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Gesendet: Montag, 15. August 2005 01:03
An: Word Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Word Weekly vom 15.8.2005

 Ausgabe vom 15. August 2005

 In dieser Ausgabe

Word-News & Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
 Word-News & Downloads

News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails

Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.

Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.

Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:

  • Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht.
  • Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails durchsuchen und verwalten.
  • Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu vergessen.
  • Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools E-Mail-Notizen Pro nutzt.
  • Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für Ihre Kollegen hinterlassen.
  • Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und einfacher Aufruf per Mausklick
  • Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und Anleitung in Deutsch)
Die Vorgängerversion von SmartTools E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über 10.000mal im Praxiseinsatz bewährt. Nutzen Sie jetzt die Einführungsaktion zur erweiterten und optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt für Word Weekly-Abonnenten:

SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz

SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz

Download-Tipp: Der kostenlose Format- und Konvertierungs-Assistent für Word

Wenn Sie Texte aus E-Mails, von HTML-Seiten oder aus einer DOS-Datei direkt oder über die Zwischenablage in ein Word-Dokument einfügen, müssen regelmäßig Umlaute und Sonderzeichen umgesetzt, oder überflüssige Leerzeichen, Absatzendemarken und leere Zeilen gelöscht werden. Ähnlich sieht es bei HTML-Fragmenten aus: HTML-Tags sind zu entfernen und besondere Steuerzeichen durch Umlaute und Sonderzeichen zu ersetzen.

In vielen Fällen müssen Sie dazu viele Male nacheinander die Suchen-/Ersetzen-Funktion von Word bemühen. Reduzieren Sie diesen Aufwand ab sofort auf wenige Mausklicks. Der kostenlose SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent kann Ihre Texte in Zukunft nahezu voll automatisch bereinigen:

 SmartTools Format- und Konvertierungs-Assistent für Word

News: Desktopsuche von Microsoft für Entwickler

Vor einigen Wochen haben wir über die deutsche Version des Windows Desktopsuche von Microsoft berichtet. Mit diesem kostenlosen Tool sind Sie in der Lage, Word-Dokumente, E-Mails und andere Office-Daten auf Ihrem Rechner blitzschnell zu durchsuchen. Genau diese Funktionen stehen ab sofort auch Entwicklern für ihre eigenen Anwendungen zur Verfügung. Nutzen Sie die Windows Desktop Search API's, um individuelle Suchanfragen an das Programm zu schicken, das Ergebnis entgegenzunehmen und innerhalb Ihrer eigenen Anwendung anzuzeigen. Wenn Sie dann auch noch die Möglichkeit nutzen, einen individuellen Filter für ein spezielles von Ihnen genutztes Dateiformat zu erstellen, können Sie die Möglichkeiten der Windows Desktopsuche mit wenig Aufwand für Ihre eigenen Zwecke nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter:

Infos: Windows Desktop Search API

 Word-Tipp der Woche

Formulare optimal gestalten, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

In diesem zweiteiligen Tipp möchten wir Ihnen einige nützliche Tipps für die effektive Nutzung von Formularfeldern an die Hand geben. Dabei ging es im ersten Teil um die optimale Positionierung von Formularfeldern mir Hilfe von Tabellen. Textformularfelder haben aber einen Nachteil: Standardmäßig ist die Eingabelänge nicht begrenzt. Word passt die Größe des Formularfeldes automatisch an, was dazu führen kann, dass unerwünschte Zeilenumbrüche eingefügt werden. Die zusätzlichen Zeilen zerstören zwangsläufig das Formularlayout. Dieses Manko lässt sich zumindest optisch beseitigen, indem Sie in der Tabelle mit den Formularfeldern feste Zeilenhöhen vorgeben:

  1. Heben Sie, sofern vorhanden, den Dokumentschutz auf (Extras-Dokumentschutz aufheben mit anschließender Eingabe des Kennworts).
  2. Markieren Sie die Tabellenzeile, deren Höhe festgeschrieben werden soll.
  3. Wählen Sie in Word 97 Tabelle-Zeilenhöhe und -breite oder in Word 2000/2002/2003 Tabelle-Tabelleneigenschaften auf und wechseln Sie dann auf die Registerkarte Zeile.
  4. Definieren Sie eine exakte Zeilenhöhe. In Word 97 aktivieren Sie dazu im Dropdown-Feld Höhe der Zeile x den Eintrag "Genau" und geben einen geeigneten Wert in das Feld Bei ein. In Word 2000/2002/2003 versehen Sie zunächst das Kontrollkästchen Höhe definieren mit einem Häkchen. Anschließend aktiveren Sie im Dropdown-Feld Zeilenhöhe den Eintrag "Genau" und tragen dann den gewünschten Wert in das mittlere Feld ein. Unser Tipp: Anstelle von Zentimeterangaben können Sie auch Punktwerte eingeben, indem Sie hinter dem Zahlenwert die Textfolge "pt" eingeben - beispielsweise "24 pt" für eine Zeilenhöhe von 24 Punkt.
  5. Nachdem Sie die Zeilenhöhe per Ok bestätigt haben, wiederholen Sie das Verfahren für alle Tabellenzeilen, deren Höhe begrenzt werden soll.
  6. Vergessen Sie am Ende nicht, den Dokumentschutz wieder einzuschalten.
Sie haben damit zwar nicht die maximal zulässige Eingabelänge von Textformularfeldern begrenzt. Falls ein Anwender aber einmal mehr Text eingibt als vorgesehen, verschiebt sich zumindest nicht mehr das Formularlayout. Der eingegebene Text ist einfach nicht mehr sichtbar.

Die Arbeit mit Tabellen eignet sich in erster Linie für Formulare mit ein- bis dreizeiligen Eingabefeldern. Es gibt aber auch Fälle, in denen ein Anwender ausführlichere Angaben machen soll - etwa die Schilderung eines Tathergangs. Dann ist der Einsatz von Positionsrahmen häufig effektiver als die Arbeit mit Tabellen. Um ein Formularfeld in einem Positionsrahmen einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Heben Sie gegebenenfalls erst den Dokumentschutz auf.
  2. Geben Sie normalen Text ein, mit dem Sie beschreiben, was im Formular eingegeben werden soll.
  3. Für das Formularfeld selbst klicken Sie dann in der Symbolleiste Formular auf die Schaltfläche Positionsrahmen einfügen.
  4. Der Mauszeiger ändert daraufhin seine Form in ein Kreuz. Ziehen Sie damit einen Rahmen auf. Mit der Größe des Rahmens bestimmen Sie, wie viel Platz für die Formulareingabe zur Verfügung stehen soll.
  5. Die Einfügemarke befindet sich anschließend automatisch in dem Positionsrahmen, sodass Sie mit der entsprechenden Symbolleistenschaltfläche sofort ein Textformularfeld einfügen können.
  6. Weisen Sie dem Formularfeld gegebenenfalls noch das passende Zeichenformat zu. Anfangs verwendet Word nämlich die Standardschriftart (meist "Times New Roman" in 12 Punkt) und nicht die Schrift, die Sie im umgebenden Formular verwenden.
  7. Bestimmen Sie die genaue Ausrichtung des Positionsrahmens, indem Sie den Rahmen mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl Positionsrahmen formatieren aufrufen. Achten Sie darauf, dass nicht nur für die Breite sondern auch für die Höhe die Option "Genau" eingestellt ist. Nur so verhindern Sie, dass Word die Größe des Formularfeldes und damit auch die Höhe des Positionsrahmens automatisch anpasst. Alle anderen Positionsangaben stimmen Sie auf die allgemeinen Formularvorgaben ab.
  8. Sobald der Rahmen exakt positioniert ist, schalten Sie den Dokumentschutz wieder ein.
Die vorgestellten Verfahren haben gezeigt, wie Sie Formularfelder so einrichten, dass Sie genau dort erscheinen, wo sie erwartet werden.

So haben Sie in Zukunft keine Probleme mehr mit fertigen Vordrucken: In Word stellen Sie die Optik des Formulars nach, wobei Sie die Formularfelder passend positionieren. An den Drucker schicken Sie aber nur die Benutzereingaben, indem Sie in den Druckoptionen das Kontrollkästchen In Formularen nur Daten drucken aktivieren. Diese Einstellung können Sie mit dem Word-Dokument speichern, wofür Sie Extras-Optionen aufrufen und dann auf der Registerkarte Drucken das Kontrollkästchen einschalten. Oder Sie entscheiden sich individuell bei jedem Druckvorgang, ob Sie das komplette Word-Formular oder nur die Benutzereingaben drucken. Dazu wählen Sie Datei-Drucken an und lassen sich mit einem Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche die zugehörigen Optionen anzeigen.

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Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken

Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:

  1. Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
  2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf Serienmails senden und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

SmartTools Serienmailer für Word


 Word-Helpline

Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:

word-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Standardeinstellungen wiederherstellen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Ich möchte eine Schulung in Word geben und die Techniken auf meinem Laptop demonstrieren. Da es schon eine ganze Weile her ist, seitdem ich Word und Office installiert habe, finden sich in Word natürlich diverse Anpassungen an den Symbolleisten und den allgemeinen Programmoptionen. Das könnte die Schulungsteilnehmer verwirren, weshalb ich nach einer Lösung suche, mit möglichst wenig Aufwand zur Standardkonfiguration von Word zurückzukehren. Können Sie mir einen Tipp geben?
B. Dräger

 ANTWORT:  Eine blitzsaubere Standardkonfiguration, so wie sie nach einer Erstinstallation von Word aussieht, werden Sie nur schwerlich hinbekommen. Es sei denn, Sie entfernen Word/Office vollständig von Ihrem System und installieren es dann noch einmal neu.

Wenn es ausreicht, den größten Teil der Programmoptionen auf die Standardwerte zurückzusetzen, können Sie folgende Schritte ausführen:

  1. Beenden Sie Word und alle anderen Anwendungen.
  2. Erstellen Sie einen Festplattenordner, der zur Sicherung der aktuellen Einstellungen dienen soll - beispielsweise C:\WORDBACKUP.
  3. Suchen Sie auf Ihrer Festplatte nach der Word-Standardvorlage NORMAL.DOT, indem Sie im Windows-Startmenü den Befehl Suchen anwählen und dann nach Dateien und Ordnern suchen. Geben Sie den Dateinamen "NORMAL.DOT" ein und lassen Sie alle lokalen Festplatten durchsuchen.
  4. Falls mehrere Einträge gefunden werden, prüfen Sie zunächst, ob darunter eine Verknüpfung - und keine echte Datei - ist. Sie erkennen Verknüpfungen an dem kleinen Pfeil unten links im Programmsymbol. Alle Verknüpfungen können Sie ignorieren. Sollten mehrere "echte" Dateien übrig bleiben, überprüfen Sie den Ordner, in dem die Dateien gespeichert sind. Markieren Sie die Datei, die sich in dem Ordner befindet, der Ihrem Benutzernamen entspricht.
  5. Klicken Sie die markierte Datei mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Ausschneiden auf.
  6. Starten Sie den Windows-Explorer oder öffnen Sie den "Arbeitsplatz" und wechseln Sie in den Ordner, den Sie in Schritt 2 angelegt haben.
  7. Fügen Sie die Datei NORMAL.DOT in diesen Ordner ein, indem Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Ordnerfensters öffnen und darin den Befehl Einfügen anwählen.
  8. Schließen Sie das Fenster mit dem Backup-Ordner und das Suchfenster.
  9. Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an.
  10. Geben Sie "REGEDIT" in die Befehlszeile ein und klicken Sie auf Ok, um den Registrierungseditor zu starten.
  11. In der linken Hälfte des Registrierungseditors öffnen Sie je nach Word-Version folgenden Zweig:
Word 97:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Data

Word 2000:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Data

Word 2002:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Word\Data

Word 2003:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Data

  • Markieren Sie den Schlüssel "Data" in der linken Fensterhälfte und wählen Sie dann Registrierung-Registrierungsdatei exportieren an.
  • Wechseln Sie in den Word-Backup-Ordner aus Schritt 2, weisen Sie der Exportdatei den Namen DATAKEY zu und schließen Sie den Exportvorgang mit einem Klick auf Speichern ab.
  • Überprüfen Sie, ob der Schlüssel "Data" weiterhin markiert ist, und löschen Sie ihn dann per Bearbeiten-Löschen, wobei Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigen.
  • Beenden Sie den Registrierungseditor.
Wenn Sie jetzt Word starten, erstellt das Programm automatisch eine neue NORMAL.DOT-Datei und einen "Data"-Schlüssel in der Registrierungsdatenbank. Beide Elemente enthalten Standardwerte wie nach einer Erstinstallation.

Darüber hinaus sollten Sie alle Add-Ins, die sich im AutoStart-Ordner von Word befinden, in das Backup-Verzeichnis verschieben. Den aktuellen AutoStart-Ordner ermitteln Sie in Word per Extras-Optionen auf der Registerkarte Dateiablage (Word 97) bzw. Speicherort für Dateien (Word 2000/2002/2003).

Falls Sie nach der Schulung Ihre eigenen Einstellungen wiederherstellen wollen, kopieren Sie NORMAL.DOT und eventuelle Add-Ins aus dem Backup-Ordner in die jeweiligen Originalverzeichnisse. Zum Wiederherstellen des "Data"-Schlüssels in der Registry genügt ein Doppelklick auf die exportierte Datei DATAKEY.REG.

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Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word & Excel einfügen

Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument?

Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:

  • Es sind keinerlei Änderungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig.
  • Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch in Word oder Excel ein.
  • Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme möglich.
  • Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit einem Mausklick.
  • Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an.
  • Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word

SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel


AutoText für Erstellungsdatum im falschen Format
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Ich habe mehrere Dokumentvorlagen erstellt, in denen ich Autor und Erstelldatum automatisch per AutoText-Feld einfügen lasse. Dabei stört mich, dass beim Erstelldatum immer auch die Uhrzeit angegeben wird. Lässt sich die Angabe irgendwie auf das bloße Datum reduzieren?
G. Kampmann

 ANTWORT:  Das Datumsformat des AutoText-Feldes für das Erstelldatum richtet sich nach den aktuellen Standardeinstellungen. Diese stellen Sie mit dem Befehl Einfügen-Datum und Uhrzeit ein. Nach Aufruf des entsprechenden Dialogfelds markieren Sie das gewünschte Datumsformat, - in Ihrem Fall also eines ohne Uhrzeitangabe, - und klicken auf Standard. Die anschließende Frage beantworten Sie mit Ja. Danach können Sie das Dialogfeld mit den Datumsoptionen mit der Schaltfläche Abbrechen verlassen. Ab sofort erscheint das AutoText-Feld mit dem Erstelldatum im korrekten Format.

 Newsletter-Tipp

Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail

SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003:

  • Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
  • Undokumentierte Parameter
  • Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
  • Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
  • Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
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