 |
Ausgabe vom 15. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Der neue Synkronizer 9.0 Premium für Excel
jetzt mit 25% Rabatt
- Download-Tipp: Komfortable Ablage für Ihre
Dokumente
- News: Blogging direkt aus Word
2007
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
News: Der neue Synkronizer 9.0 Premium für Excel jetzt mit 25% Rabatt
Tausende von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und Versicherungen nutzen ihn schon seit vielen Jahren und wollen nicht mehr darauf verzichten:
Der Synkronizer 9.0 Premium kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 9.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Ihnen liegen unterschiedliche Versionen einer Tabelle vor: Der
Synkronizer 9.0 Premium liefert Ihnen im Handumdrehen eine
einzige Tabelle, in der alle Änderungen zusammengeführt sind.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 9.0 Premium zeigt
Ihnen, wo die Unterschiede der beiden Versionen liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
aktuelle Liste nur mit geänderten Artikeln. Der Synkronizer 9.0
Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 9.0 Premium erstellen
Sie eine einzige Adressliste ohne Duplikate!
Bis zum 15.6.2006 können Sie den Synkronizer 9.0 Premium mit 25% Rabatt zu einem besonders günstigen Preis bestellen:
http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/
Download-Tipp: Komfortable Ablage für Ihre Dokumente
Ihre ganz persönliche Verzeichnisstruktur auf der Festplatte mit Verzeichnissen wie "Angebote", "Rechnungen", "Mahnungen" usw. sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente sinnvoll ablegen können. Leider müssen Sie dabei immer wieder das Verzeichnis wechseln, was vor allem bei verschachtelten Verzeichnisebenen, unterschiedlichen Laufwerken oder Netzwerk-Verzeichnissen ein mühsames Unterfangen ist. SmartTools QuickSave kann diesen Aufwand künftig auf einen einzigen Mausklick reduzieren.
Unser kostenloses Tool stellt eine Symbolleiste mit mehreren Schaltflächen zur Verfügung. Jeder Schaltfläche können Sie ein Verzeichnis zuordnen und wenn Sie dann später beim Erstellen von Dokumenten auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird der "Speichern unter"-Dialog sofort mit dem jeweiligen Verzeichnis als Vorgabe angezeigt. So können Sie Ihre Dokumente schnell und einfach direkt in den dafür vorgesehenen Verzeichnissen ablegen. Den Gratis-Download finden Sie unter:
 |
SmartTools
QuickSave für Word |
News: Blogging direkt aus Word 2007
In Kürze soll eine aktualisierte Beta-Version von Office 2007 erscheinen, die einem größeren Kreis von Betatestern zur Verfügung stehen wird. Viele der neuen Funktionen sind inzwischen bereits bekannt, aber sozusagen in letzter Minute haben die Entwickler noch eine interessante Erweiterung für Blogger integriert:
Die neue Blogging-Funktion von Word 2007
Wenn Sie Ihr Weblog bei MSN Spaces, einem SharePoint-Server, bei Blogger oder einem Community Server führen, können Sie Ihre Einträge künftig direkt aus Word 2007 veröffentlichen. Bis zur Veröffentlichung der endgültigen Version ist die Unterstützung von weiteren Blogging-Services geplant.
Bitte bewerten Sie die News & Downloads dieser Ausgabe:
| Word-Tipp der
Woche |
Ausgeblendeten Text komfortabel entfernen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie Text als "Ausgeblendet" formatieren, können Sie beispielsweise Ihre Anmerkungen oder Notizen für die Anzeige am Bildschirm oder den Ausdruck auf Papier unterdrücken und nur bei Bedarf über das Menü Extras-Optionen (Registerkarte "Ansicht", Bereich "Formatierungszeichen", Option Ausgeblendeten Text) wieder sichtbar machen. Diese eigentlich nützliche Funktion birgt jedoch eine Gefahr: Geben Sie Ihre Dokumente an Dritte weiter, können diese den ausgeblendeten Text natürlich ebenfalls sichtbar machen und so eventuell Informationen einsehen, die eigentlich nicht für sie bestimmt sind. Da es nun einmal in der Natur der Sache liegt, dass ausgeblendeter Text nicht sichtbar ist, kann man vor einer Weitergabe schnell vergessen, die entsprechenden Passagen zu löschen.
Vor der Weitergabe von Dokumenten empfiehlt es sich also grundsätzlich, den ausgeblendeten Text zu löschen:
- Schalten Sie im Dialogfeld Extras-Optionen auf der Registerkarte
"Ansicht" im Bereich "Formatierungszeichen" die Option Ausgeblendeten Text ein.
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an.
- Löschen Sie eventuell vorhandene Inhalte in den Feldern Suchen nach und Ersetzen durch, so dass diese komplett leer
sind.
- Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche Erweitern, damit die zusätzlichen Optionen
des Dialoges sichtbar sind.
- Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche Format und wählen Sie das Dropdown-Menü
Zeichen an.
- Aktivieren Sie im folgenden Dialog die Option Ausgeblendet und klicken Sie auf Ok. Unter dem Feld Suchen nach wird nun zur Information der
Text "Ausgeblendet" angezeigt.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle
ersetzen, wenn Word den gesamten ausgeblendeten Text ohne
Rückfrage entfernen soll. Andernfalls benutzen Sie die Schaltfläche
Weitersuchen und Ersetzen, um die einzelnen Passagen mit
ausgeblendetem Text erst nach Prüfung zu entfernen.
- Bestätigen Sie die Abschlussmeldung mit einem Klick auf Ok.
Nach diesen Schritten sind in Ihrem Dokument nun sämtliche versteckten Passagen gelöscht und es kann unbedenklich weitergegeben werden.
Wenn Sie regelmäßig Dokumente weitergeben, ist der Weg zum Löschen der ausgeblendeten Passagen über die "Ersetzen"-Funktion zu aufwendig. Lassen Sie dann diese Aufgabe einfach von unserem fertigen Makro "AusgeblendetKomplettLoeschen" erledigen. Um das Makro in Word einzubinden, gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung.
- Legen Sie in der NORMAL.DOT das folgende Makro
an:
Dim rngStory As Range
If Documents.Count = 0 Then 'Keine DOCs geöffnet...
Beep
Exit Sub
End If
For Each rngStory In ActiveDocument.StoryRanges
With rngStory.Find
.ClearFormatting
.Font.Hidden = True
.Execute vbNullString, False, False, False, _
False, False, True, wdFindContinue, True, _
vbNullString, wdReplaceAll
End With
Next
Beep
MsgBox "Ausgeblendeter Text ist gelöscht...", _
vbOKOnly + vbInformation, _
"Ausgeblendeten Text löschen"
End Sub
Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
Wenn Sie in Zukunft ein Dokument weitergeben möchten, drücken Sie Alt+F8, um die Makroauswahl aufzurufen. Dort starten Sie das Makro "AusgeblendetKomplettLoeschen" ganz einfach per Doppelklick. Eine kleine Meldung informiert Sie am Schluss darüber, dass der gesamte ausgeblendete Text gelöscht ist.
Bitte denken Sie daran, den ausgeblendeten Text immer nur in einer Kopie, nie im Originaldokument zu löschen! Andernfalls sind Ihre Anmerkungen und Notizen unwiederbringlich verloren!
Für den interessierten Makroentwickler hier noch einige Anmerkungen zur Funktionsweise unserer Lösung:
Sub AusgeblendetKomplettLoeschen()
Dim rngStory As Range
If Documents.Count = 0 Then 'Keine DOCs geöffnet...
Beep
Exit Sub
End If
Im ersten Schritt wird geprüft, ob ein Dokument geöffnet ist. Wenn nicht, gibt es einen akustischen Hinweis und die Routine wird verlassen.
For Each rngStory In ActiveDocument.StoryRanges
With rngStory.Find
.ClearFormatting
.Font.Hidden = True
.Execute vbNullString, False, False, False, _
False, False, True, wdFindContinue, True, _
vbNullString, wdReplaceAll
End With
Next
In einer Schleife werden sämtliche Bereiche des Dokumentes, also Haupttext, Kopf- und Fußzeilen, Textfelder usw. im Dokument durchlaufen. Für jeden Bereich wird ein Ersetzen-Vorgang mit den oben erläuterten Einstellungen durchgeführt.
Beep
MsgBox "Ausgeblendeter Text ist gelöscht...", _
vbOKOnly + vbInformation, _
"Ausgeblendeten Text löschen"
End Sub
Abschließend wird eine Meldung angezeigt und das Makro ist beendet.
Bitte bewerten Sie den Tipp dieser Ausgabe:
|
ANZEIGE Komfortable Datensicherung für Outlook mit SmartTools
Outlook Backup 2.0Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
SmartTools Outlook Backup 2.0 kann zurzeit mit 10% Rabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/ |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Unerwünschte Größenanpassung von Tabellenspalten
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: In unserer Firma haben wir verschiedene Vorlagen mit Tabellen angelegt. Bislang konnte man Text so in die Tabellenzellen eingeben, dass die Zeilenhöhe automatisch an die Textmenge angepasst wurde. Aus unerfindlichen Gründen klappt das jetzt nicht mehr. Bei der Texteingabe ändert Word dynamisch die Spaltenbreite, was natürlich das komplette Tabellenlayout durcheinander bringt. Wissen Sie, was hier passiert ist?
U. Wiedener
ANTWORT: Wahrscheinlich hat eine Kollegin/ein Kollege die Formatierung Ihrer Tabellen geändert. Normalerweise richtet Word neue Tabellen, die Sie mit der Symbolleisten-Schaltfläche Tabelle einfügen oder mit dem Befehl Tabelle-Zellen einfügen-Tabelle (Word 2000) bzw. Tabelle-Einfügen-Tabelle (Word 2003 und 2002/XP) erstellen, so ein, dass alle Spalten die gleiche Breite haben und dass die Tabelle den gesamten Raum zwischen den Seitenrändern einnimmt. Die Breite der Spalten bleibt erhalten, wenn Sie Text eingeben. Sollten Sie eine größere Textmenge eingeben, passt Word nicht die Breite sondern die Höhe der Zelle an.
Dass dieses Verhalten in Ihren Vorlagen nicht mehr funktioniert, liegt vermutlich daran, dass jemand die Bevorzugte Breite einer oder mehrerer Tabellenspalten ausgeschaltet hat. Sie überprüfen das, indem Sie den Cursor in die Tabelle setzen und anschließend den Befehl Tabelle-Tabelleneigenschaften aufrufen. Auf der Registerkarte Spalte sehen Sie die aktuelle Einstellung. Um die Breite zu fixieren, schalten Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite ein und geben dann das gewünschte Maß ein (entweder in Zentimetern oder in Prozent). Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Tabellenspalten, wobei Sie sich mit den Schaltflächen Nächste Spalte oder Vorherige Spalte nach rechts oder links in der Tabelle bewegen.
Werfen Sie danach einen Blick auf die Registerkarte Tabelle und achten Sie darauf, dass im Bereich Größe ein sinnvolles Maß steht. Es ist zum Beispiel wenig schlüssig, drei Spalten mit einer Breite von jeweils 5 Zentimetern einzurichten, wenn die gesamte Tabelle nur auf eine Breite von 10 Zentimetern eingestellt ist. Am besten schalten Sie das Kontrollkästchen Bevorzugte Breite auf der Registerkarte Tabelle aus, damit Word sich nach den zuvor eingestellten Spaltenbreiten richtet und nicht selbstständig versucht, die Spaltenbreite zu optimieren.
Nachdem Sie die Tabelleneigenschaften überprüft haben, bestätigen Sie die Änderungen mit Ok. Ihre Tabelle sollte jetzt wieder das gewohnte Verhalten zeigen. Falls Sie feststellen, dass zwar die Spaltenbreiten erhalten bleiben, Word aber keinen automatischen Zeilenumbruch mehr durchführt, gehen Sie nach folgendem Schema vor:
Markieren Sie zunächst die gesamte Tabelle per Tabelle-Markieren-Tabelle. Dann rufen Sie erneut den Befehl Tabelle-Tabelleneigenschaften auf. Dieses Mal wechseln Sie auf die Registerkarte Zelle, wo Sie die Schaltfläche Optionen anklicken. Sorgen Sie dafür, dass im daraufhin angezeigten Dialogfeld das Kontrollkästchen Zeilenumbruch aktiviert ist. Danach schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok.
|
ANZEIGE Serienmails an Ihre Adressen aus Outlook, Access oder
Excel komfortabel mit Word verschickenVergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/ |
Eingebettete Schriftarten gehen verloren
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich habe in Word 2000 Dokumente mit eingebetteten Schriftarten erstellt. Damit will ich erreichen, dass die Dokumente bei anderen Anwendern so erscheinen, wie ich sie formatiert habe, auch wenn einzelne Schriften dort nicht installiert sind. Bei anderen Word 2000-Anwendern klappt das auch ohne Probleme. Wenn jemand die Dokumente aber mit Word 2003 oder 2002/XP bearbeitet, gehen die ursprünglichen Schriften verloren. Es hilft auch nichts, wenn ich die Dokumente selbst mit Word 2003 (und eingebetteten Schriftarten) erstelle. Wissen Sie, wie ich das Problem lösen kann?
O. Baum
ANTWORT: Word 2003 und 2002/XP stellen wie die Vorgängerversionen per Extras-Optionen auf der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen True-Type-Schriftarten einbetten zur Verfügung. Aber leider unterscheidet sich das Verhalten dieses Kontrollkästchens gegenüber Word 2000 oder Word 97.
In Word 2003 und 2002/XP können Sie Schriftarten nur einbetten, wenn diese auch auf dem System, auf dem Sie das aktuelle Dokument speichern, vorhanden sind. Das führt zu einem durchaus merkwürdigen Verhalten: Wenn Sie ein Dokument mit eingebetteten Schriften, die auf dem aktuellen System nicht installiert sind, zum ersten Mal öffnen, sehen Sie das Dokument in der Original-Formatierung. Alle eingebetteten Schriften erscheinen auf dem Bildschirm; Sie können sogar Text in diesen Schriftarten einfügen. Das nützt Ihnen aber nichts, denn beim Speichern gehen alle eingebetteten Schriftarten verloren, sofern sie nicht auf dem aktuellen PC installiert sind. Beim nächsten Öffnen der Datei stellt Word die Textabschnitte, die Sie kurz vorher noch in der eingebetteten Schriftart gesehen haben, in einer seiner Standardschriften dar.
Damit werden eingebettete Schriftarten quasi überflüssig, denn Sie dienen nur noch zum Lesen eines fremd-formatierten Dokuments. Eine sinnvolle Bearbeitung ist danach nicht mehr möglich, weil beim Speichern zum Beispiel Sonderzeichen einer Symbolschriftart durch normale Buchstaben oder durch andere Symbole einer vorhandenen Schriftart ersetzt würden.
Es spielt dabei übrigens keine Rolle, ob eine eingebettete Schriftart Copyright-geschützt ist oder nicht. Selbst wenn sie die Eigenschaft "Installable embedding allowed" besitzt und auf dem Zielsystem sogar als neue Schriftart installiert werden könnte, entfernen Word 2003 und 2002/XP die eingebetteten Schriftinformationen, sofern die Schrift nicht schon vorher auf dem Zielrechner vorhanden war.
Fazit: Wenn Sie speziell formatierte Dokumente mit anderen Anwendern gemeinsam bearbeiten wollen, müssen die verwendeten Schriftarten auf jedem Arbeitsplatz installiert sein.
Bitte bewerten Sie die Helplines dieser Ausgabe:
| Newsletter-Tipp |
Excel-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Excel Weekly ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der Ihnen jede Woche interessante Tipps rund um Excel 2003, 2002/XP, 2000 und 97 liefert:
- Neue Rechenfunktionen für Ihre Tabellen
- Nützliche VBA-Prozeduren
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
- Infos zu Bugs und Patches
- Wichtige Download-Links
- Helpline für Ihre Fragen zu Excel
| Abonnementverwaltung |
Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse
word-weekly-html-request@smarttools.de
Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.
|
Copyright © 2006 SmartTools Publishing Thomas
Tai