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Ausgabe vom 1. Februar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
- Download-Tipp: Der kostenlose Formel-Assistent für
Ihre Word-Tabellen
- News: Kryptologie-Experte Phil Zimmermann äußert
sich zur Sicherheitslücke in Word und Excel
Word-Helpline
- Sicherheitswarnung beim Verbinden mit der
Datenquelle eines Serienbriefs ausschalten
- Transparente Grafiken
einfügen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument äußerst praktisch.
Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine
laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate
usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
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Download-Tipp: Der kostenlose Formel-Assistent für Ihre Word-Tabellen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
In Word-Tabellen können Sie Formeln für kleine Berechnungen eingeben und wie aus Excel gewohnt mit Bezügen wie A1, B2, C10 usw. arbeiten, um auf die einzelnen Tabellenfelder Bezug zu nehmen. Das funktioniert grundsätzlich ganz gut, aber leider ist die nachträgliche Bearbeitung der Formeln mehr als umständlich. Abgesehen davon, dass Sie nur mit einigem Aufwand den Überblick über die verwendeten Formeln behalten können, müssen Sie für die Bearbeitung umständlich ein separates Dialogfeld aufrufen. Außerdem lassen sich die Bezüge der Tabellenfelder nur sehr umständlich durch manuelles Auszählen bestimmen.
Die Lösung: unser kostenloser SmartTools Formel-Assistent erweitert Word um eine Symbolleiste, die in jeder Tabelle automatisch den korrekten Bezug des aktuellen Tabellenfeldes (oder sogar mehrerer markierter Felder) anzeigt. Der Clou dabei: Befindet sich in dem aktuellen Feld eine Formel, wird komplett in der Symbolleiste angezeigt. Wie aus Excel gewohnt können Sie die Formel dort direkt bearbeiten und wieder in die Tabelle zurückschreiben. Sie finden den Gratis-Download unter:
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SmartTools
Formel-Assistent für
Word |
News: Kryptologie-Experte Phil Zimmermann äußert sich zur Sicherheitslücke in Word und Excel
Wie in der letzten Ausgabe berichtet, wurde in Word und Excel auf eine Schwachstelle bei der Verschlüsselung von Dokumenten und Arbeitsmappen entdeckt. In einer aktuellen Meldung der amerikanischen Zeitschrift PC-World bezeichnet der bekannte Kryptologie-Experte Phil Zimmermann (Erfinder und Entwickler von PGP) die Sicherheitslücke als sehr ernst:
Kryptologie-Experte Phil Zimmermann
Microsoft teilte der Zeitschrift mit, dass das Problem immer noch untersucht wird und daher noch nicht fest steht ob und wann ein Update veröffentlich wird.
| Word-Tipp der
Woche |
Verborgenen Text automatisch entfernen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Verborgener Text (in Word 2000, 2002/XP und 2003 heißt die entsprechende Formatierung "Ausgeblendet") eignet sich hervorragend dazu, sensible Informationen in Dokumenten vor neugierigen Blicken zu schützen oder vom Ausdruck auszuschließen. Wenn Sie Dokumente mit verborgenem Text weitergeben, ist es für den Empfänger allerdings kein Problem, diese Informationen einzusehen: Über Extras-Optionen lässt sich versteckter Text sowohl für die Anzeige als auch für den Ausdruck "reaktivieren". Bevor Sie also Dokumente mit sensiblen Informationen im verborgenen Text weitergeben, ist es sinnvoll, ihn aus dem Dokument zu löschen. Denken Sie aber daran, vor einer solchen Aktion immer eine Sicherheitskopie anzulegen, wenn Sie die verborgenen Informationen noch benötigen!
Verborgenen Text können Sie entweder über die Suchen-/Ersetzen-Funktion oder über eine VBA-Routine löschen. Das Anlegen einer VBA-Makro lohnt immer dann, wenn Sie regelmäßig verborgenen Text aus Dokumenten löschen müssen. Dazu gleich etwas mehr. Sehen wir uns zunächst an, wie Sie verborgenen Text über die Suchen-/Ersetzen-Funktion löschen:
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern.
- Setzen Sie den Cursor in das Feld Suchen
nach und löschen Sie alle eventuell darin vorhandenen
Zeichen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie Zeichen aus dem Popup-Menü.
- Im Bereich "Effekte" sehen Sie verschiedene Kontrollkästchen, deren
Häkchen alle gesetzt und grau hinterlegt sind. Aktivieren Sie hier das
Kontrollkästchen Verborgen (Word 97)
oder Ausgeblendet (Word 2000, 2002/XP
und 2003), so dass das Häkchen angezeigt, aber nicht mehr grau
hinterlegt ist. Eventuell müssen Sie dazu mehrmals auf das
Kontrollkästchen klicken. Bestätigen Sie dann auf Ok, um zum Ersetzen-Dialog
zurückzukehren.
- Setzen Sie den Cursor in das Feld Ersetzen
durch und löschen Sie alle darin vorhandenen Zeichen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle
ersetzen. Wenn Ihnen das zu unsicher ist, können Sie auch mit
der Schaltfläche Ersetzen arbeiten und
jede Fundstelle einzeln prüfen.
Wenn Sie regelmäßig Dokumente mit verborgenem Text weitergeben und diesen jedes Mal entfernen möchten, lohnt sich das Anlegen eines VBA-Makros für diese Aufgabe. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Wählen Sie das Menü Extras-Makro-Makros an, geben Sie als
Makronamen "VerbogenenTextLoeschen" oder ähnlich an und klicken Sie auf
die Schaltfläche Erstellen. Achten Sie
darauf, dass die Liste Makros in auf
"Normal.dot (Globale Dokumentvorlage)" eingestellt ist!
- In der VBA-Entwicklungsumgebung geben Sie folgende Anweisungen
ein:
Dim rngsStories As Word.StoryRanges
Dim rngStory As Word.Range
If Documents.Count = 0 Then
Beep
Exit Sub
End If
Set rngsStories = ActiveDocument.StoryRanges
For Each rngStory In rngsStories
With rngStory.Find
.ClearFormatting
.Font.Hidden = True
.Execute vbNullString, _
False, False, False, False, False, True, _
wdFindContinue, _
True, _
vbNullString, _
wdReplaceAll
End With
Next
End Sub
In Zukunft können Sie das Makro bei Bedarf über Extras-Makro-Makros abrufen, indem Sie den Eintrag "VerborgenenTextLoeschen" in der Liste markieren und auf Ausführen klicken oder einen Doppelklick auf den Eintrag ausführen.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Sicherheitswarnung beim Verbinden mit der Datenquelle eines Serienbriefs ausschalten
Versionen: Word 2002/XP und 2003
FRAGE: Wir haben einige Seriendruckvorlagen eingerichtet, die Daten aus einer Tabelle einer Access-Datenbank beziehen. Seit der Umstellung auf Office 2002 präsentiert Word beim Öffnen einer solchen Vorlage immer wieder die Meldung, dass ein SQL-Befehl ausgeführt wird, und fragt, ob die Daten eingefügt werden sollen. Damit wird nicht nur der übliche Arbeitsablauf behindert. Es kann auch dazu führen, dass die Vorlage ihre Seriendruckfunktion verliert, dann nämlich, wenn man die Meldung mit Nein beantwortet. Gibt es eine Möglichkeit, den Hinweis irgendwie abzustellen?
S. Schatteiner
ANTWORT: Das von Ihnen geschilderte Verhalten tritt in Word 2003 und in Word 2002/XP mit installiertem Service Pack 3 auf. Um den Sicherheitshinweis abzustellen, bleibt Ihnen nur ein Eingriff in die Windows-Registry. Führen Sie folgende Schritte aus:
- Beenden Sie Word und alle Office-Anwendungen.
- Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an. Im daraufhin angezeigten
Dialogfenster geben Sie "regedit" ein und klicken auf Ok. Damit starten Sie den
Registrierungs-Editor.
- Öffnen Sie in der linken Fensterhälfte den
Schlüsselzweig
Office\<Versionsnummer>\Word\Options
<Versionsnummer> steht für die eingesetzte Word-Version: "10.0" für Word 2002 und "11.0" für Word 2003.
- Markieren Sie den zuletzt geöffneten Schlüssel "Options" in der
linken Fensterhälfte des Registrierungs-Editors und wählen Sie dann
Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert an.
- Überschreiben Sie die Namensvorgabe, die jetzt in der rechten
Fensterhälfte erscheint, mit
und beenden Sie die Eingabe mit Return.
- Überprüfen Sie den zugewiesenen Wert per Doppelklick auf den neuen
Eintrag "SQLSecurityCheck". Als Wert muss "0" gesetzt sein - die
Standardeinstellung. Danach schließen Sie das Dialogfenster mit Ok.
- Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
Falls Sie Bedenken haben, dass die Sicherheit Ihrer Office-Anwendungen unter dem oben genannten Registry-Eingriff leidet, können Sie jederzeit das alte Verhalten wiederherstellen. Dazu wiederholen Sie die genannten Schritte, setzen den Wert von "SQLSecurityCheck" aber auf die Zahl 1.
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Transparente Grafiken einfügen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte mit Word einen kleinen Katalog erstellen. Auf jeder Seite soll im Hintergrund eine Grafik zu sehen sein - quasi als Wasserzeichen. Der Text soll dann über die Grafik fließen. Da liegt aber noch nicht das Problem. Neben dem Text will ich eingescannte Buchseiten als gestalterische Elemente einfügen. Das klappt nicht so wie ich es mir vorstelle, denn die eingescannten Bilder überlagern die Hintergrundgrafik, sodass das Wasserzeichen nicht mehr zu sehen ist. Meine Frage: Kann ich die Abbildungen im Vordergrund so einrichten, dass die weißen Bereiche durchscheinen und nur die wesentlichen Informationen der eingescannten Seiten sichtbar bleiben?
F. Bergmann
ANTWORT: Sie beseitigen das Problem, indem Sie in der Vordergrundgrafik die Farbe, die durchscheinen soll, als "transparente Farbe" bestimmen. Das können Sie direkt in Word erledigen. Wie Sie eine Seite nach den gestalterischen Vorgaben Ihres Katalogs einrichten, zeigt das folgende Beispiel:
- Beginnen Sie mit einem neuen Dokument, in das Sie ein Wasserzeichen
einfügen. Dazu rufen Sie zum Beispiel Einfügen-Grafik-Aus Datei auf und fügen die
gewünschte Abbildung ein. Sobald die Grafik im Dokument erscheint,
markieren Sie sie mit einem einfachen Mausklick.
- Nun sehen Sie auch die Symbolleiste Grafik. Darin klicken Sie das Symbol Textfluss und dann in Word 97 den Befehl
Ohne oder in Word 2000, 2002/XP und
2003 Hinter den Text an.
- Damit die Grafik wie ein Wasserzeichen wirkt, wählen Sie in der
Grafik-Symbolleiste anschließend noch Bildsteuerung-Wasserzeichen (Word 97/2000)
bzw. Farbe-Intensität (Word 2002/XP
und 2003) an.
- Abgesehen von der Größe und Position haben Sie jetzt eine Grafik,
die im Hintergrund der Seite steht und von normalem Text überschrieben
wird.
- Um eine Abbildung in den Vordergrund, in die Textebene, einzufügen
und dabei zum Beispiel die weißen Flächen transparent zu gestalten,
gehen Sie zunächst wie gewohnt vor, das heißt, Sie setzen das Bild per
Einfügen-Grafik-Aus Datei in das
Dokument ein.
- Markieren Sie das eingefügte Bild, sodass wieder die Symbolleiste
Grafik zu sehen ist. Darin klicken Sie nun auf das Symbol Transparente Farbe bestimmen. Anschließend
zeigen Sie in der Grafik auf eine Stelle mit der Farbe, die
durchscheinen soll, und drücken erneut die linke Maustaste. Daraufhin
sehen Sie an allen Stellen mit der transparenten Farbe den
Hintergrund.
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SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
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