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Ausgabe vom 1. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook -
Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
- Download-Tipp: Der kostenlose Kalender-Assistent für
Word
- News: Das neue XPS-Dokumentformat von
Microsoft
Word-Helpline
- Verknüpfungen zu Excel-Tabellen nach Verschieben der
Dateien erhalten
- Automatisches Leerzeichen nach AutoText
verhindern
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung
beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
SmartTools Outlook Backup 2.0
Download-Tipp: Der kostenlose Kalender-Assistent für Word
Vergessen Sie teure Kalendervordrucke: Wie wäre es, wenn Sie jederzeit Ihre eigenen Kalenderblätter erstellen könnten? Für jeden beliebigen Zeitpunkt und mit individuellen Formatierungen? Der SmartTools Tages-Kalenderassistent bietet Ihnen genau diese Möglichkeit für Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97!
Normalerweise sind Kalenderformulare mit Word schnell erstellt, aber mit der Gestaltung alleine ist es noch nicht getan: Für den optimalen Komfort muss auch das Einfügen des Datums automatisiert werden und da kommen Sie ohne die Hilfe von Makros nichts mehr aus.
Der SmartTools Tages-Kalenderassistent nimmt Ihnen die lästige Programmierarbeit ab. Sie erhalten kostenlos eine Vorlage für Tageskalenderblätter mit den zugehörigen Makros zum automatischen Ausfüllen. Die Vorlage können Sie individuell anpassen und beispielsweise mit dem Firmennamen, einer Projektbezeichnung oder beliebigen Grafiken versehen; das Ausfüllen übernimmt ein komfortabler Assistent. Sie legen nur den gewünschten Zeitraum fest und am Ende erhalten Sie eine entsprechende Anzahl von Kalenderblättern, die Sie entweder am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken können. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
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SmartTools
Tages-Kalenderassistent kostenlos
herunterladen |
News: Das neue XPS-Dokumentformat von Microsoft
Wie bereits vor einiger Zeit berichtet, arbeitet Microsoft unter dem Codenamen "Metro" an einem neuen Dateiformat, das wie PDF das Erstellen, Weitergeben, Anzeigen und Drucken von formatierten Dokumenten erleichtern soll. Inzwischen wurden der Codename "Metro" durch die offizielle Bezeichnung XPS (=XML Paper Specifications) ersetzt und einige interessante Details bekannt gegeben:
- Word 12 und die meisten anderen Applikationen der nächsten
Office-Versionen werden nicht nur eine Funktion "Speichern als PDF",
sondern auch einen Menüpunkt "Speichern als XPS" anbieten. Durch die
Integration des XPS-Exports in das Programm wird nicht nur die
Ausgabequalität verbessert sondern auch die Weitergabe von zusätzlichen
Informationen wie Hyperlinks zur Dokumentnavigation ermöglicht.
- Ein Viewer für XPS-Dokumente wird in Windows Vista bereits
standardmäßig vorhanden sein, aber Microsoft wird weitere kostenlose
Viewer für ältere Windows-Versionen und auch andere Plattformen wie
Macintosh und UNIX anbieten.
http://www.microsoft.com/whdc/xps/downloads.mspx
| Word-Tipp der
Woche |
Leerzeilen in Word-Tabellen automatisch löschen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Beim Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten entstehen immer wieder Leerzeilen in Tabellen, die Sie manuell suchen und dann einzeln durch den umständlichen Aufruf des Menüs Tabelle-Löschen-Zeile entfernen müssen. Durch den Einsatz eines kleinen Makros können Sie diesen Aufwand auf einen einzigen Mausklick reduzieren:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in den VBA-Editor, und klicken Sie
im Projekt-Explorer auf "Normal (NORMAL)".
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Modul
an und geben Sie den folgenden Code ein:
Dim docTemp As Document, tblTemp As Table
Dim rgAktZeile As Range, clAktZelle As Cell
Dim blnZeileBenutzt As Boolean
Dim I As Integer, J As Integer
Dim intAnzZeilen As Integer, intAnzZellen As Integer
Set docTemp = ActiveDocument
If docTemp.Tables.Count = 0 Then
Beep
MsgBox "Es sind keine Tabellen im aktuellen " & _
"Dokument vorhanden!", _vbOKOnly + _
vbCritical, "Leere Zeilen löschen"
Exit Sub
End If
Application.ScreenUpdating = False
If Not Selection.Information(wdWithInTable) Then
MsgBox "Bitte setzen Sie den Cursor zunächst " & _
"in die gewünschte Tabelle", __
vbOKOnly + vbCritical, "Leere Zeilen löschen"
Exit Sub
End If
Set tblTemp = Selection.Tables(1)
Set rgAktZeile = tblTemp.Rows(1).Range
intAnzZeilen = tblTemp.Rows.Count
For I = 1 To intAnzZeilen
DoEvents
intAnzZellen = rgAktZeile.Rows(1).Cells.Count
blnZeileBenutzt = False
For J = 1 To intAnzZellen
DoEvents
Set clAktZelle = rgAktZeile.Rows(1).Cells(J)
If clAktZelle.Range.Characters.Count > 1 Then
blnZeileBenutzt = True
Exit For
End If
Next J 'Nächste Zelle
If Not blnZeileBenutzt Then
rgAktZeile.Rows(1).Delete
Else
Set rgAktZeile = rgAktZeile.Next(wdRow)
End If
Next I 'Nächste Zeile
Application.ScreenUpdating = True
Application.ScreenRefresh
DoEvents
End Sub
- Sichern Sie Ihre Eingabe mit Datei-Speichern
von NORMAL und verlassen Sie den VBA-Editor.
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ExcelDer PDFgrabber 2.5 wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Mit der neuen Version 2.5 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word und Excel integriert. Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.5 brauchen Sie nur 3 Schritte:
PDFgrabber 2.5 - Standard für Privatanwender PDFgrabber 2.5 - Professional für professionelle Anwender |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Verknüpfungen zu Excel-Tabellen nach Verschieben der Dateien erhalten
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ist es irgendwie möglich, die Verknüpfung zu einer Excel-Tabelle automatisch zu erhalten, auch wenn die Excel-Datei in einen anderen Ordner oder auf ein anderes Laufwerk verschoben wird? Vielleicht gibt es ja eine Lösung in Form eines VBA-Makros.
K. Wendlandt
ANTWORT: Beim Öffnen eines Word-Dokuments, das Verknüpfungen zu einer Excel-Datei enthält, versucht Word automatisch, die Daten zu aktualisieren. Je nach Word-Version werden Sie vorher gefragt, ob die Aktualisierung durchgeführt werden soll oder nicht. Falls sich die Excel-Quelle nicht mehr am ursprünglichen Ort befindet, gehen die einzelnen Word-Versionen unterschiedlich vor: Word 97 und 2000 geben sozusagen auf und zeigen nur den letzten Zustand der Excel-Tabelle an; die Verknüpfung zur Excel-Datei ist unterbrochen und spätestens, wenn Sie die Daten per Doppelklick bearbeiten wollen, erhalten Sie eine Meldung, dass die Datei nicht gefunden wurde. Word 2002 und 2003 versuchen dagegen, die Excel-Datei auf allen verfügbaren Datenträgern zu finden und ändern die Verknüpfung, sodass sie auf die erste gefundene Datei, die den gleichen Namen wie die Ursprungstabelle hat, verweist. Ob es sich dabei um die korrekte Datei handelt oder ob nur zufällig eine Datei gleichen Namens gefunden wurde, lässt sich nicht vorherbestimmen.
Word unterstützt leider auch keine relativen Pfadangaben. Das heißt, selbst wenn Sie sowohl die Excel-Datei als auch das Word-Dokument verschieben, verweist die Verknüpfung immer noch auf den ursprünglichen Pfad der Excel-Datei. Das gilt auch für den Fall, dass sich beide Dateien im selben Ordner befinden. Dann könnten Sie im LINK- bzw. VERKNÜPFUNG-Feld nach Einschalten der Feldfunktionsansicht (Alt+F9) zwar manuell die Pfadangabe entfernen. Das hat aber nur bis zur nächsten Feldaktualisierung Bestand. Dann nämlich stellt Word dem Excel-Dateinamen wieder selbstständig den vollständigen Pfad voran.
Auch mit einem Makro kommen Sie nicht weiter. Wie sollte denn der Code aussehen, der eine automatische Suche nach der verknüpften Excel-Datei durchführt? Die Suche könnte auch nicht zuverlässiger sein als die von Word 2002 und 2003 automatisch durchgeführte Aktion.
Somit bleibt nur die manuelle Aktualisierung der Verknüpfungen mit Hilfe des Befehls Bearbeiten-Verknüpfungen. Die Schaltfläche Quelle ändern bzw. Quelle wechseln (in Word 97) erlaubt dann die individuelle Auswahl der Excel-Datei.
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Outlook zuverlässig finden und löschenDer bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST): OLXDuplicateChecker - Einzelplatzversion ...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten: OLXDuplicateChecker - Serverversion |
Automatisches Leerzeichen nach AutoText verhindern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe ein Problem mit den AutoTexten in Word. Wenn ich einen von mir definierten AutoText per F3 oder nach Anzeige eines Vorschlags mit der Return-Taste einfüge und dann direkt am Ende des letzten Wortes weiter schreiben will, fügt Word automatisch ein Leerzeichen zwischen AutoText und dem ersten von mir eingegebenen Zeichen ein. Angenommen etwa, der AutoText enthält das Wort "Mitarbeiter" und ist über das Kürzel "mita" definiert. Nun will ich aber die weibliche Form "Mitarbeiterin" eingeben. Dazu tippe ich "mita", bestätige den daraufhin angezeigten Vorschlag mit Return, und fahre dann mit dem Buchstaben "i" fort. Danach steht zwischen "Mitarbeiter" und dem "i" ein Leerzeichen, das ich erst löschen muss. Wissen Sie, wie sich dieses Verhalten abstellen lässt?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Schuld an dem "überflüssigen" Leerzeichen ist genau diese kleine Vorschlagbox, die Sie angesprochen haben. Sobald sie auf dem Bildschirm erscheint, fügt Word beim Tippen des nächsten Zeichens automatisch ein Leerzeichen hinter dem AutoText ein, auch wenn Sie den Eintrag ohne Leerzeichen definiert haben. Sie haben drei Möglichkeiten, dieses Verhalten abzustellen:
- Schalten Sie die Anzeige der Vorschlagbox generell aus. Dazu wählen
Sie Extras-AutoKorrektur (Word
97/2000) bzw. Extras-AutoKorrektur-Optionen
(Word 2002/XP und 2003) an. Danach blenden Sie die
Registerkarte AutoText ein und
deaktivieren das Kontrollkästchen Rest des Wortes
oder des Datums während der Eingabe als Tipp vorschlagen
(Word 97/2000) respektive AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen (Word
2002/XP und 2003). Bestätigen Sie die Änderung mit Ok. - Nachteil des Verfahrens: Sie können
nicht erkennen, ob die Eingabe durch einen AutoText beschleunigt werden
kann, da Vorschläge nicht mehr angezeigt werden.
- Verwenden Sie AutoText-Namen, die maximal drei Zeichen lang sind.
Das erreichen Sie zum Beispiel, indem Sie den vollständigen Begriff im
Text eingeben und markieren, dann Einfügen-AutoText-Neu aufrufen und als Namen
des AutoText-Eintrags eine Bezeichnung wie "mab" eintragen. Später
können Sie das Kürzel "mab" eingeben und F3 drücken, um das Wort
"Mitarbeiter" einzufügen. Alle nachfolgenden Zeichen erscheinen ohne
Leerzeichen direkt hinter dem AutoText. Grund dafür ist offenbar, dass
Word nach drei Zeichen noch keine AutoText-Vorschläge macht und die
entsprechende Box nicht störend in den Textfluss eingreifen kann. -
Nachteil des Verfahrens: Dreistellige Zeichenkombinationen sind sehr
kryptisch und müssen erlernt werden. Außerdem ist die Anzahl möglicher
Buchstaben-/Zahlenkombinationen beschränkt.
- Blenden Sie die Vorschlagbox jedes Mal manuell aus. Das erfordert
zwar einen zusätzlichen Tastendruck, ist aber vielleicht der beste
Kompromiss. In der Praxis sieht das so aus, dass Sie wie gewohnt den
AutoText-Namen eingeben, zum Beispiel "mita". Word zeigt daraufhin die
kleine Box mit dem Vervollständigungsvorschlag "Mitarbeiter" an. Drücken
Sie Esc, um die Box sofort wieder auszublenden. Das hat keinen
Einfluss auf das übliche AutoText-Verhalten. Sie können also ohne
weiteres F3 drücken, um den AutoText-Eintrag in das Dokument
einzufügen. Da Sie die Vorschlagbox zuvor ausgeblendet haben, steht ein
angefügtes "in" anschließend direkt hinter dem AutoText
"Mitarbeiter".
| Newsletter-Tipp |
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SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 2003, 2002/XP, 2000 und 97:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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