Von: word-weekly-html-request@cgn.smarttools.de im Auftrag von SmartTools Publishing [word-weekly-html-reply@smarttools.de]
Gesendet: Sonntag, 17. Oktober 2004 18:35
An: Word Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Word Weekly vom 18.10.2004

 Ausgabe vom 18. Oktober 2004

 In dieser Ausgabe

Word-News & Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
 Word-News & Downloads

News: Erweiterte Version des OLXDuplicateChecker findet ab sofort Duplikate in allen Ordnern

Der beliebte und bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:

  • doppelte E-Mail
  • doppelte Aufgaben
  • doppelte Termine
  • doppelte Journal-Einträge
  • und natürlich doppelte Adressen
Mit dem OLXDuplicateChecker können Sie all diese Duplikate innerhalb weniger Sekunden ausfindig machen und löschen. Sie benötigen dazu nur 3 Schritte:

  1. Sie wählen einen oder mehrere Ordner aus, die Sie auf Duplikate untersuchen möchten. Der OLXDuplicateChecker findet wahlweise Duplikate innerhalb eines Ordners oder beim Vergleich mehrerer Ordnerinhalte.
  2. Entscheiden Sie sich für die gewünschten Suchkriterien zur Erkennung von Duplikaten. Zum Beispiel: reicht es bei Adressen, wenn nur der Name gleich ist oder müssen Name, Straße, Postleitzahl und E-Mail-Adresse übereinstimmen? Möchten Sie doppelte Kalendereinträge nur auf Grundlage des gleichen Betreffs finden oder sollen vielleicht auch Beginn und Ende exakt übereinstimmen?
  3. Klicken Sie auf Check und innerhalb weniger Sekunden ermittelt der OLXDuplicateChecker die Duplikate auch aus umfangreichen Datenbeständen (ca. 1 Sekunde pro 1.000 Einträge).
Sie haben dann die Wahl: Entweder Sie löschen mit einem weiteren Mausklick die gefunden Duplikate oder Sie prüfen alle Doppel von Fall zu Fall und bestimmen dann gezielt den zu löschenden Eintrag zu.

Den OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei (PST):

http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/

...und in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem Exchange-Server entfernen möchten:

http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/

Download-Tipp: Schriftartenmuster mit wenigen Mausklicks

Der SmartTools Schriftarten-Assistent unterstützt Sie bei der Erstellung einer Schriftarten-Übersicht für die unter Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 verfügbaren Schriftarten. Nach der Installation steht Ihnen ein neues Format-Smarttools Schriftarten-Assistent zur Verfügung, über das Sie den Assistenten starten können. In einem Dialogfeld werden alle Schriftarten in einem Listenfeld angezeigt. Sie können nun gezielt bestimmte Schriften für die Ausgabe von Mustern markieren oder ganz einfach alle Einträge ausgeben lassen.

Als Mustertext sind standardmäßig alle Buchstaben und Ziffern vorgegeben, aber Sie können auch den kompletten ANSI-Zeichensatz, Blindtext oder eine beliebige andere Zeichenkette verwenden. Außerdem lassen sich verschiedene Schriftattribute aktivieren und die Schriftgröße beliebig bestimmen. Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, genügt ein einziger Mausklick und der Assistent legt automatisch ein neues Dokument mit den Mustern der gewünschten Schriften an.

SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:

 SmartTools Schriftarten-Assistent für Word

Download-Tipp: XML-Viewer für Word 2003-Dateien

Dokumente in Word 2003 können auf Wunsch in dem von Microsoft geschaffenen XML-Dialekt namens "Word XML" gespeichert werden. Die Dateien lassen sich standardmäßig allerdings nicht auf Systemen nutzen, auf denen Word 2003 nicht installiert ist. Mit der folgenden kostenlosen Erweiterung beheben Sie das Problem:

XML-Viewer für Word 2003-Dateien

Sie können diesen XML-Viewer weitergeben bzw. zum Download bereitstellen. Nach der Installation werden dann Word ML-Dateien auf Systemen ohne Word 2003 als HTML im Internet Explorer angezeigt.

 Word-Tipp der Woche

Schmuckrahmen ganz einfach zuweisen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Wenn Sie mit Word Glückwunsch-, Einladungs- oder ähnliche Karten erstellen, möchten Sie der Karte oftmals mit einem Schmuckrahmen eine besondere Note verleihen. Normalerweise wählen Sie dann das Menü Einfügen-Grafik-ClipArt an, lassen nach "Rahmen" oder "Hintergrund" suchen, wählen einen der in den ClipArts verfügbaren Schmuckrahmen aus und passen diesen der Seitengröße an. Dieses Vorgehen führt zwar zum gewünschten Ergebnis, erschwert aber die Bearbeitung der weiteren Elemente der Karte, da die ClipArt-Grafik permanent im Weg ist und häufig irrtümlich selektiert wird.

Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Word eine spezielle Funktion für Schmuckrahmen zur Verfügung stellt, die den Einsatz von ClipArt-Rahmen unnötig und die Bearbeitung anderer Elemente der Karte weitaus einfacher macht. Um diese Funktion zu nutzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie das Menü Format-Rahmen und Schattierung an.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Seitenrand".
  3. Im Bereich "Linienart" finden Sie hier eine Dropdown-Liste Effekte.
  4. Wählen Sie in der Liste die Linie mit dem gewünschten Symbol.
  5. Über das Feld "Breite" können Sie die Symbole, aus denen der Schmuckrahmen gebildet wird, individuell vergrößern oder verkleinern. Wenn der Schmuckrahmen beispielsweise nur den linken und den unteren Seitenrand zieren soll, können Sie den Schmuckrahmen mit einem Klick auf die Linien im Bereich "Vorschau" für den rechten und oberen Seitenrand ausschalten.
  6. Über die Schaltfläche Optionen lässt sich bei Bedarf der Abstand des Schmuckrahmens zu den Seitenrändern einstellen. Das ist besonders dann notwendig, wenn der Drucker vielleicht einen nicht bedruckbaren Rand von beispielsweise "1,5 cm" hat. Geben Sie dann hier in den Feldern "Oben", "Unten", "Links" und "Rechts" jeweils einen Wert von "1,5 cm" ein. Alternativ können Sie den Schmuckrahmen statt an den Seitenrändern auch an den Textbegrenzungen ausrichten lassen, indem Sie die Einstellung Gemessen von auf "Text" einstellen. Word platziert den Schmuckrahmen dann an den Seitenrändern, die sich durch die Einstellungen gemäß Datei-Seite einrichten ergeben.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ok, um die Zuordnung zu übernehmen.
Der Schmuckrahmen wird nun wie gewünscht in das Dokument eingefügt und befindet sich dort im Hintergrund, sodass er die weitere Gestaltung der Karte nicht stört.

Um das Einrichten des Schmuckrahmens zu vereinfachen, empfiehlt es sich, über das Menü Extras-Optionen auf der Registerkarte "Ansicht" die Option Textbegrenzungen einzuschalten. Sie können dann anhand der grauen Linien den Abstand zum folgenden Text oder anderen Elementen exakt prüfen und gegebenenfalls korrigieren.

ANZEIGE 
Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word & Excel einfügen

Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument?

Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:

  • Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig.
  • Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument ein.
  • Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme möglich.
  • Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
  • Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
  • Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/

SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel:
http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/


 Word-Helpline

Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

word-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Fortlaufende Dateinummern vergeben
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Ich möchte in all meinen Dokumenten eine fortlaufende Nummer festhalten. Diese Nummer könnte in einem Feld stehen oder aber per Schaltfläche eingefügt werden. Zu diesem Zweck wäre es wahrscheinlich sinnvoll, die aktuelle Nummer in eine Datei zu schreiben und sie dann jedes Mal aus der Datei auszulesen und anschließend um den Wert 1 zu erhöhen. Bislang ist mir dies aber noch nicht gelungen. Können Sie mir weiterhelfen?
B. Kern

 ANTWORT:  Um einen Zählerwert dauerhaft festzuhalten, können Sie die VBA-Befehle zum Lesen und Schreiben von Textdateien nutzen. Im folgenden Beispiel gibt es separate Prozeduren zum Auslesen und zum Schreiben der Zählernummer. So haben Sie genaue Kontrolle darüber, welche Aktion ausgeführt werden soll. Und bei Bedarf können Sie mit der Prozedur zum Schreiben sogar die Zählernummer auf einen neuen Anfangswert setzen.

Den Programmcode geben Sie am besten in einem neuen Modul der Standardvorlage NORMAL.DOT ein. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Starten Sie Word mit einem neuen, leeren Dokument und drücken Sie Alt + F11, um in den Visual Basic-Editor zu gelangen.
  2. Markieren Sie im Projekt-Explorer, der links im Fenster des VB-Editors angezeigt wird, den Projektnamen "Normal".
  3. Öffnen Sie per Einfügen-Modul ein neues Codefenster.
  4. Geben Sie ganz am Anfang zwei Konstanten ein: eine für den Namen der Datei, in der die Zählernummer gespeichert werden soll, und eine für den Startwert, also die erste Nummer, die Sie vergeben wollen:
Const ZAEHLERDATEI As String = _
    "C:\WordDokZaehler.txt"
Const STARTNR As Long = 100

Den Pfad und Dateinamen der Konstanten ZAEHLERDATEI sowie den Wert der Konstanten STARTNR können Sie frei an Ihre Bedürfnisse anpassen.

  • Fügen Sie dann eine benutzerdefinierte Funktion ein, mit der Sie die Zählernummer auslesen.
Public Function HoleDateiNr() As Long
Dim intDatNr As Integer
Dim lngAktNr As Long

  On Error GoTo HoleNr_Error

  intDatNr = FreeFile
  Open ZAEHLERDATEI For Binary As intDatNr
  Get intDatNr, 1, lngAktNr
  If lngAktNr = 0 Then
    lngAktNr = STARTNR
  End If
  HoleDateiNr = lngAktNr

HoleNr_End:
  Close intDatNr
  Exit Function

HoleNr_Error:
  HoleDateiNr = 0
  Resume HoleNr_End
End Function

Die Funktion öffnet die mit der Konstanten ZAEHLERDATEI angegebene Datei für den binären Zugriff, was die Arbeit mit den Zahlenwerten erleichtert. Anschließend liest die "Get"-Anweisung den ersten "Datensatz" aus der Datei aus, wobei dort in diesem Beispiel nur die Zählernummer steht. Ihr Wert wird in der Variablen "lngAktNr" festgehalten. Falls Sie die Funktion zum allerersten Mal aufrufen, ist der Wert der Variablen "0". Das führt dazu, dass sie automatisch auf die anfangs definierte STARTNR gesetzt wird. "lngAktNr" ist dann auch der Rückgabewert der benutzerdefinierten Funktion. - Denken Sie am Ende daran, die geöffnete Textdatei wieder zu schließen, indem Sie "Close intDatNr" aufrufen.

  • Darunter geben Sie die Prozedur zum Setzen des neuen Zählerwertes ein.
Public Sub SetzeDateiNr(lngNeueNr As Long)
Dim intDatNr As Integer

  On Error GoTo SetzeNr_Error

  intDatNr = FreeFile
  Open ZAEHLERDATEI For Binary As intDatNr
  Put intDatNr, 1, lngNeueNr

SetzeNr_End:
  Close intDatNr
  Exit Sub

SetzeNr_Error:
  MsgBox "Fehler beim Aktualisieren des Zählers."
  Resume SetzeNr_End
End Sub

Die Prozedur erwartet einen Parameter: die neue Zählernummer. Ansonsten sind die Anweisungen zum Öffnen der Textdatei identisch mit der weiter oben stehenden Lesefunktion. Dieses Mal wollen Sie aber Daten in die Datei schreiben, weshalb Sie die neue Zählernummer "lngNeueNr" mit Hilfe eine "Put"-Anweisung an den ersten "Datensatz" übergeben. Anschließend müssen Sie die Textdatei wieder per "Close" schließen.

Mit den beiden VBA-Prozeduren können Sie nun jederzeit die aktuelle Zählernummer abfragen und auf einen neuen Wert setzen. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie entsprechende VBA-Anweisungen in ein Auto-Makro, das beim Öffnen bzw. Anlegen eines Dokuments ausgeführt wird, integrieren, oder ob Sie ein normales Makro entwickeln, das Sie zum Beispiel einer Symbolleistenschaltfläche zuweisen. Ein solches Makro könnte wie folgt aussehen:

Sub SchreibeDateiNr()
Dim lngDateinummer As Long
  lngDateinummer = HoleDateiNr()
  If MsgBox("Wollen Sie die Zählernummer " & _
      lngDateinummer & " einfügen?", _
      vbYesNo) = vbYes Then
    Selection.TypeText _
        Format(lngDateinummer, "000000")
    SetzeDateiNr lngDateinummer + 1
  End If
End Sub

Es liest die aktuelle Nummer mittels "HoleDateiNr"-Funktion aus und fragt dann nach, ob die Zählernummer eingefügt werden soll. Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten, wird die Nummer in einem sechsstelligen Format an der Cursorposition eingesetzt. Anschließend sorgt die Prozedur "SetzeDateiNr" dafür, dass eine um den Wert "1" erhöhte Zählernummer in die Textdatei geschrieben wird.

ANZEIGE 
Tool-Tipp: SmartTools Fritzfax-Assistent

Serienfaxe mit Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und der Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger.

http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/


Umlaute automatisch umwandeln
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Wie ist es möglich Umlaute automatisch (ae in ä, oe in ö, ue in ü) umwandeln zu lassen. Wenn man beispielsweise Texte aus dem Internet nach Word kopiert ist das sehr häufig notwendig?
K. Wustmann

 ANTWORT:  Sie können zu diesem Zweck natürlich nacheinander mehrere Suchen-/Ersetzen-Vorgänge durchführen, aber wesentlich komfortabler ist der Einsatz unseres kostenlosen Format- und Konvertierungs-Assistenten:

http://www.add-in-world.com/katalog/konvert-assistent/

Nach dem Download beenden Sie zunächst einmal Word und starten dann die heruntergeladene Datei. Anschließend steht Ihnen dann ein neues Menü Bearbeiten-Format-/Konvertierungs-Assistent zur Verfügung, über das die neue Funktion starten können. Per Mausklick starten Sie dann die Umwandlung der Umlaute und bei Bedarf auch noch weitere Konvertierungen wie die Entfernung überflüssiger Leerzeichen, das Entfernen von HTML-Tags und unerwünschter Umbrüche.

 Newsletter-Tipp

Office-Tipps kostenlos per E-Mail

Der SmartTools Office Insider ist Ihr monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen müssen.

  • Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 97, 2000, XP und 2003
  • Berichte über Updates und Bugfixes.
  • Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word & Co.
  • Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 97, 2000, XP und 2003
  • Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office
Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist vollkommen kostenlos!

Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!

 Abonnementverwaltung

Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse

word-weekly-html-request@smarttools.de

Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. Weitere Informationen zur Verwaltung der Liste erhalten Sie mit dem Kommando "help" an dieselbe Adresse.

Copyright © 2004 SmartTools Publishing Thomas Tai
Luisenstrasse 52, 49565 Bramsche
Telefon: 05461/91052, Fax: 05461/2609
E-Mail: word-weekly@smarttools.de
Internet: http://www.smarttools.de/