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Ausgabe vom 13. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die
neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
- Download-Tipp: SmartTools DateiLister für
Word
- News: Neue Infoseite von Microsoft zu Office
12
- News: Deutscher Webcast zum Einsatz von Office 2003
im Team
Word-Helpline
- Standardeinstellungen in der NORMAL.DOT-Datei
ändern
- Inhalte von Formularfeldern auf Folgeseiten
wiederholen
| Word-News &
Downloads |
News: Komfortable Datensicherung für Outlook - Die neue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung
beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
SmartTools Outlook Backup 2.0
Download-Tipp: SmartTools DateiLister für Word
Wenn Sie mit Word zum Beispiel Etiketten für Disketten oder Einleger für CDs erstellen, fehlt immer wieder eine einfache Möglichkeit, die Dateiliste der jeweiligen Datenträger in Ihr Dokument einzufügen. Aber auch die Erstellung anderer Übersichten beispielsweise zu Dokumentations- oder Nachschlagezwecken scheitert häufig an diesem Manko.
Diese Lücke schließt nun der SmartTools DateiLister: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien in Ihr Dokument ein:
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SmartTools
DateiLister für Word |
News: Neue Infoseite von Microsoft zu Office 12
Möchten Sie zu den Ersten gehören, die Informationen zu Office 12 erhalten und möglichst frühzeitig an einem Betatest teilnehmen? Auf der folgenden Seite können Sie sich registrieren und außerdem von Zeit zu Zeit aktuelle Informationen zur Entwicklung der nächsten Office-Version abrufen (zurzeit gibt es diese Seite leider nur in Englisch!):
Informationen zu Office 12
News: Deutscher Webcast zum Einsatz von Office 2003 im Team
In einem deutschen Webcast zeigt Microsoft am 13.6.2005 ab 15:30 wie Sie Office 2003 zusammen mit den SharePoint-Services für effizientes Teamwork einsetzen können. Dabei geht es unter anderem um die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie die Bereitstellung von Informationen für interne Team-Mitglieder sowie für öffentliche Seiten. Weitere Informationen sowie den Anmeldelink finden Sie unter:
Webcast zum Einsatz von Office 2003
| Word-Tipp der
Woche |
Absender komfortabel auswählen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Word bietet eine komfortable Funktion zum Erstellen von Umschlägen an, die unter anderem die Möglichkeit bietet, automatisch die Absenderangabe aus Ihrer aktuellen Benutzerinformation zu übernehmen. In vielen Fällen reicht das alleine aber nicht aus, weil Sie beispielsweise sowohl Geschäfts- als auch Privatbriefe in Word erstellen oder aus anderen Gründen mehrere Absender verwenden möchten. Die folgende Technik zeigt einen interessanten Trick, um beliebig viele Absender speichern und per Mausklick für den Briefumschlag abrufen zu können:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln Sie auf die
Registerkarte "Benutzer-Info" und löschen Sie die dort vorgegebene
Adresse.
- Nachdem Sie das Dialogfeld mit Ok
bestätigt haben legen Sie ein neues Dokument an und geben untereinander
die Absenderadressen ein, auf die Sie zugreifen möchten.
- Weisen den Adressen die Formatvorlage "Absenderadresse" zu.
- Markieren Sie nacheinander jede einzelne Adresse und verwenden Sie
das Menü Einfügen-AutoText, um jeweils
einen entsprechenden AutoText-Eintrag zu erzeugen. Wählen Sie die Namen
so, dass daraus eindeutig die enthaltene Adresse ersichtlich ist.
- Geben Sie in ein beliebiges Dokument die folgende Feldfunktion
ein:
{AUTOTEXTLIST "Absender mit rechter Maustaste auswählen!"
\s "Absenderadresse" \*FORMATVERBINDEN}
für Word 97
{AUTOTEXTLISTE "Absender mit rechter Maustaste auswählen!"
\s "Absenderadresse" \*FORMATVERBINDEN}
- Markieren Sie die Feldfunktion und speichern Sie sie als AutoText
unter der Bezeichnung "BriefumschlagExtra1".
Die Funktionsweise dieses Tipps ist schnell erklärt: Word bietet die wenig bekannten AutoTexte "BriefumschlagExtra1" und "BriefumschlagExtra2" an, um Ihnen die Erweiterung der Absenderangaben auf Ihren Briefumschlägen um weitere Elemente wie Firmenlogos oder einen Barcode zu ermöglichen. Wenn diese AutoTexte vorhanden sind, werden Sie automatisch zum neuen Umschlag hinzugefügt. In diesem Fall enthält der AutoText die eingeführte Feldfunktion "AUTOTEXTLIST" bzw. "AUTOTEXTLISTE", die alle Einträge einer bestimmten Kategorie per Kontextmenü zur Verfügung stellt.
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ANZEIGE Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-MailsAuf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000. Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern. Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Standardeinstellungen in der NORMAL.DOT-Datei ändern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wenn ich ein neues Word-Dokument anlege, ist die automatische Silbentrennung nicht von vornherein eingeschaltet. Folglich muss ich immer erst Extras-Sprache-Silbentrennung aufrufen und die entsprechenden Vorgabewerte einstellen. Wie schaffe ich es, dass sich Word dauerhaft merkt, die automatische Silbentrennung in jedem neuen Dokument einzuschalten?
E. Roth
ANTWORT: Wie eine Vielzahl anderer Einstellungen "merkt" sich Word die Optionen der Silbentrennung in seiner Standardvorlage NORMAL.DOT. Sie müssen deshalb nur die NORMAL.DOT-Datei öffnen, darin die gewünschten Anpassungen vornehmen und diese anschließend speichern.
Das Problem dabei ist, den Speicherort der Standardvorlage herauszufinden, vor allem, wenn Ihr Computer von mehreren Personen genutzt wird. Mit Hilfe der folgenden Anleitung ermitteln Sie den Pfad Ihrer NORMAL.DOT-Datei schnell und zuverlässig:
- Öffnen Sie in Word das Menü Extras
und wählen Sie erst Makro und dann
Makros an.
- Geben Sie in das Feld Makroname
"NormalDotPfad" ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
- Sie gelangen automatisch in den Visual Basic-Editor. Außerdem hat
Word bereits ein Prozedurgerüst eingefügt. Geben Sie an der aktuellen
Cursorposition einfach folgende VBA-Anweisung
ein:
"Pfad der Normal.dot"
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor wieder, indem Sie Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word
aufrufen.
- Wiederholen Sie Schritt 1, um das Dialogfenster mit den verfügbaren
Makros anzuzeigen.
- Doppelklicken Sie auf den Makronamen "NormalDotPfad".
- Ein Meldungsfenster nennt Ihnen jetzt das Verzeichnis, in dem Ihre
NORMAL.DOT-Datei gespeichert ist. Notieren Sie die Pfadangabe und
schließen Sie das Fenster anschließend mit Ok.
Direkt nach dem Neustart öffnen Sie die Standardvorlage wie ein normales Dokument. Dazu wählen Sie Datei-Öffnen an und wechseln in den Ordner, den Sie sich nach Ausführung des oben genannten Makros notiert hatten. Beachten Sie, dass Sie in Word 97 im Feld Dateityp erst "Dokumentvorlagen" aktivieren müssen, damit die Datei NORMAL(.DOT) angezeigt wird.
Sobald die Standardvorlage geöffnet ist, - was Sie daran erkennen, dass in der Titelleiste nicht "Dokument1" sondern "Normal.dot" angezeigt wird, - passen Sie die Einstellungen an, die in Zukunft für alle neuen Dokumente gelten sollen. In Ihrem Fall wählen Sie beispielsweise Extras-Sprache-Silbentrennung an und aktivieren das Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung. Auch die Trennzone und die Anzahl der aufeinander folgenden Trennstriche können Sie wie gewünscht einstellen.
Am Ende speichern Sie die NORMAL.DOT-Datei mit einem Klick auf die Symbolleisten-Schaltfläche Speichern und beenden danach Word. Beim nächsten Programmstart weist das dabei geöffnete neue Dokument genau die Merkmale auf, die Sie in der Standardvorlage festgelegt haben.
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DienstpläneDie CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" ist das ideale Hilfsmittel für kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmäßig Personal einteilen müssen. Die übersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch für Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel:
Personalplanung und Dienstpläne |
Inhalte von Formularfeldern auf Folgeseiten wiederholen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe mit Hilfe von Formularfeldern einen mehrseitigen Fragebogen entwickelt. Das Dokument ist geschützt, sodass Eingaben nur in den Formularfeldern möglich sind. Nun will ich verhindern, dass einzelne Blätter vertauscht werden, vor allem wenn ein Sachbearbeiter mehrere Fragebögen zu prüfen hat. Dazu kann ich die Seiten natürlich nummerieren. Damit Fragebögen aber nicht untereinander vertauscht werden, will ich die Aktennummer, die auf der ersten Seite eingetragen wird, automatisch auf den Folgeseiten wiederholen. Wie geht das?
F. Hemberger
ANTWORT: Bearbeiten Sie Ihren Formularentwurf und weisen Sie dem Formularfeld mit der Aktennummer einen eindeutigen Textmarkennamen zu. Anschließend können Sie auf den Folgeseiten Querverweise auf diese Textmarke einfügen. Hier die Details:
- Heben Sie den Dokumentschutz des Fragebogen-Dokuments bzw. der
Fragebogen-Vorlage auf und markieren Sie das Feld, dessen Inhalt
wiederholt werden soll.
- Klicken Sie das Feld mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im
Kontextmenü den Befehl Eigenschaften
an.
- Geben Sie nun im Feld Textmarke
einen aussagekräftigen Namen ein. In Ihrem Fall bietet sich
beispielsweise die Bezeichnung "Aktennummer" an.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
- Setzen Sie den Cursor an die Position, an der der Inhalt des zuvor
bearbeiteten Formularfeldes wiederholt werden soll.
- Rufen Sie Einfügen-Querverweis
(Word 97/2000) bzw. Einfügen-Referenz-Querverweis (Word
2002/2003) auf.
- Aktivieren Sie "Textmarke" in der Dropdown-Liste Verweistyp. Achten Sie darauf, dass im Feld
Verweisen auf der Eintrag
"Textmarkeninhalt" ausgewählt ist, und deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen Als Hyperlink
einfügen. Dann markieren Sie den Textmarkennamen, den Sie in
Schritt 3 festgelegt haben, und klicken auf Einfügen.
- Schließen Sie das Dialogfeld
Querverweis.
- Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8 gegebenenfalls für weitere
Wiederholungen des Formularfeldes.
- Schalten Sie den Dokument-/Formularschutz wieder
ein.
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