|
Ausgabe vom 15. November
2004
|
Word-News &
Downloads
Word-Tipp der
Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine,
Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
Sie
schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit
Word? Dann stellt sich die Frage: Wie haben Sie bisher laufende Nummern
vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für
die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für
jedes Dokument äußerst praktisch.
Außerdem: Bei Rechnungen kommen
Sie seit dem 1.7.2004 um eine laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum,
denn sie ist ab diesem Zeitpunkt zwingend vorgeschrieben. Mit dem
SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie
bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die
laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie
ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren
vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrem
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit
einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine
Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften (auch hier ist übrigens eine
laufende Nummerierung seit dem 1.7.2004 vorgeschrieben!), Zertifikate
usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent ist ab sofort verfügbar und kann zur Zeit noch
mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/
Download-Tipp: Die neue Version 3.0 des
Musterbrief-Assistenten für Word
Mit dem SmartTools
Musterbrief-Assistenten gehört das Ringen um die richtigen Formulierungen
der Vergangenheit hat. In einem Dialogfeld werden Ihnen 50 Musterbriefe
für die wichtigsten Anwendungsgebiete angeboten. Ein Doppelklick genügt
und schon befindet sich der Mustertext im aktuellen Dokument. Die
brandneue Version 3.0 unterstützt jetzt alle aktuellen Word-Versionen von
97 bis 2003. Außerdem haben wir eine nützliche Vorschau-Funktion ergänzt,
so dass Sie sich bereits vor dem Einfügen eines Briefes ein Bild von dem
Inhalt machen können.
Sie finden den kostenlosen Download
unter:
Ausgeblendeten Text per Mausklick
umschalten Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
Die Arbeit mit ausgeblendetem Text ist leider etwas
umständlich: Wenn Sie einen Abschnitt markiert und über das Menü Format-Zeichen als "Ausgeblendet" formatiert
haben, verschwindet der Text vom Bildschirm. Um den Text wieder anzeigen
oder bearbeiten zu können, müssen Sie das Dialogfeld Extras-Optionen aufrufen und auf der
Registerkarte "Ansicht" im Bereich "Formatierungszeichen" die Option Ausgeblendeten Text aktivieren. Wesentlich
einfacher geht das über ein kleines Makro in Zukunft per
Mausklick:
- Drücken Sie Alt+F11, um die VBA-Entwicklungsumgebung zu
öffnen.
- Legen Sie im Projekt "Normal" im Bereich "Module" ein neues Modul an
oder benutzen Sie ein vorhandenes Modul, um dort die folgende Prozedur
einzugeben:
Sub
AusgeblendetEinAus()
ActiveWindow.View.ShowHiddenText
= _ (Not ActiveWindow.View.ShowHiddenText)
End
Sub
- Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und
wählen Sie das Kontextmenü Anpassen
an.
- Wechseln Sie im Dialog "Anpassen" auf die Registerkarte
"Befehle".
- Markieren Sie in der rechten Liste die Kategorie "Makros" und ziehen
Sie aus der Liste Befehle den Eintrag
"Normal.Modulname.AusgeblendetEinAus" in die gewünschte Symbolleiste.
"Modulname" steht dabei für den Namen des Moduls, in das Sie die oben
gezeigte Prozedur eingegeben haben.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eben angelegte Symbol
und wählen Sie Standard im
Eigenschaften-Menü an.
- Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das Symbol und
ordnen Sie über Schaltflächensymbol
Ändern das gewünschte Symbol zu.
- Soll vor dem Symbol ein senkrechter Trennstrich angezeigt werden,
klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das angelegte Symbol
und wählen Gruppierung Beginnen im
Eigenschaften-Menü an.
- Klicken Sie im Dialog "Anpassen" auf die Schaltfläche Schließen, um die Änderungen zu
übernehmen.
In Zukunft können Sie nun die Anzeige von
ausgeblendetem Text schnell und einfach per Mausklick auf das neue Symbol
ändern.
ANZEIGE
Neue Version: Personal-, Belegungs- und Zeitpläne in
Access grafisch darstellen
Hier ist die perfekte
Erweiterung für alle Datenbanken, in denen Sie freie und
gebuchte/belegte/vergebene Zeiten verwalten: Sie müssen in einer
Tabelle lediglich Start- und Enddatumsangaben der einzelnen Vorgänge
verwalten und diese Lösung setzt Ihre Daten voll automatisch in ein
übersichtliches Balkendiagramm um.
Mit wenig Aufwand
integrieren Sie den Plan in Ihre eigenen Datenbanken, wobei eine
Fülle von Anwendungen denkbar ist:
- Urlaubs- und Personalplanung
- Belegung von Wohnungen oder Häusern
- Vermietung von Geräten
- Fahrzeuge eine Fuhrparks
- Raumbelegung
- Projekt- und Ressourcenplanung
- u.v.m.
Die neue Version 2.11 bietet unter anderem
jetzt eine Druckfunktion, eine komfortable Feiertagsverwaltung sowie
die Integration von Kürzeln für noch aussagekräftigere
Darstellungen.
SmartTools Publishing bietet Ihnen diese
Lösung in einer komplett ungeschützten Entwicklerversion ohne
jegliche Einschränkungen an:
http://www.add-in-world.com/katalog/ac-belegungsplan/
| Quicktipp: Dateikonvertierung schnell und
komfortabel Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
Word unterstützt bekanntlich zahlreiche Dateiformate, die Sie
sowohl im- als auch exportieren können. Für einzelne Dokumente verwenden
Sie dazu wie gewohnt die Menüs Datei-Öffnen und Datei-Speichern unter, aber wenn es sich um
eine größere Anzahl von Dateien handelt, ist diese Vorgehensweise sehr
umständlich. Unser Tipp: Alle Word-Versionen werden mit einem kostenlosen
Assistenten ausgeliefert, die Konvertierung mehrerer Dateien für Sie
übernehmen kann.
Der Aufruf des Konvertierungsassistenten hängt von
der eingesetzten Word-Version ab:
- Word 97: Wählen Sie das Menü Datei-Öffnen an, wechseln Sie in den
Installationsordner von Office und hier in den Unterordner
\Office\Makros. Markieren Sie den Eintrag "Alle Dateien" in der Liste
Dateityp und klicken Sie zweimal auf
KONVERT8.WIZ. In dem nachfolgenden Dialog klicken Sie auf Batch-Konvertierung von Dateien.
- Word 2000: Wählen Sie das Menü Datei-Neu an, wechseln Sie auf die
Registerkarte "Sonstige Dokumente" und klicken Sie zweimal auf das
Symbol Konvertier-Assistent.
- Word 2002/XP: Wählen Sie das Menü Datei-Neu an, klicken Sie im unteren Teil
des Aufgabenbereiches auf den Eintrag Allgemeine
Vorlagen, wechseln Sie auf die Registerkarte "Sonstige
Dokumente" und klicken Sie zweimal auf das Symbol Stapelkonversions-Assistent.
- Word 2003: Wählen Sie das Menü Datei-Neu an, klicken Sie im unteren Teil
des Aufgabenbereiches auf den Eintrag Auf meinem
Computer, wechseln Sie auf die Registerkarte "Sonstige
Dokumente" und klicken Sie zweimal auf das Symbol Stapelkonvertierungsassistent.
Der
Assistent selber ist in allen Versionen gleich. Sie entscheiden sich
zunächst für die gewünschte Konvertierungsart, definieren Quell- und
Zielverzeichnis und wählen dann gezielt die gewünschten Dateien aus. Am
Ende klicken Sie auf Weiter und alle
Dateien werden voll automatisch umgewandelt.
Haben
Sie Fragen zu 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer
genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!)
an:
word-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und
beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Doppelklick auf Dokumente im Windows-Explorer funktioniert nicht
mehr Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Ich habe
Word-Dokumente häufig per Doppelklick aus dem Windows-Explorer geöffnet.
Diese Methode funktioniert seit kurzem nicht mehr. Word wird zwar
gestartet, aber das Dokument wird nicht automatisch geöffnet. Wie lässt
sich die normale Doppelklick-Funktion wieder aktivieren? R.
Weineck
ANTWORT: Vermutlich hat
sich irgendetwas an den Dateizuordnungen verstellt. Damit ein Doppelklick
im Windows-Explorer wieder Word samt Dokument öffnet, sollten Sie die
Registrierungseinstellungen von Word wiederherstellen lassen. Das
erreichen Sie ganz einfach mit einem speziellen Startparameter:
- Beenden Sie Word, falls es gerade läuft.
- Wählen Sie im Windows-Menü Start
den Befehl Ausführen an.
- Klicken Sie auf Durchsuchen und
wechseln Sie dann in den Installationsordner von Word bzw. Ihrer
Office-Version; das ist bei Word 2000 zum Beispiel standardmäßig der
Ordner "C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE" oder bei Word 2003
"C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE11".
- Doppelklicken Sie in dem Ordner auf den Programmnamen
"WINWORD.EXE".
- Setzen Sie den Cursor im Dialogfeld Ausführen ans Ende der Eingabezeile und
fügen Sie ein Leerzeichen sowie - bei Einsatz von Word 97 - den
Startparameter "/regserver" oder - bei Einsatz von Word 2000 oder höher
- den Startparameter "/r" hinzu.
- Bestätigen Sie die Befehlszeile mit Ok.
Word schreibt daraufhin seine
Einträge in der Registrierungsdatenbank von Windows neu, sodass auch die
Dateizuordnungen für den Windows-Explorer in den Originalzustand
zurückversetzt werden. Anschließend sollte die Doppelklick-Methode wieder
funktionieren.
ANZEIGE
Tooltipp: Das große Word-Berater
Gesamtarchiv
Das ultimative Komplettpaket: Alle
Word-Berater Archive mit 3.500 Seiten Tipps und 250 MB Tools,
Vorlagen und Makros auf 3 CD-ROM's für Word mit mehr als 20%
Rabatt:
http://www.add-in-world.com/katalog/wb-paket/
| Inhaltsverzeichnis in anderes Dokument
übernehmen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Ich möchte ein
Inhaltsverzeichnis, das ich mit der entsprechenden Verzeichnisfunktion
angelegt habe, in ein anderes Dokument kopieren. Das klappt zunächst auch
sehr gut. Nur spätestens, wenn ich das zweite Dokument schließe und erneut
öffne, zeigt mir Word anstelle des Inhaltsverzeichnisses die Meldung
"Fehler! Es wurden keine Einträge für das Inhaltsverzeichnis gefunden".
Was mache ich falsch? T. Kaupmann
ANTWORT: Die Fehlermeldung
rührt daher, dass sich hinter dem Inhaltsverzeichnis ein Feld verbirgt,
das von Word automatisch aktualisiert wird. Was im Inhaltsverzeichnis
steht, richtet sich nach den Überschriften im aktuellen Dokument. Wenn Sie
das Verzeichnis in ein anderes Dokument kopieren, kopieren Sie nicht den
angezeigten Text sondern nur das Feld. Bei der nächsten
Feldaktualisierung, beispielsweise beim erneuten Öffnen der Datei, sucht
Word im neuen Dokument nach den Überschriftenebenen. Falls es keine gibt,
erhalten Sie die von Ihnen genannte Fehlermeldung. Es kann aber auch
passieren, dass das kopierte Inhaltsverzeichnis plötzlich ganz anders
aussieht, - dann nämlich, wenn das neue Dokument Überschriften enthält. In
diesem Fall führt die Feldaktualisierung dazu, dass sich das
Inhaltsverzeichnis aus den Überschriften des zweiten Dokuments
zusammensetzt.
Um das ursprüngliche Inhaltsverzeichnis als solches
zu kopieren, müssen Sie dafür sorgen, dass das Feld in reinen Text
umgewandelt wird, den Word nicht mehr aktualisiert. Das erreichen Sie wie
folgt:
- Aktivieren Sie das Dokument, in dem Sie per Einfügen-Index und Verzeichnisse (Word
97/2000) bzw. Einfügen-Referenz-Index und
Verzeichnisse (Word 2002/2003) ein Inhaltsverzeichnis angelegt haben.
- Markieren Sie den gesamten Text des Inhaltsverzeichnisses.
- Drücken Sie Strg + C, um den markierten Textabschnitt zu
kopieren.
- Aktivieren Sie das zweite Dokument, in das Sie das
Inhaltsverzeichnis einfügen wollen, und setzen Sie den Cursor an die
gewünschte Einfügeposition. Oder legen Sie ein ganz neues Dokument
an.
- Drücken Sie Strg + V, um das Inhaltsverzeichnis
einzufügen.
- Markieren Sie den gesamten Text des eingefügten Verzeichnisses und
drücken Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + F9. Damit
heben Sie die Feldverknüpfung auf, das heißt, Sie wandeln das
automatisch aktualisierte Inhaltsverzeichnis in reinen Text um.
- In Word 2000, 2002 und 2003 werden die Einträge bei diesem Vorgang
automatisch wie Hyperlinks formatiert (blau und unterstrichen). Das
können Sie ändern, indem Sie den Text weiter markiert lassen und die
Tastenkombination Strg + Leertaste drücken. Alle Einträge des
Inhaltsverzeichnisses erhalten daraufhin das
Standard-Zeichenformat.
Auf diese Weise enthält das
Zieldokument nur noch den Text des Inhaltsverzeichnisses, sodass Sie es
ohne Fehlermeldungen speichern, schließen und wieder öffnen
können.
Access-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Access Weekly ist ein kostenloser
wöchentlicher Newsletter mit interessanten Tipps für Anwender und
Entwickler von Access 97, 2000, 2002/XP und 2003:
- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Download-Links zu Access-Erweiterungen
Klicken
Sie hier für Ihr kostenloses Abo!
Um
SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando
"unsubscribe" an die Adresse
word-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte
beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im
Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere
Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando
"help" an dieselbe Adresse.
|