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Word-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: PDF-Dateien nach Word und Excel konvertieren PDF ist das Standardformat für den Austausch von elektronischen Dokumenten: Produktbeschreibungen, Preislisten, Ausschreibungen, Briefe, Konzepte; es gibt kaum etwas, was nicht inzwischen als PDF verschickt wird. Das Angebot von Tools für die Umwandlung von Word- und Excel-Dateien in das PDF-Format ist riesig, aber was ist mit dem umgekehrten Weg: Sie erhalten PDF-Dokumente und möchten sie in Word oder Excel bearbeiten? Der PDFgrabber bietet die optimale Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/ Download-Tipp: Suchen und Ersetzen in mehreren Dokumenten Wenn Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen in Word aufrufen, können Sie bekanntlich beliebige Zeichenketten oder Formatierungen im aktuellen Dokument suchen und auf Wunsch durch einen anderen Text bzw. ein Format ersetzen lassen. Es gibt allerdings Situationen, in denen Sie diesen Vorgang nicht nur in einem, sondern vielleicht in hunderten von Dokumenten durchführen müssen, weil sich beispielsweise der Firmenname geändert hat, eine neue Telefonnummer verwendet werden soll oder ein Produktname umgestellt wird. Bisher mussten Sie dazu jedes einzelne Dokument öffnen und den Suchen/Ersetzen-Vorgang manuell durchführen. Mit "SmartTools Globales Suchen und Ersetzen" können Sie in Zukunft viele Stunden mühevoller Arbeit sparen: Nach der automatischen Installation steht Ihnen eine neue Funktion zur Verfügung, über die Sie Text und Formatierungen automatisch in allen Dokumenten aus einem beliebigen Verzeichnis suchen und ersetzen lassen können. Sie legen nur die gewünschten Parameter fest und der Assistent öffnet für Sie automatisch alle Dokumente aus dem angegebenen Verzeichnis und führt den Suchen-/Ersetzen-Vorgang für Sie aus:
News: Beta-Version von Yahoo Desktop Search zum kostenlosen Download verfügbar Nach Google, Microsoft, Copernic und vielen anderen Firmen hat nun auch Yahoo ein kostenloses Programm zur Desktop Suche veröffentlicht. Yahoo Desktop Search befindet sich noch im Beta-Stadium und kann unter der folgenden Adresse heruntergeladen werden (ca. 8 MB): http://desktop.yahoo.com/ Besonders interessant an Yahoo Desktop Search ist die Tatsache, dass es sich nicht um eine in wenigen Monaten aus dem Boden gestampfte Software handelt. Das Programm wurde lizenziert von X1 Technologies, die sich bereits seit mehreren Jahren mit Suchtechnologien beschäftigen und entsprechend ausgereift und komfortabel ist das Programm bereits im aktuellen Beta-Stadium. Yahoo Desktop Search unterstützt über 200 verschiedene Dateitypen, darunter Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML und ZIP. Hinzu kommen E-Mails und Anhänge in Outlook und Outlook Express sowie Kontakte in Outlook. Außerdem ist Yahoo Desktop Search in Form einer Symbolleiste fest in Outlook integriert, so dass Sie Suchläufe schnell und komfortabel direkt aus dem Programm starten können.
Tabellen per Mausklick kopieren Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 Wenn Sie eine Tabelle komplett kopieren möchten, müssen Sie dazu normalerweise zunächst die gesamte Tabelle über Alt+Num 5 (Num 5 = die Taste 5 auf dem numerischen Tastenblock) oder über das Menü Tabelle markieren. Hier kann Ihnen ein kleines Makro die Arbeit wesentlich erleichtern. Geben Sie zunächst die folgende Prozedur in ein beliebiges Modul des Projektes "Normal" ein: Sub TabelleKopieren() If Not Selection.Information(wdWithInTable) Then Beep MsgBox "Cursor nicht in einer Tabelle!", _ vbOKOnly + vbExclamation, "!!! Problem !!!" Exit Sub End If Selection.Tables(1).Range.Copy End Sub Diese Anweisung nutzt die Methode "Copy" des "Range"-Objektes um die aktuelle Tabelle, in der sich der Cursor befindet, in die Zwischenablage zu kopieren. Zuvor wird allerdings geprüft, ob sich der Cursor auch in einer Tabelle befindet. Ist das nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die Routine verlassen. Den Aufruf der Prozedur legen Sie am besten auf ein Symbol in der Symbolleiste:
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Dynamische Verweise auf Kapitelnummern Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wir haben ein umfangreiches Dokument mit zahlreichen Kapiteln und Unterkapiteln erstellt. Die Unterkapitel gliedern sich in bis zu vier Ebenen, die entsprechend nummeriert sind - beispielsweise "1. Erstes Kapitel" oder "1.1.1.1 Unterkapitel vierter Ebene". Nun soll im Text auf bestimmte Kapitelnummern verwiesen werden, etwa in der Form "siehe Kapitel 2.3.4.1"). Daraus ergibt sich die Frage, wie diese Verweise so eingerichtet werden können, dass sie sich automatisch anpassen, wenn neue Kapitel/Unterkapitel eingefügt oder alte gelöscht bzw. verschoben werden. Haben Sie eine Lösung für das Problem? T. Lorenczat ANTWORT: Für diese Aufgabe stellt Word die Querverweis-Funktion zur Verfügung. Damit können Sie auf verschiedene Textelemente wie Standard-Überschriften oder nummerierte Elemente Bezug nehmen. Die Auswahl nehmen Sie bequem in einem Dialogfenster vor, in dem Sie in Ihrem Fall nur die gewünschte Überschrift auswählen müssen. Zusätzlich haben Sie die Wahl, den Text, die Nummerierung/Kapitelnummer oder die Seitenzahl des jeweiligen Elements einzufügen. Konkret gehen Sie folgendermaßen vor:
Windows direkt aus Word beenden Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Gibt es eigentlich eine Möglichkeit, beim Beenden von Word auch gleich den Rechner herunterzufahren - oder mit anderen Worten, Windows zu beenden? Da ich meinen PC hauptsächlich zum Schreiben von Word-Dokumenten nutze, würde mir eine derartige Lösung die Arbeit sehr erleichtern. F. Sammers ANTWORT: Es ist zwar generell möglich, den Rechner per VBA-Code direkt aus Word heraus abzuschalten. Das Verfahren verlangt jedoch den Einsatz von Betriebssystemfunktionen, von so genannten API-Funktionen, und es muss zwischen den einzelnen Windows-Versionen unterscheiden. Der Programmcode würde den Rahmen dieser Helpline-Rubrik sprengen, weshalb an dieser Stelle ein Verweis auf die Support-Webseite von Microsoft genügen soll: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;168796 Falls Ihnen die Programmiertechniken, die auf der Webseite vorgestellt werden, zu kompliziert erscheinen, steht Ihnen in Word noch ein einfacheres Verfahren zur Verfügung, mit dem Sie den Rechner zwar nicht komplett herunterfahren oder ausschalten, mit dem Sie sich aber immerhin abmelden können. Dafür geben Sie in einem Modul des Visual Basic-Editors folgende Prozedur ein: Sub WindowsBeenden() Tasks.ExitWindows End Sub Wenn Sie diese Prozedur über das Makrofenster, das Sie in Word mit Alt + F8 einblenden, ausführen, werden alle Windows-Anwendungen beendet und Sie werden als Benutzer abgemeldet. Anschließend erscheint der Anmeldedialog auf dem Bildschirm. Diese Methode kann zumindest dafür sorgen, dass in einer Mehrbenutzerumgebung die Privatsphäre gewahrt bleibt, denn jeder Benutzer muss sich immer erst anmelden und sieht nicht sofort die aktuellen Dokumente des anderen.
Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 97, 98, 2000, 2002/XP und 2003:
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