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Ausgabe vom 16. August
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Der komfortable Seiten-Assistent für
Ihre Dokumente
- Webcast: Tipps für den effektiven Einsatz von Word
2003 im Unternehmen
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Der komfortable Seiten-Assistent für Ihre Dokumente
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Ab sofort können Sie mit Ihren Word-Dokumenten noch komfortabler arbeiten, denn der kostenlose SmartTools Seiten-Assistent stellt Ihnen eine neue Symbolleiste speziell zum seitenorientierten Arbeiten zur Verfügung. Nach der automatischen Installation können Sie per Mausklick...
- ...die aktuelle Seite markieren
- ...die aktuelle Seite ausschneiden
- ...die aktuelle Seite in die Zwischenablage kopieren
- ...die aktuelle Seite vor oder hinter der aktuellen Seite
einfügen
- ...die aktuelle Seite in ein neues Dokument kopieren, so dass Sie
sie als eigenständiges Dokument speichern können.
- ...die aktuelle Seite "sammeln". Mit dieser Funktion können Sie
einzelne markierte Seiten aus dem aktuellen Dokument in ein neues
"Sammel-Dokument" übertragen. Die Seiten werden dort jeweils am Ende
eingefügt. So erstellen Sie beispielsweise schnell und einfach aus einer
umfangreichen technischen Dokumentation die wichtigsten Seiten für eine
kleine Produktinformation zusammen.
- ...eine bestimmte Seite durch Angabe der entsprechenden Seitennummer
auswählen
- ...ganz einfach per Mausklick seitenweise vor oder zurück durch das
Dokument blättern
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Der
kostenlose Seitenassistent für
Word |
Webcast: Tipps für den effektiven Einsatz von Word 2003 im Unternehmen
Sind Sie auf der Suche nach Möglichkeiten um Zeit und damit auch Geld in Ihrem Unternehmen einzusparen? Fünf Schritte auf dem Weg zu diesem Ziel werden Ihnen in einem Microsoft Webcast vorgestellt. Sie erhalten professionelle Unterstützung bei der Erstellung eines Briefkopfs, Serienbriefen und vielen weiteren Word-Aufgaben. Den aufgezeichneten Webcast können Sie jederzeit unter der folgenden Adresse abrufen:
Small Business Webcast zu Word 2003
| Word-Tipp der
Woche |
So haben Sie Benutzerwörterbücher im Griff
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Word bietet bereits standardmäßig einen umfangreichen Wortschatz für die Rechtschreibprüfung, aber natürlich gibt es zahlreiche Fachbegriffe aus Ihrem Arbeitsumfeld, die Sie zunächst ergänzen müssen. Zu diesem Zweck stehen Ihnen Benutzerwörterbücher zur Verfügung, in denen Sie beliebige Begriffe ergänzen können, die Word dann in Zukunft als korrekt erkennt. Dazu klicken Sie während einer Rechtschreibprüfung einfach auf Hinzufügen, wenn Word einen Fehler nur aufgrund eines unbekannten Wortes anmahnt. Nun kann es passieren, dass Sie einen Begriff zwar zu einem Benutzerwörterbuch hinzufügen, er beim nächsten Mal aber dennoch wieder angemahnt wird. Dasselbe passiert dann mit weiteren neuen Begriffen, so dass Sie auf den ersten Blick keine Möglichkeit zur individuellen Erweiterung mehr haben.
Der Grund für dieses Problem ist eine wenig bekannte Einschränkung von Word, die Sie unbedingt kennen sollten, um die Rechtschreibprüfung effektiv einsetzen zu können: Sobald die Größe eines Benutzerwörterbuches 64 KB (oder 5.000 Einträge) übersteigt, kann Word keine neuen Begriffe hinzufügen, wobei Sie keine Fehlermeldung erhalten, die Sie auf dieses Problem hinweist. Das Paradoxe dabei ist, dass die Rechtschreibprüfung durchaus in der Lage ist, größere Benutzerwörterbücher zu verarbeiten; ab 64 KB sind lediglich keine neuen Ergänzungen aus Word heraus möglich. Auf Wunsch können Sie also das Benutzerwörterbuch in einem externen Editor wie WordPad öffnen und dann erweitern. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik". In der Liste Benutzerwörterbuch ist dabei der Name der
Datei angegeben, die Word zurzeit für Erweiterungen des Wortschatzes
verwendet (diese Anzeige ist in Word 2002/2003 nicht vorhanden).
- Nachdem Sie auf Wörterbücher (Word
97 und 2002) oder Benutzerwörterbücher
(Word 2002/2003) geklickt haben, erscheint eine Liste der zur Verfügung
stehenden Benutzerwörterbücher. Markieren Sie das Wörterbuch, das im
Dialogfeld Extras-Optionen ausgewählt
war (in Word 2002/2003 nehmen Sie das Wörterbuch mit dem Zusatz
"Standard") und Sie können neben Vollständiger
Pfad das Verzeichnis ablesen, in dem die Wörterbuchdatei
gespeichert ist. In einigen Fällen ist der Pfad zu dem
Wörterbuchverzeichnis aufgrund der Länge nicht komplett zu sehen. Word
ersetzt in diesem Fall den mittleren Teil des Pfads durch Punkte und
zeigt lediglich den Laufwerksbuchstaben sowie die letzten Verzeichnisse
an. Sollten Sie Schwierigkeiten haben, die Dateien ausfindig zu machen,
nutzen Sie am besten die Suchfunktion des Windows-Explorers (Menü Extras-Dateien/Ordner).
- Beenden Sie Word und starten Sie das Programm WordPad über Start-Programme-Zubehör.
- Geben Sie die gewünschten neuen Begriffe am Ende des Dokumentes ein,
wobei Sie nach jedem Begriff die Return-Taste betätigen.
- Am Ende sichern Sie Ihre Erweiterungen mit Datei-Speichern und die neuen Begriffe
stehen wie gewünscht in Word zur Verfügung.
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik".
- Klicken Sie zunächst auf Wörterbücher (Word 97 und 2000) oder Benutzerwörterbücher (Word 2002/2003) und
dann auf Neu.
- Geben Sie einen beliebigen Namen für das neue Wörterbuch ein (zum
Beispiel "Benutzer2" und bestätigen Sie mit Speichern.
- Das Wörterbuch wird angelegt, in die Liste Benutzerwörterbücher aufgenommen und
automatisch aktiviert. Bestätigen Sie mit Ok.
- Zu guter letzt wählen Sie in der Dropdown-Liste Benutzerwörterbuch noch die soeben erstellte
Datei und bestätigen mit Ok. In Word
2002/2003 markieren Sie das neue Wörterbuch und klicken auf Standard ändern.
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konvertierenSie erhalten PDF-Dokumente und möchten sie in Word oder Excel bearbeiten? Der PDFgrabber ist die Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Sie brauchen dazu nur 3 einfache Schritte:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Dokumente lassen sich direkt aus Word per E-Mail senden
Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Nach einer Neuinstallation meines Systems kann ich Dokumente aus Word heraus nicht mehr direkt per E-Mail verschicken. Vorher funktionierte der Befehl Datei-Senden an-E-Mail-Empfänger fehlerfrei. Jetzt erhalte ich eine Fehlermeldung, dass Word den E-Mail-Umschlag nicht laden konnte und dies entweder auf ein Netzwerkproblem oder eine fehlerhafte Office-Installation zurückzuführen ist. Woran kann das liegen und gibt es eine Lösung für das Problem?
H. Schürer
ANTWORT: Es kann mehrere Gründe für die Fehlermeldung geben. Eine Ursache, die sich besonders leicht bereinigen lässt, ist eine unvollständige Outlook-Konfiguration. So kann es sein, dass Sie Outlook nach der Neuinstallation Ihres Systems noch nicht für den E-Mail-Versand eingerichtet haben. Wenn Sie Outlook nach der Erstinstallation zum ersten Mal starten, erscheint normalerweise ein Assistent, der Sie zur Konfiguration eines E-Mail-Kontos auffordert. Nur wenn Sie ein E-Mail-Konto mit funktionierendem Zugriff auf Ihr Mail-Postfach eingerichtet haben, kann auch Word auf die entsprechenden Funktionen zum Senden von Dokumenten zugreifen.
Ein anderer Grund für das Problem könnte darin liegen, dass Sie mit unterschiedlichen Word- und Outlook-Versionen arbeiten. Es ist zum Beispiel bekannt, dass sich Word 2002 nicht mit Outlook 2003 verträgt. Gleiches gilt für Word 2000 und Outlook 2002. Bei einer solchen Konstellation bleibt Ihnen nur, vollständig - also auch mit Word - auf die jeweils neueste Office-Version aufzurüsten oder Ihre Dokumente als Dateianhang aus Outlook zu senden und somit auf den Senden-Befehl in Word zu verzichten.
Problemverursacher könnte ansonsten auch ein in Outlook installiertes COM-Add-In sein. Als kritisch wird zum Beispiel das von Microsoft herausgegebene Add-In "Sicherung für Persönliche Ordner" (englische Bezeichnung: "Personal Folders Backup Utility") eingestuft. Da sich COM-Add-Ins in den Startvorgang von Outlook einklinken, kann es vorkommen, dass sie den E-Mail-Versand aus Word unterbinden. Damit der Senden-Befehl von Word unter Umständen trotzdem funktioniert, reicht es manchmal, Outlook vorher manuell zu starten. So muss Word diese Aufgabe nicht übernehmen und kann unter Umständen problemlos auf die E-Mail-Funktionen von Outlook zurückgreifen. - Sollte dieses Verfahren nicht zum gewünschten Ziel führen, entfernen Sie einzelne oder alle COM-Add-Ins aus Outlook.
Zu guter Letzt kann das Misslingen des Senden-Befehls von Word auch auf Ihre eigenen Ereignisprozeduren in Outlook zurückzuführen sein. Falls Sie im Visual Basic-Editor von Outlook irgendwelche Anweisungen für das "Application_Startup"-Ereignis definiert haben, sollten Sie den Programmcode überprüfen, ob er den Startvorgang von Outlook eventuell behindern könnte. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn beim Starten ein Meldungsfenster (MsgBox) angezeigt wird. Die benutzerdefinierten VBA-Routinen dürfen den Startvorgang von Outlook nicht behindern, damit Word das Programm beim Senden eines Dokuments im Hintergrund laden kann.
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Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wie kann ich Word daran hindern, meine Texteingaben automatisch in Listen mit Nummerierungen oder Aufzählungszeichen umzuwandeln? Immer wenn ich einen Absatz zum Beispiel mit "1." beginne, entwickelt Word eine Eigenintelligenz, die dazu führt, dass der aktuelle Absatz nummeriert und der nächste gleich mit "2." eingeleitet wird. Es ist ungeheuer zeitaufwändig, die Nummerierung jedes Mal manuell zurückzusetzen, weshalb ich für jeden Tipp dankbar wäre, der diese Automatik abschaltet.
T. Reimann
ANTWORT: Die eigentlich als Arbeitserleichterung gedachte Autofunktion kann tatsächlich überaus nervig sein. Sie haben zwei Möglichkeiten damit umzugehen: entweder machen Sie die Aktion jedes Mal per Tastenkombination rückgängig oder Sie schalten sie generell aus. Es kommt also darauf an, ob die automatische Nummerierung/Aufzählung mitunter doch erwünscht ist oder ob Sie lieber komplett darauf verzichten.
Um nur im Einzelfall zu verhindern, dass ein Absatz mit Nummerierung/Aufzählungszeichen versehen wird, nachdem Sie ihn beispielsweise mit "1." oder mit "-" begonnen haben, drücken Sie Strg+Z, sobald Word die automatische Formatierung eingefügt hat. Das Autoformat wird sofort rückgängig gemacht, sodass nur der Text im Dokument erscheint, den Sie selbst eingegeben hatten.
Beachten Sie bei diesem Verfahren jedoch, dass Word Ihre "Abneigung" gegen automatische Aufzählungen und Nummerierungen schon beim nächsten Absatz vergessen hat. Wenn Sie diesen etwa mit "2." beginnen und am Ende die Eingabetaste drücken, erhalten Sie wieder eine mit 2. und 3. nummerierte Liste.
Sollten Sie angesichts dieser Umstände doch lieber vollständig auf die Autoformate verzichten wollen, müssen Sie im Menü Extras den Befehl AutoKorrektur (in Word 2002/2003: Extras-AutoKorrektur-Optionen) aufrufen. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe. Dort entfernen Sie die Häkchen neben den Optionen Automatische Aufzählung und/oder Automatische Nummerierung. Word übernimmt die Einstellungen sofort, nachdem Sie auf Ok geklickt haben.
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- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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