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Ausgabe vom 14. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook -
mit SmartTools Outlook Backup 2.0
- Download-Tipp: SmartTools DateiLister für
Word
- News: Endgültiges Design der neuen Word-Version
vorgestellt
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - mit SmartTools Outlook Backup 2.0
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup 2.0 sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
- Die brandneue Version 2.0 von SmartTools Outlook Backup kann
Ihre Daten ab sofort noch schneller sichern, Outlook vor der Sicherung
beenden und danach neu starten, noch mehr Informationen wie
Übertragungseinstellungen, Ansichten und Junk-Mail-Filter sichern bzw.
zurückspielen usw.
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: SmartTools DateiLister für Word
Wenn Sie mit Word zum Beispiel Etiketten für Disketten oder Einleger für CDs erstellen, fehlt immer wieder eine einfache Möglichkeit, die Dateiliste der jeweiligen Datenträger in Ihr Dokument einzufügen. Aber auch die Erstellung anderer Übersichten beispielsweise zu Dokumentations- oder Nachschlagezwecken scheitert häufig an diesem Manko.
Diese Lücke schließt nun der SmartTools DateiLister: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien in Ihr Dokument ein:
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SmartTools
DateiLister für Word kostenlos
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News: Endgültiges Design der neuen Word-Version vorgestellt
Im September 2005 hat Microsoft erstmals die neue Benutzeroberfläche von Word 2007 vorgestellt. Seitdem konnte eine ausgewählte Gruppe von Anwendern die erste Beta-Version testen und Erfahrungen an das Entwicklungsteam weitergeben. Das Design wurde daraufhin noch einmal überarbeitet und nun in seiner endgültigen Form präsentiert:
Das neue Design von Word 2007
Der direkte Vergleich zwischen dem ersten und dem aktuellen Entwurf zeigt, dass es noch eine Reihe von gravierenden Änderungen gegeben hat:
Die Design-Entwürfe von Office 2007 im Vergleich
Die Symbole sind nun klarer organisiert und Beschriftungen am unteren Rand des "ribbon" verdeutlichen die Inhalte der einzelnen Gruppen. Das große "Office-Symbol" in der oberen linken Fensterecke ist ein vollkommen neues Element. Es ermöglicht den schnellen Zugriff auf sämtliche Funktionen rund um das Datei-Management und die Ausgabe von Dokumenten:
Das Menü hinter dem neuen Office-Button
In den folgenden Wochen werden wir noch viele weitere kleine Neuerungen von Word 2007 vorstellen. So haben Sie jetzt beispielsweise die Möglichkeit, die Farbgebung der Oberfläche zu ändern. Besonders interessant für Journalisten und Autoren: In der Statuszeile kann Word 2007 jetzt die aktuelle Wortanzahl des kompletten Dokuments bzw. der aktuellen Markierung anzeigen:
Neue Funktion zum Zählen von Wörtern
Eine kleine Einführung in das Konzept der neuen Benutzeroberfläche von Word 2007 und den übrigen Office-Anwendungen finden Sie hier:
Einführung in das Konzept der neuen Benutzeroberfläche
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| Word-Tipp der
Woche |
Booklets und Broschüren komfortabel mit Word drucken, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In der letzten Woche haben wir Ihnen gezeigt, welche Probleme Sie bei der Erstellung eines Booklets mit Word auftreten und wie Sie mithilfe des kostenlosen Booklet-Assistenten in kürzester Zeit ein gutes Ergebnis erzielen. Die heutige Ausgabe zeigt Ihnen, wie Sie den Duplex-Drucker richtig einsetzten, Probleme mit der Kopf- und Fußzeile und der Anzeige von Seitenzahlen vermeiden. Außerdem stellen wir Ihnen die Buchdruck-Funktion von Word 2003 und 2002/XP vor.
Wenn Sie regelmäßig Broschüren ausgeben, ist die Anschaffung eines "Duplexdruckers" auf jeden Fall eine Überlegung wert. Ein Duplexdrucker kann Vorder- und Rückseite eines Blattes in einem einzigen Arbeitsschritt bedrucken, so dass die Broschüre bereits fertig zum Heften aus dem Drucker kommt. Und so gehen Sie vor, wenn Sie Ihr Papier beidseitig bedrucken können:
- Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Seitenzahl Ihres
Dokumentes durch 4 teilbar ist, wählen Sie das Menü Datei-Drucken an.
- Markieren Sie im Feld Seiten pro
Blatt den Eintrag "2
Seiten".
- Aktivieren Sie die Option Seiten
und geben Sie die Seitenfolge entsprechend der folgenden
Aufstellung:
8 Seiten: 4;5;6;3;2;7;8;1
12 Seiten: 6;7;8;5;4;9;10;3;2;11;12;1
16 Seiten: 8;9;10;7;6;11;12;5;4;13;14;3;2;15;16;1
20 Seiten: 10;11;12;9;8;13;14;7;6;15;16;5;4;17;18;
3;2;19;20;1
24 Seiten: 12;13;14;11;10;15;16;9;8;17;18;7;6;19;20;
5;4;21;22;3;2;23;24;1
- Klicken Sie auf Eigenschaften, um
zusätzliche Druckoptionen anzuzeigen. Der Dialog, der daraufhin
erscheint, hängt von der verwendeten Word-Version sowie dem eingesetzten
Drucker ab. In jedem Fall sollten Sie an dieser Stelle die Möglichkeit
haben, den Duplexdruck bzw. den beidseitigen Druck zu aktivieren.
Entscheiden Sie sich dabei für die Drehung um die kurze Seite, da Sie
das DIN A4-Blatt ja im Querformat bedrucken.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok und starten Sie den
Ausdruck.
Bei der Ausgabe Ihres Textes als Broschüre, sollten Sie auf eine besondere Formatierung der Kopf- und Fußzeilen achten. So wäre es wenig professionell, wenn die Seitenzahl beispielsweise immer rechtsbündig erscheinen würde. Wünschen Sie eine unterschiedliche Darstellung der Seitenzahlen auf geraden und ungeraden Seiten, so sollten Sie folgende Einstellungen vornehmen:
- Rufen Sie das Menü Datei-Seite einrichten
auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Layout" (Word 2003 und 2002/XP) bzw. "Seitenlayout" (Word 2000).
- Aktivieren Sie hier die Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders sowie Erste Seite anders und bestätigen Sie mit
Ok.
- Sie können nun separate Kopf- und Fußzeilen sowohl für die erste
Seite als auch für Seiten mit gerade und mit ungerader Seitennummer
definieren, so dass die Seitenzahl beispielsweise immer außen gedruckt
wird.
- Wählen Sie das Menü Datei-Seite einrichten
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Seitenränder" und markieren in der Liste
Mehrere Seiten den Eintrag "Buch".
- Daraufhin passiert zunächst einmal nichts anderes, als dass das
Dokument wie oben beschrieben für den Ausdruck von 2 Seiten pro Blatt im
Querformat eingerichtet wird. Außerdem, und das ist die Besonderheit,
verwendet Word beim Ausdruck voll automatisch die Seitenfolge, die Sie
bei den bisherigen Techniken manuell eingetragen haben.
Mit der oben beschriebenen Technik, kommen Sie in kürzester Zeit zu Ihrer Broschüre, ohne dass Sie Besonderheiten bei der Formatierung beachten müssen. In einigen Fällen ist das Ergebnis der Verkleinerung allerdings wenig befriedigend, weil beispielsweise Inhalte von Bildern nicht mehr zu erkennen oder Text nicht zu lesen ist. Bei neuen Dokumenten sollten Sie daher überlegen, ob der Text von Anfang an für den Ausdruck als Broschüre ausgelegt werden soll, so dass später keine Verkleinerung erfolgen muss. Zu diesem Zweck wählen Sie das Menü Datei-Seite einrichten an und wechseln auf die Registerkarte "Seitenränder". Je nach Word-Version gehen Sie dann folgendermaßen vor:
- In Word 2003 und 2002/XP markieren Sie in der Liste Mehrere Seiten den Eintrag "2 Seiten pro Blatt" und klicken auf Querformat.
- In Word 2000 aktivieren Sie das Kontrollkästchen 2 Seiten pro Blatt, wechseln dann auf die
Registerkarte "Papierformat" und
aktivieren die Option Querformat.
Ein Tipp zum Schluss: Broschüren lassen sich in höheren Auflagen kostengünstiger im Copyshop produzieren. Hier sieht man es in der Regel allerdings nicht so gerne, wenn Sie beidseitig bedruckte Blätter als Vorlage liefern. Jede Doppelseite sollte deshalb auf einem separaten Blatt ausgegeben werden.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Vorlagenauswahl ohne Umweg über den Aufgabenbereich
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In Word 2003 öffnet der Befehl Datei-Neu immer den Aufgabenbereich und nicht das aus Word 2000 gewohnte Dialogfenster mit den Dokumentvorlagen. So muss ich erst noch einmal Auf meinem Computer anklicken, bevor ich endlich da bin, wo ich mit Word 2000 sofort war. Gibt es eine Möglichkeit, die frühere Funktionsweise wiederherzustellen?
A. Wohlfart
ANTWORT: Den alten Befehl, der sofort das Dialogfenster mit den verfügbaren Dokumentvorlagen öffnet, gibt es noch. Er muss aber manuell in die Menüstruktur eingefügt werden:
- Wählen Sie Extras-Anpassen an und
wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle.
- Markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Alle Befehle".
- Suchen Sie im Feld Befehle den
Eintrag "DateiNeuDialog".
- Ziehen Sie den Befehl mit der Maus auf das Word-Menü Datei und darin über den Standardbefehl
Neu. - Der eingefügte Befehl erscheint
im Dateimenü mit der Bezeichnung Andere.
- Wenn Sie den Befehl umbenennen wollen, klicken Sie Andere mit der rechten Maustaste an und
geben Sie im Kontextmenü rechts neben Name eine Bezeichnung Ihrer Wahl ein - zum
Beispiel "Neu... (&alte Version)".
- Verlassen Sie das Dialogfenster Anpassen mit der Schaltfläche Schließen.
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Formular-Kontrollkästchen gruppieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wir wollen in unserer Firma ein Word-Formular einrichten, in dem bestimmte Optionen per Kontrollkästchen angekreuzt werden können. Leider gibt es aber keine Möglichkeit, mehrere Kontrollkästchen zu einer Gruppe zusammenzufassen, aus der dann immer nur eine Option ausgewählt werden kann. Wissen Sie eine Lösung - zum Beispiel mit Hilfe eines VBA-Makros, das beim Anklicken eines Kontrollkästchens ausgeführt wird und automatisch alle anderen Optionen der Gruppe deaktiviert?
H. Neumann
ANTWORT: Sie könnten eine Optionsgruppe natürlich mit Hilfe eines Dropdown-Formularfeldes realisieren. Das entspricht aber womöglich nicht Ihren Layout-Anforderungen an das Word-Formular.
Eine Alternative wäre der Einsatz von Steuerelementen, die Sie in der Symbolleiste Steuerelement-Toolbox finden. Dort gibt es Optionsschaltflächen, die sich zu Gruppen zusammenfassen lassen. Damit verbauen Sie sich aber die Möglichkeit, nur die Daten des Formulars zu speichern (Extras-Optionen, Registerkarte Speichern, Kontrollkästchen In Formularen nur Daten speichern).
So bleibt Ihnen tatsächlich nur der Weg über ein VBA-Makro, das beim Anklicken einer Kontrollkästchen-Option alle anderen Häkchen aus der Gruppe entfernt. Die im Anschluss vorgestellte Lösung geht davon aus, dass Sie die Formular-Kontrollkästchen nach einem ganz bestimmten Schema benannt haben. Durch die spezielle Namensgebung können Sie den Programmcode kompakt und allgemeingültig gestalten. Hier die Verfahrensweise:
- Beginnen Sie damit, den Kontrollkästchen Ihres Word-Formulars Namen
zuzuweisen. Dazu klicken Sie die Felder jeweils mit der rechten
Maustaste an und wählen im daraufhin angezeigten Kontextmenü den Befehl
Eigenschaften an. Nun geben Sie im
Feld Textmarke einen Namen nach
folgendem Muster ein:
"<x>" steht für die Optionsgruppennummer und muss für alle Kontrollkästchen einer Gruppe gleich sein. "<Optionsname>" ist ein frei wählbarer Bezeichner. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Optionen zur Angabe des Familienstands einrichten wollen, nennen Sie sie:
G1Ledig
G1Verheiratet
G1Geschieden
G1Verwitwet
usw.
Die nächste Gruppe beginnt logischerweise mit "G2", die dritte Gruppe mit "G3" usw.
- Zur Eingabe des VBA-Codes wechseln Sie per Alt+F11 in den
Visual Basic-Editor.
- Wählen Sie Einfügen-Modul an, um
im Projekt der Formulardatei ein VBA-Modul anzulegen.
- In das entsprechende Codefenster geben Sie folgende Prozedur
ein:
Dim strFeldname As String
Dim objFormFeld As FormField
Application.ScreenUpdating = False
strFeldname = Selection.FormFields(1).Name
For Each objFormFeld In ActiveDocument.FormFields
If objFormFeld.Type = wdFieldFormCheckBox _
And Left(objFormFeld.Name, 2) = _
Left(strFeldname, 2) Then
If objFormFeld.Name <> strFeldname Then
objFormFeld.CheckBox.Value = False
End If
End If
Next objFormFeld
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Das VBA-Makro merkt sich den Namen des gerade ausgewählten Kontrollfelds in der Variablen "strFeldname". Danach überprüft es alle Formularfelder des aktiven Dokuments und fragt ab, ob es sich um ein Kontrollkästchen handelt und ob die ersten beiden Zeichen des zugeordneten Textmarkennamens mit denen des aktuellen Feldes übereinstimmen (dann gehört das Feld zur aktuellen Optionsgruppe). Damit das gerade angekreuzte Kontrollkästchen nicht sofort wieder ausgeschaltet wird, erfolgt anschließend eine weitere Namensprüfung. Nur wenn der Name nicht identisch ist, wird die Option aus der Gruppe deaktiviert.
- Beenden Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Word.
- Rufen Sie wie in Schritt 1 den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü eines
Kontrollkästchens auf.
- Wählen Sie unter Makro ausführen
bei im Dropdown-Feld Ereignis den Namen des in Schritt 4
eingegebenen Makros aus: "OptionEinAus". (Wenn Sie mit Word 97 arbeiten,
heißt das Dropdown-Feld Eintritt und
es befindet sich im Dialogfeldbereich Makros
starten bei.
- Wiederholen Sie Schritt 7 für alle Formular-Kontrollkästchen, die
Sie gruppieren wollen.
- Schalten Sie den Formularschutz ein.
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