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Ausgabe vom 16. Januar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: PDF-Dateien direkt in Word öffnen - Der
brandneue PDFgrabber 3.0 jetzt für begrenzte Zeit so günstig wie
nie
- Download-Tipp: Die wichtigsten Musterbriefe für Word
immer griffbereit
- News: Wahl zum Tipp & Tool des Jahres 2005 - Die
Ergebnisse
Word-Helpline
- Gewohnter Seriendruck-Manager auch in Word 2003 und
2002/XP
- Kopf-/Fußzeile auf Seiten im Querformat
drehen
| Word-News &
Downloads |
News: PDF-Dateien direkt in Word öffnen - Der brandneue PDFgrabber 3.0 jetzt für begrenzte Zeit so günstig wie nie
Der PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word-Dokumente um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten verwenden können. Mit der neuesten Version 3.0 des bewährten PDFgrabber wurde die Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen von PDF-Dateien direkt in Word integriert.
Für die Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber brauchen Sie nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word über das neu
installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument zur direkten Bearbeitung zur
Verfügung.
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber-home/
Download-Tipp: Die wichtigsten Musterbriefe für Word immer griffbereit
Mit dem SmartTools Musterbrief-Assistenten gehört das Ringen um die richtigen Formulierungen der Vergangenheit hat. In einem Dialogfeld werden Ihnen 50 Musterbriefe für die wichtigsten Anwendungsgebiete angeboten. Ein Doppelklick genügt und schon befindet sich der Mustertext im aktuellen Dokument. Die aktuelle Version 3.0 unterstützt Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97.
Außerdem haben wir eine nützliche Vorschau-Funktion ergänzt, so dass Sie sich bereits vor dem Einfügen eines Briefes ein Bild von dem Inhalt machen können. Sie finden den kostenlosen Download unter:
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Musterbrief-Assistent
kostenlos
herunterladen! |
News: Wahl zum Tipp & Tool des Jahres 2005 - Die Ergebnisse
In den letzten Wochen hatten wir Sie gebeten, an der Wahl zum Tipp und Tool des Jahres 2005 teilzunehmen. Viele tausend Leser haben diese Möglichkeit genutzt und wir möchten uns bei den Teilnehmern der Umfrage für Ihre Mitarbeit bedanken. Beliebtester Tipp des letzten Jahres war mit deutlichem Abstand das Thema "Word-Dateien mit einem kostenlosen Tool als PDF ausgeben". Wie der Titel schon aussagt, zeigen wir in diesem Tipp Schritt für Schritt, wie Sie ein kostenloses Tool herunterladen und installieren können, um dann in Zukunft direkt aus Word und anderen Office-Anwendungen PDF-Dateien zu erzeugen. Aufgrund der großen Beliebtheit dieses Tipps, haben wir ihn für Sie als ausführliche Techinfo mit Bildern aufbereitet und stellen sie unter der folgenden Adresse zum kostenlosen Download bereit:
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Word-Tipp
des Jahres 2005 |
Das Ergebnis bei der Wahl zum Tool des Jahres 2005 war nicht ganz so eindeutig. Die folgenden drei Tools lagen knapp hintereinander auf den ersten 3. Rängen:
1. Platz: SmartTools Seiten-Assistent
Damit haben Sie Ihre Dokumente im Griff: Dieser Assistent stellt Ihnen eine neue Symbolleiste zum schnellen Verschieben, Löschen, Sammeln, Drucken und Anwählen von Seiten in Ihren Word-Dokumenten zur Verfügung.
SmartTools Seiten-Assistent
2. Platz: SmartTools Adress- und Anrede-Manager
Der Schnellstarter für Ihre Briefe samt kleiner Adressverwaltung direkt in Word: In einem Dialogfeld legen Sie Ihre Adresse an, ordnen aus einem Listenfeld bequem eine passende Anrede zu und fügen diesen Textblock automatisch an die richtige Stelle in Ihrer Brief-Vorlage ein.
SmartTools Adress- und Anrede-Manager
3. Platz: SmartTools Document History
Aus 9 mach 100: Nach der Installation wird die Standardliste von Word deaktiviert, und Sie können ab sofort auf bis 100 Ihrer zuletzt geöffneten Dokumente zugreifen. Die Anzeige der Dokumentliste (mit Dateinamen, Laufwerk, Verzeichnis, Datum und Uhrzeit) können Sie frei konfigurieren. Integriert ist zudem eine schnelle Prüfung auf ungültige Einträge.
SmartTools Document History
Waren die News & Downloads für Sie hilfreich? Klicken Sie bitte hier!
| Word-Tipp der
Woche |
So retten Sie gelöschte Texte oder ältere Versionen Ihrer Dokumente, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Sicherlich haben auch Sie schon einmal versehentlich Dokumente oder einzelnen Textpassagen gelöscht. Eine Sicherheitskopie gibt es dann meistens nicht und Sie müssen mit erheblichem Arbeitsaufwand die Datei rekonstruieren. Wir möchten Ihnen in diesem zweiteiligen Tipp zwei kostenlose Tools vorstellen, die Ihnen künftig viel Arbeit sparen wird. "EzRollBack" und "Google Desktop" bieten Ihnen die Möglichkeit, mit wenig Aufwand auf alte oder gelöschte Texte zuzugreifen. Beide Programme arbeiten voll automatisch im Hintergrund, so dass Sie sich nach der Installation nicht mehr um Sicherheitskopien kümmern müssen. In der letzten Ausgabe haben wir das englische Tool "EzRollBack" beschrieben.
Wenn Sie lieber mit einem deutschsprachigen Programm arbeiten, sollten Sie sich die Software "Google Desktop" ansehen. Im Gegensatz zu "EzRollBack 1.0" lassen sich allerdings gelöschte oder verschobene Dokumente nicht einfach per Klick auf einen Link der Ergebnisseite öffnen. Geränderte Dateien müssen daher am ursprünglichen Speicherort verbleiben. Im Übrigen sollten Sie beachten, dass "Google Desktop 2" eine Fülle von Funktionen bietet, die weit über die reine Rettung von alten Textversionen hinausgehen, aber wir werden uns in diesem Tipp gezielt auf diese interessante Funktion konzentrieren.
Sie können die aktuelle Version "Google Desktop 2" kostenlos unter der folgenden Adresse herunterladen:
http://desktop.google.de/
"Google Desktop" sichert nach der automatischen Installation geänderte Dokumente in einem speziellen Speicher (Cache). Grundlage für die Suchfunktion und die Sicherung von verschiedenen Dokumentversionen ist ein Index. Die Erstellung des Index läuft automatisch im Ruhezustand des Computers und kann bei großen Datenmengen auf der Festplatte einige Stunden in Anspruch nehmen. Nach der Fertigstellung des Index gelingt das schnelle Finden von Dateien über eine Sidebar, eine Suchleiste in der Taskleiste oder eine frei positionierbare Suchleiste auf dem Desktop. Für die Nutzung der History-Funktion, also die Wiederherstellung von geänderten Dokumenten, ist die Art der Suchleiste nicht ausschlaggebend.
Im Folgenden möchten wir einmal an einem Beispiel zeigen, wie Sie mit "Google Desktop 2" auf eine ältere Dateiversion zugreifen können:
- Installieren Sie Google Desktop und lassen Sie einen Index
erstellen.
- Erstellen Sie ein Dokument mit der Bezeichnung "Angebot.doc", geben
Sie einige beliebige Sätze ein und speichern Sie die Datei. Schließen
Sie dann das Dokument, öffnen Sie es wieder und nehmen Sie einige
Änderungen vor. Dann speichern Sie die Datei wieder, schließen sie und
öffnen sie erneut, um noch einmal Änderungen vorzunehmen. Sie haben
damit die Grundlage geschaffen, um sich auf unterschiedliche Versionen
Ihrer Beispieldatei zu suchen.
- Verlassen Sie Word und geben Sie den Begriff "Angebot" in die
Suchleiste ein und bestätigen Sie mit Return. Die Suchergebnisse
werden daraufhin nach wenigen Augenblicken unsortiert in Ihrem Browser
angezeigt.
- Aktivieren Sie im oberen Teil des Browserfensters den Suchbereich
Desktop.
- Verfeinern Sie die Suche durch einen Klick auf den Dateityp Dokumente. Wählen Sie anschließend aus dem
Auswahlmenü den Eintrag doc
(Word).
- Nun erscheint das gesuchte Word-Dokument "Angebot.doc" in der
Ergebnisliste. Sind ältere Version des gesuchten Dokumentes im
Google-Speicher vorhanden, erkennen Sie das an dem Hinweis "1 im Cache
gespeichert" unterhalb des Dokumentnamens sowie der Uhrzeit der
Indexierung.
- Klicken Sie auf diesen Link, um sich die ältere Version anzeigen zu
lassen. Die vorhandenen Vorgängerversionen werden nun sortiert nach
Datum und Änderungszeit aufgeführt.
- Gegebenenfalls erscheint eine Meldung falls Dokumente verschoben
oder gelöscht wurden und deshalb nicht direkt von der Ergebnisseite
geöffnet werden können.
- Wechseln Sie zur Google Desktop-Ergebnisseite.
- Klicken Sie am rechten oberen Seitenrand auf den Link Löschen. Sie gelangen nun auf die Seite
Elemente vom Google Desktop
entfernen.
- Klicken Sie auf das Kontrollkästchen links neben jedem Element, das
Google Desktop nicht mehr berücksichtigen soll. Sie können auf Alle klicken, um sämtliche Kontrollkästchen
auf der Seite zu markieren, oder Keine
auswählen , wenn keines der Elemente entfernt werden soll.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
- Damit gelangen Sie wieder zur Suchergebnisseite. Die entfernten
Elemente werden nicht mehr angezeigt.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Gewohnter Seriendruck-Manager auch in Word 2003 und 2002/XP
Versionen: Word 2003 und 2002
FRAGE: Ich fand den alten Seriendruck-Manager aus Word 97 und 2000 viel einfacher zu bedienen als den neuen Seriendruck-Assistenten von Word 2002/XP und 2003. Kennen Sie vielleicht eine Makro-Lösung oder ein Add-In, mit der/mit dem sich die neuen Funktionen umgehen und der alte Seriendruck-Manager simulieren lässt?
W. Kuper
ANTWORT: Wenn Sie auch in Word 2003 oder 2002/XP lieber mit dem Seriendruck-Manager arbeiten, können Sie ihn leicht wieder reaktivieren. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten:
- Blenden Sie die Seriendruck-Symbolleiste ein, indem Sie Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Symbolleiste
einblenden anwählen.
- Rufen Sie im Menü Extras den
Befehl Anpassen auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle.
- Markieren Sie unter Kategorien den
Eintrag "Alle Befehle".
- Im Listenfeld Befehle suchen Sie
den Eintrag "SeriendruckManager".
- Ziehen Sie den Listeneintrag mit der Maus in die Symbolleiste Seriendruck.
- Klicken Sie im Dialogfenster Anpassen auf die Schaltfläche Schließen.
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Kopf-/Fußzeile auf Seiten im Querformat drehen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe ein Dokument erstellt, in dem die Seitenausrichtung mittels Abschnittswechseln zwischen Hoch- und Querformat wechselt. Manche Tabellen lassen sich nur im Querformat sinnvoll darstellen. Beim Wechsel der Seitenausrichtung ändert Word aber auch die Position der Kopf- und Fußzeilen und damit die Position der Seitenzahlen; ausschlaggebend ist immer die Leserichtung. Das ist aber nur wenig brauchbar, wenn ich die Seiten des Dokuments zusammenhefte. Die Seitenzahlen sollten sich in meinem Fall immer unten rechts auf der schmalen Seite des DIN-A4-Blatts befinden, unabhängig von der Leserichtung (der Seitenausrichtung). Wissen Sie, wie ich die Kopf- und Fußzeile auf den Querformat-Seiten entsprechend drehe?
M. Albert
ANTWORT: Word besitzt leider keinen Befehl, mit dem sich Ihr Problem quasi auf Knopfdruck lösen ließe. Deshalb müssen Sie zu einem Trick greifen. Der sieht so aus, dass Sie auf den Querformat-Seiten Textfelder mit Seitennummern einfügen, die Sie anschließend drehen. Hier die Schritte im Detail:
- Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie wechselnde Seitenausrichtungen
angelegt haben. Am besten ist es, wenn Sie noch keine Seitennummerierung
aktiviert haben.
- Gehen Sie auf die erste Seite im ersten Abschnitt und wählen Sie
Ansicht-Kopf- und Fußzeile an. Wir
gehen davon aus, dass es sich um eine Seite im Hochformat handelt.
- Geben Sie allgemeinen Kopf-/Fußzeilentext ein und fügen Sie die
Seitenzahl mit Hilfe der entsprechenden Schaltfläche aus der
Symbolleiste Kopf- und Fußzeile ein.
Verwenden Sie das Symbol Zwischen Kopf- und
Fußzeile wechseln, um die Fußzeile zu aktivieren.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf Nächste
anzeigen. So gelangen Sie zur Kopf- bzw. Fußzeile des
nächsten Abschnitts. Wenn es sich dabei um einen Abschnitt handelt, an
dem Sie keine Kopf-/Fußzeilenänderungen vornehmen müssen, klicken Sie so
oft auf Nächste anzeigen, bis Sie zum
ersten Querformat-Abschnitt gelangen.
- Deaktivieren Sie in diesem Abschnitt zunächst die
Symbolleistenschaltfläche Wie
vorherige, damit Sie eine individuelle Formatierung zuweisen
können. Anschließend löschen Sie den Inhalt der Kopf-/Fußzeile, der
automatisch aus dem vorherigen Abschnitt übernommen worden ist.
- Blenden Sie nun die Symbolleiste Zeichnen ein, indem Sie Ansicht-Symbolleisten-Zeichnen aufrufen.
- Klicken Sie einmal auf das Symbol Textfeld und klicken Sie dann ein zweites
Mal in die aktuelle Kopf- bzw. Fußzeile. Damit fügen Sie ein
Standard-Textfeld ein.
- In dieses Feld geben Sie den gewünschten Kopf-/Fußzeilentext ein. Um
eine Seitennummer einzufügen, klicken Sie wie gewohnt in der
Symbolleiste Kopf- und Fußzeile auf
das Symbol Seitenzahl(en)
einfügen.
- Achten Sie darauf, dass das Textfeld weiterhin markiert ist, und
wählen Sie dann Format-Textrichtung
an. Nun müssen Sie nur noch die gewünschte Textorientierung auswählen
und mit Ok bestätigen.
- Was noch fehlt, ist die korrekte Positionierung des Textfelds. Dafür
rufen Sie Format-Textfeld auf.
Schalten Sie auf der Registerkarte Farben und
Linien zunächst den Rahmen aus, indem Sie im Bereich Linie die Farbe auf "Keine Linie" setzen.
- Dann wechseln Sie auf die Registerkarte Größe. Höhe und Breite sollten sich an den
Seitenrändern Ihres Dokuments orientieren, und zwar an den
hochformatigen Seiten. Dabei entspricht die Höhe des Textfelds dem Maß "Seitenbreite
minus linker Rand minus rechter Rand" (bei einer DIN-A4-Seite zum
Beispiel "21 cm - 2,5 cm - 2,5 cm = 16 cm"). Zum Einstellen der Breite des Textfelds nehmen Sie am besten
ein Lineal zu Hilfe, mit dem Sie die Kopf-/Fußzeile auf einer gedruckten
Hochformat-Seite ausmessen.
- Zum Verschieben des Textfelds können Sie in Word 97 auf der
Registerkarte Position sofort die
passenden Maße eingeben: Aktivieren Sie in den Dropdown-Feldern auf der
rechten Seite immer zuerst den Eintrag "Seite" und stellen Sie dann im
Feld Horizontal den Wert "0 cm" und im
Bereich Vertikal den Wert des normalen
linken Seitenrandes ein (in einem Standarddokument normalerweise "2,5
cm"). Ab Word 2000 heißt die Registerkarte Layout. Dort klicken Sie auf die
Schaltfläche Weitere, um im daraufhin
angezeigten Dialogfeld sowohl im Bereich Horizontal als auch im Bereich Vertikal die Option Absolute Position zu aktivieren. Dann
verfahren Sie wie bei Word 97, indem Sie in den Dropdown-Feldern jeweils
"Seite" auswählen und anschließend die horizontale Position auf "0 cm"
und die vertikale Position auf den sonst üblichen linken Seitenrand
(z.B. "2,5 cm") setzen. Anschließend kehren Sie mit Ok zur Textfeldformatierung zurück.
- Dort stellen Sie auf der Registerkarte Textfeld schließlich alle Abstände auf "0
cm". Nach einem Klick auf Ok
positioniert Word das Textfeld so, dass es an derselben Stelle wie die
hochformatigen Kopf- oder Fußzeilen erscheint.
- Damit die Kopf-/Fußzeilen in den restlichen Abschnitten Ihres
Dokuments nicht ebenfalls mit Textfeldern versehen werden, klicken Sie
in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile
wieder auf Nächste anzeigen, bis der
nächste hochformatige Abschnitt angezeigt wird. Achten Sie darauf, dass
die Symbolleistenoption Wie vorherige
ausgeschaltet ist, und entfernen Sie alle Elemente, die Word bereits
automatisch aus dem vorherigen Abschnitt übernommen hat. Danach stellen
Sie die Kopf-/Fußzeile so ein wie im letzten hochformatigen
Abschnitt.
- Falls Ihr Text noch weitere Querformat-Seiten enthält, wiederholen
Sie die Schritte entsprechend oft.
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