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Ausgabe vom 18. April
2005
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Word-News &
Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
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Druckertools
Mit den Drucker-Tools stellen wir Ihnen
eine Sammlung von nützlichen neuen Funktionen rund um den Ausdruck von
Dokumenten zur Verfügung. Nach der automatischen Installation können Sie
über eine neue Symbolleiste unter anderem auf die folgenden Funktionen
zugreifen:
- Kopien einfacher ausgeben
- Komplettes Verzeichnis per Mausklick drucken
- Aktuelle Markierung oder aktuelle Seite drucken
- Schnelldruck im Konzeptmodus
SmartTools Publishing bietet
Ihnen diese nützliche Word-Erweiterung kostenlos zum Download an:
News: Wichtiges Sicherheitsupdate für
Word
Am vergangenen Dienstag hat Microsoft eine
Reihe von Sicherheits-Updates veröffentlicht. Für Office-Anwender ist vor
allem die Aktualisierung von Word 2003, 2002/XP und 2000 wichtig
(wahrscheinlich ist Word 97 ebenfalls betroffen, aber diese Version wird
von Microsoft nicht mehr aktualisiert). Bereits vor einigen Monaten hatte
man eine Sicherheitslücke entdeckt, die beim Öffnen eines entsprechend
präparierten Dokumentes für die unbemerkte Ausführung von schadhaftem Code
sorgen kann. Weitere Informationen finden Sie unter:
Neue
Sicherheitslücke in Word
Sie können die Aktualisierung
natürlich auch voll automatisch über Office-Update durchführen lassen.
Klicken Sie dazu auf der folgenden Seite auf "Suchen nach
Updates:
http://office.microsoft.com/officeupdate/
Mit
dem Sicherheitspatch werden übrigens noch über 30 kleine Updates und
Bugfixes installiert, die Microsoft in den letzten Monaten veröffentlicht
hat. Eine genaue Beschreibung finden Sie auf den folgenden
Seiten:
Beschreibung des
Sicherheitsupdates für Word 2003
Beschreibung des
Sicherheitsupdates für Word 2002/XP
Beschreibung des
Sicherheitsupdates für Word 2000
Wir verweisen an dieser
Stelle übrigens mit Absicht auf die englischen Beschreibungen der Updates.
Die deutschen Versionen werden automatisch übersetzt und haben höchstens
einen gewissen Unterhaltungswert (z.B. IT Professionals =
ES-Benutzer).
News: Webcast rund um
die Arbeit mit komplexen Dokumenten
Am 26. April
2005 übertrag Microsoft einen Webcast speziell zur Arbeit mit komplexen
Dokumenten in Word. Der Schwerpunkt liegt dabei auf konkreten Tipps &
Tricks, die sich sofort in die Praxis umsetzen lassen. Unter anderem geht
es um Formatvorlagen, Tabellen, den Einsatz von Grafiken und ähnliche
Themen. Weitere Informationen sowie den Link zur erforderlichen
Registrierung finden Sie unter:
Tipps
& Tricks zu komplexen Dokumenten
Aktuelle Formatierungen im Detail
anzeigen Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
Formatvorlagen beschleunigen nicht nur die Formatierung Ihrer
Dokumente, sondern helfen auch bei der Standardisierung von
Layoutvorgaben. Leider halten sich nicht immer alle Anwender an die
Vorlagen und fügen zusätzliche manuelle Formate ein oder entfernen
bestimmte Merkmale. In dieser und vielen anderen Situationen ist es
nützlich zu wissen, wie ein bestimmter Textabschnitt genau formatiert
wurde. Einige Informationen wie die Ausrichtung, die Schriftart und -größe
können Sie bereits aus den Symbolleisten ablesen, aber die genauen
Informationen müssen Sie sich mühsam aus mehreren Dialogboxen
zusammensuchen. Die Lösung in Word 2003 und 2002/XP:
- Wenn der Aufgabenbereich noch nicht eingeblendet ist, holen Sie das
über das Menü Ansicht-Aufgabenbereich
nach.
- Klicken Sie am oberen Rand auf den nach unten gerichteten Pfeil und
markieren Sie den Eintrag Formatierung
anzeigen.
- Word zeigt daraufhin im Aufgabenbereich detailliert alle
Formatierungen an, die der Textstelle unter dem Cursor zugewiesen
sind.
In Word 2000 und 97 gibt es noch keine
Aufgabenbereiche, aber die Formatierungsmerkmale können Sie dennoch
anzeigen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Anpassen an und wechseln Sie auf die
Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie die Kategorie "Fenster und Hilfe" und suchen Sie im
zweiten Dialogfeld nach dem Eintrag "Direkthilfe".
- Ziehen Sie das Symbol an einige beliebige Stelle in Ihren
Symbolleisten und verlassen Sie den Anpassen-Dialog.
Wenn Sie nun in
Zukunft die Formatierung eines bestimmten Zeichens ermitteln möchten,
klicken Sie zunächst das neu hinzugefügte Symbol "Direkthilfe" und dann
das gewünschte Zeichen an. Auf dem Bildschirm erscheint daraufhin ein
Fenster mit detaillierten Informationen über die zugewiesenen
Formatierungen. Besonders interessant dabei ist die Unterscheidung
zwischen Formatvorlagen und Direktformatierung. So erkennen Sie auf einen
Blick, welche Formatierungen nicht zur Vorlage gehören.
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in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in
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Ausgabequalität noch einmal optimiert und ein Menüpunkt zum Öffnen
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Umwandlung von PDF-Dokumenten mit dem PDFgrabber 2.0 brauchen Sie
nur 3 Schritte:
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw.
Excel über das neu installierte Menü PDF-Datei öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte
Format (Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch
abläuft. Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die
Excel-Arbeitsmappe zur direkten Bearbeitung zur
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Anwender
| Quicktipp: Tastenkombinationen komplett
zurücksetzen Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
Word bietet Ihnen bekanntlich die Möglichkeit,
Tastenkombinationen beliebig zuzuweisen und zu verändern. Nach einiger
Zeit kann es passieren, dass Sie sich dabei verzetteln und beispielsweise
wichtige Shortcuts von Word überschreiben. Mit den folgenden Schritten
stellen Sie den ursprünglichen Zustand der Tastenkombinationen von Word
wieder her:
- Wählen Sie das Menü Extras-Anpassen an und klicken Sie auf Tastatur.
- Klicken Sie auf Alle zurücksetzen
(Word 2003, 2002/XP und 2000) bzw. Vorgabe (Word 97).
- Beantworten Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit Ja und verlassen Sie die nachfolgenden
Dialoge mit Schließen.
Alle
Standard-Shortcuts von Word stehen Ihnen daraufhin wieder zur
Verfügung.
Haben
Sie Fragen zu 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer
genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!)
an:
word-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und
beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Schriftart von Etiketten permanent
ändern Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Wenn ich in Word die
Funktion Umschläge und Etiketten
aufrufe, kann ich in den Umschlagoptionen eine andere Standard-Schriftart
einstellen. In den Etikettenoptionen gibt es diese Möglichkeit aber
offensichtlich nicht. Dort kann ich nur die Größe der Etiketten an meine
Bedürfnisse anpassen. Habe ich etwas übersehen oder muss ich die
Standard-Schriftart für Etiketten an anderer Stelle ändern? C.
Stein
ANTWORT: Sie haben nichts
übersehen und leider lässt sich die Schriftart für Etiketten auch an
anderer Stelle nicht permanent umstellen. Für Etiketten verwendet Word
immer die Standard-Schriftart aus der Vorlage NORMAL.DOT.
Sie
können nur eine neue Formatvorlage für Ihre Etiketten einrichten, die Sie
nach Abschluss der Funktion Umschläge und
Etiketten zuweisen. Am besten gehen Sie dafür wie folgt
vor:
- Öffnen Sie das Menü Extras und
rufen Sie den Befehl Umschläge und
Etiketten entweder direkt auf (Word 97/2000) oder lassen Sie
sich vorher noch das Untermenü Briefe und
Sendungen anzeigen (Word 2002/2003).
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Etiketten, füllen Sie mit den gewohnten
Methoden das Adressfeld aus und lassen Sie die Etiketten dann als Neues Dokument ausgeben.
- Wählen Sie Format-Formatvorlage
(Word 97/2000) bzw. Format-Formatvorlagen und
Formatierung an.
- Klicken Sie in Word 97 und 2000 auf die Schaltfläche Neu. In Word 2002 und 2003 klicken Sie im
Aufgabenbereich auf Neue
Formatvorlage.
- Weisen Sie der neuen Formatvorlage einen Namen zu - beispielsweise
"Etiketten".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und anschließend auf Zeichen (Word 97/2000) bzw. Schriftart (Word 2002/2003). Stellen Sie
dann die Schriftart und sonstigen Schriftauszeichnungen ein, die Sie
Etiketten üblicherweise zuweisen wollen. Bestätigen Sie die Änderungen
mit Ok.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur
(Dokument)Vorlage hinzufügen und schließen Sie das
Dialogfenster Neue Formatvorlage mit
einem Klick auf Ok.
- Schließen Sie das aktuelle Dokument mit den Etiketten, ohne es zu
speichern.
Um in Zukunft Etiketten mit einer anderen
Standard-Schriftart zu erstellen, führen Sie zunächst die
Etikettenfunktion in gewohnter Art und Weise aus, wobei Sie die Etiketten
in ein neues Dokument ausgeben lassen. Danach drücken Sie Strg + A,
um alle Adressen auf dem Etikettenbogen zu markieren. Schließlich weisen
Sie der Markierung mit Hilfe des Dropdown-Feldes Formatvorlage in der Format-Symbolleiste die
Vorlage zu, die Sie oben in Schritt 5 eingerichtet hatten (im Beispiel die
Vorlage mit dem Namen "Etiketten").
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Outlook zuverlässig finden und löschen
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bewährte OLXDuplicateChecker kann jetzt noch mehr! Ab sofort finden
und entfernen Sie nicht nur doppelte Adressen, sondern auch
beliebige andere Duplikate aus anderen Ordnern in Outlook oder auf
dem Exchange Server. Mit wenigen Mausklicks finden Sie:
- doppelte E-Mail
- doppelte Aufgaben
- doppelte Termine
- doppelte Journal-Einträge
- und natürlich doppelte Adressen
Mit dem
OLXDuplicateChecker können Sie all diese Duplikate innerhalb weniger
Sekunden ausfindig machen und löschen.
Den
OLXDuplicateChecker gibt es in einer Einzelplatzversion zum Löschen
von Duplikaten aus Ihrer persönlichen Ordnerdatei
(PST):
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatepst/
...und
in einer Serverversion, wenn Sie Duplikate aus Ordnern auf dem
Exchange-Server entfernen möchten:
http://www.add-in-world.com/katalog/olxduplicatesvr/
| Vorlage für mehrseitige Briefe
einrichten Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Wir verwenden
vorgedrucktes Briefpapier, für das wir über Datei-Seite einrichten ganz einfach die
notwendigen Ränder definieren konnten. Ab der zweiten Seite verwenden wir
aber nicht das vorgedruckte Briefpapier, so dass andere Randeinstellungen
zum Einsatz kommen müssen. Unser Drucker verfügt außerdem über zwei
Papierzuführungen, so dass wir außerdem für die erste und die
nachfolgenden Seiten jeweils eine andere Zufuhr verwenden. Wie kann man
das am besten erreichen? N. Ahrends
ANTWORT: Mit der folgenden
Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie Ihre Vorlage so einrichten, dass
Word nach der ersten Seite automatisch andere Seitenränder und auf Wunsch
auch eine andere Papierzufuhr verwendet:
- Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie bisher zum Bedrucken Ihres
Briefpapiers verwendet haben.
- Sie müssen nun einen so genannten fortlaufenden Abschnittswechsel in
die Vorlage einfügen. Die Position dieses Abschnittswechsels ist
beliebig, sie darf sich nur nicht direkt am Seitenanfang befinden.
Bewegen Sie den Cursor also an die gewünschte Stelle und wählen Sie das
Menü Einfügen-Manueller Wechsel
an.
- Schalten Sie die Option Fortlaufend ein und bestätigen Sie mit Ok.
- Der Abschnittswechsel erscheint als doppelt gepunktete Linie im
Text. Bewegen Sie den Cursor unter diese Linie und wählen Sie das Menü
Datei-Seite einrichten an.
- Nehmen Sie die gewünschten Randeinstellungen für die zweite
Briefseite vor und wechseln Sie dann auf die Registerkarte
"Papierzufuhr", um gegebenenfalls auch eine andere Papierzufuhr
festzulegen.
Nachdem Sie die Einstellungen mit Ok bestätigt haben, ist Ihre Vorlage fertig
eingerichtet. Wenn Sie nun einen Brief schreiben, der nur eine Seite lang
ist, ändert sich gar nichts zu den bisherigen Einstellungen. Ab der
zweiten Seite verwendet Word dann automatisch die Einstellungen hinter dem
Abschnittswechsel.
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monatlicher News-Service für Microsoft Office. Hier finden Sie aktuelle
Informationen zu Access, Excel, Word & Co, eine Fülle von
Download-Links sowie detaillierte Tipps zu neuen Patches und Updates. So
verpassen Sie nichts, was Sie unbedingt zu Microsoft Office wissen
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- Meldungen über neue Lösungen und Add-Ins zu Office 2003, 2002/XP,
2000 und 97
- Berichte über Updates und Bugfixes.
- Tipps und effektivere Arbeitstechniken zu Access, Excel, Word &
Co.
- Hinweise auf kostenlose Downloads zu Office 2003, 2002/XP, 2000 und
97
- Antworten auf Ihre Fragen zu Microsoft Office.
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