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Ausgabe vom 19. September
2005
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Word-News &
Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine,
Angebote usw. in Word & Excel einfügen
Sie
schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit
Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den
meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung
von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jede Datei
äußerst praktisch.
Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten
können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit
Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit
zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen
Cursorposition ein:
- Sie können die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie
auch bisher genutzt haben.
- Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fügt die
nächste Nummer automatisch in Ihre Excel-Arbeitsmappe oder ein
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite.
- Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei
mehreren Anwendern.
Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent
kann zurzeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt
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Rechnungsnummern-Assistent für Word
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Rechnungsnummern-Assistent für Excel
Download-Tipp: Dokumentvorlagen in Word ganz einfach per
Mausklick erstellen und abrufen
Mit Dokumentvorlagen
können Sie bekanntlich immer wieder benötigte Dokumente schnell und
komfortabel erstellen. Das klassische Beispiel: Sie legen das Layout Ihres
Briefbogens nur ein einziges Mal fest, speichern ihn als Vorlage und
können in Zukunft jederzeit neue Dokumente erstellen, in denen Ihr
Briefbogen bereits vorgegeben ist.
Erfahrungsgemäß wissen die
meisten Anwender zwar, dass es Dokumentvorlagen gibt, aber sie werden kaum
genutzt. Stattdessen öffnet man einfach den Brief vom Vortag, speichert
ihn unter einem neuen Namen und muss dann aufpassen, dass auch wirklich
keine Teile des alten Textes zurückbleiben.
Die kostenlose
Word-Erweiterung SmartTools QuickDocs macht den Einsatz von
Dokumentvorlagen genial einfach:
- Sie öffnen oder erstellen ein Dokument, das Sie künftig als Vorlage
nutzen möchten.
- Sie klicken auf eine der freien Schaltflächen in der SmartTools
QuickDocs-Symbolleiste, die voll automatisch installiert wird.
- Legen Sie den Namen für die Vorlage fest und bestätigen Sie mit
OK.
Damit haben Sie nicht nur die neue Dokumentvorlage
erstellt, sondern auch gleichzeitig der SmartTools QuickDocs-Symbolleiste
zugewiesen. In Zukunft genügt ein einziger Mausklick auf diese
Schaltfläche, um ein neues Dokument auf Basis der Vorlage zu
erstellen:
News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office
12
Auf der Entwicklerkonferenz PDC 2005 in Los
Angeles hat Microsoft erstmal die nächste Office-Version öffentlich
vorgestellt. Bereits auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass die
Benutzeroberfläche komplett überarbeitet wurde. Ziel der Entwickler war
es, den Anwendern einen möglichst einfachen Zugriff auf die verfügbaren
Funktionen in den einzelnen Office-Applikationen zu geben. Daher hat man
sich von dem bisherigen Konzept mit Menüs und Symbolleisten verabschiedet.
An ihre Stelle treten aufgabenorientierte "ribbons", die alle Funktionen
zu einem bestimmten Themenbereich zusammenfassen. Auf diese Weise soll die
Suche nach Befehlen oder Funktionen entfallen, denn es gibt keine
Symbolleisten oder Menüpunkte mehr, die man explizit einblenden oder
aktivieren muss. Wenn Sie etwas formatieren möchten und sich
beispielsweise gerade in einer Tabelle befinden, sind in dem "ribbon"
automatisch alle verfügbaren Funktionen sichtbar. Weitere Informationen
und einige Bilder von Office 12 finden Sie in der folgenden
Pressemitteilung:
Einblicke
in Office 12
Weitere Bilder finden Sie hier:
Bilder zu Office
12
In der Eröffnungsveranstaltung zur PDC 2005 wurden auch
speziell einige neue beeindruckende neue Funktionen in Word 12 vorgeführt.
Zum Beispiel:
- Document Inspector: Vor der Weitergabe oder dem Ausdruck
Ihres Dokumentes können Sie die Datei vom "Document Inspector" prüfen
lassen, der Sie auf versteckten Text, Kommentare und
Überarbeitungsmarkierungen hinweist und auf Wunsch per Mausklick
löscht.
- Format-Funktionen immer griffbereit: Beim Markieren von Text
werden am Mauszeiger automatisch die wichtigsten Formatierungsfunktionen
in einem neuen grafischen Element namens "Floatie" angezeigt.
- Interaktive Vorschau: Sobald Sie den Mauszeiger über einen
der vorgegebenen QuickStyles oder den Namen einer Schriftart bewegen,
zeigt Word bereits automatisch eine Vorschau des aktuellen Textes bzw.
der aktuellen Markierung an.
"Office 12" soll in der zweiten
Jahreshälfte 2006 zeitlich mit der nächsten Windows-Version "Vista"
erscheinen. Windows Vista wird für den Einsatz von Office 12 zwar nicht
vorausgesetzt, aber wie bei der Demonstration ebenfalls deutlich wurde,
wird die nächste Windows-Version auch Office-Anwendern das Leben erheblich
erleichtern. Zum Beispiel:
- Eine blitzschnelle Suchfunktion wurde fest in Windows
integriert.
- Virtuelle Ordner bieten Ihnen die Möglichkeit, gezielt auf Dateien
nach bestimmten Kriterien zuzugreifen, ohne die tatsächlichen
Speicherorte zu berücksichtigen. Sie können beispielsweise einen
virtuellen Ordner anlegen, in dem alle Excel-Kalkulationen und
Word-Dokumente zu einem bestimmten Kunden abgelegt sind. Sie wechseln in
diesen virtuellen Ordner und können direkt auf diese Dateien zugreifen,
auch wenn Sie sich an verschiedenen Stellen auf Ihrer Festplatte oder im
Netzwerk befinden.
Alle Index-Markierungen per Mausklick
entfernen Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
Wenn Sie ein Word-Dokument überarbeiten, in dem bereits ein
Index definiert ist, möchten Sie in der Regel auch die Stichwörter
komplett neu aufbauen. Dazu sind zunächst alle über Index-Eintrag festlegen eingefügten
Index-Einträge im gesamten Dokument zu löschen, was nicht selten Stunden
in Anspruch nehmen kann.
Nutzen Sie kaum bekannte Suchoptionen zur
Zeitersparnis Wenig bekannt ist die Möglichkeit, Index-Einträge mit
wenigen Mausklicks über die Suchen-/Ersetzen-Funktion in einem Durchgang
zu löschen. Index-Einträge sind nämlich nichts anderes als Feldfunktionen,
die sich mit einer speziellen Suchoption aufspüren lassen. Wenn Sie dann
das Feld Ersetzen durch einfach leer
lassen, können Sie diese Feldfunktionen und damit alle Index-Einträge
schnell und komfortabel löschen. Und so müssen Sie dabei vorgehen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, aktivieren Sie auf der
Registerkarte "Ansicht" im Bereich "Formatierungszeichen" die Option
Alle und übernehmen Sie die Änderungen
mit Ok.
- Drücken Sie Strg+Pos1, um an den Anfang des Dokumentes zu
gelangen.
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an.
- Geben Sie im Feld Suchen nach die
folgende Zeichenfolge ein: ^d XE
Bitte beachten Sie, dass
zwischen "^d" und "XE" ein Leerzeichen stehen muss!
- Löschen Sie eine eventuell vorhandene Zeichenkette im Feld Ersetzen durch.
- Klicken Sie auf Alle
ersetzen.
Word löscht daraufhin alle
Feldfunktionen "XE" und damit alle Index-Einträge im Dokument. Am Ende
erscheint eine kleine Erfolgsmeldung, der Sie auch entnehmen können, wie
viele "XE"-Felder gelöscht wurden.
Wenn Sie regelmäßig
Index-Einträge aus Dokumenten löschen müssen, ist der Einsatz der
Suchen-/Ersetzen-Funktion zwar schon eine große Arbeitserleichterung
gegenüber dem manuellen Löschen, aber mit Hilfe eines kleinen Makros
können Sie den Aufwand noch weiter auf einen einzigen Mausklick
reduzieren:
- Drücken Sie Alt+F11, um in die VBA-Entwicklungsumgebung zu
wechseln.
- Geben Sie die folgende Prozedur ein:
Sub AlleXELoeschen() Dim f As Field, Cnt
As Long Dim bolShowAll As Boolean
If
MsgBox("Wirklich ALLE Index-Einträge " & _ "im Dokument
löschen?", vbYesNo + vbQuestion, _ "Index-Einträge
löschen:") = vbNo Then Exit
Sub End If
bolShowAll =
ActiveWindow.View.ShowAll ActiveWindow.View.ShowAll =
True Cnt = 0 Application.ScreenUpdating =
False For Each f In
ActiveDocument.Fields If f.Type =
wdFieldIndexEntry Then Cnt = Cnt +
1 f.Delete End
If Next ActiveWindow.View.ShowAll =
bolShowAll Application.ScreenUpdating =
True If Cnt > 0 Then MsgBox
CStr(Cnt) & " Index-Einträge wurden " &
_ "gelöscht...", vbOKOnly + vbInformation,
_ "Index-Einträge
löschen:" Else MsgBox "Keine
Index-Einträge gefunden...", _ vbOKOnly +
vbExclamation, "Index-Einträge löschen:" End If End
Sub
- Sichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
Zurück in Word legen Sie nun
ein Symbol in einer beliebigen Symbolleiste für den Aufruf des Makros
an:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und
wählen Sie das Kontextmenü Anpassen
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie die Kategorie "Makros" und ziehen Sie aus der Liste
Befehle das soeben angelegte Makro in
die gewünschte Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, geben Sie eine
passende Bezeichnung ein und wählen Sie ein Icon aus.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit Schließen.
In Zukunft reicht ein
Klick auf das eben angelegte Symbol, um nach einer Sicherheitsabfrage alle
Index-Einträge voll automatisch zu löschen.
Kurz zur Funktionsweise
des Makros: Der wichtigste Bestandteil der Lösung ist die folgende
Schleife:
Dim f As
Field ..... For Each f In
ActiveDocument.Fields If f.Type = wdFieldIndexEntry
Then f.Delete End
If Next
Mit
Hilfe einer Objektvariablen vom Typ "Field" wird die Auflistung "Fields"
des aktuellen Dokumentes durchlaufen. Diese Auflistung enthält alle Felder
des Dokumentes. Über die Eigenschaft "Type" kann der aktuelle Typ des
Feldes abgefragt werden. Entspricht dieser "wdFieldIndexEntry", handelt es
sich um ein "XE"-Feld mit einem Index-Eintrag und das Feld wird über
"Delete" gelöscht.
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Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit
einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!)
an:
word-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
'Seite'
oder 'Seiten' in Abhängigkeit vom
Dokumentumfang Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: In der Fußzeile
einer Dokumentvorlage verwende ich die vorgegebenen Seitenzahlfelder, um
Seitenangaben in folgender Form zu erhalten:
Seite x von y
Seite(n)
Wenn das Dokument nur eine Seite lang ist, erscheint also
"Seite 1 von 1 Seite(n)", und wenn das Dokument zum Beispiel fünf Seiten
umfasst, erscheint "Seite 1 von 5 Seite(n)". Schöner fände ich es aber,
wenn Word sofort erkennen könnte, wie umfangreich der Text ist und in
Abhängigkeit dessen sofort den Singular bzw. Plural verwendet - also
entweder "Seite 1 von 1 Seite" oder "Seite 1 von 5 Seiten". Kann ich die
Bedingung irgendwie abfragen und die Seitenangabe entsprechend ausgeben
lassen? U. Pahlke
ANTWORT: In Word können Sie
Bedingungen mit der Feldfunktion WENN bzw. IF abfragen. Das funktioniert
auch in Ihrem Fall. Hier die Schritte im Detail:
- Gehen Sie per Ansicht-Kopf- und
Fußzeile in die Kopf- oder Fußzeile an die Stelle, an der die
Seitenangabe erscheinen soll.
- Geben Sie wie gehabt den Text "Seite" und eine Leerstelle ein, dann
klicken Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Seitenzahl einfügen. Danach fügen Sie wieder
ein Leerzeichen, den Text "von" und erneut ein Leerzeichen ein. Für das
Feld mit der Gesamtseitenzahl klicken Sie auf die
Symbolleistenschaltfläche Anzahl der Seiten
einfügen. Anschließend vervollständigen Sie den Seitenverweis
mit einem weiteren Leerzeichen und dem Text "Seite". - Hängen Sie in
diesem Fall aber NICHT "(n)" an!
- Das Bedingungsfeld müssen Sie jetzt manuell eingeben. Dazu lassen
Sie sich als erstes die Feldfunktionen anzeigen, indem Sie die
Tastenkombination Alt + F9 drücken. Anstelle der Ziffern sehen
Sie daraufhin Platzhalter wie { SEITE } oder { PAGE } (Word 97 verwendet
deutsche Feldnamen, die neueren Word-Versionen arbeiten mit den
englischen Bezeichnungen).
- Fügen Sie ein neues, leeres Feld ein, indem Sie Strg + F9
drücken. Im Text erscheint nun ein Paar geschweifter Klammern.
- Wenn Sie mit Word 97 arbeiten, geben Sie den Text "WENN" in das
Klammerpaar ein. Wenn Sie mit Word 2000 oder höher arbeiten, geben Sie
den Text "IF" ein.
- Drücken Sie hinter dem Feldnamen die Leertaste und fügen Sie mit der
Symbolleistenschaltfläche Anzahl der Seiten
einfügen das Feld "{ ANZSEITEN }" respektive "{ NUMPAGES }"
ein.
- Geben Sie danach ein weiteres Leerzeichen ein und schließen Sie das
Bedingungsfeld mit dem Text "> 1 "n" """ ab, sodass die vollständige
Feldfunktion wie folgt aussieht:
Word 97: { WENN {
ANZSEITEN } > 1 "n" "" }
Word 2000, 2002, 2003: { IF {
NUMPAGES } > 1 "n" "" }
- Blenden Sie die Feldfunktionen wieder aus, indem Sie noch einmal
Alt + F9 drücken.
Ab sofort prüft Word im eingegebenen
Bedingungsfeld, ob die Anzahl der Seiten größer als 1 ist und fügt
dementsprechend den Buchstaben "n" an den Text "Seite" an oder lässt ihn
weg. Zur Aktualisierung des Feldes müssen Sie gegebenenfalls einmal in die
Seitenvorschau schalten.
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möchten:
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- Serverversion
| Dateiname mit Pfad in Kopf-/Fußzeile
einfügen Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und
97
FRAGE: Damit ich eine
Word-Datei anhand des ausgedruckten Textes schneller wieder finden kann,
möchte ich immer den aktuellen Dateinamen samt Pfad in der Fußzeile
ausgeben. Wie muss ich dazu vorgehen? A. H.
Feiertag
ANTWORT: Damit der aktuelle
Pfad immer automatisch unter jedes neue Dokument zu setzen, sollten Sie
die folgende Änderung in der Dokumentvorlage NORMAL.DOT vornehmen bzw.
einmalig auch in jeder anderen Vorlage, die Sie zum Erstellen von neuen
Dokumenten verwenden:
- Öffnen Sie die entsprechende Dokumentvorlage.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und
Fußzeile an.
- Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle in der Kopf- oder
Fußzeile, in der der Dateiname mit Pfad erscheinen soll.
- Wählen Sie in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile" das Menü AutoText einfügen-Dateiname und Pfad an.
- Word fügt daraufhin eine Feldfunktion an der aktuellen
Cursorposition ein, die auf jeden Ausdruck automatisch den aktuellen
Dokumentnamen samt Pfad liefert. Sie können die Kopf- und
Fußzeilen-Ansicht verlassen und die Dokumentvorlage
speichern.
Übrigens: Wenn Sie den Dateinamen mit Pfad an
einer anderen Stelle im Dokument einfügen möchten (zum Beispiel auf einem
Deckblatt), können Sie das jederzeit tun, indem Sie die entsprechende
Feldfunktion manuell einfügen. Drücken Sie dazu Strg+F9, um die
geschweiften Klammern einer Feldfunktion einzufügen und geben Sie in Word
97 ein:
DATEINAME
\p
In Word 2000,
2002/XP und 2003:
FILENAME
\p
Am Ende
drücken Sie dann noch einmal F9 und anstelle der Feldfunktion
erscheint der Dateiname samt Pfad.
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XP beschäftigt:
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