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Ausgabe vom 14. März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Daten komfortabel und voll
automatisch sichern
- Download-Tipp: AutoKorrektur-Einträge sichern und
weitergeben
- News: Erste Bilder von Office
12
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Daten komfortabel und voll automatisch sichern
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup kann zurzeit noch mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
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Download-Tipp: AutoKorrektur-Einträge sichern und weitergeben
Für die Sicherung Ihrer AutoKorrektur-Einträge nach einer Neuinstallation, die Übertragung auf ein anderes System oder den Umstieg auf eine neue Word-Version erwarten Sie eine einfache, unkomplizierte Lösung. Word selber stellt dazu leider keinerlei Funktionen bereit. Microsoft hat zwar nachträglich versucht, diese Funktion über entsprechende Makros nachzubessern, aber der Einsatz ist fehlerträchtig und umständlich. So können AutoKorrektur-Einträge mit Tabellen nicht gesichert werden und die Makros in den verschiedenen Word-Versionen sind nicht miteinander kompatibel. Die unter Word 97 gesicherten AutoKorrektur-Einträge lassen sich beispielsweise nicht wieder in Word 2003 einlesen.
SmartTools AutoKorrektur-Backup löst das Problem. Unser Tool ist versionsunabhängig und absolut einfach zu bedienen. Per Mausklick sichern Sie die aktuellen Einträge in einem normalen Word-Dokument. Diese Datei können Sie dann jederzeit auf einem anderen Rechner öffnen und die AutoKorrektur mit einem weiteren Mausklick wieder einlesen:
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SmartTools
AutoKorrektur-Backup für
Word |
News: Erste Bilder von Office 12
Auf der amerikanischen WinSuperSite hatte der IT-Spezialist Paul Thurrot in der letzten Woche erste Screenshots von Office 12 veröffentlicht. Es handelte sich zwar noch um Prototypen, aber dem ersten Eindruck nach, wird die nächste Office-Version optisch erheblich überarbeitet. In Outlook sollen Kalender und Aufgaben besser integriert werden und Instant Messaging, Audio und Video werden in die meisten Applikationen integriert. Gerne würden wir Ihnen einen Link anbieten, unter dem Sie sich selber einen ersten Eindruck von Office 12 machen können, aber die entsprechenden Seiten wurden nach wenigen Stunden auf Bitten von Microsoft aus dem Netz genommen. Immerhin gibt es aber neue Informationen zum Zeitplan für Office 12: Beta 1 im Oktober 2005, öffentliche Beta 2 im ersten Halbjahr 2006 und Verfügbarkeit im Spätsommer 2006.
| Word-Tipp der
Woche |
Aufgaben-Bereich um individuelle Vorlagen erweitern
Versionen: Word 2002/XP und 2003
Der Aufgabenbereich in Word vereinfacht zahlreiche Arbeitsschritte. Leider lässt er sich nicht ohne weiteres individuell anpassen, damit beispielsweise individuelle Vorlagen für Angebote oder Rechnungen in Word sofort verfügbar sind. Aus der Sicht von Word ist der Aufgabenbereich eine Symbolleiste mit speziellen Inhalten. Im Gegensatz zu anderen Symbolleisten lassen sich diese Inhalte jedoch nicht über eine Funktion Anpassen individuell festlegen. Hier müssen Sie normalerweise ein VBA-Programm schreiben, das die Inhalte des Aufgabenbereiches verändert. Abhilfe schafft der folgende Trick: Mithilfe einiger Einträge in der Windows-Registry lassen sich beispielsweise Vorlagen für die Erstellung neuer Rechnungen in Word definieren.
Individuelle Vorlage in den Aufgabenbereich einbinden
Am besten wird die Vorgehensweise an einem konkreten Beispiel deutlich: In Word soll im Aufgabenbereich unter "Mit Vorlage beginnen" ein Eintrag "Rechnung" hinzugefügt werden, der beim Anklicken ein neues Dokument basierend auf einer Vorlage "Rechnung.dot" erstellt:
- Wählen Sie das Menü Start-Ausführen an, geben Sie "regedit" ein
und bestätigen Sie mit Return.
- Suchen Sie nach dem Eintrag
"HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Word", wobei "x" durch
"11.0" für Word 2003 oder "10.0" für Word 2002 zu ersetzen ist.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Word", wählen
Sie Neu-Schlüssel im Kontextmenü an
und benennen Sie den Schlüssel in "New Document" um.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "New Document",
wählen Sie Neu-Schlüssel im
Kontextmenü an und benennen Sie den Schlüssel "Custom1".
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Custom1",
wählen Sie Neu-Zeichenfolge im
Kontextmenü an und benennen Sie den Eintrag in "DisplayName" um. Öffnen
Sie den Eintrag per Doppelklick, geben Sie die Bezeichnung für die
Anzeige im Aufgabenbereich ein. Also für unser Beispiel: "Rechnung".
Bestätigen Sie mit Return.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste nochmals auf "Custom1", wählen
Sie wieder Neu-Zeichenfolge im
Kontextmenü an und benennen Sie den Eintrag in "Filename" um. Öffnen Sie
den Eintrag per Doppelklick, geben Sie Laufwerk, Pfad und Dateiname der
gewünschten Vorlage ein und drücken Sie Return.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste wieder auf "Custom1", wählen
Sie aber diesmal Neu-DWORD-Wert im
Kontextmenü an. Benennen Sie den Eintrag in "Section" um, öffnen Sie ihn
per Doppelklick, geben Sie "3" für den Abschnitt "Mit Vorlage beginnen"
ein und drücken Sie die Return-Taste.
- Klicken Sie ein letztes Mal mit der rechten Maustaste auf "Custom1"
und wählen Sie nochmals Neu-DWORD-Wert
im Kontextmenü an. Benennen Sie den Eintrag in "Action" um, öffnen Sie
ihn per Doppelklick, geben Sie eine "1" für die Aktion "Neues Dokument
anlegen" ein und drücken Sie Return.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Seriendruck mit ASCII-Datenquellen automatisieren
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte das Einrichten eines Serienbriefs mit Hilfe eines VBA-Makros automatisieren. Das Problem dabei ist, dass ich als Datenquelle eine Textdatei einbinden muss, die aus Lotus Notes exportiert wurde. Deshalb liegen die Daten im ASCII-Format und nicht im Windows-typischen ANSI-Format vor. Wenn ich die Datenquelle manuell mit der Seriendruckfunktion anfüge, habe ich die Möglichkeit, das zu importierende Format auszuwählen (in diesem Fall also "MS-DOS-Text"). In VBA gibt es aber offensichtlich nur ein Standard-Textformat, das bei ASCII-Texten nicht korrekt funktioniert. So werden zum Beispiel die Umlaute nicht korrekt übertragen. Können Sie mir sagen, wie ich den Seriendruck dennoch automatisieren kann?
H. Gerbering
ANTWORT: Texte im ASCII-Format (auch "MS-DOS-Text-Format" genannt) sind beim Seriendruck immer ein Problem, ganz egal welche Word-Version Sie einsetzen. Im interaktiven Modus können Sie die Importweise und damit das Dateiformat zwar per Dialogfeld auswählen. Wenn Sie das Anlegen eines Seriendokuments aber per VBA-Makro automatisieren wollen, werden Sie vergeblich nach einem entsprechenden Importschalter suchen.
Um dennoch ans Ziel zu gelangen, können Sie die ASCII-Datei zunächst in ein normales Word-Dokument umwandeln und dieses Word-Dokument anschließend als Datenquelle des Serienbriefes einbinden. Diese Aktionen lassen sich per VBA-Code automatisieren.
Die im Anschluss vorgestellten Prozedurlistings gehen davon aus, dass Sie eine ASCII-Datei namens ASCIIQUELLE.DAT aus dem Ordner C:\DATEN als Datenquelle laden wollen. Um den Programmcode an Ihre Bedürfnisse anzupassen, ändern Sie die Pfadangabe, die der Variablen "strTXTFileName" übergeben wird, und die Dateiendung, die in der Variablen "strTXTExtension" festgehalten wird.
Wenn Sie mit Word 97 arbeiten, müssen Sie die Umwandlung aus dem ASCII-Format mit Hilfe einer SendKeys-Anweisung erledigen, da die VBA-Methode zum Öffnen einer Datei keinen Konvertierungsschalter besitzt. Somit ergibt sich folgender Programmcode:
Sub Seriendruck97()
Dim strTXTExtension As String
Dim strTXTFileName As String
Dim strDOCFileName As String
Dim wdDocDummy As Document
Dim wdDocNew As Document
strTXTExtension = ".dat"
strTXTFileName = "C:\Daten\ASCIIQuelle.dat"
strDOCFileName = Left(strTXTFileName, _
InStr(strTXTFileName, strTXTExtension)) & "doc"
Options.ConfirmConversions = True
SendKeys "^{HOME}MS-DOS{ENTER}"
Set wdDocDummy = _
Documents.Open(FileName:=strTXTFileName)
With wdDocDummy
.SaveAs FileName:=strDOCFileName, _
FileFormat:=wdFormatDocument
.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
End With
Set wdDocDummy = Nothing
Set wdDocNew = Application.Documents.Add
With wdDocNew.MailMerge
.MainDocumentType = wdFormLetters
.OpenDataSource Name:=strDOCFileName
.EditMainDocument
End With
End Sub
Damit die Textdatei korrekt als MS-DOS-Text importiert wird, schalten Sie zuerst die Option zum Bestätigen von Konvertierungen ein. In der SendKeys-Anweisung definieren Sie die Tastenanschläge, die zur Auswahl des "MS-DOS-Text"-Eintrags erforderlich sind. Danach öffnen Sie die Textdatei und speichern Sie sofort wieder im Word-Format mit der Endung DOC. Diese DOC-Datei weisen Sie einem neuen Serienbrief-Dokument per "OpenDataSource" als Datenquelle zu.
In Word 2000, 2002/XP und 2003 geht es etwas eleganter ohne SendKeys-Anweisung. Die Open-Methode in den neueren Word-Versionen kennt einen Schalter namens "Encoding", der die Angabe einer speziellen Codepage erlaubt. Für ASCII-Texte bietet sich dafür die Codepage 850 an. Der restliche Prozedurcode unterscheidet sich nicht von der 97er-Version, sodass sich in Word 2000, 2002/XP und 2003 folgende Anweisungen ergeben:
Sub Seriendruck2000XP2003()
Dim strTXTExtension As String
Dim strTXTFileName As String
Dim strDOCFileName As String
Dim wdDocDummy As Document
Dim wdDocNew As Document
strTXTExtension = ".dat"
strTXTFileName = " C:\Daten\ASCIIQuelle.dat"
strDOCFileName = Left(strTXTFileName, _
InStr(strTXTFileName, strTXTExtension)) & "doc"
Set wdDocDummy = Documents.Open _
(FileName:=strTXTFileName, _
ConfirmConversions:=False, _
Format:=wdOpenFormatAuto, _
Encoding:=850)
With wdDocDummy
.SaveAs FileName:=strDOCFileName, _
FileFormat:=wdFormatDocument
.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
End With
Set wdDocDummy = Nothing
Set wdDocNew = Application.Documents.Add
With wdDocNew.MailMerge
.MainDocumentType = wdFormLetters
.OpenDataSource Name:=strDOCFileName
.EditMainDocument
End With
End Sub
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konvertierenSie erhalten PDF-Dokumente und möchten sie in Word oder Excel bearbeiten? Der PDFgrabber ist die Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Sie brauchen dazu nur 3 einfache Schritte:
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Verknüpfung mit Excel lösen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In Ihrer letzten Ausgabe haben Sie gezeigt, wie man mit wenig Aufwand eine einzelne Excel-Zelle als Verknüpfung in Word einfügen kann. Der Inhalt des Word-Dokumentes ist damit immer auf dem neuesten Stand, auch wenn sich die Kalkulation in Excel ändert. Ich habe diese Möglichkeit genutzt, aber an einem gewissen Punkt ist die Bearbeitung des Textes abgeschlossen und ich möchte den Wert in meinem Dokument festschreiben. Wie kann ich die Verknüpfung mit möglichst wenig Aufwand wieder lösen?
H. Bernau
ANTWORT: Bei der Verknüpfung handelt es sich um eine normale Feldfunktion. Sie können das aktuelle Ergebnis festschreiben, indem Sie den Wert anklicken und die Tastenkombination Strg+Umschalt+F9 betätigen.
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