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Ausgabe vom 10. April
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional
können jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
- Download-Tipp: Textmarken in Word per Mausklick
anspringen
- Techinfo: Falsche Seitenzahlen im
Inhaltsverzeichnis
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional können jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
Der PDFgrabber ist das tausendfach bewährte Tool, um PDF-Dateien direkt in Excel oder Word zu öffnen und zu bearbeiten. In der brandneuen Version 3.0 wurden die Standard- und Professional-Editionen komplett überarbeitet und wesentlich erweitert. Die wichtigsten neuen Funktionen:
- Der PDFgrabber 3.0 Standard/Professional kann jetzt auch neue
PDF-Dateien erzeugen. Lesen Sie also beispielsweise eine PDF-Datei in
Excel oder Word ein, nehmen Sie Änderungen vor und wandeln Sie die Datei
dann mit wenigen Mausklicks wieder in ein PDF-Dokument um.
- Optimierte Geschwindigkeit: Wandeln Sie ein 25seitiges PDF mit
Bildern je nach Rechnerleistung in durchschnittlich 15 Sekunden um!
- Verbesserte Exportqualität für noch detailgetreuere Umsetzung Ihrer
PDF-Dateien
- Automatische Texterkennung bei der Umwandlung von PDF-Dateien mit
gescannten Seiten (Voraussetzung ist der Einsatz von Office
2003).
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word
bzw. Excel über das neu installierte Menü PDF-Datei öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 3.0 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 3.0 - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Textmarken in Word per Mausklick anspringen
Um in einem Dokument zu einer bestimmten Textmarke zu springen, müssen Sie normalerweise das Menü Einfügen-Textmarke anwählen, die gewünschte Textmarke markieren, auf Gehe zu klicken. Der Weg über das per Strg+G abrufbare Browserobjekt ist ähnlich umständlich: Eintrag "Textmarke" markieren, Name der Textmarke auswählen, auf Gehe zu klicken, Dialog wieder schließen.
Wesentlich einfacher geht das in Zukunft mit dem SmartTools Textmarken-Navigator: Das Add-In installiert eine eigene Symbolleiste mit einem Menü TM-Navigator. Ein Mausklick öffnet hier eine Liste aller Textmarken im aktuellen Dokument und ein weiterer Klick auf die gewünschte Textmarke bringt Sie direkt an die entsprechende Stelle im Dokument.
Zusätzlich können Sie über das Untermenü Optionen verschiedene Einstellungen rund um Textmarken steuern und so zum Beispiel die Anzeige der Markierungen (Extras-Optionen, Bereich "Anzeigen", Option Textmarken) umschalten oder die Textmarken im Dropdown-Menü nicht nur alphabetisch sortiert, sondern auch nach ihrer Position im Dokument auflisten lassen. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Textmarken-Navigator kostenlos
herunterladen! |
Techinfo: Falsche Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis
In Word 2003 und 2002/XP kann es passieren, dass das Inhaltsverzeichnis nach dem Öffnen des Dokuments falsche Seitenzahlen anzeigt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie ein Dokument direkt aus einer E-Mail öffnen oder das Inhaltsverzeichnis drei oder mehr Seiten lang ist. In der folgenden Techinfo sind alle möglichen Ursachen mit den entsprechenden Lösungen aufgeführt:
Techinfo zu falschen Seitenzahlen
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| Word-Tipp der
Woche |
Text in Anführungszeichen mit wenig Aufwand neu formatieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Die meisten Anwender nutzen nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten, die die Suchfunktion von Word bietet. Vor allem der so genannte "Mustervergleich" ist ein häufig unterschätztes Hilfsmittel, das Ihnen viele Stunden manueller Such- und Formatierarbeit sparen kann. Ein typisches Beispiel: Sie haben bestimmte Informationen im Text bisher durch Anführungszeichen hervorgehoben und möchten diese nachträglich beispielsweise mit der Formatierung "Fett und Kursiv" versehen. Mit Hilfe des Mustervergleichs ist das kein Problem:
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an oder drücken Sie
Strg+H.
- Geben Sie im Feld Suchen nach die folgende Maske
ein:
Diese Suchmaske (Anführungszeichen, Sternchen, Anführungszeichen) sorgt dafür, dass Text gefunden wird, der mit einem Anführungszeichen beginnt und endet, wobei es keine Rolle spielt, welche Zeichen sich dazwischen befinden. Es werden also sowohl einzelne Wörter als auch komplette Zitate gefunden.
- Setzen Sie den Cursor in das Feld Ersetzen durch, klicken Sie auf
die Schaltfläche Format und stellen Sie das gewünschte Zeichenformat
ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern und aktivieren Sie die
Option Platzhalterzeichen verwenden (Word 2003 und 2002/XP) bzw. Mit
Mustervergleich (Word 2000/97).
- Formatieren Sie die Fundstellen entweder individuell, indem Sie
mehrmals auf Ersetzen und Weitersuchen klicken oder klicken Sie auf Alle
ersetzen, um die Umformatierung in einem Durchgang für das gesamte
Dokument durchzuführen.
['|"|‚|„|"]*['|"|’|“|"]
Hier werden in eckigen Klammern mehrere mögliche Anführungszeichen definiert, die den Beginn bzw. das Ende der zu suchenden Wörter kennzeichnen.
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ANZEIGE Der deutsche Reminder Manager 2.0 - Perfektes
Zeitmanagement mit OutlookWenn Sie sich von Outlook an wichtige Termine und Aufgaben oder die Nachverfolgung von E-Mails und Kontakten erinnern lassen, kennen Sie das Problem: Die Erinnerung funktioniert nur dann, wenn sich die entsprechende Elemente in einem der vorgegebenen Standardordner befinden. Sobald Sie neue Ordner anlegen, um Mails, Termine, Aufgaben und Adressen besser zu organisieren, steht die Erinnerungsfunktion nicht mehr zur Verfügung. Auch Erinnerungen aus einem öffentlichen Ordner vom Exchange Server kann Outlook standardmäßig nicht anzeigen! Hier ist endlich die Lösung für dieses Problem:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Zukünftiges Datum in ein Dokument einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte in einem Brief zum Beispiel das Datum von heute in 10 Tagen einfügen. Dass ich in den Kalender schauen und das Datum dann per Hand eintragen kann, ist mir klar. Die Frage ist aber, ob Word das zukünftige Datum nicht automatisch einfügen kann. Dabei soll natürlich berücksichtigt werden, dass manche Monate 30 und manche 31 Tage haben und dass der Februar in Schaltjahren 29 und ansonsten 28 Tage hat. Haben Sie einen Lösungsvorschlag für mich?
A. Schlecker
ANTWORT: Das können Sie mit einem kleinen VBA-Makro erreichen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Wählen Sie Extras-Makro-Makros an.
- Geben Sie "NeuesDatum" in das Feld Makroname ein.
- Öffnen Sie die Dropdown-Liste Makros in und wählen Sie den Eintrag
"Normal.dot (globale (Dokument)Vorlage)" aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
- Sie gelangen automatisch in den Visual Basic-Editor, in dem Word ein
Gerüst für die Prozedur "NeuesDatum" eingefügt hat. Erweitern Sie den
Prozedurcode so, dass die gesamte Prozedur wie folgt
aussieht:
Dim strEingabe As String
Dim datNeuesDatum As Date
Dim lngIstOk As Long
Do
strEingabe = InputBox _
(Prompt:="Datierung auf heute in wie vielen Tagen?", _
Title:="Neues Datum einfügen", _
Default:=14)
If strEingabe = "" Then Exit Sub
If IsNumeric(strEingabe) Then
datNeuesDatum = DateValue(Now) + CInt(strEingabe)
lngIstOk = MsgBox (Prompt:="Soll das " & _
"folgende Datum eingefügt werden?" & _
String(2, vbCr) & datNeuesDatum, _
Buttons:=vbYesNo + vbQuestion, _
Title:="Neues Datum einfügen")
Else
MsgBox _
Prompt:="Geben Sie eine ganze Zahl ein!", _
Buttons:=vbCritical, _
Title:="Neues Datum einfügen"
lngIstOk = vbNo
End If
Loop Until lngIstOk = vbYes
Selection.TypeText CStr(datNeuesDatum)
End Sub
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor wieder, indem Sie
Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word aufrufen.
- Um das VBA-Makro schnell per Tastaturkürzel ausführen zu können,
wählen Sie Extras-Anpassen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Tastatur.
- Markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Makros" und
danach im Listenfeld Makros den Eintrag "NeuesDatum".
- Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste in das Feld Neue
Tastenkombination (drücken) bzw. Neuen Shortcut drücken (Word 97).
- Betätigen Sie die Tasten, mit denen Sie das Makro zum Einfügen eines
zukünftigen Datums starten wollen - beispielsweise Strg+Umschalt+,
(Komma). Diese Tastenkombination ist normalerweise keinem anderen Makro
oder Word-Befehl zugewiesen, was Sie in dem Hinweis "[nicht zugewiesen]"
erkennen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnen. Danach verlassen Sie die
beiden geöffneten Dialogfenster jeweils mit einem Mausklick auf
Schließen.
Das Makro meldet sich mit der Frage "Datierung auf heute in wie vielen Tagen?", wobei ein Wert von "14" vorgegeben ist. Wenn Sie den Brief lieber auf heute in 10 Tagen vordatieren wollen, ändern Sie den Wert in "10". Anschließend bestätigen Sie die Eingabe mit Ok.
Zur Sicherheit präsentiert das Makro noch eine Abfrage, in der das errechnete Datum angezeigt wird. Wenn Sie auf Ja klicken, wird das Datum in Ihren Text eingefügt. Sollten Sie auf Nein klicken, erscheint noch einmal das erste Dialogfenster, in dem Sie eine neue Datumsdifferenz eingeben können. Gegebenenfalls können Sie den Vorgang natürlich auch Abbrechen.
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Mehrere Kopf-/Fußzeilen in einem Dokument
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ist es mit Word eigentlich möglich, mehrere unterschiedliche Kopf- und/oder Fußzeilen in einem Dokument zu definieren?
H. Pfeiffer
ANTWORT: Theoretisch können Sie jeder Seite eines Dokuments eine eigene Kopf- und Fußzeile zuweisen. In der Praxis dürfte das allerdings eher die Ausnahme sein. Aber betrachten Sie zunächst die Standardfunktionen für Kopf- und Fußzeilen.
Besonders einfach ist es, der ersten Seite eines Dokuments eine andere Kopf- und/oder Fußzeile zuzuweisen als den restlichen Seiten. Sinnvoll ist eine solche Aufteilung zum Beispiel, wenn Sie mit einem Deckblatt arbeiten, auf dem keine Kopf-/Fußzeile erforderlich ist.
Ebenso einfach ist es, gerade und ungerade Seiten mit unterschiedlichen Kopf-/Fußzeilen zu versehen. Diese Option bietet sich zum Beispiel bei einem beidseitigen Druck an, damit Angaben wie die Seitenzahl immer außen stehen.
Um die genannten Layoutoptionen festzulegen, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Seite einrichten an und anschließend wechseln Sie auf das Dialogfeld-Register Seitenlayout (97/2000) bzw. Layout (2002/XP und 2003). Dort finden Sie im Bereich Kopf- und Fußzeilen Kontrollkästchen für Gerade/ungerade anders sowie Erste Seite anders. Schalten Sie die gewünschte(n) Option(en) ein und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Ok.
Wenn Sie jetzt mit Ansicht-Kopf- und Fußzeile den entsprechenden Seitenbereich einblenden, zeigt Word über dem gestrichelten Rand Informationen wie "Erste Kopfzeile", "Gerade Kopfzeile" oder "Ungerade Kopfzeile" an. Das gleiche gilt für die Fußzeilen. So können Sie für alle Bereiche unterschiedliche Inhalte definieren. Beachten Sie nur, dass die geraden und ungeraden Kopf-/Fußzeilen erst verfügbar sind, wenn Ihr Dokument mindestens zwei oder drei Seiten umfasst.
Um von dem einen in den anderen Kopf-/Fußzeilenbereich zu gelangen, nutzen Sie die Schaltflächen Vorherige anzeigen oder Nächste anzeigen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile. Vom Kopf- zum Fußbereich einer Seite springen Sie mit der Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln.
Damit sind die Möglichkeiten aber längst nicht ausgeschöpft. Gerade bei Dokumenten mit mehreren Kapiteln liegt es zum Beispiel nahe, in der Kopfzeile jeweils die Kapitelüberschrift auszugeben. Dafür genügen die bislang vorgestellten Layoutoptionen nicht. Wenn Sie mehr wollen, müssen Sie mit Abschnitten arbeiten. In jedem Abschnitt können Sie wieder zwischen Kopf-/Fußzeilen auf der ersten Seite und auf geraden/ungeraden Seiten unterscheiden.
Sie erreichen eine solche Einteilung, indem Sie vor einem neuen Kapitel im Menü Einfügen den Befehl Manueller Wechsel (97/2000) bzw. Manueller Umbruch (2002/XP und 2003) anwählen. Im Dialogfeldbereich Abschnittswechsel aktivieren Sie dann die Option Nächste Seite (oder alternativ Gerade Seite beziehungsweise Ungerade Seite).
In dem neuen Abschnitt rufen Sie erneut Datei-Seite einrichten auf. Die (Seiten-) Layout Einstellungen für die erste Seite und die geraden/ungeraden Seiten kennen Sie schon. Beachten Sie jetzt aber auch das Dropdown-Feld Anwenden auf (97/2000) bzw. Übernehmen für (2002). Wenn Sie "Aktuellen Abschnitt" auswählen, gelten die aktuellen Kopf-/Fußzeilen-Einstellungen individuell für diesen Textabschnitt (= dieses Kapitel).
Sie erkennen die erweiterte Differenzierung bei Ansicht des Kopf-/Fußzeilenbereichs. Über dem gestrichelten Rand erscheinen jetzt Bezeichnungen wie "Erste Kopfzeile - Abschnitt 2 -" oder "Gerade Fußzeile - Abschnitt 1 -".
Standardmäßig setzt Word jedoch die Kopf-/Fußzeilen des vorherigen Abschnitts fort. Um das zu verhindern, deaktivieren Sie die Schaltfläche Wie vorherige in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile. Das müssen Sie einzeln für die ersten sowie die geraden und ungeraden Bereiche tun und auch einzeln für Kopf- und Fußzeile.
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