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Gesendet: Sonntag, 16. Oktober 2005 18:14
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Betreff: SmartTools Word Weekly vom 17.10.2005

 Ausgabe vom 17. Oktober 2005

 In dieser Ausgabe

Word-News & Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
 Word-News & Downloads

News: Aktuelle Kalendervorlagen für Excel auf 2 CD-ROM's - Digitaler Zeitplaner 2006 jetzt als kostenlose Zugabe

Mit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel schnell und komfortabel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten fertige Lösungen, die Sie direkt von der CD-ROM nutzen können. Die Vorlagen sind komplett ungeschützt: Kopieren Sie die Vorlagen also beliebig oft, um Ihre individuellen Planungskalender für Projekte, Veranstaltungen usw. zu erstellen.

In einer Sonderaktion erhalten Sie zurzeit 2 CD-ROM's zum Preis von einer: Wir schicken Ihnen sofort den aktuellen Zeitplaner 2005 und dann bei Verfügbarkeit kostenlos den brandneuen Zeitplaner 2006!

Weitere Informationen finden Sie unter:

Digitaler Zeitplaner 2005/2006

Download-Tipp: AutoTexte komfortabel verwalten

AutoTexte sind in Word eine echte Arbeitserleichterung und schnell zur Hand, doch wenn es um die Verwaltung dieser Texte geht, müssen Sie in Word lange Umwege über verschiedene Dialoge in Kauf nehmen. Schnell kann es passieren, dass versehentlich Textbausteine gelöscht oder überschrieben werden. Damit ist jetzt Schluss: Der SmartTools AutoTextManager stellt Ihnen einen komfortablen Dialog zur Verfügung, über den Sie Ihre AutoText-Einträge samt Kategorien beliebig zwischen Dokumentvorlagen verschieben, kopieren, umbenennen oder löschen können.

Nach der automatischen Installation steht Ihnen der Manager über ein neues Menü direkt in Word zur Verfügung. Die Bedienung ist komfortabel: Sie öffnen einfach die gewünschten Dokumentvorlagen mit den AutoText-Einträgen und können diese Einträge dann beliebig verändern oder sogar zwischen den Dokumentvorlagen austauschen.

Weitere Highlights des SmartTools AutoText-Managers: Erstellen Sie Datensicherungen einzelner Autotexte oder kompletter Dokumentvorlagen. Außerdem können Sie per Mausklick wird eine leere Dokumentvorlage anlegen, die Sie mit unserem Manager dann ganz einfach mit AutoTexten füllen.

SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In zum kostenlosen Download an:

SmartTools AutoText-Manager kostenlos herunterladen

News: Word 12 mit eingebauter 'MiniBar'

Es bleibt abzuwarten, ob sich der Name bis zum Erscheinen der nächsten Office-Version noch ändern wird, aber zurzeit wird eines der neuen Bedienelemente in Word 12 tatsächlich als "MiniBar" bezeichnet. Gemeint ist eine kleine Symbolleiste, die das Formatieren von Texten in Zukunft erheblich beschleunigen soll. Die Idee:

  • Sobald Sie einen Textabschnitt markieren, blendet sich die "MiniBar" als kleine durchscheinende Symbolleiste in der Nähe des Mauszeiger ein.
  • Sie können diese Einblendung nun einfach ignorieren und beispielsweise den markierten Text kopieren bzw. löschen. In diesem Fall verschwindet die "MiniBar" automatisch wieder.
  • Wenn Sie den Mauszeiger aber zur "MiniBar" bewegen, blendet sich vollständig ein und stellt Ihnen die am häufigsten genutzten Funktionen zur Formatierung von Texten (z.B.: "Fett", "Unterstrichen", Aufzählung, Schriftart usw.) direkt an Ihrer Markierung zur Verfügung.
In einem kurzen Video hat ein Microsoft-Mitarbeiter die Funktionsweise der "MiniBar" in Aktion demonstriert:

 Video zur 'MiniBar' in Word 12 herunterladen

Natürlich können Sie die "MiniBar" so konfigurieren, dass sie nicht automatisch eingeblendet wird. Alternativ stehen die entsprechenden Formatierungsfunktionen nämlich auch im neuen Kontextmenü per Rechtsklick zur Verfügung.

 Word-Tipp der Woche

Bequeme Kontrolle des Absatzabstands per Symbolleiste, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

Im ersten Teil dieses Tipps haben Sie per VBA-Code eine Symbolleiste mit verschiedenen Elementen definiert. Im Anschluss erweitern Sie den Programmcode um Prozeduren, die beim Anklicken der Symbolleistenschaltflächen ausgeführt werden und die die Abstände der Absätze um bestimmte Werte verringern oder vergrößern. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Starten Sie Word und wechseln Sie wieder mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor.
  2. Im Projekt-Explorer auf der linken Seite lassen Sie sich mit Mausklicks auf die Pluszeichen die untergeordneten Objekte des Projekts "Normal" anzeigen. Unter der Ebene "Module" doppelklicken Sie auf den Modulnamen "modAbsatzabstand". Damit öffnen Sie das Codefenster mit den VBA-Prozeduren aus dem ersten Teil dieses Tipps.
  3. Suchen Sie die Prozeduren, die beim Anklicken der Symbolleistenschaltflächen ausgeführt werden sollen, die Prozeduren "VorMinus", "VorPlus" usw. bis "Absatzinfo". Markieren Sie die fünf Prozeduren und ersetzen Sie sie durch folgenden Programmcode:
Private Sub VorMinus()
  AbstandAendern Vor:=True, PlusMinus:=-1
End Sub

Private Sub VorPlus()
  AbstandAendern Vor:=True, PlusMinus:=1
End Sub

Private Sub NachMinus()
  AbstandAendern Vor:=False, PlusMinus:=-1
End Sub

Private Sub NachPlus()
  AbstandAendern Vor:=False, PlusMinus:=1
End Sub

Private Sub Absatzinfo()
Dim intVor As Integer, intNach As Integer
  If Selection.Paragraphs.Count > 1 Then
    MsgBox _
        Prompt:="Es sind mehrere Absätze markiert!" & _
            vbCr & _
            "Die folgenden Infos beziehen sich nur " & _
            "auf den ersten Absatz der Markierung.", _
        Buttons:=vbInformation
  End If
  intVor = Selection.Paragraphs(1).Format.SpaceBefore
  intNach = Selection.Paragraphs(1).Format.SpaceAfter
  MsgBox _
      Prompt:="Abstand vor dem Absatz: " & _
          vbTab & intVor & " pt" & vbCr & _
          "Abstand nach dem Absatz: " & _
          vbTab & intNach & " pt"
End Sub

  • Die letzte Prozedur - "Absatzinfo" - gibt ein Meldungsfenster mit den Abständen vor und nach dem aktuellen Absatz aus. Die übrigen vier Prozeduren, die für die Änderung des Absatzabstands zuständig sind, rufen jeweils eine Hilfsprozedur namens "AbstandAendern" auf. Dabei werden zwei Parameter übergeben: "Vor" bestimmt, ob der Abstand vor oder nach dem Absatz geändert werden soll, und "PlusMinus" legt fest, ob der Abstand verringert oder vergrößert werden soll. "AbstandAendern Vor:=False, PlusMinus:=1" steht zum Beispiel für eine "Vergrößerung" des Abstands "nach" dem Absatz. Die Hilfsprozedur tragen Sie ebenfalls in das aktuelle Codefenster ein:
Private Sub AbstandAendern _
    (Vor As Boolean, PlusMinus As Integer)
Dim ctl As CommandBarControl
Dim intAbstand As Integer
Dim intNeuerWert As Integer

  On Error Resume Next
  If Vor = True Then
    Set ctl = CommandBars("Absatzabstand") _
        .FindControl(Tag:="Vor")
    intAbstand = CInt(ctl.Text)
    intNeuerWert = _
        Selection.ParagraphFormat.SpaceBefore _
          + (intAbstand * PlusMinus)
    If intNeuerWert < 0 Then intNeuerWert = 0
    If intNeuerWert > 1584 Then intNeuerWert = 1584
    Selection.ParagraphFormat _
        .SpaceBefore = intNeuerWert
  Else
    Set ctl = CommandBars("Absatzabstand") _
        .FindControl(Tag:="Nach")
    intAbstand = CInt(ctl.Text)
    intNeuerWert = _
        Selection.ParagraphFormat.SpaceAfter _
          + (intAbstand * PlusMinus)
    If intNeuerWert < 0 Then intNeuerWert = 0
    If intNeuerWert > 1584 Then intNeuerWert = 1584
    Selection.ParagraphFormat _
        .SpaceAfter = intNeuerWert
  End If
  Set ctl = Nothing
End Sub

  • Damit die Symbolleiste auf Kommando entfernt werden kann, fügen Sie eine entsprechende Löschprozedur in das Codefenster ein:
Sub AbsatzLeisteEntf()
Dim cbAbstand As CommandBar
  On Error Resume Next
  Set cbAbstand = CommandBars("Absatzabstand")
  cbAbstand.Delete
  Set cbAbstand = Nothing
End Sub

  • Mit den bislang eingegebenen Prozeduren können Sie die Symbolleiste einblenden, die Elemente der Symbolleiste für Ihre Zwecke nutzen und die Leiste bei Bedarf wieder entfernen.
Wenn Sie möchten, dass die Symbolleiste automatisch beim Starten von Word angezeigt und beim Beenden wieder gelöscht wird, fügen Sie außerdem diese beiden Auto-Makros ein:

Sub AutoExec()
  AbsatzLeisteZeigen
End Sub

Sub AutoExit()
  AbsatzLeisteEntf
End Sub

  • Damit ist die Code-Eingabe abgeschlossen, sodass Sie per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word zum Word-Fenster zurückkehren können.
Nun ist es an der Zeit, die neue Symbolleiste auszuprobieren. Dazu drücken Sie Alt+F8, womit Sie das Dialogfenster mit den verfügbaren Makros öffnen. Doppelklicken Sie auf den Makronamen "AbsatzLeisteZeigen".

Zum Einstellen des Absatzabstands wählen Sie nun zuerst einen Wert in den Dropdown-Feldern Vor um oder Nach um aus (Anfangswert ist jeweils "3" Punkt). Alternativ können Sie auch selbst einen Zahlenwert eintragen, wobei Sie Ihre Eingabe immer mit Return bestätigen müssen. Danach klicken Sie je nach Bedarf auf eines der Symbole Verringern oder Vergrößern. Es wird entweder der Abstand vor oder nach dem Absatz um den entsprechenden Dropdown-Feld-Wert verringert/vergrößert.

Eine genaue Kontrolle über die aktuellen Absatzeinstellungen erhalten Sie mit einem Klick auf das Absatzinfo-Symbol.

Sie werden sehen, dass Sie mit der Abstands-Symbolleiste in Zukunft sehr viel schneller zum gewünschten Layout-Ergebnis kommen.

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Adressen ganz einfach aus Outlook und Access nach Word übernehmen

Vergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks:

  • Nutzen Sie ganz einfach Adressen aus den Outlook-Kontakten, vom Exchange Server oder aus beliebigen Access-Datenbanken
  • Komfortabler Abruf der Adressen per Mausklick direkt aus Word 2003, 2002/XP und 2000
  • Automatisches Einfügen an der aktuellen Cursorposition oder genau an den vorgesehenen Positionen in beliebigen Brief- und Faxvorlagen
  • Musterbrief-Verwaltung mit über 100 fertigen Briefen. Erweitern Sie ganz nach Bedarf Ihre eigenen immer wieder verwendeten Mustertexte
  • Automatisches Festlegen des Dateinamens zur komfortablen Dokumentablage
  • Nutzen Sie den Aktionspreis: Zurzeit erhalten Sie 25% Rabatt!
Ausführliche Informationen zum SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 finden Sie unter:

SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003


 Word-Helpline

Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

Word-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Richtige Proportionen für eingebettete Excel-Objekte
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97

 FRAGE:  Ich schreibe Rechnungen mit Word und füge die einzelnen Rechnungsposten zwecks einfacherer Berechnungsmöglichkeiten in Form einer Excel-Tabelle ein. Dabei stört mich, dass die Daten aus der Excel-Tabelle mitunter gestaucht oder gestreckt wirken. Was Word in dem Tabellenobjekt darstellt und eigentlich Arial in der Schriftgröße 10 sein sollte, sieht ganz anders aus als "Arial 10" im Text neben dem Excel-Objekt. Wissen Sie, wie ich die Tabelle so formatieren kann, dass sie nicht mehr gestaucht wird?
J. Hanle

 ANTWORT:  Word ändert mitunter selbstständig die Proportionen einer eingebetteten Excel-Tabelle. Das führt zu der von Ihnen beschriebenen gestauchten Darstellung. Mit folgenden Schritten können Sie die korrekten Proportionen wiederherstellen:

  1. Markieren Sie das eingebettete Excel-Objekt im Word-Dokument mit einem einfachen Mausklick.
  2. Wählen Sie das Menü Format-Objekt an.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Größe.
  4. Schalten Sie das Kontrollkästchen Seitenverhältnis (sperren) bzw. in Word 97 Punktraster verankern aus.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen bzw. in Word 97 Vorgabe. Im Bereich Skalieren sind Höhe und Breite daraufhin auf 100% eingestellt.
  6. Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok.
  7. Rufen Sie noch einmal Format-Objekt und danach die Registerkarte Größe auf.
  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenverhältnis (sperren) respektive Punktraster verankern wieder, damit die Proportionen in Zukunft erhalten bleiben.
  9. Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf Ok.
Jetzt können Sie die Größe des Excel-Objekts mit der Maus an die Seitenränder anpassen. Die Proportionen bleiben dabei erhalten, sodass die Inhalte weder gestaucht noch gestreckt aussehen.

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Barcodes komfortabel mit Word ausgeben

Barcode für Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Word, Excel und Access. Sie erhalten TrueType-Schriften sowie ein leistungsfähiges Programm zur Berechnung der Prüfziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Applikationen heraus steuern können.

Erstellen Sie mit wenig Aufwand Etiketten, CD-Einleger, Druckvorlagen oder sogar Serienbriefe in Word mit integrierten Barcodes. Alle gängigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem:

  • Code EAN 13, EAN 8, Addon -2 und -5, EAN Velocity
  • Code 128, EAN128, UPS128
  • Code 39, -extended, PZN
  • 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie
  • Leit- und Identcode der Post
Weitere Informationen finden Sie unter:

Barcode für Windows


Registerkarten im Dialogfeld 'Datei-Neu' anpassen
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000

 FRAGE:  Ich habe nach Aufruf von Extras-Optionen auf der Registerkarte Speicherort für Dateien einen neuen Ordner für "Benutzervorlagen" eingestellt (ein Ordner für "Arbeitsgruppenvorlagen" ist nicht angegeben). Damit wollte ich erreichen, dass im Dialogfeld zum Anlegen einer neuen Datei nur noch die Register mit meinen eigenen Vorlagen erscheinen. Tatsächlich erscheinen aber nach wie vor die Standardregister wie etwa "Memos", "Briefe & Faxe", "Publikationen" usw. Wie kann ich diese Register entfernen?
K. Bergner

 ANTWORT:  Im Gegensatz zu Word 97 sind die Namen der Standardregister im Dialogfeld Neu seit Word 2000 fest in den Programmcode integriert. Es handelt sich also nicht um irgendwelche Unterordner auf Ihrer Festplatte. Das bedeutet aber auch, dass Sie die Standardregister nicht ohne weiteres entfernen können. Es genügt zum Beispiel nicht, die DOT- oder WIZ-Dateien, die auf den Registerkarten angezeigt werden, von der Festplatte zu löschen.

Wenn Sie ein Standardregister vollständig beseitigen wollen, müssen Sie das Setup-Programm von Word bzw. Office im Wartungsmodus ausführen und dann die gewünschten Vorlagen-Komponenten entfernen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Beenden Sie alle laufenden Programme.
  2. Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung und starten Sie die Kategorie "Software".
  3. Suchen Sie den Eintrag für Microsoft Word bzw. Microsoft Office (je nachdem, welches Programmpaket auf Ihrem Rechner installiert ist). Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie - je nach eingesetzter Windows-Version - auf Hinzufügen/Entfernen oder auf Ändern.
  4. Der Setup-Assistent bietet Ihnen nun verschiedene Optionen an. Aktivieren Sie die Option zum Hinzufügen oder Entfernen einzelner Features und fahren Sie mit dem nächsten Schritt des Assistenten fort.
  5. In der Übersicht der verfügbaren Office-Programme öffnen Sie den Zweig für Microsoft Word und darunter die Unterebene "Assistenten und Vorlagen".
  6. Nun deaktivieren Sie alle Vorlagenkategorien, die aus dem Word-Dialogfeld verschwinden sollen, indem Sie die Installationsart auf "Nicht verfügbar" setzen.
  7. Aktualisieren Sie Ihre Word-Installation mit Hilfe des Setup-Assistenten und befolgen Sie gegebenenfalls die Bildschirmhinweise.
 Newsletter-Tipp

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SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98:

  • Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
  • Undokumentierte Parameter
  • Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
  • Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
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