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Gesendet: Dienstag, 2. November 2004 02:14
An: Word Weekly Abonnenten
Betreff: SmartTools Word Weekly vom 2.11.2004

 Ausgabe vom 2. November 2004

 In dieser Ausgabe

Word-News & Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
 Word-News & Downloads

Spotlight: Die neue Version 8.0 des Synkronizer zum automatischen Abgleich von Excel Tabellen

Nutzen auch Sie ab sofort die neueste Version des Excel-Tools, auf das Tausende von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer 8.0 Premium.

Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.

Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:

  • Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen Versionen enthält.
  • Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen liegen.
  • Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer 8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand.
  • Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne Duplikate!
Weitere Informationen finden Sie unter:

http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/

Download-Tipp: Komfortable Korrespondenz mit dem SmartTools Adress- und Anredemanager

Nutzen Sie den kostenlosen SmartTools Adress- und Anrede-Manager, um neue Briefe mit wenigen Mausklicks zu erstellen. Die Installation läuft voll automatisch und nach wenigen Mausklicks befindet sich ein neuer Menüpunkt Einfügen-Adresse/Anrede in Ihrer Word-Version. Sobald Sie dieses Menü aufrufen, erscheint ein übersichtliches Dialogfeld, in das Sie die gewünschte Adresse eingeben und die Anrede per komfortabler Listenauswahl zusammenstellen können.

In einer Vorschau haben Sie dabei jederzeit die Kontrolle über die fertige Adresse samt Anrede, wie sie in Ihrem Text erscheinen wird. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, genügt ein Mausklick und der SmartTools Adress- und Anrede-Manager fügt die Informationen automatisch an den richtigen Stellen in Ihrer Brief-Vorlage ein.

Jetzt brandneu in der aktuellen Version: Ab sofort können Sie Ihre am häufigsten benötigten Adressen auch im SmartTools Adress- und Anredemanager speichern. Sie müssen den gewünschten Kontakt dann nur noch aus einer Liste auswählen und die zugehörige Adresse wird voll automatisch abgerufen. SmartTools Publishing bietet Ihnen dieses nützliche Add-In kostenlos zum Download an:

 SmartTools Adress- und Anredemanager für Word

Der SmartTools Adress- und Anrede-Manager ist ideal für alle Briefe an Adressen, die Sie bisher nicht in Outlook oder Access gespeichert haben. Für die direkte Übernahme von bereits erfassten Adressen aus Outlook oder Access in Ihre Word-Dokumente steht Ihnen unser erfolgreicher SmartTools Brief- und Fax-Manager zur Verfügung:

SmartTools Brief- und Fax-Manager

News: Konkurrenz für Google Desktop Search

Wie in der letzten Ausgabe berichtet hat Google vor kurzem ein kostenloses Tool zum Betatest veröffentlicht, das Ihren lokalen Rechner blitzschnell nach Word-Dokumenten, Outlook-Mails und anderen Dateien durchsuchen kann. Bereits seit einigen Monaten ist bekannt, dass auch Microsoft an einer optimierten Suchtechnologie für den lokalen Rechner arbeitet, aber mit der Veröffentlichung hatte man erst zusammen mit der nächsten Windows-Version (Longhorn) im Jahr 2006 gerechnet. Wie jetzt bekannt wurde, soll eine Beta-Version des Microsoft-Tools aber noch in diesem Jahr erscheinen. Informationen über die Verfügbarkeit der fertigen Version liegen derzeit allerdings nicht vor. Amerikanische Branchendienste berichten außerdem von sehr konkreten Anzeichen für ein Tool zur lokalen Suchen von Yahoo! Wir werden Sie auf dem Laufenden halten...

 Word-Tipp der Woche

Tabulatoren endlich zentimetergenau setzen
Versionen: Word 2000 und 2002/XP

Wenn Sie einen Tabulator durch per Mausklick in das Lineal von Word 2000 oder 2002/XP setzen, führt das in der Regel zu "krummen" Positionsangaben wie "1,92 cm", "1,27 cm" oder "0,63 cm", so dass die Tabulatoren häufig noch einmal an die gewünschte Stelle verschoben oder über den Dialog Format-Tabstopp manuell angepasst werden müssen. Der Grund dafür sind Umrechnungsdifferenzen, denn Word rechnet intern mit Zoll und nicht direkt mit Zentimetern oder Millimetern. Zum Tragen kommt diese Umrechnungsdifferenz durch eine mit Word 2000 eingeführte Option, die mit Tabulatoren eigentlich überhaupt nichts zu tun hat: Der Ausrichtung des Rasters vom Seitenrand. Diese Option lässt sich nicht über das Dialogfeld Extras-Optionen, aber mit dem folgenden Trick schaffen Sie Abhilfe (in Word 2003 ist das Problem behoben):

  1. Wenn die Symbolleiste "Zeichnen" bei Ihnen nicht angezeigt wird, wählen Sie zunächst das Menü Ansicht-Symbolleisten-Zeichnen an, um sie aufzurufen.
  2. Klicken Sie in der Symbolleiste "Zeichnen" auf die Schaltfläche Zeichnen und wählen Sie das Menü Gitternetz an.
  3. Deaktivieren Sie im Bereich "Rasterquelle" die Option Seitenränder verwenden.
  4. Übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Ok und blenden Sie die Symbolleiste "Zeichnen" wieder aus.
In Zukunft setzt Word die Tabstopps wieder wie von früheren Version gewohnt an Positionen wie "2,0 cm" , "1,25 cm" oder "0,5 cm".

Sollten Sie die Option Seitenrand verwenden für Ihre Arbeit benötigen, gibt es auch noch die folgende Alternative zum genauen Setzen der Tabstopps per Mausklick:

  1. Bevor Sie zum Setzen eines Tabstopps in das Lineal klicken, drücken Sie die Alt-Taste und halten sie gedrückt.
  2. Lassen Sie die Maustaste nicht sofort wieder los, sonder halten Sie diese nach dem Klick in das Lineal ebenfalls gedrückt!
  3. Word zeigt anstelle des Lineals nun Begrenzer mit Maßangaben an, die den Bewegungen des Mauszeigers folgen. So können Sie den Tabstopp auf den Millimeter genau setzen.
  4. Erst wenn Sie die Maustaste loslassen, setzt Word den Tabulator endgültig in das Lineal.
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Serienmails jetzt ganz einfach und komfortabel mit Word verschicken

Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:

  1. Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung: Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
  2. Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf SERIENMAILS SENDEN und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Der SmartTools Serienmailer kann zurzeit mit 20% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden:

http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/


Quicktipp: Schnelles Navigieren in großen Dokumenten
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

Kennen Sie die Situation? Sie befinden sich mitten in einem umfangreichen Dokument und möchten schnell an eine andere Stelle springen, um etwas nachzuschlagen. Langwieriges Scrollen im Text vermeiden Sie mit der wenig genutzten Dokumentstrukur: Wählen Sie einfach das Menü Ansicht-Dokumentstruktur an und am linken Bildschirmrand erscheint eine Gliederung aller Kapitel und Abschnitte Ihres Textes.

Ein Mausklick genügt und Sie wechseln direkt an die gewünschte Textstelle. Genauso schnell kehren Sie wieder an die Ausgangsposition zurück und mit Ansicht-Dokumentstruktur blenden Sie die Gliederung wieder aus.

 Word-Helpline

Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:

word-helpline@smarttools.de

Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.

Schnelle Druckerauswahl mit VBA-Makros
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Ich habe auch Ihren Excel Weekly-Newsletter abonniert. Darin hatten Sie gezeigt, wie man mit Hilfe von Makros mehrere Drucker in Excel ansteuern kann, ohne dass dabei der Standarddrucker verstellt wird. Lässt sich diese Lösung auch auf Word übertragen? Ich musste nämlich feststellen, dass der "PrintOut"-Befehl keinen Parameter zur Druckerauswahl besitzt.
E. Lorkowski

 ANTWORT:  Sie haben Recht: Der "PrintOut"-Befehl von Word besitzt zwar diverse Parameter, mit denen Sie die Druckoptionen einstellen können. Ein Parameter zur gezielten Druckeransteuerung fehlt aber. So müssen Sie vorher kurz den Standarddrucker wechseln, um dann nach dem Druckauftrag zum ursprünglichen Standarddrucker zurückzukehren.

Um schnell mit verschiedenen Druckern zu arbeiten, erstellen Sie somit folgende VBA-Lösung:

  1. Starten Sie Word mit einem neuen, leeren Dokument und drücken Sie Alt + F11, um in den Visual Basic-Editor zu gelangen.
  2. Markieren Sie im Projekt-Explorer (auf der linken Seite des Visual Basic-Editors) den Projektnamen "Normal".
  3. Wählen Sie Einfügen-Modul an, um ein neues Codefenster zu öffnen.
  4. In diesem Fenster geben Sie für jeden auf Ihrem System verfügbaren Drucker eine Prozedur nach folgendem Muster ein:
Sub <Druckerbezeichnung>()
Dim strOrgDrucker As String
  strOrgDrucker = Application.ActivePrinter
  Application.ActivePrinter = _
  "<Druckername wie im Druck-Dialog>"
  ActiveDocument.PrintOut
  Application.ActivePrinter = strOrgDrucker
End Sub

Die "Druckerbezeichnung" (der Prozedurname) sollte Rückschlüsse auf den Druckertyp geben. Anstelle von "<genauer Druckername wie im Druck-Dialog>" müssen Sie die Typbezeichnung genau so eingeben, wie sie im Dialogfeld Drucken im Dropdown-Feld Name angezeigt wird. In der VBA-Prozedur muss dieser Text von Anführungszeichen umgeben sein; ersetzen Sie also nur den Platzhalter mit den eckigen Klammern.

  • Beenden Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word.
Damit Sie die einzelnen Makros für Ihre Drucker nicht jedes Mal über das Makro-Dialogfeld ausführen müssen, sollten Sie entsprechende Symbolleistenschaltflächen einrichten. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten:

  1. Wählen Sie Ansicht-Symbolleisten-Anpassen an.
  2. Wechseln Sie im daraufhin angezeigten Dialogfenster auf die Registerkarte Symbolleisten.
  3. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Symbolleiste anzulegen, und weisen Sie ihr den Namen "Druckerauswahl" zu. Achten Sie darauf, dass im Feld Symbolleiste verfügbar machen in die Vorlage NORMAL.DOT ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf Ok.
  4. Wechseln Sie im Dialogfenster Anpassen auf die Registerkarte Befehle.
  5. Markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Makros".
  6. Suchen Sie unter Befehle den Makronamen für Ihren ersten Drucker und ziehen Sie den Eintrag mit der Maus in die zuvor erstellte Symbolleiste Druckauswahl.
  7. Klicken Sie den Befehl in der Symbolleiste mit der rechten Maustaste an. Im danach angezeigten Kontextmenü überschreiben Sie den Text im Feld Name mit der Typbezeichnung des aktuellen Druckers. Die Eingabe schließen Sie mit Return ab.
  8. Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für alle Drucker, für die Sie spezielle Druckmakros angelegt haben.
  9. Beenden Sie die Bearbeitung der Symbolleiste, indem Sie im Dialogfenster Anpassen auf die Schaltfläche Schließen klicken.
Ab sofort stehen Ihnen Schaltflächen für all Ihre Drucker zur Verfügung, sodass Sie den Ausdruck eines Dokuments gezielt an ein bestimmtes Modell schicken können.

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Tooltipp: SmartTools QuickText Pro

Hier ist endlich eine innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können - und zwar einzeln oder im Netzwerk:

http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/


Farbe der Kommentar-Fenster beliebig anpassen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003

 FRAGE:  Über das Menü Einfügen-Kommentar kann man bekanntlich Kommentare in Dokumente einfügen. Im Dokument werden Kommentare leuchtend-gelb hervorgehoben. Wenn ich den Mauszeiger kurze Zeit über dem Kommentar stehen lasse, zeigt Word den Kommentartext in Form einer kleinen QuickInfo an. Ich finde, dass sich die Darstellung der Kommentartexte in Schwarz auf Gelb zu wenig von den gelben Kommentarmarkierungen abhebt. Leider habe noch keine Einstellung für die Anpassung dieser Farben gefunden. Kennen Sie eine Möglichkeit?
G. Traub

 ANTWORT:  Word nutzt für die Darstellung der Kommentare die systemweit verwendeten Funktionen und Farben für QuickInfos, wie Sie sie beispielsweise von Symbolleisten oder Dialogen kennen. Ansatzpunkt für eine Änderung dieser Farben sind also die Systemeinstellungen von Windows:

  1. Wechseln Sie zunächst auf den Windows-Desktop.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich auf dem Desktop und wählen Sie das Kontextmenü Eigenschaften an.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Darstellung" und klicken Sie in Windows XP auf die Schaltfläche Erweitert.
  4. Markieren Sie in der Liste Bildelement bzw. Element den Eintrag "QuickInfo".
  5. Sie können nun die gewünschte Hintergrund- und Textfarbe individuell einstellen.
  6. An dieser Stelle können Sie übrigens auch etwas gegen die recht kleine Schrift tun, in der die Kommentartexte standardmäßig angezeigt werden. Nehmen Sie dazu einfach die gewünschten Veränderungen in den Listen für Schriftart und Schriftgröße vor.
  7. Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit Ok.
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