Word-News & Downloads
Word-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Komfortable Datensicherung für Outlook - mit SmartTools Outlook Backup 2.0 Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ Download-Tipp: SmartTools DateiLister für Word Wenn Sie mit Word zum Beispiel Etiketten für Disketten oder Einleger für CDs erstellen, fehlt immer wieder eine einfache Möglichkeit, die Dateiliste der jeweiligen Datenträger in Ihr Dokument einzufügen. Aber auch die Erstellung anderer Übersichten beispielsweise zu Dokumentations- oder Nachschlagezwecken scheitert häufig an diesem Manko. Diese Lücke schließt nun der SmartTools DateiLister: Nach der Auswahl eines Laufwerkes oder eines Verzeichnisses liest dieser nützliche Assistent die vorhandenen Verzeichnisse und Dateien aus, sortiert das Ergebnis und fügt eine übersichtliche Liste mit Verzeichnis- und Dateinamen sowie wahlweise Informationen zu Größe und Datum/Zeit-Stempel der Dateien in Ihr Dokument ein:
News: Endgültiges Design der neuen Word-Version vorgestellt Im September 2005 hat Microsoft erstmals die neue Benutzeroberfläche von Word 2007 vorgestellt. Seitdem konnte eine ausgewählte Gruppe von Anwendern die erste Beta-Version testen und Erfahrungen an das Entwicklungsteam weitergeben. Das Design wurde daraufhin noch einmal überarbeitet und nun in seiner endgültigen Form präsentiert: Das neue Design von Word 2007 Der direkte Vergleich zwischen dem ersten und dem aktuellen Entwurf zeigt, dass es noch eine Reihe von gravierenden Änderungen gegeben hat: Die Design-Entwürfe von Office 2007 im Vergleich Die Symbole sind nun klarer organisiert und Beschriftungen am unteren Rand des "ribbon" verdeutlichen die Inhalte der einzelnen Gruppen. Das große "Office-Symbol" in der oberen linken Fensterecke ist ein vollkommen neues Element. Es ermöglicht den schnellen Zugriff auf sämtliche Funktionen rund um das Datei-Management und die Ausgabe von Dokumenten: Das Menü hinter dem neuen Office-Button In den folgenden Wochen werden wir noch viele weitere kleine Neuerungen von Word 2007 vorstellen. So haben Sie jetzt beispielsweise die Möglichkeit, die Farbgebung der Oberfläche zu ändern. Besonders interessant für Journalisten und Autoren: In der Statuszeile kann Word 2007 jetzt die aktuelle Wortanzahl des kompletten Dokuments bzw. der aktuellen Markierung anzeigen: Neue Funktion zum Zählen von Wörtern Eine kleine Einführung in das Konzept der neuen Benutzeroberfläche von Word 2007 und den übrigen Office-Anwendungen finden Sie hier: Einführung in das Konzept der neuen Benutzeroberfläche Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
Booklets und Broschüren komfortabel mit Word drucken, Teil 2 Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 In der letzten Woche haben wir Ihnen gezeigt, welche Probleme Sie bei der Erstellung eines Booklets mit Word auftreten und wie Sie mithilfe des kostenlosen Booklet-Assistenten in kürzester Zeit ein gutes Ergebnis erzielen. Die heutige Ausgabe zeigt Ihnen, wie Sie den Duplex-Drucker richtig einsetzten, Probleme mit der Kopf- und Fußzeile und der Anzeige von Seitenzahlen vermeiden. Außerdem stellen wir Ihnen die Buchdruck-Funktion von Word 2003 und 2002/XP vor. Wenn Sie regelmäßig Broschüren ausgeben, ist die Anschaffung eines "Duplexdruckers" auf jeden Fall eine Überlegung wert. Ein Duplexdrucker kann Vorder- und Rückseite eines Blattes in einem einzigen Arbeitsschritt bedrucken, so dass die Broschüre bereits fertig zum Heften aus dem Drucker kommt. Und so gehen Sie vor, wenn Sie Ihr Papier beidseitig bedrucken können:
8 Seiten: 4;5;6;3;2;7;8;1 12 Seiten: 6;7;8;5;4;9;10;3;2;11;12;1 16 Seiten: 8;9;10;7;6;11;12;5;4;13;14;3;2;15;16;1 20 Seiten: 10;11;12;9;8;13;14;7;6;15;16;5;4;17;18; 3;2;19;20;1 24 Seiten: 12;13;14;11;10;15;16;9;8;17;18;7;6;19;20; 5;4;21;22;3;2;23;24;1
Bei der Ausgabe Ihres Textes als Broschüre, sollten Sie auf eine besondere Formatierung der Kopf- und Fußzeilen achten. So wäre es wenig professionell, wenn die Seitenzahl beispielsweise immer rechtsbündig erscheinen würde. Wünschen Sie eine unterschiedliche Darstellung der Seitenzahlen auf geraden und ungeraden Seiten, so sollten Sie folgende Einstellungen vornehmen:
Mit der oben beschriebenen Technik, kommen Sie in kürzester Zeit zu Ihrer Broschüre, ohne dass Sie Besonderheiten bei der Formatierung beachten müssen. In einigen Fällen ist das Ergebnis der Verkleinerung allerdings wenig befriedigend, weil beispielsweise Inhalte von Bildern nicht mehr zu erkennen oder Text nicht zu lesen ist. Bei neuen Dokumenten sollten Sie daher überlegen, ob der Text von Anfang an für den Ausdruck als Broschüre ausgelegt werden soll, so dass später keine Verkleinerung erfolgen muss. Zu diesem Zweck wählen Sie das Menü Datei-Seite einrichten an und wechseln auf die Registerkarte "Seitenränder". Je nach Word-Version gehen Sie dann folgendermaßen vor:
Ein Tipp zum Schluss: Broschüren lassen sich in höheren Auflagen kostengünstiger im Copyshop produzieren. Hier sieht man es in der Regel allerdings nicht so gerne, wenn Sie beidseitig bedruckte Blätter als Vorlage liefern. Jede Doppelseite sollte deshalb auf einem separaten Blatt ausgegeben werden. War der Tipp für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Vorlagenauswahl ohne Umweg über den Aufgabenbereich Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: In Word 2003 öffnet der Befehl Datei-Neu immer den Aufgabenbereich und nicht das aus Word 2000 gewohnte Dialogfenster mit den Dokumentvorlagen. So muss ich erst noch einmal Auf meinem Computer anklicken, bevor ich endlich da bin, wo ich mit Word 2000 sofort war. Gibt es eine Möglichkeit, die frühere Funktionsweise wiederherzustellen? A. Wohlfart ANTWORT: Den alten Befehl, der sofort das Dialogfenster mit den verfügbaren Dokumentvorlagen öffnet, gibt es noch. Er muss aber manuell in die Menüstruktur eingefügt werden:
Formular-Kontrollkästchen gruppieren Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Wir wollen in unserer Firma ein Word-Formular einrichten, in dem bestimmte Optionen per Kontrollkästchen angekreuzt werden können. Leider gibt es aber keine Möglichkeit, mehrere Kontrollkästchen zu einer Gruppe zusammenzufassen, aus der dann immer nur eine Option ausgewählt werden kann. Wissen Sie eine Lösung - zum Beispiel mit Hilfe eines VBA-Makros, das beim Anklicken eines Kontrollkästchens ausgeführt wird und automatisch alle anderen Optionen der Gruppe deaktiviert? H. Neumann ANTWORT: Sie könnten eine Optionsgruppe natürlich mit Hilfe eines Dropdown-Formularfeldes realisieren. Das entspricht aber womöglich nicht Ihren Layout-Anforderungen an das Word-Formular. Eine Alternative wäre der Einsatz von Steuerelementen, die Sie in der Symbolleiste Steuerelement-Toolbox finden. Dort gibt es Optionsschaltflächen, die sich zu Gruppen zusammenfassen lassen. Damit verbauen Sie sich aber die Möglichkeit, nur die Daten des Formulars zu speichern (Extras-Optionen, Registerkarte Speichern, Kontrollkästchen In Formularen nur Daten speichern). So bleibt Ihnen tatsächlich nur der Weg über ein VBA-Makro, das beim Anklicken einer Kontrollkästchen-Option alle anderen Häkchen aus der Gruppe entfernt. Die im Anschluss vorgestellte Lösung geht davon aus, dass Sie die Formular-Kontrollkästchen nach einem ganz bestimmten Schema benannt haben. Durch die spezielle Namensgebung können Sie den Programmcode kompakt und allgemeingültig gestalten. Hier die Verfahrensweise:
"<x>" steht für die Optionsgruppennummer und muss für alle Kontrollkästchen einer Gruppe gleich sein. "<Optionsname>" ist ein frei wählbarer Bezeichner. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Optionen zur Angabe des Familienstands einrichten wollen, nennen Sie sie: G1Ledig G1Verheiratet G1Geschieden G1Verwitwet usw. Die nächste Gruppe beginnt logischerweise mit "G2", die dritte Gruppe mit "G3" usw.
Dim strFeldname As String Dim objFormFeld As FormField Application.ScreenUpdating = False strFeldname = Selection.FormFields(1).Name For Each objFormFeld In ActiveDocument.FormFields If objFormFeld.Type = wdFieldFormCheckBox _ And Left(objFormFeld.Name, 2) = _ Left(strFeldname, 2) Then If objFormFeld.Name <> strFeldname Then objFormFeld.CheckBox.Value = False End If End If Next objFormFeld Application.ScreenUpdating = True End Sub Das VBA-Makro merkt sich den Namen des gerade ausgewählten Kontrollfelds in der Variablen "strFeldname". Danach überprüft es alle Formularfelder des aktiven Dokuments und fragt ab, ob es sich um ein Kontrollkästchen handelt und ob die ersten beiden Zeichen des zugeordneten Textmarkennamens mit denen des aktuellen Feldes übereinstimmen (dann gehört das Feld zur aktuellen Optionsgruppe). Damit das gerade angekreuzte Kontrollkästchen nicht sofort wieder ausgeschaltet wird, erfolgt anschließend eine weitere Namensprüfung. Nur wenn der Name nicht identisch ist, wird die Option aus der Gruppe deaktiviert.
War die Helpline für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98:
Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse word-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|