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Ausgabe vom 19. September
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. in Word & Excel einfügen
- Download-Tipp: Dokumentvorlagen in Word ganz einfach
per Mausklick erstellen und abrufen
- News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office
12
Word-Helpline
- 'Seite' oder 'Seiten' in Abhängigkeit vom
Dokumentumfang
- Dateiname mit Pfad in Kopf-/Fußzeile
einfügen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Word & Excel einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jede Datei äußerst praktisch.
Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Sie können die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie
auch bisher genutzt haben.
- Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fügt die
nächste Nummer automatisch in Ihre Excel-Arbeitsmappe oder ein
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite.
- Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei
mehreren Anwendern.
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel
Download-Tipp: Dokumentvorlagen in Word ganz einfach per Mausklick erstellen und abrufen
Mit Dokumentvorlagen können Sie bekanntlich immer wieder benötigte Dokumente schnell und komfortabel erstellen. Das klassische Beispiel: Sie legen das Layout Ihres Briefbogens nur ein einziges Mal fest, speichern ihn als Vorlage und können in Zukunft jederzeit neue Dokumente erstellen, in denen Ihr Briefbogen bereits vorgegeben ist.
Erfahrungsgemäß wissen die meisten Anwender zwar, dass es Dokumentvorlagen gibt, aber sie werden kaum genutzt. Stattdessen öffnet man einfach den Brief vom Vortag, speichert ihn unter einem neuen Namen und muss dann aufpassen, dass auch wirklich keine Teile des alten Textes zurückbleiben.
Die kostenlose Word-Erweiterung SmartTools QuickDocs macht den Einsatz von Dokumentvorlagen genial einfach:
- Sie öffnen oder erstellen ein Dokument, das Sie künftig als Vorlage
nutzen möchten.
- Sie klicken auf eine der freien Schaltflächen in der SmartTools
QuickDocs-Symbolleiste, die voll automatisch installiert wird.
- Legen Sie den Namen für die Vorlage fest und bestätigen Sie mit
OK.
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SmartTools
QuickDocs |
News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office 12
Auf der Entwicklerkonferenz PDC 2005 in Los Angeles hat Microsoft erstmal die nächste Office-Version öffentlich vorgestellt. Bereits auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass die Benutzeroberfläche komplett überarbeitet wurde. Ziel der Entwickler war es, den Anwendern einen möglichst einfachen Zugriff auf die verfügbaren Funktionen in den einzelnen Office-Applikationen zu geben. Daher hat man sich von dem bisherigen Konzept mit Menüs und Symbolleisten verabschiedet. An ihre Stelle treten aufgabenorientierte "ribbons", die alle Funktionen zu einem bestimmten Themenbereich zusammenfassen. Auf diese Weise soll die Suche nach Befehlen oder Funktionen entfallen, denn es gibt keine Symbolleisten oder Menüpunkte mehr, die man explizit einblenden oder aktivieren muss. Wenn Sie etwas formatieren möchten und sich beispielsweise gerade in einer Tabelle befinden, sind in dem "ribbon" automatisch alle verfügbaren Funktionen sichtbar. Weitere Informationen und einige Bilder von Office 12 finden Sie in der folgenden Pressemitteilung:
Einblicke in Office 12
Weitere Bilder finden Sie hier:
Bilder zu Office 12
In der Eröffnungsveranstaltung zur PDC 2005 wurden auch speziell einige neue beeindruckende neue Funktionen in Word 12 vorgeführt. Zum Beispiel:
- Document Inspector: Vor der Weitergabe oder dem Ausdruck
Ihres Dokumentes können Sie die Datei vom "Document Inspector" prüfen
lassen, der Sie auf versteckten Text, Kommentare und
Überarbeitungsmarkierungen hinweist und auf Wunsch per Mausklick
löscht.
- Format-Funktionen immer griffbereit: Beim Markieren von Text
werden am Mauszeiger automatisch die wichtigsten Formatierungsfunktionen
in einem neuen grafischen Element namens "Floatie" angezeigt.
- Interaktive Vorschau: Sobald Sie den Mauszeiger über einen
der vorgegebenen QuickStyles oder den Namen einer Schriftart bewegen,
zeigt Word bereits automatisch eine Vorschau des aktuellen Textes bzw.
der aktuellen Markierung an.
- Eine blitzschnelle Suchfunktion wurde fest in Windows
integriert.
- Virtuelle Ordner bieten Ihnen die Möglichkeit, gezielt auf Dateien
nach bestimmten Kriterien zuzugreifen, ohne die tatsächlichen
Speicherorte zu berücksichtigen. Sie können beispielsweise einen
virtuellen Ordner anlegen, in dem alle Excel-Kalkulationen und
Word-Dokumente zu einem bestimmten Kunden abgelegt sind. Sie wechseln in
diesen virtuellen Ordner und können direkt auf diese Dateien zugreifen,
auch wenn Sie sich an verschiedenen Stellen auf Ihrer Festplatte oder im
Netzwerk befinden.
| Word-Tipp der
Woche |
Alle Index-Markierungen per Mausklick entfernen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie ein Word-Dokument überarbeiten, in dem bereits ein Index definiert ist, möchten Sie in der Regel auch die Stichwörter komplett neu aufbauen. Dazu sind zunächst alle über Index-Eintrag festlegen eingefügten Index-Einträge im gesamten Dokument zu löschen, was nicht selten Stunden in Anspruch nehmen kann.
Nutzen Sie kaum bekannte Suchoptionen zur Zeitersparnis
Wenig bekannt ist die Möglichkeit, Index-Einträge mit wenigen Mausklicks über die Suchen-/Ersetzen-Funktion in einem Durchgang zu löschen. Index-Einträge sind nämlich nichts anderes als Feldfunktionen, die sich mit einer speziellen Suchoption aufspüren lassen. Wenn Sie dann das Feld Ersetzen durch einfach leer lassen, können Sie diese Feldfunktionen und damit alle Index-Einträge schnell und komfortabel löschen. Und so müssen Sie dabei vorgehen:
- Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, aktivieren Sie auf der
Registerkarte "Ansicht" im Bereich "Formatierungszeichen" die Option
Alle und übernehmen Sie die Änderungen
mit Ok.
- Drücken Sie Strg+Pos1, um an den Anfang des Dokumentes zu
gelangen.
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an.
- Geben Sie im Feld Suchen nach die
folgende Zeichenfolge ein: ^d XE
- Löschen Sie eine eventuell vorhandene Zeichenkette im Feld Ersetzen durch.
- Klicken Sie auf Alle
ersetzen.
Wenn Sie regelmäßig Index-Einträge aus Dokumenten löschen müssen, ist der Einsatz der Suchen-/Ersetzen-Funktion zwar schon eine große Arbeitserleichterung gegenüber dem manuellen Löschen, aber mit Hilfe eines kleinen Makros können Sie den Aufwand noch weiter auf einen einzigen Mausklick reduzieren:
- Drücken Sie Alt+F11, um in die VBA-Entwicklungsumgebung zu
wechseln.
- Geben Sie die folgende Prozedur ein:
Dim f As Field, Cnt As Long
Dim bolShowAll As Boolean
If MsgBox("Wirklich ALLE Index-Einträge " & _
"im Dokument löschen?", vbYesNo + vbQuestion, _
"Index-Einträge löschen:") = vbNo Then
Exit Sub
End If
bolShowAll = ActiveWindow.View.ShowAll
ActiveWindow.View.ShowAll = True
Cnt = 0
Application.ScreenUpdating = False
For Each f In ActiveDocument.Fields
If f.Type = wdFieldIndexEntry Then
Cnt = Cnt + 1
f.Delete
End If
Next
ActiveWindow.View.ShowAll = bolShowAll
Application.ScreenUpdating = True
If Cnt > 0 Then
MsgBox CStr(Cnt) & " Index-Einträge wurden " & _
"gelöscht...", vbOKOnly + vbInformation, _
"Index-Einträge löschen:"
Else
MsgBox "Keine Index-Einträge gefunden...", _
vbOKOnly + vbExclamation, "Index-Einträge löschen:"
End If
End Sub
- Sichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die
VBA-Entwicklungsumgebung wieder.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und
wählen Sie das Kontextmenü Anpassen
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".
- Markieren Sie die Kategorie "Makros" und ziehen Sie aus der Liste
Befehle das soeben angelegte Makro in
die gewünschte Symbolleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, geben Sie eine
passende Bezeichnung ein und wählen Sie ein Icon aus.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit Schließen.
Kurz zur Funktionsweise des Makros: Der wichtigste Bestandteil der Lösung ist die folgende Schleife:
Dim f As Field
.....
For Each f In ActiveDocument.Fields
If f.Type = wdFieldIndexEntry Then
f.Delete
End If
Next
Mit Hilfe einer Objektvariablen vom Typ "Field" wird die Auflistung "Fields" des aktuellen Dokumentes durchlaufen. Diese Auflistung enthält alle Felder des Dokumentes. Über die Eigenschaft "Type" kann der aktuelle Typ des Feldes abgefragt werden. Entspricht dieser "wdFieldIndexEntry", handelt es sich um ein "XE"-Feld mit einem Index-Eintrag und das Feld wird über "Delete" gelöscht.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
'Seite' oder 'Seiten' in Abhängigkeit vom Dokumentumfang
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In der Fußzeile einer Dokumentvorlage verwende ich die vorgegebenen Seitenzahlfelder, um Seitenangaben in folgender Form zu erhalten:
Seite x von y Seite(n)
Wenn das Dokument nur eine Seite lang ist, erscheint also "Seite 1 von 1 Seite(n)", und wenn das Dokument zum Beispiel fünf Seiten umfasst, erscheint "Seite 1 von 5 Seite(n)". Schöner fände ich es aber, wenn Word sofort erkennen könnte, wie umfangreich der Text ist und in Abhängigkeit dessen sofort den Singular bzw. Plural verwendet - also entweder "Seite 1 von 1 Seite" oder "Seite 1 von 5 Seiten". Kann ich die Bedingung irgendwie abfragen und die Seitenangabe entsprechend ausgeben lassen?
U. Pahlke
ANTWORT: In Word können Sie Bedingungen mit der Feldfunktion WENN bzw. IF abfragen. Das funktioniert auch in Ihrem Fall. Hier die Schritte im Detail:
- Gehen Sie per Ansicht-Kopf- und
Fußzeile in die Kopf- oder Fußzeile an die Stelle, an der die
Seitenangabe erscheinen soll.
- Geben Sie wie gehabt den Text "Seite" und eine Leerstelle ein, dann
klicken Sie auf die Symbolleistenschaltfläche Seitenzahl einfügen. Danach fügen Sie wieder
ein Leerzeichen, den Text "von" und erneut ein Leerzeichen ein. Für das
Feld mit der Gesamtseitenzahl klicken Sie auf die
Symbolleistenschaltfläche Anzahl der Seiten
einfügen. Anschließend vervollständigen Sie den Seitenverweis
mit einem weiteren Leerzeichen und dem Text "Seite". - Hängen Sie in
diesem Fall aber NICHT "(n)" an!
- Das Bedingungsfeld müssen Sie jetzt manuell eingeben. Dazu lassen
Sie sich als erstes die Feldfunktionen anzeigen, indem Sie die
Tastenkombination Alt + F9 drücken. Anstelle der Ziffern sehen
Sie daraufhin Platzhalter wie { SEITE } oder { PAGE } (Word 97 verwendet
deutsche Feldnamen, die neueren Word-Versionen arbeiten mit den
englischen Bezeichnungen).
- Fügen Sie ein neues, leeres Feld ein, indem Sie Strg + F9
drücken. Im Text erscheint nun ein Paar geschweifter Klammern.
- Wenn Sie mit Word 97 arbeiten, geben Sie den Text "WENN" in das
Klammerpaar ein. Wenn Sie mit Word 2000 oder höher arbeiten, geben Sie
den Text "IF" ein.
- Drücken Sie hinter dem Feldnamen die Leertaste und fügen Sie mit der
Symbolleistenschaltfläche Anzahl der Seiten
einfügen das Feld "{ ANZSEITEN }" respektive "{ NUMPAGES }"
ein.
- Geben Sie danach ein weiteres Leerzeichen ein und schließen Sie das
Bedingungsfeld mit dem Text "> 1 "n" """ ab, sodass die vollständige
Feldfunktion wie folgt aussieht:
{ WENN { ANZSEITEN } > 1 "n" "" }
Word 2000, 2002, 2003:
{ IF { NUMPAGES } > 1 "n" "" }
- Blenden Sie die Feldfunktionen wieder aus, indem Sie noch einmal
Alt + F9 drücken.
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Dateiname mit Pfad in Kopf-/Fußzeile einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Damit ich eine Word-Datei anhand des ausgedruckten Textes schneller wieder finden kann, möchte ich immer den aktuellen Dateinamen samt Pfad in der Fußzeile ausgeben. Wie muss ich dazu vorgehen?
A. H. Feiertag
ANTWORT: Damit der aktuelle Pfad immer automatisch unter jedes neue Dokument zu setzen, sollten Sie die folgende Änderung in der Dokumentvorlage NORMAL.DOT vornehmen bzw. einmalig auch in jeder anderen Vorlage, die Sie zum Erstellen von neuen Dokumenten verwenden:
- Öffnen Sie die entsprechende Dokumentvorlage.
- Wählen Sie das Menü Ansicht-Kopf- und
Fußzeile an.
- Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle in der Kopf- oder
Fußzeile, in der der Dateiname mit Pfad erscheinen soll.
- Wählen Sie in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile" das Menü AutoText einfügen-Dateiname und Pfad an.
- Word fügt daraufhin eine Feldfunktion an der aktuellen
Cursorposition ein, die auf jeden Ausdruck automatisch den aktuellen
Dokumentnamen samt Pfad liefert. Sie können die Kopf- und
Fußzeilen-Ansicht verlassen und die Dokumentvorlage
speichern.
DATEINAME \p
In Word 2000, 2002/XP und 2003:
FILENAME \p
Am Ende drücken Sie dann noch einmal F9 und anstelle der Feldfunktion erscheint der Dateiname samt Pfad.
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