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Ausgabe vom 15. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
- Download-Tipp: Die neue Version 3.0 des
Musterbrief-Assistenten für Word
Word-Helpline
- Doppelklick auf Dokumente im Windows-Explorer
funktioniert nicht mehr
- Inhaltsverzeichnis in anderes Dokument
übernehmen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jedes Dokument äußerst praktisch.
Außerdem: Bei Rechnungen kommen Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine
laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate
usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
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Download-Tipp: Die neue Version 3.0 des Musterbrief-Assistenten für Word
Mit dem SmartTools Musterbrief-Assistenten gehört das Ringen um die richtigen Formulierungen der Vergangenheit hat. In einem Dialogfeld werden Ihnen 50 Musterbriefe für die wichtigsten Anwendungsgebiete angeboten. Ein Doppelklick genügt und schon befindet sich der Mustertext im aktuellen Dokument. Die brandneue Version 3.0 unterstützt jetzt alle aktuellen Word-Versionen von 97 bis 2003. Außerdem haben wir eine nützliche Vorschau-Funktion ergänzt, so dass Sie sich bereits vor dem Einfügen eines Briefes ein Bild von dem Inhalt machen können.
Sie finden den kostenlosen Download unter:
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SmartTools
Musterbrief-Assistent für
Word |
| Word-Tipp der
Woche |
Ausgeblendeten Text per Mausklick umschalten
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Die Arbeit mit ausgeblendetem Text ist leider etwas umständlich: Wenn Sie einen Abschnitt markiert und über das Menü Format-Zeichen als "Ausgeblendet" formatiert haben, verschwindet der Text vom Bildschirm. Um den Text wieder anzeigen oder bearbeiten zu können, müssen Sie das Dialogfeld Extras-Optionen aufrufen und auf der Registerkarte "Ansicht" im Bereich "Formatierungszeichen" die Option Ausgeblendeten Text aktivieren. Wesentlich einfacher geht das über ein kleines Makro in Zukunft per Mausklick:
- Drücken Sie Alt+F11, um die VBA-Entwicklungsumgebung zu
öffnen.
- Legen Sie im Projekt "Normal" im Bereich "Module" ein neues Modul an
oder benutzen Sie ein vorhandenes Modul, um dort die folgende Prozedur
einzugeben:
ActiveWindow.View.ShowHiddenText = _
(Not ActiveWindow.View.ShowHiddenText)
End Sub
- Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und
wählen Sie das Kontextmenü Anpassen
an.
- Wechseln Sie im Dialog "Anpassen" auf die Registerkarte
"Befehle".
- Markieren Sie in der rechten Liste die Kategorie "Makros" und ziehen
Sie aus der Liste Befehle den Eintrag
"Normal.Modulname.AusgeblendetEinAus" in die gewünschte Symbolleiste.
"Modulname" steht dabei für den Namen des Moduls, in das Sie die oben
gezeigte Prozedur eingegeben haben.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eben angelegte Symbol
und wählen Sie Standard im
Eigenschaften-Menü an.
- Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das Symbol und
ordnen Sie über Schaltflächensymbol
Ändern das gewünschte Symbol zu.
- Soll vor dem Symbol ein senkrechter Trennstrich angezeigt werden,
klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das angelegte Symbol
und wählen Gruppierung Beginnen im
Eigenschaften-Menü an.
- Klicken Sie im Dialog "Anpassen" auf die Schaltfläche Schließen, um die Änderungen zu
übernehmen.
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Quicktipp: Dateikonvertierung schnell und komfortabel
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Word unterstützt bekanntlich zahlreiche Dateiformate, die Sie sowohl im- als auch exportieren können. Für einzelne Dokumente verwenden Sie dazu wie gewohnt die Menüs Datei-Öffnen und Datei-Speichern unter, aber wenn es sich um eine größere Anzahl von Dateien handelt, ist diese Vorgehensweise sehr umständlich. Unser Tipp: Alle Word-Versionen werden mit einem kostenlosen Assistenten ausgeliefert, die Konvertierung mehrerer Dateien für Sie übernehmen kann.
Der Aufruf des Konvertierungsassistenten hängt von der eingesetzten Word-Version ab:
- Word 97: Wählen Sie das Menü Datei-Öffnen an, wechseln Sie in den
Installationsordner von Office und hier in den Unterordner
\Office\Makros. Markieren Sie den Eintrag "Alle Dateien" in der Liste
Dateityp und klicken Sie zweimal auf
KONVERT8.WIZ. In dem nachfolgenden Dialog klicken Sie auf Batch-Konvertierung von Dateien.
- Word 2000: Wählen Sie das Menü Datei-Neu an, wechseln Sie auf die
Registerkarte "Sonstige Dokumente" und klicken Sie zweimal auf das
Symbol Konvertier-Assistent.
- Word 2002/XP: Wählen Sie das Menü Datei-Neu an, klicken Sie im unteren Teil
des Aufgabenbereiches auf den Eintrag Allgemeine
Vorlagen, wechseln Sie auf die Registerkarte "Sonstige
Dokumente" und klicken Sie zweimal auf das Symbol Stapelkonversions-Assistent.
- Word 2003: Wählen Sie das Menü Datei-Neu an, klicken Sie im unteren Teil
des Aufgabenbereiches auf den Eintrag Auf meinem
Computer, wechseln Sie auf die Registerkarte "Sonstige
Dokumente" und klicken Sie zweimal auf das Symbol Stapelkonvertierungsassistent.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Doppelklick auf Dokumente im Windows-Explorer funktioniert nicht mehr
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe Word-Dokumente häufig per Doppelklick aus dem Windows-Explorer geöffnet. Diese Methode funktioniert seit kurzem nicht mehr. Word wird zwar gestartet, aber das Dokument wird nicht automatisch geöffnet. Wie lässt sich die normale Doppelklick-Funktion wieder aktivieren?
R. Weineck
ANTWORT: Vermutlich hat sich irgendetwas an den Dateizuordnungen verstellt. Damit ein Doppelklick im Windows-Explorer wieder Word samt Dokument öffnet, sollten Sie die Registrierungseinstellungen von Word wiederherstellen lassen. Das erreichen Sie ganz einfach mit einem speziellen Startparameter:
- Beenden Sie Word, falls es gerade läuft.
- Wählen Sie im Windows-Menü Start
den Befehl Ausführen an.
- Klicken Sie auf Durchsuchen und
wechseln Sie dann in den Installationsordner von Word bzw. Ihrer
Office-Version; das ist bei Word 2000 zum Beispiel standardmäßig der
Ordner "C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE" oder bei Word 2003
"C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE11".
- Doppelklicken Sie in dem Ordner auf den Programmnamen
"WINWORD.EXE".
- Setzen Sie den Cursor im Dialogfeld Ausführen ans Ende der Eingabezeile und
fügen Sie ein Leerzeichen sowie - bei Einsatz von Word 97 - den
Startparameter "/regserver" oder - bei Einsatz von Word 2000 oder höher
- den Startparameter "/r" hinzu.
- Bestätigen Sie die Befehlszeile mit Ok.
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Inhaltsverzeichnis in anderes Dokument übernehmen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte ein Inhaltsverzeichnis, das ich mit der entsprechenden Verzeichnisfunktion angelegt habe, in ein anderes Dokument kopieren. Das klappt zunächst auch sehr gut. Nur spätestens, wenn ich das zweite Dokument schließe und erneut öffne, zeigt mir Word anstelle des Inhaltsverzeichnisses die Meldung "Fehler! Es wurden keine Einträge für das Inhaltsverzeichnis gefunden". Was mache ich falsch?
T. Kaupmann
ANTWORT: Die Fehlermeldung rührt daher, dass sich hinter dem Inhaltsverzeichnis ein Feld verbirgt, das von Word automatisch aktualisiert wird. Was im Inhaltsverzeichnis steht, richtet sich nach den Überschriften im aktuellen Dokument. Wenn Sie das Verzeichnis in ein anderes Dokument kopieren, kopieren Sie nicht den angezeigten Text sondern nur das Feld. Bei der nächsten Feldaktualisierung, beispielsweise beim erneuten Öffnen der Datei, sucht Word im neuen Dokument nach den Überschriftenebenen. Falls es keine gibt, erhalten Sie die von Ihnen genannte Fehlermeldung. Es kann aber auch passieren, dass das kopierte Inhaltsverzeichnis plötzlich ganz anders aussieht, - dann nämlich, wenn das neue Dokument Überschriften enthält. In diesem Fall führt die Feldaktualisierung dazu, dass sich das Inhaltsverzeichnis aus den Überschriften des zweiten Dokuments zusammensetzt.
Um das ursprüngliche Inhaltsverzeichnis als solches zu kopieren, müssen Sie dafür sorgen, dass das Feld in reinen Text umgewandelt wird, den Word nicht mehr aktualisiert. Das erreichen Sie wie folgt:
- Aktivieren Sie das Dokument, in dem Sie per Einfügen-Index und Verzeichnisse (Word
97/2000) bzw. Einfügen-Referenz-Index und
Verzeichnisse (Word 2002/2003) ein Inhaltsverzeichnis angelegt haben.
- Markieren Sie den gesamten Text des Inhaltsverzeichnisses.
- Drücken Sie Strg + C, um den markierten Textabschnitt zu
kopieren.
- Aktivieren Sie das zweite Dokument, in das Sie das
Inhaltsverzeichnis einfügen wollen, und setzen Sie den Cursor an die
gewünschte Einfügeposition. Oder legen Sie ein ganz neues Dokument
an.
- Drücken Sie Strg + V, um das Inhaltsverzeichnis
einzufügen.
- Markieren Sie den gesamten Text des eingefügten Verzeichnisses und
drücken Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + F9. Damit
heben Sie die Feldverknüpfung auf, das heißt, Sie wandeln das
automatisch aktualisierte Inhaltsverzeichnis in reinen Text um.
- In Word 2000, 2002 und 2003 werden die Einträge bei diesem Vorgang
automatisch wie Hyperlinks formatiert (blau und unterstrichen). Das
können Sie ändern, indem Sie den Text weiter markiert lassen und die
Tastenkombination Strg + Leertaste drücken. Alle Einträge des
Inhaltsverzeichnisses erhalten daraufhin das
Standard-Zeichenformat.
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