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Ausgabe vom 10. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Komfortable Ablage für Ihre
Dokumente
- News: Neue Edition von Office 2003 und Ausblick auf
Office 12
- So umgehen Sie die Beschränkung von Word beim Drehen
von Wasserzeichen
- Quicktipp: Textabschnitte schneller kopieren und
verschieben
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Komfortable Ablage für Ihre Dokumente
Ihre ganz persönliche Verzeichnisstruktur auf der Festplatte mit Verzeichnissen wie "Angebote", "Rechnungen", "Mahnungen" usw. sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente sinnvoll ablegen können. Leider müssen Sie dabei immer wieder das Verzeichnis wechseln, was vor allem bei verschachtelten Verzeichnisebenen, unterschiedlichen Laufwerken oder Netzwerk-Verzeichnissen ein mühsames Unterfangen ist. SmartTools QuickSave 2003 kann diesen Aufwand künftig auf einen einzigen Mausklick reduzieren.
Unser kostenloses Tool stellt eine Symbolleiste mit mehreren Schaltflächen zur Verfügung. Jeder Schaltfläche können Sie ein Verzeichnis zuordnen und wenn Sie dann später beim Erstellen von Dokumenten auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird der "Speichern unter"-Dialog sofort mit dem jeweiligen Verzeichnis als Vorgabe angezeigt. So können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach direkt in den dafür vorgesehenen Verzeichnissen ablegen.
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SmartTools
QuickSave 2003 für
Word |
News: Neue Edition von Office 2003 und Ausblick auf Office 12
Nach den ersten Gerüchten verdichten sich jetzt die Hinweise, dass Office 12 (der Nachfolger von Office 2003) im Sommer 2006 erscheinen soll. Amerikanische Newsdienste konnten aus "gut unterrichteten Quellen" bereits einen voraussichtlichen Terminplan erfahren, wonach die erste Beta von Office 12 im August 2005 und die Beta 2 im Dezember 2005 erscheinen soll. Die offizielle Veröffentlichung erwartet man für den August 2006, wobei neben erweiterten Versionen der bekannten Programme auch neue Server-Produkte (InfoPath Forms-Server und Excel Calculation Server) erwartet werden.
Bereits offiziell angekündigt wurde von Microsoft eine neue Variante von Office 2003 speziell für kleine Unternehmen. Neben der bereits erschienenen Small Business Edition von Office 2003 wird es Ende 2005 in den USA eine Small Business Management Edition von Office 2003 geben. Wesentliche Neuerung soll ein Paket "Microsoft Office Small Business Accounting" zur Buchführung sein. Außerdem wird der Business Contact Manager in einer erweiterten Version erscheinen. Office for Small Business Management soll nach Angaben von Microsoft auch in Deutschland erscheinen, aber der genaue Erscheinungstermin steht noch nicht fest. Weitere Informationen finden Sie unter:
Informationen zu Office 2003 und Ausblick auf Office 12
| Word-Tipp der
Woche |
So umgehen Sie die Beschränkung von Word beim Drehen von Wasserzeichen
Versionen: Word 2002/XP und 2003
Ab Word 2002 hat Microsoft den Einsatz von Wasserzeichen erheblich vereinfacht. Im Menü Format-Hintergrund-Gedrucktes Wasserzeichen können Sie ein beliebiges Bild oder einen Schriftzug als Wasserzeichen festlegen. Dabei stehen Ihnen allerdings nur die Layoutoptionen Diagonal (Drehung um 45°) oder Horizontal (keine Drehung) zur Verfügung.
Mit einem Trick können Sie allerdings eine individuelle Drehung realisieren: Wasserzeichen werden von Word in der Kopfzeile als WordArt-Objekt eingefügt und so positioniert, dass sie in der Seitenmitte im Hintergrund erscheinen. WordArt-Objekte können Sie bekanntlich beliebig rotieren, weshalb sich auch Ihr Wasserzeichen drehen lässt:
- Fügen Sie zunächst über das Menü Format-Hintergrund-Gedrucktes Wasserzeichen
das gewünschte Wasserzeichen (Bild oder Text) in Ihr Dokument ein.
- Rufen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und
Fußzeilen auf.
- Markieren Sie das als Wasserzeichen verwendete Bild bzw. den
Text.
- Über dem Element sehen Sie nun einen runden, grünen Ankerpunkt. Wenn
Sie den Mauszeiger über diesen Ankerpunkt setzen, verwandelt sich der
Mauszeiger in ein Rotieren-Symbol.
- Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie sie nach
links oder rechts. Eine gestrichelte Linie zeigt jetzt den aktuellen
Winkel Ihres Wasserzeichens an. Sobald Sie die gewünschte Position
erreicht haben, lassen Sie die Maustaste los.
- Rufen Sie jetzt erneut das Menü Ansicht-Kopf-
und Fußzeilen auf, um wieder in den normalen
Bearbeitungsmodus zu gelangen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wasserzeichen und
wählen Sie das Kontextmenü WordArt
formatieren (bei einem Textwasserzeichen) bzw. Grafik formatieren (bei einem Bild als
Wasserzeichen) an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Größe". Hier können Sie nun im
Feld Drehung die gewünschte Rotation
direkt eingeben.
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Quicktipp: Textabschnitte schneller kopieren und verschieben
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Das Verschieben und Kopieren von Textabschnitten gehört ohne Zweifel zu den am häufigsten ausgeführten Arbeitsschritten in Word. Aus diesem Grund gibt es auch zahlreiche Tastenkombinationen und Hilfen angeboten, um diese Vorgänge zu beschleunigen. So zum Beispiel das komfortable "Drag & Drop" (Ziehen & Ablegen) mit der Maus. Wenig bekannt ist die Tatsache, dass neben dem bekannten Drag & Drop noch andere Maustechniken zur Verfügung stehen, die in einigen Situationen noch effektiver sind.
Wenn Sie sich zum Beispiel vorstellen, dass Sie einen Textabschnitt über mehrere Seiten hinweg kopieren oder verschieben möchten, ist das Ziehen bei gedrückter Maustaste wenig komfortabel. Verwenden Sie in diesen Fällen die folgende Technik:
- Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie bewegen oder kopieren
wollen.
- Verwenden Sie dann die Bildlaufleisten, um den Teil des Dokumentes
sichtbar zu machen, in den Sie die Markierung einfügen wollen. Beachten
Sie dabei, dass der Cursor durch dieses Scrolling im Text in keinem Fall
verschoben werden darf, weil Sie damit Ihre Markierung aufheben
würden.
- Drücken Sie nun Strg zum Verschieben oder
Strg+Umschalt zum Kopieren und halten Sie diese Tasten gedrückt,
während Sie mit der rechten Maustaste einmal auf die Zielposition
klicken.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Objektposition mit dem Ankersymbol beeinflussen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In meinen Dokumenten habe ich immer wieder Probleme mit der Platzierung von Abbildungen. Beim ersten Einfügen ist noch alles in Ordnung. Wenn ich dann aber später durch den Text blättere, befinden sich die Abbildungen zum Teil auf der falschen Seite oder sie stehen nicht mehr neben dem Absatz, neben dem ich sie eingefügt hatte. Was kann ich tun, damit Word die Bilder an der ursprünglichen Position belässt?
G. Bergmann
ANTWORT: Das geschilderte Phänomen tritt immer dann auf, wenn Sie Abbildungen in die Zeichnungsebene von Word einfügen. Sie erkennen das an den weißen Rahmenpunkten um die Grafik. Falls Word ein Bild stattdessen mit schwarzen Rahmenpunkten umgibt, befindet es sich in der Textebene. In diesem Zustand lässt sich das Bild nicht frei auf der Seite positionieren; es bleibt immer in dem Absatz, in dem Sie es eingefügt hatten, und ändert seine Position nur dadurch, dass Sie im vorausgehenden Dokumentteil Text einfügen oder löschen.
Um Dokumente flexibler gestalten und um Abbildungen frei positionieren zu können, bietet es sich an, mit der Zeichnungsebene zu arbeiten. Das führt allerdings zu den Problemen, die von Ihnen angesprochen wurden. Am effektivsten lassen sich die Probleme vermeiden, indem Sie Grafiken gezielt einem bestimmten Absatz zuordnen. Das erreichen Sie mit dem Objektanker, der sichtbar wird, wenn Sie mit der Symbolleistenschaltfläche einblenden/ausblendenalle Formatierungssymbole anzeigen lassen.
Markieren Sie dann die Abbildung, die Sie positionieren wollen. Word zeigt den zugehörigen Objektanker links neben der Textspalte an - manchmal muss man etwas suchen, um den Anker zu finden. Anstatt nun die Grafik zu verschieben, ziehen Sie den Objektanker mit der Maus nach oben oder unten, und zwar genau neben den Absatz, dem Sie das Bild zuordnen wollen. Die Position des Bildes wird dadurch nicht beeinflusst.
Nachdem Sie die Zuordnung vorgenommen haben, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Grafik formatieren an.
In Word 97 gehen Sie im Formatierungsdialog auf die Registerkarte Position. Dort können Sie direkt die horizontale und vertikale Ausrichtung der Abbildung beeinflussen. Sinnvollerweise stellen Sie die vertikale Seitenposition auf einen relativ geringen Abstand zum "Absatz" (!) ein: entweder einen kleinen negativen Wert, wenn die Abbildung über dem Absatz erscheinen soll, oder auf einen kleinen positiven Wert, wenn sie darunter stehen soll. Aktivieren Sie außerdem die Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben und Verankern, damit das Bild bei Erweiterungen des Dokuments immer beim zugehörigen Absatz bleibt.
In Word 2000, 2002/XP und 2003 wechseln Sie im Formatierungsdialog auf die Registerkarte Layout. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere, um danach die Einstellungen im Bereich Vertikal vorzunehmen. Aktivieren Sie entweder die Option Ausrichtung und stellen Sie im Feld gemessen von den Eintrag "Linie" ein oder wählen Sie die Option Absolute Position und stellen Sie im Feld unterhalb den Wert "Absatz" ein. Bei der absoluten Positionierung sollten Sie als Maß einen recht kleinen Wert wählen, damit die Abbildung nahe beim zugehörigen Absatz steht. Und wie in Word 97 schalten Sie die Kontrollkästchen Objekt mit Text verschieben und Verankern ein, um keine Probleme mit nachträglichen Textergänzungen zu bekommen.
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UserForm mit Kontextmenü zum Laden eines Bildes
Versionen: Word 97, 2000, 2002, 2003
FRAGE: Ich habe per VBA ein Formular (UserForm) mit einem Bild-Steuerelement angelegt. Jetzt möchte ich das darin angezeigte Bild während der Makroausführung - also zur Laufzeit - bearbeiten, sodass anschließend das aktualisierte Bild im Formular erscheint. Am liebsten wäre mir dabei ein Befehl in einem Kontextmenü, das sich öffnet, wenn ich das Bild mit der rechten Maustaste anklicke. Aber wie kann ich überhaupt ein Kontextmenü in eine UserForm integrieren? Und wie lässt sich dann ein Befehl zur Bildbearbeitung realisieren?
K. Brecht
ANTWORT: Da es vom Bildbearbeitungsprogramm abhängt, inwiefern sich eine Bearbeitung per VBA umsetzen lässt, können wir zu diesem Punkt keine konkreten Angaben machen. Was wir aber verraten können, ist, wie Sie ein Kontextmenü in einer UserForm einrichten und wie Sie über einen Kontextmenübefehl ein anderes Bild laden. Dazu legen Sie zunächst ein Beispielformular an:
- Starten Sie Word mit einem neuen, leeren Dokument und wechseln Sie
mit der Tastenkombination Alt + F11 in den Visual
Basic-Editor.
- Markieren Sie im Projekt-Explorer das Projekt des neuen Dokuments
und wählen Sie dann Einfügen-UserForm
an.
- Im daraufhin angezeigten VBA-Formular fügen Sie mit Hilfe der Werkzeugsammlung ein Anzeige-Steuerelement ein.
- Weisen Sie dem Steuerelement den Namen "imgBild" zu, indem Sie das
Feld "(Name)" im Eigenschaftenfenster ausfüllen.
Dim cb As CommandBar
Die Variable "cb" bezieht sich auf das zu erstellende Kontextmenü. Es wird beim Initialisieren der UserForm angelegt:
Private Sub UserForm_Initialize()
If Not CBVorhanden Then ErstelleImgKMenue
End Sub
"CBVorhanden" ist eine Hilfsfunktion, die prüft, ob das Kontextmenü bereits existiert, und "ErstelleImgKMenue" ist eine Prozedur, mit der Sie das Kontextmenü anlegen und ihm einen Befehl mit der Bezeichnung "Bild laden" und ein Makro namens "LadeBild" zuweisen. Geben Sie die beiden VBA-Prozeduren ebenfalls im Codefenster der UserForm ein:
Private Function CBVorhanden() As Boolean
On Error Resume Next
Set cb = CommandBars("imgKontextmenue")
If Err = 0 Then
CBVorhanden = True
Else
CBVorhanden = False
Err.Clear
End If
End Function
Private Sub ErstelleImgKMenue()
Dim ctl As CommandBarButton
Set cb = CommandBars _
.Add("imgKontextmenue", msoBarPopup)
Set ctl = cb.Controls.Add(msoControlButton)
With ctl
.Caption = "Bild laden"
.OnAction = "LadeBild"
End With
End Sub
Jetzt fehlt noch die Ereignisprozedur, die ausgeführt wird, wenn Sie das Bild-Steuerelement mit der rechten Maustaste anklicken. Dafür nutzen Sie das "MouseUp"-Ereignis des Steuerelements. Die zugehörige Ereignisprozedur besitzt den Parameter "Button", der Auskunft über die gedrückte Maustaste gibt. Wenn "Button" den Wert "2" hat, wurde die rechte Maustaste gedrückt. In diesem Fall zeigen Sie dann die Kontextmenüleiste "cb" als Popup-Menü an. Der Prozedurcode lautet wie folgt:
Private Sub imgBild_MouseUp _
(ByVal Button As Integer, _
ByVal Shift As Integer, _
ByVal X As Single, _
ByVal Y As Single)
If Button = 2 Then
lngUFhwnd = GetForegroundWindow()
cb.ShowPopup
End If
End Sub
Sorgen Sie beim Schließen der UserForm dann noch dafür, dass das Kontextmenü wieder gelöscht wird:
Private Sub UserForm_Terminate()
On Error Resume Next
CommandBars("imgKontextmenue").Delete
End Sub
Die Aktionen des Kontextmenübefehls müssen Sie in einem normalen Modul definieren. Öffnen Sie also per Einfügen-Modul ein neues Codefenster. Darin geben Sie auf Modulebene folgende Zeilen ein:
Public Declare Function GetForegroundWindow _
Lib "user32.dll" () As Long
Private Declare Function SetActiveWindow _
Lib "user32.dll" _
(ByVal hwnd As Long) As Long
Public lngUFhwnd As Long
Es handelt sich um Deklarationen für Windows-API-Funktionen, die Sie zwar nicht für das Kontextmenü, in diesem Beispiel aber für eine vernünftige Funktionsweise des Programmcodes benötigen.
Das Aktionsmakro, das beim Anklicken des Kontextmenübefehls ausgeführt wird, sieht folgendermaßen aus (geben Sie es in das aktuelle VBA-Modul ein):
Sub LadeBild()
Dim uf As UserForm
Dim strBilddatei As String
Dim lngReturn As Long
Set uf = UserForm1
With Dialogs(wdDialogInsertPicture)
.Display
strBilddatei = .Name
End With
If strBilddatei <> "" Then
With uf
.imgBild.Picture = _
LoadPicture(strBilddatei)
.Repaint
End With
End If
lngReturn = SetActiveWindow(lngUFhwnd)
End Sub
Es zeigt das in Word integrierte Dialogfenster Grafik einfügen an. So erhalten Sie die Möglichkeit, eine Bilddatei auf Ihrer Festplatte zu suchen, die dann in das Bild-Steuerelement der UserForm geladen wird. Das erreichen Sie mit dem "LoadPicture"-Befehl, dem Sie den Dateinamen, den Sie zuvor im Dialogfenster ausgewählt haben, als Parameter übergeben. Zur Aktualisierung muss die UserForm per "Repaint" neu gezeichnet werden.
Die API-Anweisungen "SetActiveWindow" und "GetForegroundWindow" (im Programmcode der UserForm) dienen dazu, einen programmtechnischen Zeiger auf die UserForm einzurichten und am Ende wieder die UserForm zu aktivieren. Ansonsten würden Sie nach Anzeige des Dialogfensters Grafik einfügen nicht automatisch zur UserForm zurückkehren sondern im aktuellen Word-Dokument landen.
Um die Beispiel-UserForm anzuzeigen, geben Sie folgende Prozedur im Modulfenster ein:
Sub ShowImgDialog()
UserForm1.Show
End Sub
Damit können Sie die Funktionsweise im Detail testen, indem Sie zu Word zurückkehren und dort mit Alt + F8 das Dialogfenster mit den verfügbaren Makros öffnen. Doppelklicken Sie auf den Makronamen "ShowImgDialog", um die Beispiel-UserForm zu laden. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dem Bild-Steuerelement und probieren aus, was nach Aufruf des Kontextmenübefehls Bild laden passiert.
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