Ausgabe vom 17. Januar 2005  In dieser Ausgabe Word-News & Downloads Spotlight: PDF-Dateien nach Word und Excel konvertieren Download-Tipp: Suchen und Ersetzen in mehreren Dokumenten News: Beta-Version von Yahoo Desktop Search zum kostenlosen Download verfügbar Word-Tipp der Woche Tabellen per Mausklick kopieren Word-Helpline Dynamische Verweise auf Kapitelnummern Windows direkt aus Word beenden Newsletter-Tipp Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail  Word-News & Downloads Spotlight: PDF-Dateien nach Word und Excel konvertieren PDF ist das Standardformat für den Austausch von elektronischen Dokumenten: Produktbeschreibungen, Preislisten, Ausschreibungen, Briefe, Konzepte; es gibt kaum etwas, was nicht inzwischen als PDF verschickt wird. Das Angebot von Tools für die Umwandlung von Word- und Excel-Dateien in das PDF-Format ist riesig, aber was ist mit dem umgekehrten Weg: Sie erhalten PDF-Dokumente und möchten sie in Word oder Excel bearbeiten? Der PDFgrabber bietet die optimale Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/ Download-Tipp: Suchen und Ersetzen in mehreren Dokumenten Wenn Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen in Word aufrufen, können Sie bekanntlich beliebige Zeichenketten oder Formatierungen im aktuellen Dokument suchen und auf Wunsch durch einen anderen Text bzw. ein Format ersetzen lassen. Es gibt allerdings Situationen, in denen Sie diesen Vorgang nicht nur in einem, sondern vielleicht in hunderten von Dokumenten durchführen müssen, weil sich beispielsweise der Firmenname geändert hat, eine neue Telefonnummer verwendet werden soll oder ein Produktname umgestellt wird. Bisher mussten Sie dazu jedes einzelne Dokument öffnen und den Suchen/Ersetzen-Vorgang manuell durchführen. Mit "SmartTools Globales Suchen und Ersetzen" können Sie in Zukunft viele Stunden mühevoller Arbeit sparen: Nach der automatischen Installation steht Ihnen eine neue Funktion zur Verfügung, über die Sie Text und Formatierungen automatisch in allen Dokumenten aus einem beliebigen Verzeichnis suchen und ersetzen lassen können. Sie legen nur die gewünschten Parameter fest und der Assistent öffnet für Sie automatisch alle Dokumente aus dem angegebenen Verzeichnis und führt den Suchen-/Ersetzen-Vorgang für Sie aus:  Automatisches Suchen und Ersetzen über mehrere Dateien News: Beta-Version von Yahoo Desktop Search zum kostenlosen Download verfügbar Nach Google, Microsoft, Copernic und vielen anderen Firmen hat nun auch Yahoo ein kostenloses Programm zur Desktop Suche veröffentlicht. Yahoo Desktop Search befindet sich noch im Beta-Stadium und kann unter der folgenden Adresse heruntergeladen werden (ca. 8 MB): http://desktop.yahoo.com/ Besonders interessant an Yahoo Desktop Search ist die Tatsache, dass es sich nicht um eine in wenigen Monaten aus dem Boden gestampfte Software handelt. Das Programm wurde lizenziert von X1 Technologies, die sich bereits seit mehreren Jahren mit Suchtechnologien beschäftigen und entsprechend ausgereift und komfortabel ist das Programm bereits im aktuellen Beta-Stadium. Yahoo Desktop Search unterstützt über 200 verschiedene Dateitypen, darunter Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML und ZIP. Hinzu kommen E-Mails und Anhänge in Outlook und Outlook Express sowie Kontakte in Outlook. Außerdem ist Yahoo Desktop Search in Form einer Symbolleiste fest in Outlook integriert, so dass Sie Suchläufe schnell und komfortabel direkt aus dem Programm starten können.  Word-Tipp der Woche Tabellen per Mausklick kopieren Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 Wenn Sie eine Tabelle komplett kopieren möchten, müssen Sie dazu normalerweise zunächst die gesamte Tabelle über Alt+Num 5 (Num 5 = die Taste 5 auf dem numerischen Tastenblock) oder über das Menü Tabelle markieren. Hier kann Ihnen ein kleines Makro die Arbeit wesentlich erleichtern. Geben Sie zunächst die folgende Prozedur in ein beliebiges Modul des Projektes "Normal" ein: Sub TabelleKopieren()   If Not Selection.Information(wdWithInTable) Then     Beep     MsgBox "Cursor nicht in einer Tabelle!", _           vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!"     Exit Sub   End If   Selection.Tables(1).Range.Copy End Sub Diese Anweisung nutzt die Methode "Copy" des "Range"-Objektes um die aktuelle Tabelle, in der sich der Cursor befindet, in die Zwischenablage zu kopieren. Zuvor wird allerdings geprüft, ob sich der Cursor auch in einer Tabelle befindet. Ist das nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die Routine verlassen. Den Aufruf der Prozedur legen Sie am besten auf ein Symbol in der Symbolleiste: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und wählen Sie Anpassen im Kontextmenü an. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle". Stellen Sie die Kategorie "Makros" ein und ziehen Sie aus der Liste "Befehle" den Eintrag "Modulname.TabelleKopieren" in die gewünschte Symbolleiste. "Modulname" steht dabei für den Namen des Moduls, in dem Sie die Prozedur abgelegt haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, geben Sie eine passende Bezeichnung ein und wählen Sie ein Icon dafür. Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf Schließen. In Zukunft können Sie nun den Cursor in eine Tabelle setzen und diese Tabelle mit einem einzigen Arbeitsschritt markieren und in die Zwischenablage kopieren. Über das Einfügen-Symbol der Symbolleiste "Standard" kann die Tabelle an beliebiger Stelle im Dokument wieder eingefügt werden. ANZEIGE  Kalender, Kontakte und E-Mails ganz einfach im Team nutzen Mit OLXTeamOutlook, der neuesten Generation intelligenter Team-Software für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003 nutzen Sie Ihre Outlook-Daten in Zukunft noch effizienter: Nutzen Sie ab sofort Ihre Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails und Notizen aus Outlook gemeinsam mit anderen Anwendern im Netzwerk. Richten Sie mit wenigen Mausklicks öffentliche Ordner für Gruppentermine, Raumbelegungen, gemeinsamen Firmenadressen usw. ein oder geben Sie einen oder mehrere Ihrer persönlichen Ordner mit Terminen, Kontakten, E-Mails etc. für andere Anwender frei. Alle Änderungen und Neueingaben in den gemeinsamen Ordnern sind immer sofort ohne Verzögerung in den Ordnern der anderen Teilnehmer sichtbar. Im nützlichen Gruppenkalender sehen Sie jederzeit die Termine aller freigegebenen Kalender im Wochenüberblick. Sie benötigen keinen Exchange-Server, sondern lediglich ein freigegebenes Verzeichnis im Netzwerk, auf das alle beteiligten Anwender zugreifen können. Dieses Verzeichnis muss sich noch nicht einmal auf einem Server befinden! Jeder beliebige Rechner in Ihrem Netzwerk kann diese Aufgabe übernehmen Der Datenabgleich mit PDA's und Handy's ist weiterhin ohne Probleme möglich. OLXTeamOutlook ist komplett in Outlook integriert. Unterstützt werden alle Versionen. Also: Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003. Sie können innerhalb eines Netzwerkes auf Wunsch sogar unterschiedliche Outlook-Versionen nutzen! Weitere Informationen zu dieser brandneuen Outlook-Erweiterung finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/olxteamoutlook/  Word-Helpline Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Dynamische Verweise auf Kapitelnummern Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Wir haben ein umfangreiches Dokument mit zahlreichen Kapiteln und Unterkapiteln erstellt. Die Unterkapitel gliedern sich in bis zu vier Ebenen, die entsprechend nummeriert sind - beispielsweise "1. Erstes Kapitel" oder "1.1.1.1 Unterkapitel vierter Ebene". Nun soll im Text auf bestimmte Kapitelnummern verwiesen werden, etwa in der Form "siehe Kapitel 2.3.4.1"). Daraus ergibt sich die Frage, wie diese Verweise so eingerichtet werden können, dass sie sich automatisch anpassen, wenn neue Kapitel/Unterkapitel eingefügt oder alte gelöscht bzw. verschoben werden. Haben Sie eine Lösung für das Problem? T. Lorenczat  ANTWORT:  Für diese Aufgabe stellt Word die Querverweis-Funktion zur Verfügung. Damit können Sie auf verschiedene Textelemente wie Standard-Überschriften oder nummerierte Elemente Bezug nehmen. Die Auswahl nehmen Sie bequem in einem Dialogfenster vor, in dem Sie in Ihrem Fall nur die gewünschte Überschrift auswählen müssen. Zusätzlich haben Sie die Wahl, den Text, die Nummerierung/Kapitelnummer oder die Seitenzahl des jeweiligen Elements einzufügen. Konkret gehen Sie folgendermaßen vor: Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Verweis auf ein anderes Kapitel einfügen wollen. Wählen Sie in Word 97 und 2000 Einfügen-Querverweis oder in Word 2002/XP und 2003 Einfügen-Referenz-Querverweis an. Wenn Sie Ihre Überschriften konsequent mit den Standard-Formatvorlagen "Überschrift 1", "Überschrift 2" usw. formatiert und nummeriert haben, aktivieren Sie im Dropdown-Feld Verweistyp den Eintrag "Überschrift". Falls Sie in Ihrem Dokument auch eigene Formatvorlagen für Überschriften definiert haben, wählen Sie im Feld Verweistyp den Eintrag "Nummeriertes Element" aus. Stellen Sie im Dropdown-Feld Verweisen auf die Art des Querverweises ein: Wenn Sie die Kapitelüberschrift einfügen wollen, aktivieren Sie je nach Auswahl in Schritt 3 entweder "Überschriftentext" oder "Absatztext"; wenn Sie nur die Kapitelnummer einfügen wollen, aktivieren Sie "Überschriftnummer" respektive "Absatznummer"; falls Sie nur die Seitenzahl einfügen wollen, aktivieren Sie "Seitenzahl". Markieren Sie im großen Listenfeld unter den Dropdown-Feldern den Texteintrag, auf den Sie verweisen wollen. Klicken Sie auf Einfügen, um den Querverweis in den Text zu übernehmen. Das Dialogfenster verbleibt danach auf dem Bildschirm, sodass Sie bei Bedarf neben einer Kapitelnummer gleich noch die Kapitelüberschrift als Querverweis einfügen können. Um zum Dokument zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Word passt die eingefügten Querverweise automatisch an, wenn Sie Kapitel hinzufügen oder löschen. Damit die Anpassungen sichtbar werden, müssen Sie allerdings erst die Felder aktualisieren, indem Sie mit der Tastenkombination Strg + A den gesamten Text markieren und dann F9 drücken. ANZEIGE  Das ultimative Komplettpaket für Word: 3 CD-ROM's mit 3.500 Seiten Tipps sowie 250 MB Vorlagen und Makros Mit dem großen Word-Berater Gesamtarchiv können Sie zurzeit alle drei Archiv-CD-ROM's zum Aktionspreis erwerben. Sie erhalten: Über 3.500 Seiten mit neuen mit aktuellen Tipps, FAQ, Techinfos und Problemlösungen zu Word 97, 2000 und 2002/XP Mehr als 250 MB mit Makros, Tools, Vorlagen und nützlichen neuen Funktionen Alle Themen im Volltext mit Abbildungen und Beispieldateien Schneller Zugriff auf das Archiv per Mausklick direkt aus Word Durchsuchen Sie das Archiv komfortabel im Volltext oder nach einem Index und finden Sie in Sekundenschnelle die Antworten auf Ihre Fragen, die Lösung für Ihr Problem oder ein fertiges Makro, um Ihre konkrete Anwendung zu automatisieren! Nur begrenzte Zeit gilt jetzt unser Aktionspreis mit mehr als 20% Rabatt: http://www.add-in-world.com/katalog/wb-paket/ Windows direkt aus Word beenden Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Gibt es eigentlich eine Möglichkeit, beim Beenden von Word auch gleich den Rechner herunterzufahren - oder mit anderen Worten, Windows zu beenden? Da ich meinen PC hauptsächlich zum Schreiben von Word-Dokumenten nutze, würde mir eine derartige Lösung die Arbeit sehr erleichtern. F. Sammers  ANTWORT:  Es ist zwar generell möglich, den Rechner per VBA-Code direkt aus Word heraus abzuschalten. Das Verfahren verlangt jedoch den Einsatz von Betriebssystemfunktionen, von so genannten API-Funktionen, und es muss zwischen den einzelnen Windows-Versionen unterscheiden. Der Programmcode würde den Rahmen dieser Helpline-Rubrik sprengen, weshalb an dieser Stelle ein Verweis auf die Support-Webseite von Microsoft genügen soll: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;168796 Falls Ihnen die Programmiertechniken, die auf der Webseite vorgestellt werden, zu kompliziert erscheinen, steht Ihnen in Word noch ein einfacheres Verfahren zur Verfügung, mit dem Sie den Rechner zwar nicht komplett herunterfahren oder ausschalten, mit dem Sie sich aber immerhin abmelden können. Dafür geben Sie in einem Modul des Visual Basic-Editors folgende Prozedur ein: Sub WindowsBeenden()   Tasks.ExitWindows End Sub Wenn Sie diese Prozedur über das Makrofenster, das Sie in Word mit Alt + F8 einblenden, ausführen, werden alle Windows-Anwendungen beendet und Sie werden als Benutzer abgemeldet. Anschließend erscheint der Anmeldedialog auf dem Bildschirm. Diese Methode kann zumindest dafür sorgen, dass in einer Mehrbenutzerumgebung die Privatsphäre gewahrt bleibt, denn jeder Benutzer muss sich immer erst anmelden und sieht nicht sofort die aktuellen Dokumente des anderen.  Newsletter-Tipp Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003: Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten Undokumentierte Parameter Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches Download-Links zu Outlook-Erweiterungen Helpline für Ihre Fragen zu Outlook Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse word-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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