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Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die aktuelle Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: SmartTools Outlook Backup 2.0 Download-Tipp: Der kostenlose Kalender-Assistent für Word Vergessen Sie teure Kalendervordrucke: Wie wäre es, wenn Sie jederzeit Ihre eigenen Kalenderblätter erstellen könnten? Für jeden beliebigen Zeitpunkt und mit individuellen Formatierungen? Der SmartTools Tages-Kalenderassistent bietet Ihnen genau diese Möglichkeit für Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97! Normalerweise sind Kalenderformulare mit Word schnell erstellt, aber mit der Gestaltung alleine ist es noch nicht getan: Für den optimalen Komfort muss auch das Einfügen des Datums automatisiert werden und da kommen Sie ohne die Hilfe von Makros nichts mehr aus. Der SmartTools Tages-Kalenderassistent nimmt Ihnen die lästige Programmierarbeit ab. Sie erhalten kostenlos eine Vorlage für Tageskalenderblätter mit den zugehörigen Makros zum automatischen Ausfüllen. Die Vorlage können Sie individuell anpassen und beispielsweise mit dem Firmennamen, einer Projektbezeichnung oder beliebigen Grafiken versehen; das Ausfüllen übernimmt ein komfortabler Assistent. Sie legen nur den gewünschten Zeitraum fest und am Ende erhalten Sie eine entsprechende Anzahl von Kalenderblättern, die Sie entweder am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken können. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:
News: Das neue XPS-Dokumentformat von Microsoft Wie bereits vor einiger Zeit berichtet, arbeitet Microsoft unter dem Codenamen "Metro" an einem neuen Dateiformat, das wie PDF das Erstellen, Weitergeben, Anzeigen und Drucken von formatierten Dokumenten erleichtern soll. Inzwischen wurden der Codename "Metro" durch die offizielle Bezeichnung XPS (=XML Paper Specifications) ersetzt und einige interessante Details bekannt gegeben:
http://www.microsoft.com/whdc/xps/downloads.mspx
Leerzeilen in Word-Tabellen automatisch löschen Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Beim Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten entstehen immer wieder Leerzeilen in Tabellen, die Sie manuell suchen und dann einzeln durch den umständlichen Aufruf des Menüs Tabelle-Löschen-Zeile entfernen müssen. Durch den Einsatz eines kleinen Makros können Sie diesen Aufwand auf einen einzigen Mausklick reduzieren:
Dim docTemp As Document, tblTemp As Table Dim rgAktZeile As Range, clAktZelle As Cell Dim blnZeileBenutzt As Boolean Dim I As Integer, J As Integer Dim intAnzZeilen As Integer, intAnzZellen As Integer Set docTemp = ActiveDocument If docTemp.Tables.Count = 0 Then Beep MsgBox "Es sind keine Tabellen im aktuellen " & _ "Dokument vorhanden!", _vbOKOnly + _ vbCritical, "Leere Zeilen löschen" Exit Sub End If Application.ScreenUpdating = False If Not Selection.Information(wdWithInTable) Then MsgBox "Bitte setzen Sie den Cursor zunächst " & _ "in die gewünschte Tabelle", __ vbOKOnly + vbCritical, "Leere Zeilen löschen" Exit Sub End If Set tblTemp = Selection.Tables(1) Set rgAktZeile = tblTemp.Rows(1).Range intAnzZeilen = tblTemp.Rows.Count For I = 1 To intAnzZeilen DoEvents intAnzZellen = rgAktZeile.Rows(1).Cells.Count blnZeileBenutzt = False For J = 1 To intAnzZellen DoEvents Set clAktZelle = rgAktZeile.Rows(1).Cells(J) If clAktZelle.Range.Characters.Count > 1 Then blnZeileBenutzt = True Exit For End If Next J 'Nächste Zelle If Not blnZeileBenutzt Then rgAktZeile.Rows(1).Delete Else Set rgAktZeile = rgAktZeile.Next(wdRow) End If Next I 'Nächste Zeile Application.ScreenUpdating = True Application.ScreenRefresh DoEvents End Sub
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Verknüpfungen zu Excel-Tabellen nach Verschieben der Dateien erhalten Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ist es irgendwie möglich, die Verknüpfung zu einer Excel-Tabelle automatisch zu erhalten, auch wenn die Excel-Datei in einen anderen Ordner oder auf ein anderes Laufwerk verschoben wird? Vielleicht gibt es ja eine Lösung in Form eines VBA-Makros. K. Wendlandt ANTWORT: Beim Öffnen eines Word-Dokuments, das Verknüpfungen zu einer Excel-Datei enthält, versucht Word automatisch, die Daten zu aktualisieren. Je nach Word-Version werden Sie vorher gefragt, ob die Aktualisierung durchgeführt werden soll oder nicht. Falls sich die Excel-Quelle nicht mehr am ursprünglichen Ort befindet, gehen die einzelnen Word-Versionen unterschiedlich vor: Word 97 und 2000 geben sozusagen auf und zeigen nur den letzten Zustand der Excel-Tabelle an; die Verknüpfung zur Excel-Datei ist unterbrochen und spätestens, wenn Sie die Daten per Doppelklick bearbeiten wollen, erhalten Sie eine Meldung, dass die Datei nicht gefunden wurde. Word 2002 und 2003 versuchen dagegen, die Excel-Datei auf allen verfügbaren Datenträgern zu finden und ändern die Verknüpfung, sodass sie auf die erste gefundene Datei, die den gleichen Namen wie die Ursprungstabelle hat, verweist. Ob es sich dabei um die korrekte Datei handelt oder ob nur zufällig eine Datei gleichen Namens gefunden wurde, lässt sich nicht vorherbestimmen. Word unterstützt leider auch keine relativen Pfadangaben. Das heißt, selbst wenn Sie sowohl die Excel-Datei als auch das Word-Dokument verschieben, verweist die Verknüpfung immer noch auf den ursprünglichen Pfad der Excel-Datei. Das gilt auch für den Fall, dass sich beide Dateien im selben Ordner befinden. Dann könnten Sie im LINK- bzw. VERKNÜPFUNG-Feld nach Einschalten der Feldfunktionsansicht (Alt+F9) zwar manuell die Pfadangabe entfernen. Das hat aber nur bis zur nächsten Feldaktualisierung Bestand. Dann nämlich stellt Word dem Excel-Dateinamen wieder selbstständig den vollständigen Pfad voran. Auch mit einem Makro kommen Sie nicht weiter. Wie sollte denn der Code aussehen, der eine automatische Suche nach der verknüpften Excel-Datei durchführt? Die Suche könnte auch nicht zuverlässiger sein als die von Word 2002 und 2003 automatisch durchgeführte Aktion. Somit bleibt nur die manuelle Aktualisierung der Verknüpfungen mit Hilfe des Befehls Bearbeiten-Verknüpfungen. Die Schaltfläche Quelle ändern bzw. Quelle wechseln (in Word 97) erlaubt dann die individuelle Auswahl der Excel-Datei.
Automatisches Leerzeichen nach AutoText verhindern Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich habe ein Problem mit den AutoTexten in Word. Wenn ich einen von mir definierten AutoText per F3 oder nach Anzeige eines Vorschlags mit der Return-Taste einfüge und dann direkt am Ende des letzten Wortes weiter schreiben will, fügt Word automatisch ein Leerzeichen zwischen AutoText und dem ersten von mir eingegebenen Zeichen ein. Angenommen etwa, der AutoText enthält das Wort "Mitarbeiter" und ist über das Kürzel "mita" definiert. Nun will ich aber die weibliche Form "Mitarbeiterin" eingeben. Dazu tippe ich "mita", bestätige den daraufhin angezeigten Vorschlag mit Return, und fahre dann mit dem Buchstaben "i" fort. Danach steht zwischen "Mitarbeiter" und dem "i" ein Leerzeichen, das ich erst löschen muss. Wissen Sie, wie sich dieses Verhalten abstellen lässt? Diverse Anfragen ANTWORT: Schuld an dem "überflüssigen" Leerzeichen ist genau diese kleine Vorschlagbox, die Sie angesprochen haben. Sobald sie auf dem Bildschirm erscheint, fügt Word beim Tippen des nächsten Zeichens automatisch ein Leerzeichen hinter dem AutoText ein, auch wenn Sie den Eintrag ohne Leerzeichen definiert haben. Sie haben drei Möglichkeiten, dieses Verhalten abzustellen:
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