Bearbeitung durch mehrere Personen, der Einsatz von Synchronisationsprogrammen für PDA's oder Handys sowie der Datenimport aus anderen Programmen wie Excel oder Access führen immer wieder dazu, dass Sie dieselben Personen oder Firmen plötzlich in mehrfacher Ausführung in Ihren Kontakten vorfinden. Mit dem OLXDuplicateChecker können Sie diese Duplikate per Mausklick innerhalb weniger Sekunden ausfindig machen und löschen. Sie benötigen dazu nur 3 Schritte:
- Sie wählen einen oder mehrere Kontaktordner aus, die Sie auf
Duplikate untersuchen möchten. Der OLXDuplicateChecker findet wahlweise
die doppelten Adressen innerhalb eines Ordners oder beim Vergleich
mehrerer Ordnerinhalte.
- Entscheiden Sie sich für die gewünschten Suchkriterien zur Erkennung
von Duplikaten. Zum Beispiel: reicht es wenn nur der Name gleich ist
oder müssen Name, Straße, Postleitzahl und E-Mail-Adresse
übereinstimmen?
- Klicken Sie auf CHECK und innerhalb weniger Sekunden ermittelt der
OLXDuplicateChecker die Duplikate auch aus umfangreichen Datenbeständen
(ca. 1 Sekunde pro 1.000 Adressen). Sie haben dann die Wahl, alle Doppel
per Mausklick automatisch zu entfernen oder die Adressen von Fall zu
Fall zu prüfen und gezielt den zu löschenden Eintrag zu
bestimmen.
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/
...und in einer Serverversion, wenn Sie auf einen Exchange-Server zugreifen:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/
Download-Tipp: Anhangbeschränkungen komfortabel einstellen mit einem kostenlosen Outlook-Tool
Nutzen Sie unsere kostenlose Outlook-Erweiterung zur Konfiguration der gesperrten Anhänge von Outlook 2000, 2002/XP und 2003. Der Anhangsicherheits-Manager bietet Ihnen nicht nur noch mehr Funktionen als das in der letzten Woche vorgestellte Tool, sondern ist auch noch vollkommen kostenlos:
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SmartTools
Anhangsicherheits-Manager |
Nach dem Download beenden Sie bitte zunächst Outlook und starten erst dann die Installation. Folgen Sie den Anweisungen des Setup-Assistenten und wenn Sie anschließend Outlook wieder starten, finden Sie hier ein neues Menü SmartTools-Anhang-Sicherheit-Einstellungen. Rufen Sie die neue Funktion auf in einem Dialogfeld können Sie mit wenigen Mausklicks bestimmen, welche Anhänge Outlook sperren soll und auf welche Dateien Sie uneingeschränkt zugreifen möchten.
Unser Anhangsicherheits-Manager geht sogar noch einen Schritt weiter, denn auf Wunsch können Sie weitere Dateikennungen konfigurieren, die in Outlook standardmäßig nicht vorgegeben sind, künftig aber gesperrt sein sollen. Und wenn Sie als Administrator die Sicherheitseinstellungen für andere Anwender konfigurieren und verhindern möchten, dass nachträglich Änderungen vorgenommen werden, lässt sich der Anhangsicherheits-Manager mit einem Kennwort schützen.
Webcast: Tipps und Tricks für Outlook 2003 Anwender
Haben Sie auch manchmal das Gefühl nicht genug an einem Arbeitstag zu schaffen? Von umfangreichen Suchfunktionen bis zu übersichtlichen Kalenderfunktionen bietet Microsoft Outlook 2003 jedem Anwender die Möglichkeit seine Produktivität deutlich zu steigern. Erfahren Sie in einem kostenlosen Webcast von Microsoft am 16. September 2004 um 19:00 Uhr wie Sie eine steigende Informationsflut organisieren und im Team zusammenarbeiten. Weitere Informationen und den Links zur Anmeldung finden Sie unter der folgenden Adresse:
Webcast am 16.9.2004 zu Outlook 2003
| Outlook-Tipp der
Woche |
Gesamtdauer markierter Termine anzeigen
Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003
In der Ansicht "Aktive Termine" können Sie sich zwar einen Überblick über anstehende Termine verschaffen, wenn Sie allerdings schnell einmal wissen möchten, wie viel Zeit noch für Termine bei einem bestimmten Kunden oder in einem bestimmten Zeitraum (diese Woche, nächsten Monat) anfällt oder wie viele Stunden Sie für bestimmte Termine in Rechnung stellen können, lässt Outlook Sie im Stich. Die Lösung: Mit einem kleinen Makro können Sie sich ganz einfach die Gesamtdauer der Termine anzeigen lassen, die in der aktuellen Ansicht markiert sind:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung
- Geben Sie in einem neuen oder einem vorhandenen Modul die folgende
Prozedur ein:
Dim objAuswahl As Selection
Dim objTermin As AppointmentItem
Dim lngGesamt As Long
Dim lngTage As Long
Dim lngStunden As Long
Dim lngMinuten As Long
Dim strMsg As String
On Error Resume Next
Set objAuswahl = Application.ActiveExplorer.Selection
lngGesamt = 0
For Each objTermin In objAuswahl
lngGesamt = lngGesamt + objTermin.Duration
Next objTermin
lngStunden = lngGesamt \\ 60
lngMinuten = lngGesamt Mod 60
lngTage = lngStunden \\ 24
strMsg = "Dauer in Stunden/Minuten: " _
& Format$(lngStunden, "0") & ":" & _
Format$(lngMinuten, "00")
If lngTage > 0 Then
strMsg = strMsg & vbCrLf & "Dauer in Tagen: " & _
CStr(lngTage) & vbCrLf
End If
MsgBox strMsg, _
vbOKOnly + vbInformation, _
"Gesamtdauer Termine:"
Set objAuswahl = Nothing
End Sub
- Sichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf das Symbol Speichern.
- Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung durch einen Klick auf das
kleine Kreuz rechts oben in der Titelleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige
Symbolleiste, wählen Sie Anpassen im
Kontextmenü an und wechseln im folgenden "Anpassen"-Dialog auf die
Registerkarte "Befehle".
- Stellen Sie die Liste Kategorien
auf "Makros" ein und ziehen Sie den Eintrag
"Modulname.GesamtdauerTermine" in die gewünschte Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und nehmen
Sie im Eigenschaften-Menü die gewünschten Einstellungen vor, indem Sie
beispielsweise "Name" auf "Gesamtdauer" und das Icon des Eintrages über
Schaltflächensymbol ändern auf den
kleinen Taschenrechner setzen.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen.
Dauer in Stunden/Minuten: 72:45
Dauer in Tagen: 3
Kurz zur Funktionsweise des Makros: Die aktuelle Ansicht wird durch ein "Explorer"-Objekt repräsentiert, das eine Auflistung "Selection" zur Verfügung stellt. In dieser Auflistung sind alle markierten Elemente enthalten. Über eine Schleife wird nun jeder Termin ausgelesen und dessen Dauer, festgehalten in der Eigenschaft "Duration", zu einer Variablen "lngGesamt" addiert. Ausgehend von diesem Wert, der die Gesamtanzahl in Minuten darstellt, können nun Stunden, Tage und Restminuten berechnet und angezeigt werden.
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Quicktipp: Betreffzeilen bearbeiten für mehr Übersicht
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
Für die Organisation und Sortierung Ihrer Mails wäre es manchmal hilfreich, wenn Sie die Betreffzeile bearbeiten könnten. Sie möchten beispielsweise ein Kürzel, ein Stichwort oder einen kurzen Kommentar ergänzen. Nur wenige Anwender wissen, dass Outlook genau das mit wenig Aufwand möglich macht: Öffnen Sie einfach eine beliebige Mail und klicken Sie in die Betreffzeile. Auch wenn es sich nicht um ein Eingabefeld handelt, können Sie jetzt Text hinzufügen oder löschen. Bestätigen Sie dann einfach die Frage nach der Speicherung der Änderungen und schon ist die Betreffzeile geändert.
Auf Wunsch lässt sich eine Betreffzeile aber auch ändern, ohne dass Sie die E-Mail öffnen:
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Aktuelle
Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen (Outlook 98, 2000 und
2002/XP) bzw. Ansicht-Anordnen nach-Aktuelle
Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen (Outlook 2003) an.
- Klicken Sie auf Weitere
Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bearbeiten in der Zelle ermöglichen.
- Nachdem mit zweimal Ok bestätigt
haben, können Sie direkt im Posteingang auf den Betreff (und übrigens
auch auf jede andere Information) klicken und sofort
bearbeiten.
| Outlook-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000 oder 2002? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
outlook-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Anredeformen im Kontaktformular
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Können Sie mir sagen, wie ich die Anredeformen, die bei Eingabe eines Namens im Outlook-Kontaktformular in einer Dropdown-Liste angezeigt werden, um weitere Bezeichnungen ergänzen kann. Ich vermisse beispielsweise den Titel "Dipl. Ing.".
P. Maurer
ANTWORT: Der Inhalt des Dropdown-Listenfeldes Anrede ist fest in den Programmcode von Outlook integriert. Sie haben also keine Chance, die Liste durch eigene Einträge zu erweitern. Allerdings können Sie in dem Feld beliebige Tastatureingaben vornehmen, um zum Beispiel als Anredeform den Titel "Dipl. Ing." einzutragen. Mit anderen Worten: Sie sind nicht auf die vorgeschlagenen Listenfeldeinträge beschränkt.
Wenn Sie unbedingt eine erweiterte Liste mit Anredeformen benötigen, bleibt Ihnen nur der Weg über ein benutzerdefiniertes Kontaktformular, in das Sie ein Kombinationsfeld mit den gewünschten Titeln einfügen. Den ausgewählten Wert weisen Sie dann dem Kontaktfeld "Anrede" zu. Ob sich dieser Aufwand allerdings lohnt oder ob es nicht doch einfacher ist, fehlende Titel manuell einzutragen, müssen Sie selbst entscheiden.
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Fremdsprachige Tagesnamen im Kalender
Versionen: Outlook 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich arbeite mit Outlook 2002 und in meinem Kalender stehen seit neuestem neben den deutschen Wochentagsnamen auch die französischen Bezeichnungen. Die Funktionsweise des Kalenders ist dadurch zwar nicht beeinträchtigt, aber die fremdsprachigen Wochentage empfinde ich doch als störend. Wissen Sie, wie sich dieses Phänomen erklären lässt und wie ich es wieder abstellen kann?
M. Lasner
ANTWORT: Seit Outlook 2002 können Sie so genannte "Zusatzkalender" aktivieren. Sofern die entsprechenden Sprachinformationen installiert sind, lassen sich auf diese Weise diverse fremdsprachige Kalenderangaben - darunter auch chinesische, hebräische oder arabische - in Outlook anzeigen. Wahrscheinlich haben Sie versehentlich den französischen Zusatzkalender aktiviert. Um ihn wieder abzuschalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie Extras-Optionen an und
lassen Sie sich die Registerkarte Einstellungen anzeigen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kalenderoptionen.
- Schalten Sie im Bereich Erweiterte
Optionen das Kontrollkästchen Zusatzkalender aktivieren aus.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok
und schließen Sie das Dialogfeld der Outlook-Optionen ebenfalls mit
Ok.
| Newsletter-Tipp |
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SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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