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Gesendet: Montag, 14. November 2005 00:26
An: Word Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Word Weekly vom 14.11.2005

 Ausgabe vom 14. November 2005

 In dieser Ausgabe

Word-News & Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
 Word-News & Downloads

Spotlight: Diagramme in TV-Qualität für Excel & PowerPoint

Endlich professionelle Geschäftsgrafiken in Ihren Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen: Mit Amigo 2000 steht eine leistungsfähige Erweiterung zur Verfügung, die Ihnen mit minimalem Aufwand die Erstellung professioneller Diagramme in verblüffender Qualität ermöglicht.

Amigo 2000 wurde in der Ausgabe 3/2004 der Fachzeitschrift "c't" getestet und für gut befunden. In dem Artikel, in dem verschiedene Office-Erweiterungen vorgestellt wurden, heißt es unter anderem:

"Mit Amigo 2000 gibt es jedoch eine Möglichkeit, auch Excel-Zahlen in sehenswerte Diagramme zu überführen, die man sonst in Hochglanzmagazinen oder TV-Wahlanalysen sieht."

Der Schlüssel dabei ist die integrierte "Rendering-Funktion". Per Mausklick wird das komplette Diagramm neu berechnet und erscheint dann in einem raffinierten 3D-Look. Dabei benötigen Sie keine spezielle 3D-Grafikkarte, sondern können das Programm auf jedem System nutzen, auf dem auch Office 2003, XP, 2000 oder 97 im Einsatz sind. Weitere Informationen und viele Beispiele finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/amigo2000/

Download-Tipp: Der Falz- und Lochmarken- Assistent für Word

Wenn Sie Briefpapier verwenden, auf dem Falz- und/oder Lochmarken noch nicht vorgedruckt sind, können Sie das mit Hilfe von Word nachholen. In der Regel fügen Sie dazu auf der ersten Seite des Dokumentes Linien ein, die anschließend in mühevoller Kleinarbeit positioniert, skaliert und formatiert werden müssen. Der kostenlose SmartTools Falz- und Lochmarken-Assistent für Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 nimmt Ihnen diese lästige Aufgabe ab.

Nach der automatischen Installation, steht Ihnen in Word ein neues Menü Einfügen-Falz-/Lochmarken zur Verfügung. Sobald Sie es aufrufen, können Sie in einem Dialogfeld komfortabel Positionen, Längen und Liniendicke der Marken festlegen und sie dann mit einem einzigen Mausklick ins Dokument einfügen. Die notwendigen Werte für ein DIN A4-Blatt sind bereits standardmäßig vorgegeben, so dass in der Regel zwei Mausklicks für den gesamten Vorgang genügen.

Die aktuelle Version 3.0 bietet eine Reihe von kleineren Neuerungen und Bugfixes. SmartTools Publishing stellt Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download zur Verfügung:

 Falz- und Lochmarkenassistent kostenlos herunterladen

Update: Probleme mit neuen Add-Ins und SmartTags

Mit den neuen Visual Studio Tools 2005 für Office 2003 lassen sich Erweiterungen für Word, Excel und Outlook entwickeln. Aufgrund eines Bugs, lassen sich diese Add-Ins oder SmartTags allerdings auf den meisten Systemen nicht starten. Sie sollten daher das aktuellste Update für Office 2003 installieren, das Microsoft vor wenigen Tagen veröffentlicht hat:

 Download des Updates für Office 2003

Eine Techinfo mit einer genaueren Beschreibung des Problems finden Sie hier:

Techinfo zum Add-In-Problem von Office 2003

News: Erste Gerüchte über Office 12 für PDA's und SmartPhones

Eine offizielle Bestätigung von Microsoft steht noch aus, aber nach ersten Gerüchten in mehreren Branchendiensten, bereitet Microsoft neben Office 12 für Windows auch eine spezielle Version für Windows Mobile vor. Das Paket soll aus Viewern für die neuen Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint bestehen, wobei es bei Word- und Excel-Dateien einige eingeschränkte Bearbeitungsfunktionen geben wird. Zu dem Paket wird außerdem "OneNote Mobile" zum schnellen Erfassen und Bearbeiten von Notizen gehören.

 Word-Tipp der Woche

So finden Sie ungenutzte Formatvorlagen, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Schaffen Sie per Mausklick Ordnung in Ihren Dokumenten! Wenn Sie ein größeres Projekt wie zum Beispiel eine technische Dokumentation abgeschlossen haben, befinden sich im Dokument häufig Formatvorlagen, die zunächst angelegt, später aber nicht benutzt wurden. Manuelles "Aufräumen" wäre hier viel zu zeitaufwendig, aber mit einem kleinen Makro können Sie die Aufgabe praktisch per Mausklick erledigen.

Unsere Lösung aus diesem zweiteiligen Tipp der Woche stellt zunächst fest, welche Formatvorlagen im aktuellen Dokument eingesetzt wurden. Diese Aufstellung wird dann mit den vorhandenen Formatvorlagen abgeglichen, so dass am Ende zwei Listen ausgegeben werden können, in denen sowohl benutzte als auch unbenutzte Formatvorlagen übersichtlich aufgelistet sind. Mit dieser Aufstellung ist dann das Bereinigen Ihrer Formatvorlagen-Liste kein Problem mehr. Um das Makro in Word zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung, und geben Sie die folgende Prozedur in einem neuen Modul ein bzw. übernehmen Sie sie mit Hilfe der Zwischenablage direkt aus dem Newsletter:
Sub UnbenutzeAuflisten()
  Dim objDoc As Document, objStyle As Style
  Dim strParaStyle As String
  Dim arrEingebaute(500) As String
  Dim arrBenDef(500) As String
  Dim arrVerwendet(500) As String
  Dim intEing As Integer, intBenDef As Integer
  Dim intVerw As Integer, intAbs As Integer
  Dim J As Integer, K As Integer
  Dim bolVerwendet As Boolean

  Set objDoc = ActiveDocument

  intVerw = 0
  intAbs = objDoc.Paragraphs.Count
  For J = 1 To intAbs
    strParaStyle = objDoc.Paragraphs(J).Style
    For K = 1 To intVerw
      If strParaStyle = arrVerwendet(K) Then Exit For
    Next K
    If K = intVerw + 1 Then
      intVerw = K
      arrVerwendet(intVerw) = strParaStyle
    End If
  Next J

  intEing = 0
  intBenDef = 0
  For Each objStyle In objDoc.Styles
    bolVerwendet = False

    For J = 1 To intVerw
      If objStyle.NameLocal = arrVerwendet(J) Then _
      bolVerwendet = True
    Next J

    If Not bolVerwendet Then
      If objStyle.BuiltIn Then
        intEing = intEing + 1
        arrEingebaute(intEing) = objStyle.NameLocal
      Else
        intBenDef = intBenDef + 1
        arrBenDef(intBenDef) = objStyle.NameLocal
      End If
    End If
  Next objStyle

  Documents.Add
  Selection.TypeText "Benutzte Formatvorlagen:"
  Selection.TypeParagraph
  For J = 1 To intVerw
    Selection.TypeText vbTab & arrVerwendet(J)
    Selection.TypeParagraph
  Next J
  Selection.TypeParagraph
  Selection.TypeParagraph

  Selection.TypeText _
  "Vordefinierte, unbenutzte Formatvorlagen:"
  Selection.TypeParagraph
  For J = 1 To intVerw
    Selection.TypeText vbTab & arrEingebaute(J)
    Selection.TypeParagraph
  Next J
  Selection.TypeParagraph
  Selection.TypeParagraph

  Selection.TypeText "Benutzerdefinierte, " & _
  "unbenutzte Formatvorlagen:"
  Selection.TypeParagraph
  For J = 1 To intVerw
    Selection.TypeText vbTab & arrBenDef(J)
    Selection.TypeParagraph
  Next J
  Selection.TypeParagraph
  Selection.TypeParagraph
End Sub

  • Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung per Mausklick auf das Schließen-Symbol in der Titelleiste.
Wenn Sie in Zukunft eine Aufstellung der nicht benutzten Formatvorlagen benötigen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen oder aktivieren Sie das gewünschte Dokument, drücken Sie Alt+F8, um die Makroauswahl aufzurufen.
  2. Doppelklicken Sie auf den Eintrag "UnbenutzteAuflisten".
Das Makro beginnt nun seine Arbeit. Nach kurzer Zeit wird ein neues Dokument angezeigt, das die gewünschten Aufstellungen enthält. Sie finden hier zunächst zur Information die Formatvorlagen, die im aktuellen Dokument verwendet wurden. Daran schließt sich eine Liste der vordefinierten Standardformatvorlagen an, die in der Regel nicht gelöscht werden sollten, da sie meistens als Basis anderer Formatvorlagen verwendet wurden. Den Abschluss bilden dann die unbenutzten Formatvorlagen, die Sie anschließend über das Menü Format-Formatvorlagen löschen können.

Sie können unsere Lösung damit schon zur Bereinigung Ihrer Dokumente einsetzen. Nächste Woche gehen wir im zweiten Teil dieses Tipps noch für den interessierten Makro-Programmierer auf die Funktionsweise der Prozedur ein.

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 Word-Helpline

Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:

word-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Silbentrennung dauerhaft aktivieren
Versionen: 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Ich möchte, dass beim Anlegen eines neuen Dokuments sofort die automatische Silbentrennung aktiviert ist. Derzeit muss ich die Trennung immer wieder per Extras-Sprache-Silbentrennung einschalten. Lässt sich die Option nicht dauerhaft aktivieren?
A. Vrdoljak

 ANTWORT:  Damit der Text in neuen Dokumenten automatisch am Zeilenende getrennt wird, müssen Sie die Standardvorlage von Word, die Datei NORMAL.DOT, bearbeiten. Da sich die Datei je nach Word-Version und Benutzerkonfiguration in ganz unterschiedlichen Festplattenordnern befindet, gehen Sie am besten nach folgender Anleitung vor, um die automatische Silbentrennung zu aktivieren:

  1. Starten Sie Word mit einem neuen, leeren Standarddokument.
  2. Wählen Sie Extras-Vorlagen und Add-Ins an.
  3. Im Textfeld unter Dokumentvorlage sehen Sie den Namen der Standardvorlage "Normal.dot" oder einfach nur "Normal". Klicken Sie rechts daneben auf die Schaltfläche Anfügen (Word 2002/2003), Anhängen (Word 2000) bzw. Verbinden (Word 97).
  4. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen NORMAL.DOT (nicht auf ~$NORMAL.DOT, falls ein solcher Dateiname angezeigt wird!). Im aufklappenden Kontextmenü wählen Sie Senden an und dann Desktop (Verknüpfung erstellen) an.
  5. Schließen Sie die beiden geöffneten Dialogfenster jeweils per Abbrechen.
  6. Beenden Sie Word.
  7. Klicken Sie das Desktop-Symbol für NORMAL.DOT, das Sie in Schritt 4 angelegt haben, mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Öffnen auf.
  8. In Word wählen Sie Extras-Sprache-Silbentrennung an. Im zugehörigen Dialogfenster aktivieren Sie die Automatische Silbentrennung und passen die anderen Trennungsoptionen an Ihre Bedürfnisse an. Zur Bestätigung klicken Sie auf Ok.
  9. Speichern Sie die Datei NORMAL.DOT, indem Sie Datei-Speichern aufrufen.
  10. Beenden Sie Word.
  11. Die Desktop-Verknüpfung für NORMAL.DOT können Sie jetzt wieder löschen.
Beim nächsten Start von Word wird in allen neuen Standard-Dokumenten die Silbentrennung aktiviert sein. Standard-Dokumente sind diejenigen, die auf der Vorlage NORMAL.DOT basieren. In bereits vorhandenen Dokumenten müssen Sie die Silbentrennung allerdings immer noch von Hand aktivieren.

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Barcodes komfortabel mit Word ausgeben

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  • Leit- und Identcode der Post
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Großbuchstaben an jedem Satzanfang verhindern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Wenn ich einen Text schreibe, wandelt Word den ersten Buchstaben eines Wortes mitunter automatisch in einen Großbuchstaben um. Gerade in Aufzählungen stört mich das sehr. Gibt es eine Option, mit der ich dieses Verhalten abstellen kann?
P. Ober

 ANTWORT:  Diese Automatik hängt mit den AutoKorrektur-Optionen von Word zusammen. Eigentlich als Hilfe gedacht, bereiten die Optionen recht häufig Probleme. In vielen Fällen stören sie eher, als das sie nützen. Sie können lästige Automatik-Funktionen aber ohne weiteres abschalten.

Dazu wählen Sie im Menü Extras den Befehl AutoKorrektur (Word 97 und 2000) bzw. AutoKorrektur-Optionen (Word 2002 und 2003) an. Um – wie in Ihrem Fall – die automatische Großschreibung auszuschalten, deaktivieren Sie auf der Registerkarte AutoKorrektur das Kontrollkästchen Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen. Unter Umständen finden Sie daneben noch weitere Einstellungen, die Sie schon immer gestört haben und die Sie lieber außer Kraft setzen möchten. Nach einem Klick auf Ok wird Word Ihren Schreibfluss dann nicht mehr mit seiner gewissen Form von Eigenintelligenz unterbrechen.

 Newsletter-Tipp

Excel-Tipps kostenlos per E-Mail

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  • Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
  • Nützliche VBA-Prozeduren
  • Undokumentierte Parameter und Funktionen
  • Infos zu Bugs und Patches
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