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Ausgabe vom 18. Juli
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Der Titelleisten-Manager für
Word
- News: Sicherheitslücke in Word 2002/XP und
2000
Word-Helpline
- Nachtrag: Vermeiden Sie ärgerliche Tippfehler durch
die CapsLock-Taste
- Mehrere Word-Dokumente in einem Arbeitsschritt
drucken
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
SmartTools Serienmailer für Word
Download-Tipp: Der Titelleisten-Manager für Word
In der Titelleiste von Word erscheint standardmäßig nur der Name des aktuellen Dokumentes, aber mit dem SmartTools Titelleisten-Manager können Sie das ändern. Nach der automatischen Installation steht Ihnen die neue Funktion jederzeit über das Extras-Menü zur Verfügung. In einem übersichtlichen Dialog können Sie in der Titelleiste auf Wunsch zusätzlich folgende Informationen anzeigen lassen:
- Kompletter Pfad des aktuellen Dokumentes
- Aktuelles Datum
- Aktuelle Uhrzeit
- Anzahl Wörter, Zeichen und Seiten des aktuellen
Dokumentes
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Titelleisten-Manager
für Word |
News: Sicherheitslücke in Word 2002/XP und 2000
Vor einigen Tagen hat Microsoft drei neue Security Bulletins veröffentlicht, die unter anderem auf eine kürzlich entdeckte Sicherheitslücke in Word 2002/XP und 2000 hinweisen. Bereits das Öffnen eines entsprechend präparierten Dokumentes reicht aus, um unbemerkt schadhaften Code auszuführen, der beispielsweise Dateien löschen oder ausspähen bzw. unbefugten Dritten den Zugriff auf Ihren Rechner ermöglichen kann. Weitere ausführliche Informationen sowie Download-Links der entsprechenden Patches finden Sie auf der folgenden Seite:
Sicherheitslücke in Word 2002/XP und 2000
Noch einfacher ist die Nutzung der automatischen Office-Update-Funktion, die neben aktuellen Sicherheitspatches auch noch andere wichtige Aktualisierungen für Ihr Office-Paket findet. Rufen Sie zu diesem Zweck die folgende Seite auf:
Office-Update-Funktion
Klicken Sie hier auf Suchen nach Updates und nach wenigen Augenblicken erscheint eine Liste aller verfügbaren Updates, die auf Ihrem System bisher noch nicht installiert sind. Auf Wunsch können Sie einzelne Downloads ausklammern, um dann mit Ich stimme zu. Installation beginnen sowohl den Download, als auch die anschließende Installation zu starten.
| Word-Tipp der
Woche |
Blitzschnelle Suche in Ihren Word-Dokumenten mit Google Desktop Search, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
Es gibt viele Situationen, in denen Sie eine zuverlässige Suchfunktion für Ihre Sammlung von Dokumenten gebrauchen könnten. Word bietet bereits eine Suchfunktion, aber die ist sehr umständlich zu bedienen, langsam und unzuverlässig. Für die Suche im Internet hat Google einen Standard in Sachen Geschwindigkeit und Komfort gesetzt, den man sich auch auf dem heimischen Computer wünschen würde. Und tatsächlich haben inzwischen sowohl Google als auch einige andere Anbieter leistungsfähige Tools veröffentlicht, die nicht nur eine verblüffend schnelle Suche Ihrem kompletten Datenbestand ermöglichen, sondern auch noch kostenlos sind. Wir möchten Ihnen in diesem zweiteiligen Tipp Google Desktop Search (GDS) etwas genauer vorstellen. Zumindest einen Test dieses nützlichen Tools sollten Sie in Erwägung ziehen; die meisten Anwender fragen sich nach dem ersten Ausprobieren, wie Sie in der Vergangenheit ohne dieses Hilfsmittel auskommen konnten.
Der Schlüssel für die effiziente Suche in Ihren Word-Dokumenten und anderen Dateien ist ein so genannter "Index". In diesem Index werden alle Informationen in einer Datenbankstruktur gespeichert, die sich besonders schnell durchsuchen lässt. Bevor Sie also effektiv mit einem der Suchprogramme arbeiten können, muss zunächst ein Index über Ihren kompletten Datenbestand angelegt werden.
Wie das im Einzelfall funktioniert und was Sie dazu tun können, beschreiben wir im Folgenden noch genauer. Wichtig für Sie ist allerdings, dass Sie vor dem Einsatz von GDS sicherstellen, dass Sie über ausreichend freien Festplattenspeicher sowohl für Ihre Daten als auch für den Index verfügen. Eine genaue Aussage über die voraussichtliche Größe des Index ist schwierig, weil verschiedene Faktoren eine Rolle spielen, aber in unseren Tests hat sich gezeigt, dass 20% der Datenmenge eine sichere Größe sind. Also: Bei 4 GB Daten, die zu indizieren sind, wird der Index ca. 800 KB groß sein. Das hört sich zunächst sehr viel an, aber angesichts der Tatsache, dass auch große Festplatten inzwischen sehr preiswert zu haben sind, sollte man im Zweifelsfall sogar in eine zusätzliche Festplatte investieren, um von den Vorteilen der Desktop Suche zu profitieren.
Google Desktop Search ist kostenlos, klein und schnell. Sie installieren es innerhalb weniger Minuten auf dem Rechner und durchsuchen dann mit gewohnter Google-Geschwindigkeit:
- Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- PDF-Dateien
- Mails in Outlook 2003, 2002/XP und 2000
- Mails in Outlook Express 5 und 6, Netscape Mail und Thunderbird
- Textdateien
- AOL Instant Messenger Chats
- Webseiten, die Sie im Internet Explorer oder in
Firefox/Mozilla/Netscape Browser angezeigt haben
http://desktop.google.de/
Sehen Sie sich auf dieser Seite zunächst die "Allgemeinen Geschäftsbedingungen" an und klicken Sie auf Zustimmung und Download, um den Download zu starten. Das Setup ist nur knapp 800 KB groß und ist auch bei einer langsamen Internetverbindung in kürzester Zeit geladen. Nach Abschluss der Installation erscheint die Erfolgsmeldung anschließend nicht in einem separaten Programmfenster, sondern in Ihrem Browser. Die komplette Bedienung wird auf diesem Weg abgewickelt, so dass sich die Oberfläche in wesentlichen Teilen an die bekante Suche im Internet anlehnt.
Nachdem Sie zu Beginn einige grundsätzliche Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Einstellungen vornehmen und fortfahren und von diesem Zeitpunkt an, arbeitet Google Desktop Search im Hintergrund und steht Ihnen als Hilfsmittel zur Suche nach Informationen auf Ihrem Rechner zur Verfügung. Am Anfang werden Sie noch nicht besonders viel finden, denn zunächst einmal muss das Tool einen Index von Ihrem kompletten Datenbestand erstellen. Google Desktop Search arbeitet dazu im Hintergrund und schaltet sich automatisch ein, wenn Ihr Rechner 30 Sekunden lang keine Aufgabe durchzuführen hatte.
Allerdings lässt sich Google Desktop Search nicht sinnvoll einsetzen, solange der Gesamtindex nicht erstellt ist. Daher empfiehlt es sich, den Rechner beispielsweise über Nacht eingeschaltet zu lassen, damit dieser einmalige Vorgang abgeschlossen werden kann. Sie können sich jederzeit über den aktuellen Stand der Indizierung informieren, indem Sie das Symbol von Google Desktop Search in der Taskleiste mit der rechten Maustaste anklicken und das Kontextmenü Mehr-Index-Status aufrufen. Solange Ihr Index noch nicht vollständig ist, erscheint auf dieser Seite ein entsprechender Hinweis. Darunter erscheint eine Übersicht über die Anzahl der Elemente, die zurzeit indiziert sind. Die Seite können Sie jederzeit aufrufen, um sich einen Überblick über den aktuellen Stand des Index zu verschaffen.
Ein ganz besonderes Augenmerk müssen Sie noch auf die Indizierung Ihrer Outlook-Elemente richten, wenn Sie auch Ihre E-Mails in die Suche einbeziehen möchten. Google Desktop Search kann nach der Installation erst dann zum Anlegen des ersten Index auf Outlook zugreifen, wenn Sie Outlook neu starten. Sie müssen es also gegebenenfalls zunächst beenden und dann erneut aufrufen. Verfügen Sie schließlich über einen kompletten Index Ihres Datenbestandes, müssen Sie sich über den Indizierungsvorgang nie wieder Gedanken machen: der Index wird in Zukunft von Google Desktop Search automatisch im Hintergrund aktualisiert!
In der nächsten Woche zeigen wir dann, wie Sie die Vorteile von Google Desktop Search im täglichen Praxiseinsatz nutzen und jedes beliebige Word-Dokument (aber auch andere Dateien und Informationen) in Zukunft blitzschnell auf Ihrem Rechner finden können.
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2.0 von SmartTools Outlook BackupWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Nachtrag: Vermeiden Sie ärgerliche Tippfehler durch die CapsLock-Taste
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
In unserer Ausgabe vom 5.7.2005 hatten wir Ihnen ein Tipp vorgestellt, mit dessen Hilfe Sie die CapsLock-Taste dauerhaft deaktivieren können. Zu diesem Beitrag haben uns eine zahlreiche Fragen erreicht, die wir im Folgenden beantworten möchten:
FRAGE: Leider kann ich in RegEdit keine Zeilenschaltung vornehmen, weil sich bei jedem Betätigen der Return-Taste der Dialog schließt. Auch mit der Leertaste o.ä. komme ich nicht weiter.
ANTWORT: Eine Zeilenschaltung ist auch nicht notwendig - die mehrzeilige Darstellung im Newsletter haben wir der besseren Übersicht wegen gewählt - im Registrierungseditor tippen Sie die Werte einfach der Reihe nach ohne Zeilenschaltung ein. Innerhalb der Zeilen und Spalten können Sie beispielsweise für Korrekturen wie gewohnt die Cursor-Tasten benutzen, um sich nach links, rechts, oben oder unten zu bewegen.
FRAGE: Wie lässt sich der Eintrag in der Registry wieder rückgängig machen?
ANTWORT: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Scancode Map" und wählen Sie Löschen im Kontextmenü an. Alternativ können Sie auch die Entf-Taste drücken.
FRAGE: Im Dialog zur Bearbeitung der Scancode Map sind bereits 4 Nullen vorgegeben (ohne Leerzeichen), die ich nicht löschen kann. Gebe ich dann weitere 12 Nullen ein, kann ich nicht umschalten um in die 2. Zeile zu kommen. Schreibe ich in der Zeile einfach weiter, schreibt er die 02 in derselben Zeile, setzt zwei weitere Nullen dazu, springt gleichzeitig in die 2. Zeile, wo er automatisch 0008 einschreibt.
ANTWORT: Die ersten vier Zeichen in der ersten Spalte im Dialog bezeichnen die Adresse der dahinter folgenden Bytes - sie sind immer "0000", "0008", 0010" usw. Diese Angaben können und müssen nicht geändert oder gelöscht werden, da der Dialog sie automatisch setzt. Ihre Eingaben nehmen Sie dahinter vor, indem Sie die Bytefolgen der Reihe nach hintereinander ohne Zeilenschaltung eingeben. Der Dialog sorgt automatisch für notwendige Zeilenschaltungen.
FRAGE: Könnte man nicht alternativ über die Systemsteuerung in den Eingabehilfen die Option Statusanzeige aktivieren einschalten. Dann wird man auf die Aktivierung der CapsLock-Taste durch einen akustischen Hinweis aufmerksam gemacht.
ANTWORT: Das wäre eine Möglichkeit für den Fall, dass man CapsLock nicht dauerhaft ausschalten möchte. Der akustische Hinweis wird allerdings nicht über die Soundkarte und die entsprechenden Lautsprecher, sondern über den am Motherboard angeschlossenen System-Lautsprecher wiedergegeben. Da PCs in der Regel unter dem Tisch stehen, ist der Ton häufig nicht zu hören.
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Word-Berater Gesamtarchiv |
Mehrere Word-Dokumente in einem Arbeitsschritt drucken
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich suche nach einer Möglichkeit, den Ausdruck von mehreren Word-Dokumenten gleichzeitig starten zu können, um beispielsweise mit möglichst wenig Aufwand alle Berichte des letzten Jahres auszugeben. Gibt es einen Trick oder kennen Sie ein entsprechendes Makro?
V. Gerke
ANTWORT: Word bietet eine wenig bekannte Funktion, um diese und ähnliche Aufgaben schnell und problemlos durchzuführen:
- Wählen Sie das Menü Datei-Öffnen
an.
- Wechseln Sie nun in das gewünschte Verzeichnis und markieren Sie die
Dateien, die Sie ausdrucken möchten. Wenn die Dateien direkt
untereinander aufgelistet werden, bewegen Sie den Mauszeiger dazu über
den ersten Eintrag, drücken die linke Maustaste, und halten sie
gedrückt, während Sie die übrigen Dateien markieren. Sie können aber
auch die erste Datei anklicken, und die Markierung erweitern, indem Sie
die letzte Datei mit gedrückter Umschalt-Taste anklicken.
Einzelne Dateien werden markiert, indem Sie sie mit gedrückter
Strg-Taste anklicken.
- Sollten sich die Dokumente nicht in einem gemeinsamen Verzeichnis
befinden, haben Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche Weitere (Word 97) oder das Menü Extras-Suchen (Word 2000/2002/2003) eine
Verzeichnisübergreifende Suche durchzuführen. Das Suchergebnis wird dann
wieder im Dialogfeld angezeigt, in dem sie anschließend die gewünschten
Dokumente für den Ausdruck markieren.
- Klicken Sie die ausgewählten Dateien mit der rechten Maustaste an
und rufen Sie das Kontextmenü Drucken
auf.
| Newsletter-Tipp |
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen
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