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Ausgabe vom 12. Dezember
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Weihnachtsaktion: CD-ROM 'Personalplanung und
Dienstpläne' jetzt als kostenlose Zugabe!
- Download-Tipp: Dokumente noch schneller per E-Mail
verschicken
- News: Erweiterte Hilfefunktionen in Word
12
Word-Helpline
- Liste zuletzt verwendeter Dokumente aus dem
Windows-Startmenü löschen
- Serienbrief-Dokument in normales Dokument
umwandeln
| Word-News &
Downloads |
Weihnachtsaktion: CD-ROM 'Personalplanung und Dienstpläne' jetzt als kostenlose Zugabe!
Mit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel schnell und komfortabel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Die Vorlagen sind komplett ungeschützt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender für Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen. Zum Beispiel:
- Individuelle Jahresübersichten, die sich im Baukastensystem
zusammenstellen lassen (z.B. von September bis September oder je nach
Projektdauer auch über längere Zeiträume als ein Jahr).
- Übersichtliche Urlaubsplanung mit einer automatischen
Ganzjahresübersicht.
- Balken- bzw. Ablaufdiagramme für beliebige Zeiträume.
- Komfortable Außendienst-Übersicht. Die Mitarbeiter tragen
ein, wo sie wann sind. Alle wissen Bescheid und können Auskunft
geben.
- Die meisten Planungsgerüste sind endlos - Sie geben einfach
die Jahreszahl an und der Kalender erstellt sich voll automatisch.
- Jahres-Statistik - auf genial einfache Weise können Sie Ihre
Geschäftsentwicklung grafisch verfolgen.
- Für jeden Planungszweck gibt es eine andere
Jahres-Struktur: Monate horizontal oder vertikal angeordnet, mit
oder ohne KW-Angaben, mit oder ohne Feiertage, ganz weiß oder ganz bunt
usw. Alle sind fertig. Sie öffnen die für Ihren Zweck günstigste Tabelle
und machen Ihre Eintragungen; auch im Netzwerk.
Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/zeitplaner/
Download-Tipp: Dokumente noch schneller per E-Mail verschicken
Sie verschicken immer wieder Word-Dokumente per Mail an die gleichen Empfänger? Sie tippen immer wieder dieselben Namen und Betreffzeilen ein? SmartTools QuickMail für Word verspricht schnelle Abhilfe:
Nachdem Sie in einem komfortablen Dialog die wichtigsten Empfänger samt Betreffzeilen festlegt haben genügt in Zukunft ein einziger Mausklick in die neu installierte QuickMail-Liste in Word 2003, 2002/XP oder 2000, um eine neue Outlook-Mail mit dem aktuellen Word-Dokument als Anhang zu erstellen. Empfänger und Betreff werden automatisch vorgegeben, so dass Sie nur noch den gewünschten Text eingeben und auf Senden klicken müssen.
Sie finden das kostenlose Tool unter:
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SmartTools
QuickMail für Word kostenlos
herunterladen! |
News: Erweiterte Hilfefunktionen in Word 12
Wie bereits in Word Weekly berichtet, wird die Benutzeroberfläche der nächsten Office-Version komplett überarbeitet, um Anwendern den schnellen Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen zu ermöglichen. Zu dem neuen Konzept gehören erweiterte QuickInfos, die zurzeit noch unter dem Arbeitstitel "Super Tooltips" geführt werden:
'Super Tooltips' in Word 12
In Word 12 und den übrigen Applikationen der nächsten Office-Version wird also eine wesentlich erweiterte Erläuterung für eine Funktion eingeblendet, sobald Sie den Mauszeiger über ein Symbol bewegen. Dabei geht es allerdings nicht um eine reine Erläuterung der Funktion, sondern der Hilfetext gibt auch Hinweise zum sinnvollen Praxiseinsatz. Außerdem werden automatisch wichtige Zusatzinformationen eingeblendet: sollte ein Symbol beispielsweise zurzeit deaktiviert sein, erfahren Sie im "Super Tooltip", warum das so ist und wie Sie die Funktion wieder aktivieren können. Benötigen Sie weitere Erläuterungen, können Sie aus dem Tooltip direkt und ohne Umwege in das passende Thema der Online-Hilfe springen:
Erweiterte QuickInfos in Word 12
Bei Symbolen, über die ein Dialogfeld gestartet wird, erscheint bereits im Super Tooltip eine entsprechende Abbildung:
Erweiterte QuickInfos in Word 12
| Word-Tipp der
Woche |
Entwickeln Sie effektive Word-Makros mit dem Range-Objekt
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Jedes Dokument ist in verschiedene Bereiche wie Abschnitte, Seiten, Absätze, Wörter, Kopf- und Fußzeilen, Grafiken, Textmarken, Tabellen usw. unterteilt. Um per VBA Manipulationen am Dokument vornehmen zu können, müssen einzelne Bereiche adressiert werden können. ZU diesem Zweck stellt Word das "Range"-Objekt (Range= Bereich) zur Verfügung. Mit seiner Hilfe "Range"-Objekt können Sie jeden einzelnen Bereich des Dokumentes gezielt ansprechen und so zum Beispiel Formatierungen ändern, Tabellen auslesen oder Eigenschaften einstellen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass das "Range"-Objekt nicht die aktuelle Markierung adressiert! Dafür ist das "Selection"-Objekt zuständig. Das "Range"-Objekt arbeitet vollkommen unabhängig von einer Markierung und umgekehrt. Sie können also eine Textpassage markiert haben, aber trotzdem über das "Range"-Objekt Tabellen oder Grafiken manipulieren.
Das "Range"-Objekt dient aber nicht nur dazu, Änderungen an bestimmten Bereichen des Dokumentes vorzunehmen, sie können gleichzeitig auch Informationen über einzelne Bereiche abrufen. Um zum Beispiel festzustellen, wie viele Absätze sich im aktuellen Dokument befinden, käme folgende Anweisung zum Einsatz:
MsgBox "Anzahl Absätze im Dokument: " & _
ActiveDocument.Range.Paragraphs.Count
"Range" liefert hier zunächst eine Referenz auf das komplette aktuelle Dokument. Dessen Auflistung "Paragraphs" stellt alle Absätze des Dokumentes dar und verfügt über eine Eigenschaft "Count", die schließlich die Anzahl Absätze liefert. Um nun beispielsweise den zweiten Absatz im Dokument fett zu formatieren, würden Sie folgende Anweisung einsetzen:
ActiveDocument.Paragraphs(2).Range.Bold = True
Die folgende Anweisung setzt die Liniendicke der untersten Linie der ersten Tabelle im Dokument auf 2,25 Punkt:
ActiveDocument.Tables(1).Range.Borders(wdBorderBottom)._
LineWidth = wdLineWidth225pt
Wie Sie sehen, spezifizieren Sie zunächst den zu gewünschten Bereich über beispielsweise "ActiveDocument.Paragraphs(2)" oder "ActiveDocument.Tables(1)". Anschließend können Sie dann über das "Range"-Objekt alle zur Verfügung stehenden Eigenschaften ändern, Auflistungen auslesen oder Methoden nutzen. Die folgende Anweisung sortiert beispielsweise eine Tabelle alphabetisch nach den Einträgen in der ersten Spalte über die "Sort"-Methode:
ActiveDocument.Tables(1).Range.Sort
Den gewünschten Bereich definieren Sie, wie hier gezeigt, zum Beispiel über "ActiveDocument" (aktuelles Dokument) oder "Section(x)" (Abschnitt). Hier lassen sich dann verschiedene Elemente adressieren: "Comments(x)" (Kommentare), "Footnotes(x)" (Fußnoten), "Endnotes(x)" (Endnoten), "Shapes(x), InlineShapes(x)" (Grafiken) "Tables(x)" (Tabellen) oder "Paragraphs(x)" (Absätze), wobei "x" jeweils die Nummer des gewünschten Abschnitts oder Elements bezeichnet. Gezählt wird hier jeweils ab "1".
Um nun beispielsweise umfangreiche Änderungen an einer Tabelle vorzunehmen können Sie natürlich die notwendigen Anweisungen jeweils komplett hintereinander setzen:
ActiveDocument.Tables(1).Range.Borders(wdBorderBottom)._
LineWidth = wdLineWidth225pt
ActiveDocument.Tables(1).Range.Font.Name = "Arial"
ActiveDocument.Tables(1).Range.Bold = True
ActiveDocument.Tables(1).Range.Sort
Einfacher ist allerdings zu Zuweisung des gewünschten Bereiches zu einer Objektvariablen vom Typ "Range", über die dann die Änderungen innerhalb einer "With...End With"-Konstruktion wie folgt vorgenommen werden:
Dim rg As Range
Set rg = ActiveDocument.Tables(1).Range
With rg
.Borders(wdBorderBottom).LineWidth = wdLineWidth225pt
.Font.Name = "Arial"
.....
.Bold = True
.Sort
End With
Der Variablen "rg" wird zunächst der Bereich der ersten Tabelle des aktuellen Dokumentes zugewiesen. Über "rg.<Eigenschaft>|<Methode>" erfolgen dann die Änderungen oder Aktionen wesentlich übersichtlicher. Welche Eigenschaften und Methoden jeweils zur Verfügung stehen, wird im VBA-Editor angezeigt, wenn Sie den Namen der verwendeten Objektvariablen und einen Punkt eingeben. Nach Auswahl einer Eigenschaft oder Methode können Sie den Cursor in das Wort setzen und über F1 eine detaillierte Beschreibung abrufen. Insgesamt stehen mehr als Hundert Eigenschaften und Methoden zur Verfügung!
Nachdem wir uns mit den Grundlagen des "Range"-Objektes vertraut gemacht haben, hier ein kleines Beispiel: Wenn Sie eine Tabelle komplett kopieren möchten, müssen Sie dazu zunächst die gesamte Tabelle über Alt+Num 5 oder über das Menü Tabelle markieren. Das "Range"-Objekt kann Ihnen die Arbeit hier erheblich erleichtern. Geben Sie zunächst die folgende Prozedur in einem vorhandenen oder einem neuen Modul ein:
Sub TabelleKopieren()
Selection.Tables(1).Range.Copy
End Sub
Diese Anweisung nutzt die Methode "Copy" des "Range"-Objektes um die aktuelle Tabelle, in der sich der Cursor befindet, in die Zwischenablage zu kopieren.
Den Aufruf legen Sie am besten auf ein Symbol in der Symbolleiste. In Zukunft können Sie nun den Cursor in eine Tabelle stellen und diese Tabelle mit einem einzigen Mausklick markieren und in die Zwischenablage kopieren.
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ANZEIGE Adressen ganz einfach aus Outlook und Access nach Word
übernehmenVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks:
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Liste zuletzt verwendeter Dokumente aus dem Windows-Startmenü löschen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Mein PC wurde vor kurzem auf Windows XP umgestellt. Alle Word-Dokumente, die ich bearbeite, tauchen im Windows-Startmenü unter Zuletzt verwendete Dokumente auf. Das ist quasi genau so wie in der vorherigen Windows-Version, nur dass das Untermenü damals einfach nur Dokumente hieß. Früher konnte ich die Dokumentliste aber einfach über das Dialogfenster der Taskleisten-Eigenschaften löschen, indem ich die Taskleiste mit der rechten Maustaste angeklickt, den Befehl Eigenschaften aufgerufen, das Register Erweitert aktiviert und schließlich auf die Schaltfläche Löschen geklickt habe. Diese Löschfunktion finde ich in Windows XP nicht mehr. Es ist mir aber wichtig, meine persönliche Dokumentliste zu entfernen, da auch andere Personen an meinem PC arbeiten. Wissen Sie Rat?
K. Nägele
ANTWORT: Selbstverständlich können Sie auch in Windows XP die Liste zuletzt verwendeter Dokument löschen. Die entsprechende Schaltfläche ist nur etwas tiefer in der Menüstruktur verborgen:
- Klicken Sie eine freie Fläche in der Windows-Taskleiste mit der
rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl Eigenschaften auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Startmenü.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen neben der Option Startmenü. - Falls die Option Klassisches Startmenü aktiviert ist, verhält
sich Windows XP im Hinblick auf die zuletzt verwendeten Dateien so wie
die Vorgängerversionen.
- Wechseln Sie im nächsten Dialogfenster auf die Registerkarte Erweitert.
- Jetzt entfernen Sie die Auflistung der zuletzt bearbeiteten Dateien
mit einem Klick auf Liste löschen. -
Wenn Sie wollen, können Sie die Dokumentliste sogar komplett aus dem
Windows-Startmenü entfernen. Dazu deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
Zuletzt verwendete Dokumente
auflisten. Aber Vorsicht! Im Hintergrund führt Windows XP die
Liste trotzdem weiter, sodass sie sich durch erneutes Aktivieren des
Kontrollkästchens jederzeit einblenden lässt. Ihre Spuren können Sie
effektiv also nur durch die Schaltfläche Liste
löschen entfernen.
- Schließen Sie die geöffneten Dialogfenster mit Ok.
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ANZEIGE Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails komfortabel
anlegen und verwaltenAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
Serienbrief-Dokument in normales Dokument umwandeln
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Zur Archivierung speichern wir alle Hauptdokumente von Serienbrief-Aktionen. Die zugehörigen Daten sind aber meistens nicht mehr vorhanden, so dass immer wieder Fehlermeldungen erscheinen. Gibt es die Möglichkeit, aus einem Hauptdokument wieder eine ganz normale Word-Datei ohne Datenquelle zu machen?
A. Weber
ANTWORT: Die Möglichkeit gibt es, aber die Funktion ist ein wenig versteckt:
- In Word 2003 und 2002/XP müssen Sie zunächst die Symbolleiste
"Seriendruck" einblenden. Hier klicken Sie auf das erste Symbol
"Hauptdokument-Setup", wählen im nachfolgenden Dialog die Option Normales Word-Dokument und bestätigen mit
Ok.
- In Word 2000 und 97 wählen Sie das Menü Extras-Seriendruck an, klicken auf die
Schaltfläche Erstellen und wählen den
Eintrag "Standard-Word-Dokument wiederherstellen". Nachdem Sie die
nachfolgende Sicherheitsabfrage bestätigt haben, wird der aktuelle Text
wieder in ein ganz normales Word-Dokument ohne Verbindung zu einer
Datenquelle umgewandelt. Die Seriendruckfelder bleiben allerdings
erhalten, so dass Sie die Datei jederzeit wieder als Vorlage für einen
neuen Serienbrief verwenden können.
| Newsletter-Tipp |
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- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, 2002/XP,
2000 und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und
97
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