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Ausgabe vom 15. August
2005
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Word-News &
Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu
Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie
bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit
SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per
Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in
Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der
Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen
nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur
Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu
verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen
Pro:
- Ein kleines Symbol und auf Wunsch ein akustisches Signal zeigen
jederzeit an, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
- Automatische Installation, komplette Integration in Outlook und
einfacher Aufruf per Mausklick
- Schnell und intuitiv ohne lange Einarbeitung zu bedienen (Menüs und
Anleitung in Deutsch)
Die Vorgängerversion von SmartTools
E-Mail-Notizen Pro hat sich bereits über 10.000mal im Praxiseinsatz
bewährt. Nutzen Sie jetzt die Einführungsaktion zur erweiterten und
optimierten Pro-Version mit 35% Rabatt für Word
Weekly-Abonnenten:
SmartTools
E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
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Download-Tipp: Der kostenlose Format- und
Konvertierungs-Assistent für Word
Wenn Sie Texte aus
E-Mails, von HTML-Seiten oder aus einer DOS-Datei direkt oder über die
Zwischenablage in ein Word-Dokument einfügen, müssen regelmäßig Umlaute
und Sonderzeichen umgesetzt, oder überflüssige Leerzeichen,
Absatzendemarken und leere Zeilen gelöscht werden. Ähnlich sieht es bei
HTML-Fragmenten aus: HTML-Tags sind zu entfernen und besondere
Steuerzeichen durch Umlaute und Sonderzeichen zu ersetzen.
In
vielen Fällen müssen Sie dazu viele Male nacheinander die
Suchen-/Ersetzen-Funktion von Word bemühen. Reduzieren Sie diesen Aufwand
ab sofort auf wenige Mausklicks. Der kostenlose SmartTools Format- und
Konvertierungs-Assistent kann Ihre Texte in Zukunft nahezu voll
automatisch bereinigen:
News: Desktopsuche von Microsoft für
Entwickler
Vor einigen Wochen haben wir über die
deutsche Version des Windows Desktopsuche von Microsoft berichtet. Mit
diesem kostenlosen Tool sind Sie in der Lage, Word-Dokumente, E-Mails und
andere Office-Daten auf Ihrem Rechner blitzschnell zu durchsuchen. Genau
diese Funktionen stehen ab sofort auch Entwicklern für ihre eigenen
Anwendungen zur Verfügung. Nutzen Sie die Windows Desktop Search API's, um
individuelle Suchanfragen an das Programm zu schicken, das Ergebnis
entgegenzunehmen und innerhalb Ihrer eigenen Anwendung anzuzeigen. Wenn
Sie dann auch noch die Möglichkeit nutzen, einen individuellen Filter für
ein spezielles von Ihnen genutztes Dateiformat zu erstellen, können Sie
die Möglichkeiten der Windows Desktopsuche mit wenig Aufwand für Ihre
eigenen Zwecke nutzen. Weitere Informationen finden Sie
unter:
Infos:
Windows Desktop Search API
Formulare optimal gestalten, Teil 2 Versionen:
Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In diesem zweiteiligen Tipp möchten
wir Ihnen einige nützliche Tipps für die effektive Nutzung von
Formularfeldern an die Hand geben. Dabei ging es im ersten Teil um die
optimale Positionierung von Formularfeldern mir Hilfe von Tabellen.
Textformularfelder haben aber einen Nachteil: Standardmäßig ist die
Eingabelänge nicht begrenzt. Word passt die Größe des Formularfeldes
automatisch an, was dazu führen kann, dass unerwünschte Zeilenumbrüche
eingefügt werden. Die zusätzlichen Zeilen zerstören zwangsläufig das
Formularlayout. Dieses Manko lässt sich zumindest optisch beseitigen,
indem Sie in der Tabelle mit den Formularfeldern feste Zeilenhöhen
vorgeben:
- Heben Sie, sofern vorhanden, den Dokumentschutz auf (Extras-Dokumentschutz aufheben mit
anschließender Eingabe des Kennworts).
- Markieren Sie die Tabellenzeile, deren Höhe festgeschrieben werden
soll.
- Wählen Sie in Word 97 Tabelle-Zeilenhöhe und
-breite oder in Word 2000/2002/2003 Tabelle-Tabelleneigenschaften auf und
wechseln Sie dann auf die Registerkarte Zeile.
- Definieren Sie eine exakte Zeilenhöhe. In Word 97 aktivieren Sie
dazu im Dropdown-Feld Höhe der Zeile x
den Eintrag "Genau" und geben einen geeigneten Wert in das Feld Bei ein. In Word 2000/2002/2003 versehen Sie
zunächst das Kontrollkästchen Höhe
definieren mit einem Häkchen. Anschließend aktiveren Sie im
Dropdown-Feld Zeilenhöhe den Eintrag
"Genau" und tragen dann den gewünschten Wert in das mittlere Feld ein.
Unser Tipp: Anstelle von Zentimeterangaben können Sie auch Punktwerte
eingeben, indem Sie hinter dem Zahlenwert die Textfolge "pt" eingeben -
beispielsweise "24 pt" für eine Zeilenhöhe von 24 Punkt.
- Nachdem Sie die Zeilenhöhe per Ok
bestätigt haben, wiederholen Sie das Verfahren für alle Tabellenzeilen,
deren Höhe begrenzt werden soll.
- Vergessen Sie am Ende nicht, den Dokumentschutz wieder
einzuschalten.
Sie haben damit zwar nicht die maximal
zulässige Eingabelänge von Textformularfeldern begrenzt. Falls ein
Anwender aber einmal mehr Text eingibt als vorgesehen, verschiebt sich
zumindest nicht mehr das Formularlayout. Der eingegebene Text ist einfach
nicht mehr sichtbar.
Die Arbeit mit Tabellen eignet sich in erster
Linie für Formulare mit ein- bis dreizeiligen Eingabefeldern. Es gibt aber
auch Fälle, in denen ein Anwender ausführlichere Angaben machen soll -
etwa die Schilderung eines Tathergangs. Dann ist der Einsatz von
Positionsrahmen häufig effektiver als die Arbeit mit Tabellen. Um ein
Formularfeld in einem Positionsrahmen einzufügen, gehen Sie wie folgt
vor:
- Heben Sie gegebenenfalls erst den Dokumentschutz auf.
- Geben Sie normalen Text ein, mit dem Sie beschreiben, was im
Formular eingegeben werden soll.
- Für das Formularfeld selbst klicken Sie dann in der Symbolleiste
Formular auf die Schaltfläche Positionsrahmen einfügen.
- Der Mauszeiger ändert daraufhin seine Form in ein Kreuz. Ziehen Sie
damit einen Rahmen auf. Mit der Größe des Rahmens bestimmen Sie, wie
viel Platz für die Formulareingabe zur Verfügung stehen soll.
- Die Einfügemarke befindet sich anschließend automatisch in dem
Positionsrahmen, sodass Sie mit der entsprechenden
Symbolleistenschaltfläche sofort ein Textformularfeld einfügen können.
- Weisen Sie dem Formularfeld gegebenenfalls noch das passende
Zeichenformat zu. Anfangs verwendet Word nämlich die Standardschriftart
(meist "Times New Roman" in 12 Punkt) und nicht die Schrift, die Sie im
umgebenden Formular verwenden.
- Bestimmen Sie die genaue Ausrichtung des Positionsrahmens, indem Sie
den Rahmen mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den
Befehl Positionsrahmen formatieren
aufrufen. Achten Sie darauf, dass nicht nur für die Breite sondern auch für die Höhe die Option "Genau" eingestellt ist. Nur
so verhindern Sie, dass Word die Größe des Formularfeldes und damit auch
die Höhe des Positionsrahmens automatisch anpasst. Alle anderen
Positionsangaben stimmen Sie auf die allgemeinen Formularvorgaben
ab.
- Sobald der Rahmen exakt positioniert ist, schalten Sie den
Dokumentschutz wieder ein.
Die vorgestellten Verfahren haben
gezeigt, wie Sie Formularfelder so einrichten, dass Sie genau dort
erscheinen, wo sie erwartet werden.
So haben Sie in Zukunft keine
Probleme mehr mit fertigen Vordrucken: In Word stellen Sie die Optik des
Formulars nach, wobei Sie die Formularfelder passend positionieren. An den
Drucker schicken Sie aber nur die Benutzereingaben, indem Sie in den
Druckoptionen das Kontrollkästchen In Formularen
nur Daten drucken aktivieren. Diese Einstellung können Sie mit
dem Word-Dokument speichern, wofür Sie Extras-Optionen aufrufen und dann auf der
Registerkarte Drucken das
Kontrollkästchen einschalten. Oder Sie entscheiden sich individuell bei
jedem Druckvorgang, ob Sie das komplette Word-Formular oder nur die
Benutzereingaben drucken. Dazu wählen Sie Datei-Drucken an und lassen sich mit einem
Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche die zugehörigen Optionen anzeigen.
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Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word
verschicken
Vergessen Sie den umständlichen
Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote,
Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz
einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer
ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks
startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie
einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und
Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur
Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server
usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem
Menü Extras und legen hier das
Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch
können Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem
Anschreiben verschickt werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails
senden und der Assistent verschickt voll automatisch
eine personalisierte Mail an jeden Empfänger aus der von Ihnen
vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von
Outlook durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen
Sicherheitsmeldungen gibt!
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kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt
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Serienmailer für Word
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Haben
Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit
einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!)
an:
word-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Standardeinstellungen
wiederherstellen Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Ich möchte eine
Schulung in Word geben und die Techniken auf meinem Laptop demonstrieren.
Da es schon eine ganze Weile her ist, seitdem ich Word und Office
installiert habe, finden sich in Word natürlich diverse Anpassungen an den
Symbolleisten und den allgemeinen Programmoptionen. Das könnte die
Schulungsteilnehmer verwirren, weshalb ich nach einer Lösung suche, mit
möglichst wenig Aufwand zur Standardkonfiguration von Word zurückzukehren.
Können Sie mir einen Tipp geben? B. Dräger
ANTWORT: Eine blitzsaubere
Standardkonfiguration, so wie sie nach einer Erstinstallation von Word
aussieht, werden Sie nur schwerlich hinbekommen. Es sei denn, Sie
entfernen Word/Office vollständig von Ihrem System und installieren es
dann noch einmal neu.
Wenn es ausreicht, den größten Teil der
Programmoptionen auf die Standardwerte zurückzusetzen, können Sie folgende
Schritte ausführen:
- Beenden Sie Word und alle anderen Anwendungen.
- Erstellen Sie einen Festplattenordner, der zur Sicherung der
aktuellen Einstellungen dienen soll - beispielsweise C:\WORDBACKUP.
- Suchen Sie auf Ihrer Festplatte nach der Word-Standardvorlage
NORMAL.DOT, indem Sie im Windows-Startmenü den Befehl Suchen anwählen und dann nach Dateien und Ordnern suchen. Geben Sie den
Dateinamen "NORMAL.DOT" ein und lassen Sie alle lokalen Festplatten
durchsuchen.
- Falls mehrere Einträge gefunden werden, prüfen Sie zunächst, ob
darunter eine Verknüpfung - und keine echte Datei - ist. Sie erkennen
Verknüpfungen an dem kleinen Pfeil unten links im Programmsymbol. Alle
Verknüpfungen können Sie ignorieren. Sollten mehrere "echte" Dateien
übrig bleiben, überprüfen Sie den Ordner, in dem die Dateien gespeichert
sind. Markieren Sie die Datei, die sich in dem Ordner befindet, der
Ihrem Benutzernamen entspricht.
- Klicken Sie die markierte Datei mit der rechten Maustaste an und
rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Ausschneiden auf.
- Starten Sie den Windows-Explorer oder öffnen Sie den "Arbeitsplatz"
und wechseln Sie in den Ordner, den Sie in Schritt 2 angelegt haben.
- Fügen Sie die Datei NORMAL.DOT in diesen Ordner ein, indem Sie mit
der rechten Maustaste das Kontextmenü des Ordnerfensters öffnen und
darin den Befehl Einfügen
anwählen.
- Schließen Sie das Fenster mit dem Backup-Ordner und das
Suchfenster.
- Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an.
- Geben Sie "REGEDIT" in die Befehlszeile ein und klicken Sie auf
Ok, um den Registrierungseditor zu
starten.
- In der linken Hälfte des Registrierungseditors öffnen Sie je nach
Word-Version folgenden Zweig:
Word 97:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Data
Word
2000:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Data
Word
2002:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Word\Data
Word
2003:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Data
- Markieren Sie den Schlüssel "Data" in der linken Fensterhälfte und
wählen Sie dann Registrierung-Registrierungsdatei
exportieren an.
- Wechseln Sie in den Word-Backup-Ordner aus Schritt 2, weisen Sie der
Exportdatei den Namen DATAKEY zu und schließen Sie den Exportvorgang mit
einem Klick auf Speichern ab.
- Überprüfen Sie, ob der Schlüssel "Data" weiterhin markiert ist, und
löschen Sie ihn dann per Bearbeiten-Löschen, wobei Sie die
nachfolgende Sicherheitsabfrage mit Ja
bestätigen.
- Beenden Sie den Registrierungseditor.
Wenn Sie jetzt Word
starten, erstellt das Programm automatisch eine neue NORMAL.DOT-Datei und
einen "Data"-Schlüssel in der Registrierungsdatenbank. Beide Elemente
enthalten Standardwerte wie nach einer Erstinstallation.
Darüber
hinaus sollten Sie alle Add-Ins, die sich im AutoStart-Ordner von Word
befinden, in das Backup-Verzeichnis verschieben. Den aktuellen
AutoStart-Ordner ermitteln Sie in Word per Extras-Optionen auf der Registerkarte Dateiablage (Word 97) bzw. Speicherort für Dateien (Word
2000/2002/2003).
Falls Sie nach der Schulung Ihre eigenen
Einstellungen wiederherstellen wollen, kopieren Sie NORMAL.DOT und
eventuelle Add-Ins aus dem Backup-Ordner in die jeweiligen
Originalverzeichnisse. Zum Wiederherstellen des "Data"-Schlüssels in der
Registry genügt ein Doppelklick auf die exportierte Datei
DATAKEY.REG.
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Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügen
Sie
schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente
mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für
jedes neue Dokument?
Mit dem SmartTools
Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher
mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie
jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der
aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen in Ihren vorhandenen Formularen
notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene
Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch in Word oder Excel
ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen.
Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne
Probleme möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn
Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und
können mit einem Mausklick.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern
nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere
Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften,
Zertifikate usw. an.
- Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den
Listenpreis bestellt werden:
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für Word
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für
Excel
| AutoText für Erstellungsdatum im falschen
Format Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Ich habe mehrere
Dokumentvorlagen erstellt, in denen ich Autor und Erstelldatum automatisch
per AutoText-Feld einfügen lasse. Dabei stört mich, dass beim Erstelldatum
immer auch die Uhrzeit angegeben wird. Lässt sich die Angabe irgendwie auf
das bloße Datum reduzieren? G. Kampmann
ANTWORT: Das Datumsformat
des AutoText-Feldes für das Erstelldatum richtet sich nach den aktuellen
Standardeinstellungen. Diese stellen Sie mit dem Befehl Einfügen-Datum und Uhrzeit ein. Nach Aufruf
des entsprechenden Dialogfelds markieren Sie das gewünschte Datumsformat,
- in Ihrem Fall also eines ohne Uhrzeitangabe, - und klicken auf Standard. Die anschließende Frage beantworten
Sie mit Ja. Danach können Sie das
Dialogfeld mit den Datumsoptionen mit der Schaltfläche Abbrechen verlassen. Ab sofort erscheint das
AutoText-Feld mit dem Erstelldatum im korrekten Format.
Outlook-Tipps kostenlos per
E-Mail
SmartTools Outlook Weekly bietet jede
Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 98, 2000,
2002/XP und 2003:
- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
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