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Outlook-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Doppelte Adressen in Ihren Outlook-Kontakten automatisch löschen Doppelte Adressen in den Kontakten sind ein häufig auftauchendes Ärgernis in Outlook. Die Bearbeitung durch mehrere Personen, der Einsatz von Synchronisationsprogrammen für PDA's oder Handys sowie der Datenimport aus anderen Programmen wie Excel oder Access führen immer wieder dazu, dass Sie dieselben Personen oder Firmen plötzlich in mehrfacher Ausführung in Ihren Kontakten vorfinden. Mit dem OLXDuplicateChecker können Sie diese Duplikate per Mausklick innerhalb weniger Sekunden ausfindig machen und löschen. Sie benötigen dazu nur 3 Schritte:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/ ...und in einer Serverversion, wenn Sie auf einen Exchange-Server zugreifen: http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/ Download-Tipp: Anhangbeschränkungen komfortabel einstellen mit einem kostenlosen Outlook-Tool Nutzen Sie unsere kostenlose Outlook-Erweiterung zur Konfiguration der gesperrten Anhänge von Outlook 2000, 2002/XP und 2003. Der Anhangsicherheits-Manager bietet Ihnen nicht nur noch mehr Funktionen als das in der letzten Woche vorgestellte Tool, sondern ist auch noch vollkommen kostenlos:
Nach dem Download beenden Sie bitte zunächst Outlook und starten erst dann die Installation. Folgen Sie den Anweisungen des Setup-Assistenten und wenn Sie anschließend Outlook wieder starten, finden Sie hier ein neues Menü SmartTools-Anhang-Sicherheit-Einstellungen. Rufen Sie die neue Funktion auf in einem Dialogfeld können Sie mit wenigen Mausklicks bestimmen, welche Anhänge Outlook sperren soll und auf welche Dateien Sie uneingeschränkt zugreifen möchten. Unser Anhangsicherheits-Manager geht sogar noch einen Schritt weiter, denn auf Wunsch können Sie weitere Dateikennungen konfigurieren, die in Outlook standardmäßig nicht vorgegeben sind, künftig aber gesperrt sein sollen. Und wenn Sie als Administrator die Sicherheitseinstellungen für andere Anwender konfigurieren und verhindern möchten, dass nachträglich Änderungen vorgenommen werden, lässt sich der Anhangsicherheits-Manager mit einem Kennwort schützen. Webcast: Tipps und Tricks für Outlook 2003 Anwender Haben Sie auch manchmal das Gefühl nicht genug an einem Arbeitstag zu schaffen? Von umfangreichen Suchfunktionen bis zu übersichtlichen Kalenderfunktionen bietet Microsoft Outlook 2003 jedem Anwender die Möglichkeit seine Produktivität deutlich zu steigern. Erfahren Sie in einem kostenlosen Webcast von Microsoft am 16. September 2004 um 19:00 Uhr wie Sie eine steigende Informationsflut organisieren und im Team zusammenarbeiten. Weitere Informationen und den Links zur Anmeldung finden Sie unter der folgenden Adresse: Webcast am 16.9.2004 zu Outlook 2003
Gesamtdauer markierter Termine anzeigen Versionen: Outlook 2000, 2002/XP und 2003 In der Ansicht "Aktive Termine" können Sie sich zwar einen Überblick über anstehende Termine verschaffen, wenn Sie allerdings schnell einmal wissen möchten, wie viel Zeit noch für Termine bei einem bestimmten Kunden oder in einem bestimmten Zeitraum (diese Woche, nächsten Monat) anfällt oder wie viele Stunden Sie für bestimmte Termine in Rechnung stellen können, lässt Outlook Sie im Stich. Die Lösung: Mit einem kleinen Makro können Sie sich ganz einfach die Gesamtdauer der Termine anzeigen lassen, die in der aktuellen Ansicht markiert sind:
Dim objAuswahl As Selection Dim objTermin As AppointmentItem Dim lngGesamt As Long Dim lngTage As Long Dim lngStunden As Long Dim lngMinuten As Long Dim strMsg As String On Error Resume Next Set objAuswahl = Application.ActiveExplorer.Selection lngGesamt = 0 For Each objTermin In objAuswahl lngGesamt = lngGesamt + objTermin.Duration Next objTermin lngStunden = lngGesamt \\ 60 lngMinuten = lngGesamt Mod 60 lngTage = lngStunden \\ 24 strMsg = "Dauer in Stunden/Minuten: " _ & Format$(lngStunden, "0") & ":" & _ Format$(lngMinuten, "00") If lngTage > 0 Then strMsg = strMsg & vbCrLf & "Dauer in Tagen: " & _ CStr(lngTage) & vbCrLf End If MsgBox strMsg, _ vbOKOnly + vbInformation, _ "Gesamtdauer Termine:" Set objAuswahl = Nothing End Sub
Dauer in Stunden/Minuten: 72:45 Dauer in Tagen: 3 Kurz zur Funktionsweise des Makros: Die aktuelle Ansicht wird durch ein "Explorer"-Objekt repräsentiert, das eine Auflistung "Selection" zur Verfügung stellt. In dieser Auflistung sind alle markierten Elemente enthalten. Über eine Schleife wird nun jeder Termin ausgelesen und dessen Dauer, festgehalten in der Eigenschaft "Duration", zu einer Variablen "lngGesamt" addiert. Ausgehend von diesem Wert, der die Gesamtanzahl in Minuten darstellt, können nun Stunden, Tage und Restminuten berechnet und angezeigt werden.
Quicktipp: Betreffzeilen bearbeiten für mehr Übersicht Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 Für die Organisation und Sortierung Ihrer Mails wäre es manchmal hilfreich, wenn Sie die Betreffzeile bearbeiten könnten. Sie möchten beispielsweise ein Kürzel, ein Stichwort oder einen kurzen Kommentar ergänzen. Nur wenige Anwender wissen, dass Outlook genau das mit wenig Aufwand möglich macht: Öffnen Sie einfach eine beliebige Mail und klicken Sie in die Betreffzeile. Auch wenn es sich nicht um ein Eingabefeld handelt, können Sie jetzt Text hinzufügen oder löschen. Bestätigen Sie dann einfach die Frage nach der Speicherung der Änderungen und schon ist die Betreffzeile geändert. Auf Wunsch lässt sich eine Betreffzeile aber auch ändern, ohne dass Sie die E-Mail öffnen:
Haben Sie Fragen zu Outlook 97, 98, 2000 oder 2002? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: outlook-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Anredeformen im Kontaktformular Versionen: Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Können Sie mir sagen, wie ich die Anredeformen, die bei Eingabe eines Namens im Outlook-Kontaktformular in einer Dropdown-Liste angezeigt werden, um weitere Bezeichnungen ergänzen kann. Ich vermisse beispielsweise den Titel "Dipl. Ing.". P. Maurer ANTWORT: Der Inhalt des Dropdown-Listenfeldes Anrede ist fest in den Programmcode von Outlook integriert. Sie haben also keine Chance, die Liste durch eigene Einträge zu erweitern. Allerdings können Sie in dem Feld beliebige Tastatureingaben vornehmen, um zum Beispiel als Anredeform den Titel "Dipl. Ing." einzutragen. Mit anderen Worten: Sie sind nicht auf die vorgeschlagenen Listenfeldeinträge beschränkt. Wenn Sie unbedingt eine erweiterte Liste mit Anredeformen benötigen, bleibt Ihnen nur der Weg über ein benutzerdefiniertes Kontaktformular, in das Sie ein Kombinationsfeld mit den gewünschten Titeln einfügen. Den ausgewählten Wert weisen Sie dann dem Kontaktfeld "Anrede" zu. Ob sich dieser Aufwand allerdings lohnt oder ob es nicht doch einfacher ist, fehlende Titel manuell einzutragen, müssen Sie selbst entscheiden.
Fremdsprachige Tagesnamen im Kalender Versionen: Outlook 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich arbeite mit Outlook 2002 und in meinem Kalender stehen seit neuestem neben den deutschen Wochentagsnamen auch die französischen Bezeichnungen. Die Funktionsweise des Kalenders ist dadurch zwar nicht beeinträchtigt, aber die fremdsprachigen Wochentage empfinde ich doch als störend. Wissen Sie, wie sich dieses Phänomen erklären lässt und wie ich es wieder abstellen kann? M. Lasner ANTWORT: Seit Outlook 2002 können Sie so genannte "Zusatzkalender" aktivieren. Sofern die entsprechenden Sprachinformationen installiert sind, lassen sich auf diese Weise diverse fremdsprachige Kalenderangaben - darunter auch chinesische, hebräische oder arabische - in Outlook anzeigen. Wahrscheinlich haben Sie versehentlich den französischen Zusatzkalender aktiviert. Um ihn wieder abzuschalten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Access-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
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