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Ausgabe vom 14. Februar
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Der komfortable Seiten-Assistent für
Ihre Dokumente
- News: Wichtiges Sicherheitsupdate für Office
XP
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Der komfortable Seiten-Assistent für Ihre Dokumente
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Ab sofort können Sie mit Ihren Word-Dokumenten noch komfortabler arbeiten, denn der kostenlose SmartTools Seiten-Assistent stellt Ihnen eine neue Symbolleiste speziell zum seitenorientierten Arbeiten zur Verfügung. Nach der automatischen Installation können Sie per Mausklick...
- ...die aktuelle Seite markieren
- ...die aktuelle Seite ausschneiden
- ...die aktuelle Seite in die Zwischenablage kopieren
- ...die aktuelle Seite vor oder hinter der aktuellen Seite
einfügen
- ...die aktuelle Seite in ein neues Dokument kopieren, so dass Sie
sie als eigenständiges Dokument speichern können.
- ...die aktuelle Seite "sammeln". Mit dieser Funktion können Sie
einzelne markierte Seiten aus dem aktuellen Dokument in ein neues
"Sammel-Dokument" übertragen. Die Seiten werden dort jeweils am Ende
eingefügt. So erstellen Sie beispielsweise schnell und einfach aus einer
umfangreichen technischen Dokumentation die wichtigsten Seiten für eine
kleine Produktinformation zusammen.
- ...eine bestimmte Seite durch Angabe der entsprechenden Seitennummer
auswählen
- ...ganz einfach per Mausklick seitenweise vor oder zurück durch das
Dokument blättern
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SmartTools
Seiten-Assistent für
Word |
News: Wichtiges Sicherheitsupdate für Office XP
Im aktuellen Sicherheitsbulletin für den Februar weist Microsoft auf eine Sicherheitslücke in Office XP (speziell Word 2002 und PowerPoint 2002) sowie Project 2002 und Visio 2002 hin: Auch mit allen installierten Service Packs kann es passieren, dass durch das Öffnen einer Datei im Internet Explorer unbemerkt Code auf Ihrem Rechner ausgeführt wird. Dadurch wäre es beispielsweise möglich, dass Daten auch unter Umgehung von anderen Schutzprogrammen ausgespäht oder gelöscht werden. Inzwischen steht ein Update zur Verfügung, das diese als "Kritisch" eingestufte Sicherheitslücke schließt. Weitere Informationen sowie die Download-Links finden Sie unter:
Sicherheitsupdate für Office XP
| Word-Tipp der
Woche |
Tabellenformate ganz einfach selbst gemacht
Versionen: Word 2002/XP und 2003
Übersichtlichkeit und Lesbarkeit in umfangreichen Tabellen können Sie wesentlich verbessern, wenn Sie Tabellenzeilen oder Tabellenspalten abwechselnd in verschiedenen Farben formatieren; also beispielsweise jede zweite Zeile auf ein helles Grau setzen.
In Word 97 und 2000 können Sie diesen Effekt über eines der vorgegebenen AutoFormate erzielen, aber hier müssen Sie die Farben und Formatierungen akzeptieren. Word 2002/XP und 2003 gehen daher noch einen Schritt weiter: Sie können eine individuelle Formatvorlage für Tabellen entwerfen, die gerade/ungerade Zeilen und Spalten nach Ihren Wünschen abwechselnd formatiert:
- Wählen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und
Formatierungen an, um den entsprechenden Aufgabenbereich
anzuzeigen.
- Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage.
- Geben Sie den gewünschten Namen für die Formatvorlage ein.
- Wählen Sie in der Liste Formatvorlagentyp den Eintrag "Tabelle".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie den Eintrag "Rahmen
und Schattierung" an.
- Aktivieren Sie die Option Gitternetz auf der Registerkarte "Rahmen"
oder stellen Sie die gewünschte Rahmenart aus den vorhandenen Optionen
und Einstellungen zusammen. Übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
- Stellen Sie in der Liste Formatierung
übernehmen für den Eintrag "Gerade Zeilen" ein.
- Klicken Sie auf Format und wählen
Sie Rahmen und Schattierung an.
Stellen Sie auf der Registerkarte "Rahmen" wieder die in Schritt 6
vorgenommenen Optionen und Einstellungen her.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Schattierung" und wählen Sie die
gewünschte Farbe aus. Bestätigen Sie mit
Ok.
- Klicken Sie nochmals auf Ok, um
das neue Format zu übernehmen.
Übrigens: Anstelle von Zeilen können Sie auch jede zweite Spalte in einer anderen Farbe formatieren. Wählen Sie dazu in Schritt 7 den Eintrag "Gerade Spalten" oder "Ungerade Spalten" aus.
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OutlookWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Aktualisierbare Textpassagen aus externen Dateien
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In unserer Dienststelle setzen wir diverse Dokumentvorlagen ein. In den Kopf- und Fußzeilen werden Adresse, Bankverbindung usw. aus einer externen Datei eingefügt, und zwar mit Hilfe von INCLUDETEXT-Feldern (Anmerkung der Word Weekly-Redaktion: in Word 97 heißt das Feld EINFÜGENTEXT). So können wir Änderungen der Adresse oder Bankverbindung zentral in der externen Datei vornehmen und müssen nicht jede Vorlage einzeln bearbeiten. Das funktioniert allerdings nur in der Theorie. In der Praxis aktualisiert Word die Felder in den Vorlagen nicht automatisch, nachdem Angaben in der externen Datei geändert worden waren. Selbst eine manuelle Aktualisierung per F9 führt an manchen Stellen dazu, dass der Fehler "Kein gültiger Dateiname" angezeigt wird. Was läuft hier falsch und wie lässt sich dieses Verhalten abstellen?
P. Wehrhahn
ANTWORT: INCLUDETEXT-Felder (bzw. EINFÜGENTEXT-Felder in Word 97) werden generell nicht automatisch aktualisiert. Das können Sie nachprüfen, indem Sie in dem Dokument, in dem Sie die Felder eingefügt haben, den Befehl Bearbeiten-Verknüpfungen aufrufen. Bei den Quelldateien, die Sie per INCLUDETEXT / EINFÜGENTEXT verknüpft haben, können Sie die Aktualisierungsart nicht beeinflussen. Sie steht immer auf "Manuell".
Eine automatische Aktualisierung erreichen Sie nur mit einem LINK-Feld (bzw. VERKNÜPFUNG-Feld in Word 97). Die Syntax der Feldfunktion ist nahezu identisch mit dem INCLUDETEXT- respektive EINFÜGENTEXT-Feld. Konkret gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie die externe Quelldatei. In Ihrem Fall können Sie die
Datei, in der Sie bislang schon Informationen wie Adresse,
Bankverbindung usw. gespeichert haben, unverändert weiterverwenden.
- Richten Sie die Datei ein, in der Sie Textpassagen aus der externen
Datei einfügen wollen, und speichern Sie sie. Am einfachsten ist es,
wenn sich beide Dateien im selben Ordner befinden. Dann können Sie sie
später problemlos gemeinsam in einen anderen Ordner verschieben, ohne
die Verknüpfung zwischen Hauptdokument und Quelldatei zu zerstören.
- Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Stelle, an der Sie
Text aus der externen Datei einfügen wollen.
- Um die Auswahl der Quelldatei zu vereinfachen, wählen Sie im Menü
Einfügen den Befehl Objekt an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Aus Datei
erstellen.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um
die gewünschte Quelldatei auszuwählen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfen und bestätigen Sie das
Dialogfenster anschließend mit Ok.
- Standardmäßig fügt Word das komplette Quelldokument ein oder,
genauer gesagt, das, was davon auf die aktuelle Seite des Hauptdokuments
passt. Um den eingefügten Text zum Beispiel auf eine bestimmte Textmarke
zu beschränken, bearbeiten Sie den Code des LINK-Feldes manuell. Dazu
drücken Sie die Tastenkombination Alt + F9.
- Sie sehen daraufhin einen Feldcode wie
diesen:
Vorlagen\\Quelldatei.doc" "" \a \p }
oder in Word 97:
{ VERKNUEPFUNG Word.Document.8 "C:\\Dokumente\\Word
Vorlagen\\Quelldatei.doc" "" \a \p }
Änderungen nehmen Sie jetzt nur am letzten Teil des Feldcodes vor, und zwar ab den beiden Anführungszeichen hinter dem Dateipfad. Zwischen diese Anführungszeichen können Sie bei Bedarf den Namen einer Textmarke setzen. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie Teilen der Quelldatei Textmarken zugewiesen haben und im Hauptdokument nur den Bereich einer Textmarke einfügen wollen.
Danach bearbeiten Sie die Feldschalter: "\a" muss auf jeden Fall erhalten bleiben, da er für die automatische Aktualisierung sorgt. Der Schalter "\p" sorgt dafür, dass der Inhalt der Quelldatei als Grafik dargestellt wird. Ersetzen Sie "\p" gegebenenfalls durch die Schalter "\t" (für eine reine Textdarstellung) oder "\r" (für eine formatierte Anzeige - Rich Text Format).
Durch die zuletzt genannten Schalter wird in den neueren Word-Versionen der Einsatz des "\f"-Schalters überflüssig, weshalb Sie hier das automatisch eingesetzte "\f 0" löschen können. Der Feldcode könnte schließlich etwa so aussehen:
{ LINK Word.Document.8 "C:\\Dokumente\\Word
Vorlagen\\Quelldatei.doc" "TextmarkeKopf" \a \t }
oder in Word 97:
{ VERKNUEPFUNG Word.Document.8 "C:\\Dokumente\\Word
Vorlagen\\Quelldatei.doc" "TextmarkeKopf" \a \t }
- Kehren Sie zur normalen Textanzeige zurück, indem Sie erneut
Alt+F9 drücken.
- Überprüfen Sie die korrekte Funktionsweise, indem Sie per
F9-Taste einmal eine manuelle Feldaktualisierung durchführen.
- Bei Bedarf wiederholen Sie die Schritte 3 bis 11, um weitere
Textpassagen zu verknüpfen.
- Wenn alles in Ordnung ist, speichern Sie die Datei.
Falls keine Aktualisierung erfolgt, überprüfen Sie die Word-Optionen: Rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein. Sorgen Sie dafür, dass das Kontrollkästchen (Automatische) Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren eingeschaltet ist.
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konvertierenSie erhalten PDF-Dokumente und möchten sie in Word oder Excel bearbeiten? Der PDFgrabber ist die Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Sie brauchen dazu nur 3 einfache Schritte:
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Suche nach nicht formatierten Zeichenketten
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Mit Word kann ich gezielt nach bestimmten Formatierungen zu suchen und sie durch andere Formate zu ersetzen. Um also zum Beispiel einen kursiv gedruckten Produktnamen in Zukunft fett zu formatieren, ist das mit Hilfe des Menüs Bearbeiten-Ersetzen jederzeit ohne Probleme möglich. Nun suche ich aber manchmal nicht nach Formatierungen, sondern nach Zeichenketten, die eine bestimmte Formatierung NICHT aufweisen. Ist das möglich?
H. Gerber
ANTWORT: Nehmen wir zum Beispiel an Sie stellen nachträglich fest, dass die Zeichenkette "Word Weekly" an verschiedenen Stelle nicht wie gewünscht kursiv gedruckt ist. Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erreichen, möchten Sie gezielt nach den Fundstellen von "Word Weekly" suchen, die nicht kursiv formatiert sind, um dann die Zuweisung des Schriftattributes nachzuholen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes, wählen Sie das Menü
Bearbeiten-Ersetzen an und geben Sie
"Word Weekly" in das Feld Suchen nach
ein.
- Klicken Sie auf Erweitern. Wenn
die Schaltfläche Keine Formatierung
verfügbar ist, klicken Sie sie an dieser Stelle an, um bisher vorhandene
Formateinstellungen zu entfernen.
- Nach Format-Zeichen gelangen Sie
in das Dialogfeld Zeichen suchen, in
dem Sie die gesuchte Formatierung einstellen können. In der Liste Schriftschnitt markieren Sie den Eintrag
"Nicht Kursiv".
- Nachdem Sie das Dialogfeld mit Ok
bestätigt haben, wechseln Sie in das Feld Ersetzen durch, entfernen auch hier
eventuelle Voreinstellungen mit Nur
Text bzw. Keine
Formatierung und geben "Word Weekly" ein. Setzen Sie dann
noch die Formatierung mit Format-Zeichen auf Kursiv.
- Wenn Sie sich wieder im Dialogfeld Ersetzen befinden, können Sie den
Ersetzungsvorgang mit Alles ersetzen
starten. Word ersetzt daraufhin gezielt die nicht kursiv formatierten
Suchbegriffe durch kursive Zeichenketten.
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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