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Ausgabe vom 17. Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Outlook-Daten komfortabel und voll
automatisch sichern
- Download-Tipp: Der neue SmartTools Datumsassistent
3.0
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Outlook-Daten komfortabel und voll automatisch sichern
Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten wäre das ein echtes Problem, denn Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen.
Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können.
Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
- Machen Sie sich nie wieder sorgen um Ihre Daten, denn der
Backup-Vorgang lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren.
- SmartTools Outlook Backup sichert nicht nur einfach die
Datendatei, sondern kümmert sich außerdem um Ihre Outlook-Symbolleiste,
Kategorien, E-Mail-Kontoeinstellungen, Signaturen, Filter und
Regeln.
- Bei einem Datenverlust sparen Sie viele Stunden
Konfigurationsaufwand, denn alle gesicherten Informationen lassen sich
mit wenigen Mausklicks wiederherstellen.
SmartTools Outlook Backup kann zurzeit noch mit 10% Einführungsrabatt bestellt werden. Weitere Infos finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/outlook-backup/
Download-Tipp: Der neue SmartTools Datumsassistent 3.0
Vergessen Sie Ihren Papierkalender: In Zukunft müssen Sie beim Schreiben von Terminplänen, dem Berechnen des Zahlungsziels oder dem Überarbeiten von Projektberichten nie wieder Datumsangaben nachschlagen und mühsam eintippen. Der SmartTools Datumsassistent erweitert Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 um einen nützlichen Popup-Kalender, den Sie jederzeit per Mausklick direkt aus Ihrem Dokument aufrufen können. Blättern Sie dann am Bildschirm in einem übersichtlichen Kalender und übernehmen Sie das gewünschte Datum ganz einfach in Ihren Text.
Zum schnelleren Finden von Zielterminen wie Zahlungs- oder Lieferfristen gibt es spezielle Schaltflächen, über die Sie ein 7, 14, oder 30 Tage entferntes Datum anspringen können.
Zusätzlich bietet die aktuelle Version 3.0 außerdem folgende Funktionen:
- Komfortables Arbeiten mit der Kalenderwoche: Der Assistent zeigt
nicht nur die Kalenderwoche für das ausgewählte Datum an, sondern kann
umgekehrt auch in die entsprechende Woche springen, wenn Sie eine
Kalenderwoche eingeben.
- Mehr Übersicht im Kalender durch farbig hervorgehobene
Wochenenden.
- Auswahl verschiedener Formate für das einzufügende Datum.
Intelligentes und schnelles Navigieren über ein zusätzliches
Eingabefeld, in das Sie zum Beispiel einfach "Juni", "August 2005" oder
"2006" eingeben können, um direkt in einen bestimmten Monat zu
springen.
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SmartTools
Datumsassistent für Word |
| Word-Tipp der
Woche |
Bruchzahlen perfekt formatieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Sicherlich ist Ihnen bei der Eingabe von Brüchen wie "1/2" oder "3/4" schon einmal aufgefallen, dass Word sie automatisch durch ein einzelnes Zeichen ersetzt. Wenn diese Umsetzung bei Ihnen nicht funktioniert, sollten Sie die Einstellungen unter Extras-AutoKorrektur prüfen: Hier muss auf der Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe" die Option Bruchzahlen durch Sonderzeichen aktiviert sein.
Leider wendet Word die automatische Umsetzung nur für "1/2", "1/4" und "3/4" an, da nur für diese Bruchzahlen Sonderzeichen in den meisten Zeichensätzen vorhanden sind. Oftmals verwenden Sie aber in Texten andere Bruchzahlen. Hier würde eine Darstellung in der bekannten "Sonderzeichen"-Form weitaus professioneller aussehen. Der folgende Tipp hilft weiter:
- Geben Sie zunächst die Bruchzahl wie beispielsweise "1/3" in das
Dokument ein.
- Markieren Sie die Zahl vor dem Schrägstrich, also in unserem
Beispiel die "1".
- Wählen Sie das Menü Format-Zeichen
an oder drücken Sie Strg+D.
- Stellen Sie je nach Schriftgrad des Fließtextes für das Zeichen
einen Schriftgrad von "6" bis "8" Punkt ein. Meistens werden
Schriftgrade kleiner "8" in der Liste nicht zur Auswahl angeboten -
geben Sie den gewünschten Schriftgrad dann einfach im Textfeld der
Auswahlliste ein.
- Aktivieren Sie die Option Hochgestellt.
- Übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
- Markieren Sie die Zahl nach dem Schrägstrich, also in unserem
Beispiel die "3".
- Wählen Sie das Menü Format-Zeichen
an oder drücken Sie Strg+D.
- Stellen Sie je nach Schriftgrad des Fließtextes für das Zeichen
einen Schriftgrad von "6" bis "8" Punkt ein.
- Übernehmen Sie die Änderungen mit Ok.
Wenn Sie in Ihren Texten regelmäßig Bruchzahlen wie "1/10" oder "2/3" verwenden, ist die Formatierung auf Dauer zu umständlich und zeitraubend. Sie können dann häufig verwendete Bruchzahlen wie folgt über die AutoKorrektur fertig formatiert in Dokumenten umsetzen lassen:
- Legen Sie zunächst ein neues, leeres Dokument an.
- Tippen Sie dort die regelmäßig verwendeten Bruchzahlen ein und
formatieren Sie sie wie oben erläutert.
- Markieren Sie der Reihe nach die fertig formatierten Bruchzahlen und
gehen Sie für jede Markierung gemäß Schritt 4. bis 7. vor.
- Wählen Sie das Menü Extras-AutoKorrektur an. Im Bereich "Während
der Eingabe ersetzen" ist die Bruchzahl nun im Feld Durch vorgegeben.
- Aktivieren Sie die Option Formatierten
Text.
- Geben Sie im Feld Ersetzen ein
Kürzel wie beispielsweise "b1/10" oder "b2/3" für Bruchzahlen wie "1/10"
oder "2/3" ein.
- Klicken Sie auf die Schaltflächen Hinzufügen und Ok.
Die eben gezeigte Methode, häufig verwendete Bruchzahlen während der Eingabe durch die AutoKorrektur ersetzen zu lassen, stößt an Grenzen, wenn entweder sehr viele Bruchzahlen regelmäßig eingesetzt werden oder die Bruchzahlen einfach zu individuell sind. Hier ist es nicht mehr praktikabel, Dutzende von AutoKorrektur-Einträgen anzulegen. Setzen Sie stattdessen ein Makro "BruchzahlenUmsetzen" ein, das die Bruchzahl per Dialog abfragt, ins Dokument schreibt und anschließend formatiert:
Sub BruchzahlenUmsetzen()
Dim strEingabe As String, sglSize As Single
Dim strLinks As String, strRechts As String
strEingabe = InputBox$( _
"Bitte Bruchzahl im Format '1/10', '2/3', '1/4' _
eingeben:", "Bruchzahl umsetzen:", "")
If strEingabe = "" Then Exit Sub
strLinks = Left$(strEingabe, InStr(strEingabe, "/") - 1)
strRechts = Mid$(strEingabe, InStr(strEingabe, "/") + 1)
'Leerzeichen an Eingabe anhängen
strEingabe = strEingabe & " "
With Selection
'Aktuellen Schriftgrad festhalten
sglSize = .Font.Size
'Eingabe ins Dokument schreiben
.TypeText strEingabe
'Zahlen vor "/" markieren und formatieren
.MoveLeft wdCharacter, Len(strEingabe), False
.MoveRight wdCharacter, Len(strLinks), True
.Font.Size = sglSize - 1
.Font.Superscript = True
'Zahlen nach "/" markieren und formatieren
.MoveRight wdCharacter, 2, False
.MoveRight wdCharacter, Len(strRechts), True
.Font.Size = sglSize - 4
'Cursor hinter Leerzeichen setzen
.MoveRight wdCharacter, Len(strRechts) + 1, False
End With
End Sub
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Neue Dokumente per VBA anlegen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte mit Hilfe eines VBA-Makros ein neues Word-Dokument anlegen, das auf einer ganz bestimmten Vorlage beruht. Da ich mich erst seit kurzer Zeit mit VBA beschäftige, wirft diese eigentlich recht einfache Aufgabe bereits Probleme auf, denn offenbar gibt es kein "New"-Kommando oder ähnliches. Können Sie mir sagen, wie der Programmcode zum Anlegen einer neuen Datei aussehen muss?
G. Neumann
ANTWORT: In der Programmiersprache von Word erstellen Sie Dokumente nicht mit einem "New"-Befehl sondern mit der "Add"-Methode. Damit fügen Sie der "Documents"-Auflistung, also der Liste aller geöffneten Dokumente, ein neues Element hinzu. Ein ganz einfaches VBA-Makro könnte wie folgt aussehen:
Sub NeuesDokument()
Dim objNeuDok As Document
Set objNeuDok = Application.Documents.Add
End Sub
Sie arbeiten hier mit einer Objektvariablen namens "objNeuDok", der Sie per "Application.Documents.Add" ein neues Dokument zuweisen. Auf diese Weise haben Sie später keine Probleme, Aktionen an der neuen Datei vorzunehmen: Nutzen Sie "objNeuDok" einfach mit den Eigenschaften und Methoden des "Document"-Objekts, um Text hinzuzufügen oder zu bearbeiten, um die Datei zu speichern oder zu schließen usw. Die VBA-Anweisung
objNeuDok.Close
schließt beispielsweise das neue Dokument, wobei Sie gegebenenfalls gefragt werden, ob die Änderungen gespeichert werden sollen.
Wenn das neue Dokument auf einer Vorlage basieren soll, setzen Sie den Parameter "Template" der "Add"-Methode ein. Sie müssen dann nur den vollständigen Pfad der Vorlage als Textwert angeben. Das könnte wie folgt aussehen:
Sub NeuesDokument2()
Dim objNeuVonVorlage As Document
Set objNeuVonVorlage = Application.Documents.Add _
(Template:="C:\Programme\Microsoft " & _
"Office\Templates\1031\Contemporary Report.dot")
End Sub
Beachten Sie, dass die Dateinamen der mit Word mitgelieferten Vorlagen zum Teil von den Anzeigenamen, die nach Aufruf von Datei-Neu im Dialogfeld mit der Vorlagenauswahl zu sehen sind, abweichen. Das gilt zumindest für Word 2003 und 2002/XP.
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Nachtrag: Bilder werden nicht mehr angezeigt
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In der letzten Ausgabe von Word Weekly haben Sie eine Problemlösung für "verschwundene" Bilder aufgezeigt. Auf meinem System sind die Grafiken aber selbst in der Seitenlayoutansicht nicht zu sehen. Woran kann das denn liegen?
H. Müller
ANTWORT: Wenn Bilder und Grafiken überhaupt nicht mehr erscheinen, sind wahrscheinlich die Ansichtsoptionen schuld. Überprüfen Sie dann die folgenden Einstellungen:
Wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die Registerkarte Ansicht. Schauen Sie im Bereich Anzeigen auf das Kontrollkästchen Platzhalter für Grafiken. Es muss ausgeschaltet sein, damit Bilder in der Textebene auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt werden. Auf Elemente in der Zeichnungsebene hat diese Einstellung keinen Einfluss.
Ab Word 2000 können Sie zusätzlich auch die Darstellung der Zeichnungsebene beeinflussen. Dazu wählen Sie wieder Extras-Optionen sowie die Registerkarte Ansicht an. Kontrollieren Sie dieses Mal im Bereich Seiten- und Weblayoutoptionen das Kontrollkästchen Zeichnungen. Nur wenn es eingeschaltet ist, zeigt Word die Grafikelemente aus der Zeichnungsebene an.
Die genannten Optionen beziehen sich jeweils auf das aktuelle Dokument. Es kann also sein, dass Sie die Überprüfung einzeln für alle Dokumente durchführen müssen, in denen die Bilder verschwunden sind.
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- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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