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Ausgabe vom 11. April
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Der neue Sonderzeichen-Manager für
Word
- Techinfo: Word-Tabellen per VBA anlegen und
formatieren
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL- Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Der neue Sonderzeichen-Manager für Word
Grundsätzlich können Sie zwar Sonderzeichen und Symbole in Ihren Word-Dokumenten verwenden, aber der entsprechende Dialog Einfügen-Sonderzeichen bzw. Einfügen-Symbol ist wenig komfortabel. Bei jedem Aufruf müssen Sie wieder blättern und suchen, bis Sie endlich das gewünschte Zeichen gefunden haben.
Der kostenlose SmartTools Sonderzeichen-Assistent hilft weiter: Hier können Sie ganz einfach die Sonderzeichen und Symbole festlegen, die Sie in Ihren Dokumenten immer wieder benötigen. Der Assistent merkt sich Ihre Zusammenstellung und bietet sie Ihnen beim nächsten Aufruf automatisch wieder an. Umständliches Suchen und Wechseln der Schriftarten ist nicht mehr notwendig, denn Sie haben immer genau die passenden Zeichen zur Hand.
Um Ihnen die Arbeit noch einfacher zu machen können Sie Ihre persönlichen Sonderzeichen sogar nach beliebigen Kategorien organisieren. Außerdem stehen eine vergrößerte Vorschau sowie eine Zusatzfunktion zum Einfügen von beliebigen Bruchzahlen zur Verfügung. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Sonderzeichen-Assistent für
Word |
Techinfo: Word-Tabellen per VBA anlegen und formatieren
Sie schreiben Word-Makros und haben immer wieder mit Word-Tabellen zu tun? Im MSDN hat Microsoft ein umfangreiches White Paper zur Verfügung gestellt, das sich speziell mit diesem Thema beschäftigt. Unter anderem erfahren Sie etwas über das Anlegen, Ausfüllen und Formatieren von Tabellen per VBA:
Word-Tabellen per VBA anlegen
| Word-Tipp der
Woche |
So können Sie Dokumente automatisch unter dem aktuellen Datum speichern, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Nicht selten ist es hilfreich, wenn ein Dateiname das Datum der letzten Bearbeitung enthält. Wie wäre es deshalb mit einem VBA- Makro, das Ihren Dokumenten automatisch das aktuelle Datum als Dateinamen zuweist und dabei gleich noch eine laufende Nummerierung hinzufügt? Wir stellen Ihnen in diesem Tipp der Woche zwei Verfahren vor: Das erste Beispiel aus der letzten Woche speichert das aktuelle Dokument ohne weitere Benutzereingaben in einem vorgegebenen Standardordner. Das zweite Makro, um das es im Folgenden geht, macht Gebrauch vom Word-Dialogfeld Speichern unter und erlaubt so die individuelle Auswahl eines Zielordners. Als Dateiname wird dabei automatisch eine Kombination aus aktuellem Datum und einer laufenden Nummer vorgegeben. Der Prozedurcode lautet:
Sub SpeichernUnterDatum()
Const PFAD As String = "C:\Word Dokumente\"
Const TRENNER As String = "_"
Const REGAPP As String = "Meine Makros"
Const REGSEC As String = "Datum speichern"
Const REGKEY1 As String = "Datum"
Const REGKEY2 As String = "LfdNr"
Dim strDatum As String
Dim strRegDatum As String
Dim lngRegNr As Long
Dim strDateiname As String
strDatum = Format(Now(), "yyyymmdd")
strRegDatum = GetSetting(REGAPP, REGSEC, REGKEY1)
If strDatum <> strRegDatum Then
SaveSetting REGAPP, REGSEC, REGKEY1, strDatum
SaveSetting REGAPP, REGSEC, REGKEY2, 0
End If
lngRegNr = GetSetting(REGAPP, REGSEC, REGKEY2) + 1
strDateiname = PFAD & strDatum & TRENNER & lngRegNr
With Application.Dialogs(wdDialogFileSaveAs)
.Name = strDateiname
If .Show = -1 Then
SaveSetting REGAPP, REGSEC, REGKEY2, lngRegNr
End If
End With
End Sub
Wie beim ersten Makro sind die Konstanten "PFAD" und "TRENNER" vordefiniert. Passen Sie "PFAD" so an, dass die Konstante auf einen gültigen Ordner auf Ihrem System verweist. Die Pfadangabe bestimmt den ersten Ordner, der im Dialogfeld Speichern unter angezeigt wird. Wenn es keine Rolle spielt, welcher Ordner zuerst angezeigt wird, können Sie "PFAD" auch eine leere Zeichenfolge zuweisen.
Die mit "REG" beginnenden Konstanten bezeichnen Schlüsselnamen in der Registrierungsdatenbank von Windows. Diese Schlüssel werden benötigt, um die laufende Dateinummer festzuhalten. Denn anders als im ersten Makro haben Sie hier nicht die Möglichkeit, einen ganz bestimmten Ordner auf die zuletzt verwendete Nummer zu überprüfen, schließlich können Sie die Ordner im Dialogfeld Speichern unter beliebig wechseln. Als Ausweg schreiben Sie die letzte, an einem Tag verwendete Nummer in die Windows- Registry, und zwar in Einträge unter folgendem Schlüssel:
HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\<REGAPP>\<REGSEC>
Die Namen für <REGAPP> und <REGSEC> können Sie frei über die Konstanten im Prozedurcode festlegen - hier sind sie mit "Meine Makros" und "Datum speichern" vorbelegt. "REGKEY1" und "REGKEY2" sind die Namen für die Werteeinträge unter den Schlüsseln; sie sollten nicht verändert werden.
Der Prozedurcode ermittelt dann - wie im ersten Makro - zuerst das aktuelle Datum im Format "yyyymmdd" (Jahr/Monat/Tag). Dann vergleicht er diese Angabe mit der Datumsangabe, die in der Registry steht. Falls die Einträge unterschiedlich sind, das heißt falls Sie an diesem Tag zum ersten Mal einen datumsabhängigen Dateinamen vergeben, schreibt die Prozedur die aktuelle Datumsangabe sowie die laufende Nummer "0" in die Registry. Wenn die Einträge gleich sind, müssen keine Aktionen vorgenommen werden.
Danach liest das VBA-Makro die aktuelle Nummerierung aus der Registry aus und erhöht den Wert um "1". Aus dieser Angabe, zusammen mit dem Pfad, dem formatierten Datum und dem Trennzeichen, lässt sich der Name bilden, den die aktuelle Datei erhalten soll. Er wird an das Standard-Dialogfeld Speichern unter übergeben, welches per Show-Methode angezeigt wird. "Show" liefert den Wert "-1", wenn Sie den Speichervorgang mit der Schaltfläche Speichern bestätigen. In diesem Fall muss auch die neue laufende Nummer in die Registry geschrieben werden.
Nach Eingabe der VBA-Makros können Sie den Visual Basic-Editor wieder verlassen, indem Sie Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word aufrufen.
In Word starten Sie die Makros über den Befehl Extras-Makro-Makros. Danach doppelklicken Sie entweder auf den Makronamen "MitDatumSpeichern" (automatisches Speichern im Standardordner) oder auf "SpeichernUnterDatum" (benutzerdefiniertes Speichern per Dialogfeld).
Vergessen Sie beim Beenden von Word übrigens nicht, den eingegebenen Makrocode zu speichern. Falls Sie gefragt werden, ob Sie die Änderungen an der Standardvorlage NORMAL.DOT speichern wollen, antworten Sie mit Ja.
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sichernWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail- Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fußnoten auf der falschen Seite verhindern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe eine längere Abhandlung mit Fußnoten erstellt. An manchen Stellen setzt Word den kommentierenden Text aber nicht auf dieselbe Seite wie die zugehörige Fußnote sondern auf die Folgeseite. Wer die Abhandlung liest, muss also zwangsläufig häufiger hin- und herblättern. Können Sie mir sagen, wie ich das Verhalten abstelle?
A. Kemmer
ANTWORT: Die Fußnotenfunktion von Word wird oft kritisiert. Manchmal wird das von Ihnen beschriebene Verhalten sogar als Fehler bezeichnet. Wenn Sie die Berechnung der Fußnotenplatzierung aber einmal genauer betrachten, werden Sie einsehen, dass Word mitunter gar nichts anderes übrig bleibt, als den Text einer Fußnote auf die Folgeseite zu schieben.
Problematisch sind vor allem die Fälle, in denen ausgerechnet der letzte Absatz einer Seite mehrere Fußnoten enthält. Unter Umständen muss Word entscheiden, ob es für das Seitenlayout besser ist, den kompletten Absatz inklusive aller Fußnotentexte auf die nächste Seite zu verschieben, oder ob es besser aussieht, die Fußnotenkommentare auf mehrere Seiten zu verteilen. Wenn im ersten Fall zu viel Platz zwischen bereits vorhandenen Fußnoten und Textkörper bleibt, entscheidet sich Word eher für die zweite Option. Das wird Word als Fehler ausgelegt.
Den generellen Algorithmus, der dem Umbruch von Seiten mit Fußnoten zu Grunde liegt, können Sie nicht ändern. Sie können aber die Berechnungsgrundlagen in gewissem Maße beeinflussen.
Die erste Änderung betrifft den Fließtext Ihres Dokuments. Stellen Sie das Absatzformat auf eine feste Zeilenhöhe ein. Dazu wählen Sie Format-Absatz an. Auf der Registerkarte Einzüge und Abstände setzen Sie dann den Zeilenabstand auf "Genau". Danach geben Sie im Feld Maß eine Punktgröße ein, die zur Schriftgröße passt. Bei Fließtext in 10 Punkt stellen Sie den Zeilenabstand beispielsweise auf "12pt" ein, bei Fließtext in 12 Punkt auf "14pt". In manchen Fällen führt diese Änderung bereits zum Erfolg. Dennoch sollten Sie Ihr Dokument genau prüfen, ob auch wirklich alle Fußnoten korrigiert wurden.
Als zusätzliche Maßnahme können Sie noch das Format des Fußnotentextes bearbeiten. Dazu müssen Sie die entsprechende Formatvorlage anpassen. In Word 97 und 2000 erreichen Sie das, indem Sie Format-Formatvorlage aufrufen und in der Vorlagenliste den Eintrag "Fußnotentext" markieren. Falls der Eintrag nicht in der Liste erscheint, aktivieren Sie im Dropdown- Feld Anzeigen (97) bzw. Auflisten (2000) die Auswahl "Alle Formatvorlagen". Anschließend klicken Sie auf Bearbeiten und im nächsten Dialogfeld wählen Sie über die Schaltfläche Format den Befehl Absatz an. Wechseln Sie auf die Registerkarte Textfluß (97) bzw. Zeilen- und Seitenwechsel und schalten Sie die Kontrollkästchen Absatzkontrolle und Zeilen nicht trennen ein.
In Word 2003 und 2002/XP sind ein paar zusätzliche Schritte erforderlich, bis Sie die Formatvorlage bearbeiten können. Hier wählen Sie als erstes Format-Formatvorlagen und Formatierung an, woraufhin Word den Aufgabenbereich anzeigt. Darin öffnen Sie ganz unten das Dropdown-Feld Anzeigen, um den Eintrag "Benutzerdefiniert" auszuwählen. In einem Dialogfeld können Sie jetzt über den Bereich Angezeigte Formatvorlagen "Fußnotentext" aktivieren. Sobald die Vorlage "Fußnotentext" im Aufgabenbereich erscheint, zeigen Sie mit der Maus darauf und öffnen mit Hilfe des am rechten Rand angezeigten Dropdown-Pfeils ein Auswahlmenü. Rufen Sie darin den Befehl Ändern auf.
Verfahren Sie nun wie in den Vorgängerversionen, um per Format-Absatz und die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch die Kontrollkästchen Absatzkontrolle sowie Zeilen nicht trennen einzuschalten.
Wenn auch diese Methode nicht hilft, experimentieren Sie mit dem Zeilenabstand der Fußnotentext-Formatvorlage. Stellen Sie ihn ebenfalls auf "Genau" ein und reduzieren Sie gegebenenfalls das Maß um 1 oder 2 Punkte.
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Access grafisch darstellenHier ist die perfekte Erweiterung für alle Datenbanken, in denen Sie freie und gebuchte/belegte/vergebene Zeiten verwalten: Sie müssen in einer Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgänge verwalten und diese Lösung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein übersichtliches Balkendiagramm um. Mit wenig Aufwand integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine Fülle von Anwendungen denkbar ist:
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Standardschrift für neue Dokumente festlegen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wenn ich ein neues Dokument in Word anlege, wird immer "Times New Roman" als Standardschrift vorgegeben. Da ich eine andere Schrift verwenden möchte, muss ich das bei jedem neuen Dokument anpassen. Wo kann ich diese Einstellung dauerhaft ändern?
B. Zdrazil
ANTWORT: Die Standardschrift wird in der globalen Dokumentvorlage NORMAL.DOT festgelegt. Sie könnten diese Datei öffnen und die Einstellung für die Schriftart ändern, aber es geht auch viel einfacher:
- Legen Sie ein leeres Dokument an.
- Rufen Sie das Dialogfeld Format-Zeichen auf und legen Sie die
gewünschte Schriftart fest.
- Klicken Sie auf Standard und
bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit Ja. In Zukunft ist die gewünschte Schrift
für alle neuen Dokumente (und alle übrigen Texte, die Sie auf Basis der
Standard-Dokumentvorlage erstellt haben) eingestellt.
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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