|
Ausgabe vom 14. Februar
2005
|
Word-News &
Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach
Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und
Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder
Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse
mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in
jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook
2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang
steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
Der SmartTools Brief- und
Fax-Manager 2003 steht ab sofort in einer neuen Version zur Verfügung, die
nicht nur Word 2000 und 2002/XP, sondern auch das aktuelle Word 2003
unterstützt. In einer zur Zeit 25% Rabatt auf unser beliebtestes
Word-Tool:
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Der komfortable Seiten-Assistent
für Ihre Dokumente Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
Ab sofort können Sie mit Ihren Word-Dokumenten noch
komfortabler arbeiten, denn der kostenlose SmartTools Seiten-Assistent
stellt Ihnen eine neue Symbolleiste speziell zum seitenorientierten
Arbeiten zur Verfügung. Nach der automatischen Installation können Sie per
Mausklick...
- ...die aktuelle Seite markieren
- ...die aktuelle Seite ausschneiden
- ...die aktuelle Seite in die Zwischenablage kopieren
- ...die aktuelle Seite vor oder hinter der aktuellen Seite
einfügen
- ...die aktuelle Seite in ein neues Dokument kopieren, so dass Sie
sie als eigenständiges Dokument speichern können.
- ...die aktuelle Seite "sammeln". Mit dieser Funktion können Sie
einzelne markierte Seiten aus dem aktuellen Dokument in ein neues
"Sammel-Dokument" übertragen. Die Seiten werden dort jeweils am Ende
eingefügt. So erstellen Sie beispielsweise schnell und einfach aus einer
umfangreichen technischen Dokumentation die wichtigsten Seiten für eine
kleine Produktinformation zusammen.
- ...eine bestimmte Seite durch Angabe der entsprechenden Seitennummer
auswählen
- ...ganz einfach per Mausklick seitenweise vor oder zurück durch das
Dokument blättern
Den kostenlosen Download des SmartTools
Seiten-Assistenten für Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 finden Sie
unter:
News: Wichtiges Sicherheitsupdate für Office
XP
Im aktuellen Sicherheitsbulletin für den Februar
weist Microsoft auf eine Sicherheitslücke in Office XP (speziell Word 2002
und PowerPoint 2002) sowie Project 2002 und Visio 2002 hin: Auch mit allen
installierten Service Packs kann es passieren, dass durch das Öffnen einer
Datei im Internet Explorer unbemerkt Code auf Ihrem Rechner ausgeführt
wird. Dadurch wäre es beispielsweise möglich, dass Daten auch unter
Umgehung von anderen Schutzprogrammen ausgespäht oder gelöscht werden.
Inzwischen steht ein Update zur Verfügung, das diese als "Kritisch"
eingestufte Sicherheitslücke schließt. Weitere Informationen sowie die
Download-Links finden Sie unter:
Sicherheitsupdate
für Office XP
Tabellenformate ganz einfach selbst
gemacht Versionen: Word 2002/XP und
2003
Übersichtlichkeit und Lesbarkeit in umfangreichen Tabellen
können Sie wesentlich verbessern, wenn Sie Tabellenzeilen oder
Tabellenspalten abwechselnd in verschiedenen Farben formatieren; also
beispielsweise jede zweite Zeile auf ein helles Grau setzen.
In
Word 97 und 2000 können Sie diesen Effekt über eines der vorgegebenen
AutoFormate erzielen, aber hier müssen Sie die Farben und Formatierungen
akzeptieren. Word 2002/XP und 2003 gehen daher noch einen Schritt weiter:
Sie können eine individuelle Formatvorlage für Tabellen entwerfen, die
gerade/ungerade Zeilen und Spalten nach Ihren Wünschen abwechselnd
formatiert:
- Wählen Sie das Menü Format-Formatvorlagen und
Formatierungen an, um den entsprechenden Aufgabenbereich
anzuzeigen.
- Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage.
- Geben Sie den gewünschten Namen für die Formatvorlage ein.
- Wählen Sie in der Liste Formatvorlagentyp den Eintrag "Tabelle".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie den Eintrag "Rahmen
und Schattierung" an.
- Aktivieren Sie die Option Gitternetz auf der Registerkarte "Rahmen"
oder stellen Sie die gewünschte Rahmenart aus den vorhandenen Optionen
und Einstellungen zusammen. Übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
- Stellen Sie in der Liste Formatierung
übernehmen für den Eintrag "Gerade Zeilen" ein.
- Klicken Sie auf Format und wählen
Sie Rahmen und Schattierung an.
Stellen Sie auf der Registerkarte "Rahmen" wieder die in Schritt 6
vorgenommenen Optionen und Einstellungen her.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Schattierung" und wählen Sie die
gewünschte Farbe aus. Bestätigen Sie mit
Ok.
- Klicken Sie nochmals auf Ok, um
das neue Format zu übernehmen.
Um das eben angelegte Format
zuzuordnen, klicken Sie einfach in die betreffende Tabelle und wählen den
Namen Ihrer Formatvorlage in der entsprechenden Liste der Symbolleiste
aus.
Übrigens: Anstelle von Zeilen können Sie auch jede zweite
Spalte in einer anderen Farbe formatieren. Wählen Sie dazu in Schritt 7
den Eintrag "Gerade Spalten" oder "Ungerade Spalten" aus.
ANZEIGE
Endlich eine komfortable Datensicherung für
Outlook
Was würde passieren, wenn Ihre
Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren
meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine
aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein
erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln,
Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so
einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten
können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup
haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre
Outlook-Symbolleiste, Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen,
Signaturen, Filter und Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen
sich mit wenigen Mausklicks
wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup ist
ab sofort verfügbar und kann zur Zeit mit 10% Einführungsrabatt
bestellt werden:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
|
Haben
Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit
einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!)
an:
word-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Aktualisierbare Textpassagen aus externen
Dateien Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: In unserer
Dienststelle setzen wir diverse Dokumentvorlagen ein. In den Kopf- und
Fußzeilen werden Adresse, Bankverbindung usw. aus einer externen Datei
eingefügt, und zwar mit Hilfe von INCLUDETEXT-Feldern (Anmerkung der Word
Weekly-Redaktion: in Word 97 heißt das Feld EINFÜGENTEXT). So können wir
Änderungen der Adresse oder Bankverbindung zentral in der externen Datei
vornehmen und müssen nicht jede Vorlage einzeln bearbeiten. Das
funktioniert allerdings nur in der Theorie. In der Praxis aktualisiert
Word die Felder in den Vorlagen nicht automatisch, nachdem Angaben in der
externen Datei geändert worden waren. Selbst eine manuelle Aktualisierung
per F9 führt an manchen Stellen dazu, dass der Fehler "Kein
gültiger Dateiname" angezeigt wird. Was läuft hier falsch und wie lässt
sich dieses Verhalten abstellen? P. Wehrhahn
ANTWORT: INCLUDETEXT-Felder
(bzw. EINFÜGENTEXT-Felder in Word 97) werden generell nicht automatisch
aktualisiert. Das können Sie nachprüfen, indem Sie in dem Dokument, in dem
Sie die Felder eingefügt haben, den Befehl Bearbeiten-Verknüpfungen aufrufen. Bei den
Quelldateien, die Sie per INCLUDETEXT / EINFÜGENTEXT verknüpft haben,
können Sie die Aktualisierungsart nicht beeinflussen. Sie steht immer auf
"Manuell".
Eine automatische Aktualisierung erreichen Sie nur mit
einem LINK-Feld (bzw. VERKNÜPFUNG-Feld in Word 97). Die Syntax der
Feldfunktion ist nahezu identisch mit dem INCLUDETEXT- respektive
EINFÜGENTEXT-Feld. Konkret gehen Sie wie folgt vor:
- Erstellen Sie die externe Quelldatei. In Ihrem Fall können Sie die
Datei, in der Sie bislang schon Informationen wie Adresse,
Bankverbindung usw. gespeichert haben, unverändert weiterverwenden.
- Richten Sie die Datei ein, in der Sie Textpassagen aus der externen
Datei einfügen wollen, und speichern Sie sie. Am einfachsten ist es,
wenn sich beide Dateien im selben Ordner befinden. Dann können Sie sie
später problemlos gemeinsam in einen anderen Ordner verschieben, ohne
die Verknüpfung zwischen Hauptdokument und Quelldatei zu zerstören.
- Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Stelle, an der Sie
Text aus der externen Datei einfügen wollen.
- Um die Auswahl der Quelldatei zu vereinfachen, wählen Sie im Menü
Einfügen den Befehl Objekt an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Aus Datei
erstellen.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um
die gewünschte Quelldatei auszuwählen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfen und bestätigen Sie das
Dialogfenster anschließend mit Ok.
- Standardmäßig fügt Word das komplette Quelldokument ein oder,
genauer gesagt, das, was davon auf die aktuelle Seite des Hauptdokuments
passt. Um den eingefügten Text zum Beispiel auf eine bestimmte Textmarke
zu beschränken, bearbeiten Sie den Code des LINK-Feldes manuell. Dazu
drücken Sie die Tastenkombination Alt + F9.
- Sie sehen daraufhin einen Feldcode wie
diesen:
{ LINK Word.Document.8
"C:\\Dokumente\\Word Vorlagen\\Quelldatei.doc" "" \a \p
}
oder in Word
97:
{ VERKNUEPFUNG Word.Document.8
"C:\\Dokumente\\Word Vorlagen\\Quelldatei.doc" "" \a \p
}
Änderungen
nehmen Sie jetzt nur am letzten Teil des Feldcodes vor, und zwar ab den
beiden Anführungszeichen hinter dem Dateipfad. Zwischen diese
Anführungszeichen können Sie bei Bedarf den Namen einer Textmarke setzen.
Das ist dann sinnvoll, wenn Sie Teilen der Quelldatei Textmarken
zugewiesen haben und im Hauptdokument nur den Bereich einer Textmarke
einfügen wollen.
Danach bearbeiten Sie die Feldschalter: "\a" muss
auf jeden Fall erhalten bleiben, da er für die automatische Aktualisierung
sorgt. Der Schalter "\p" sorgt dafür, dass der Inhalt der Quelldatei als
Grafik dargestellt wird. Ersetzen Sie "\p" gegebenenfalls durch die
Schalter "\t" (für eine reine Textdarstellung) oder "\r" (für eine
formatierte Anzeige - Rich Text Format).
Durch die zuletzt
genannten Schalter wird in den neueren Word-Versionen der Einsatz des
"\f"-Schalters überflüssig, weshalb Sie hier das automatisch eingesetzte
"\f 0" löschen können. Der Feldcode könnte schließlich etwa so
aussehen:
{ LINK Word.Document.8
"C:\\Dokumente\\Word Vorlagen\\Quelldatei.doc" "TextmarkeKopf" \a \t
}
oder in Word
97:
{ VERKNUEPFUNG Word.Document.8
"C:\\Dokumente\\Word Vorlagen\\Quelldatei.doc" "TextmarkeKopf" \a \t
}
- Kehren Sie zur normalen Textanzeige zurück, indem Sie erneut
Alt+F9 drücken.
- Überprüfen Sie die korrekte Funktionsweise, indem Sie per
F9-Taste einmal eine manuelle Feldaktualisierung durchführen.
- Bei Bedarf wiederholen Sie die Schritte 3 bis 11, um weitere
Textpassagen zu verknüpfen.
- Wenn alles in Ordnung ist, speichern Sie die Datei.
Bei
jedem Öffnen des Hauptdokuments aktualisiert Word die LINK-Felder entweder
automatisch oder nach einer Bestätigungsmeldung (die Sie mit Ja beantworten müssen). Ob die Meldung
erscheint, richtet sich nach der Word-Version und den nachträglich
installierten Updates.
Falls keine Aktualisierung erfolgt,
überprüfen Sie die Word-Optionen: Rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln Sie auf die
Registerkarte Allgemein. Sorgen Sie
dafür, dass das Kontrollkästchen (Automatische)
Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren eingeschaltet
ist.
ANZEIGE
PDF-Dateien komfortabel nach Word und Excel
konvertieren
Sie erhalten PDF-Dokumente und
möchten sie in Word oder Excel bearbeiten?
Der PDFgrabber ist
die Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel-
oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in
Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Sie
brauchen dazu nur 3 einfache Schritte:
- Nach der automatischen Installation starten Sie en PDFgrabber
ganz einfach über das Start-Menü.
- Wählen Sie ein oder mehrere PDF-Dokumente zur Konvertierung
aus und legen Sie das gewünschte Format sowie das Zielverzeichnis
fest (Word, Excel oder Textdatei).
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch
abläuft. Am Ende stehen dann die gewünschten Word- oder
Excel-Dateien, die Sie direkt öffnen und bearbeiten
können.
Weitere Informationen finden Sie
unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/
| Suche nach nicht formatierten
Zeichenketten Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Mit Word kann ich
gezielt nach bestimmten Formatierungen zu suchen und sie durch andere
Formate zu ersetzen. Um also zum Beispiel einen kursiv gedruckten
Produktnamen in Zukunft fett zu formatieren, ist das mit Hilfe des Menüs
Bearbeiten-Ersetzen jederzeit ohne
Probleme möglich. Nun suche ich aber manchmal nicht nach Formatierungen,
sondern nach Zeichenketten, die eine bestimmte Formatierung NICHT
aufweisen. Ist das möglich? H. Gerber
ANTWORT: Nehmen wir zum
Beispiel an Sie stellen nachträglich fest, dass die Zeichenkette "Word
Weekly" an verschiedenen Stelle nicht wie gewünscht kursiv gedruckt ist.
Um ein einheitliches Erscheinungsbild zu erreichen, möchten Sie gezielt
nach den Fundstellen von "Word Weekly" suchen, die nicht kursiv formatiert
sind, um dann die Zuweisung des Schriftattributes nachzuholen. Gehen Sie
dazu folgendermaßen vor:
- Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Textes, wählen Sie das Menü
Bearbeiten-Ersetzen an und geben Sie
"Word Weekly" in das Feld Suchen nach
ein.
- Klicken Sie auf Erweitern. Wenn
die Schaltfläche Keine Formatierung
verfügbar ist, klicken Sie sie an dieser Stelle an, um bisher vorhandene
Formateinstellungen zu entfernen.
- Nach Format-Zeichen gelangen Sie
in das Dialogfeld Zeichen suchen, in
dem Sie die gesuchte Formatierung einstellen können. In der Liste Schriftschnitt markieren Sie den Eintrag
"Nicht Kursiv".
- Nachdem Sie das Dialogfeld mit Ok
bestätigt haben, wechseln Sie in das Feld Ersetzen durch, entfernen auch hier
eventuelle Voreinstellungen mit Nur
Text bzw. Keine
Formatierung und geben "Word Weekly" ein. Setzen Sie dann
noch die Formatierung mit Format-Zeichen auf Kursiv.
- Wenn Sie sich wieder im Dialogfeld Ersetzen befinden, können Sie den
Ersetzungsvorgang mit Alles ersetzen
starten. Word ersetzt daraufhin gezielt die nicht kursiv formatierten
Suchbegriffe durch kursive Zeichenketten.
Access-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser
wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und
Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
Klicken
Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
Um
SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando
"unsubscribe" an die Adresse
word-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte
beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im
Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere
Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando
"help" an dieselbe Adresse.
|