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Ausgabe vom 2. Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und
Kommentare zu Ihren E-Mails
- Download-Tipp: Über 1.000 neue Symbole für Ihre
Word-Symbolleisten
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
News: Das brandneue Outlook-Tool für Notizen und Kommentare zu Ihren E-Mails
Auf dieses pfiffige Tool wollen Sie bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails bald nicht mehr verzichten: Mit SmartTools E-Mail-Notizen Pro erstellen Sie ganz einfach per Mausklick einen virtuellen Notizzettel zu jeder beliebigen E-Mail in Outlook 2003, 2002/XP und 2000.
Stichworte zur Beantwortung der Mail, eine Telefon-Notiz oder andere Kommentare zu einer Nachricht gehen nie wieder verloren und können auf Wunsch sogar anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden, ohne die E-Mail selber zu verändern.
Weitere Highlights von SmartTools E-Mail-Notizen Pro:
- Sie sehen jederzeit, ob die aktuelle E-Mail eine Notiz enthält oder
nicht.
- Über einen komfortablen Dialog können Sie die Notizen aller E-Mails
durchsuchen und verwalten.
- Definieren Sie mit der Notiz auch gleich eine Erinnerung, um die
Bearbeitung, eine Nachfrage oder einen Anruf zu der Mail nicht zu
vergessen.
- Beim Weiterleiten haben Sie die Wahl: Notiz mit der E-Mail
weitergeben oder vorher löschen. Geben Sie sie weiter kann der Empfänger
auf Ihre Kommentare zugreifen, wenn er ebenfalls SmartTools
E-Mail-Notizen Pro nutzt.
- Wenn Sie einen Exchange-Server einsetzen, können Sie E-Mails
wesentlich komfortabler im Team bearbeiten, indem Sie Kommentare für
Ihre Kollegen hinterlassen.
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Einzelplatzlizenz
http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-pro/
SmartTools E-Mail-Notizen Pro - Netzwerklizenz
http://www.add-in-world.com/katalog/email-notizen-net/
Download-Tipp: Über 1.000 neue Symbole für Ihre Word-Symbolleisten
Sie suchen nach aussagekräftigen Icons für Ihre selbst definierten Symbolleisten? Die standardmäßig von Word angebotene Auswahl ist sehr bescheiden und so müssen Sie schon selber künstlerisch tätig werden, um zum Ziel zu kommen. SmartTools Iconhelp hilft weiter: In Word finden Sie über 1.000 verschiedenen Schaltflächen-Symbole, die Sie mit unserem kostenlosen Tool übersichtlich anzeigen und durchblättern können.
Möchten Sie eines der Icons nutzen, klicken Sie es einfach an, rufen das Kontextmenü Symbol in Zwischenablage kopieren auf und weisen es dann Ihrer eigenen Schaltfläche zu. Der besondere Bonus für VBA-Entwickler: SmartTools Iconhelp zeigt auch die "FaceID" zu jedem Symbol an, die Sie für die programmatische Erstellung von Symbolleisten per Makro benötigen:
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SmartTools
Iconhelp für Word |
| Word-Tipp der
Woche |
Dynamische Diagramme mit Word-Tabellen und Microsoft Graph
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Um ein Diagramm in ein Word-Dokument einzufügen, müssen Sie nicht zu Excel oder anderen Fremdprogrammen greifen. Eine Word-Tabelle und das mitgelieferte Diagrammwerkzeug Microsoft Graph genügen vollkommen. Diese Kombination genügt sogar für den Fall, dass Tabelle und Diagramm dynamisch miteinander verknüpft sein sollen, das heißt, wenn sich Änderungen an der Word-Tabelle sofort im Diagramm widerspiegeln sollen.
Die folgende Anleitung zeigt, wie Sie Tabelle und Graph-Objekt entsprechend einrichten:
- Legen Sie zu Beispielzwecken eine einfache Word-Tabelle mit fünf
Zeilen und zwei Spalten an. Am schnellsten erreichen Sie das mit dem
Symbolleisten-Tool Tabelle einfügen,
mit dem Sie per Mausaktion eine "5 x 2 Tabelle" aufziehen.
- Geben Sie in die erste Tabellenzeile die Spaltenüberschriften
"Region" und "Umsatz" ein. Die nächsten Zeilen füllen Sie mit folgenden
Beispieldaten: "Nord" und als Umsatz "500000", "West" und "400000",
"Ost" und "300000" sowie "Süd" und "200000".
- Die Verknüpfung zu einem Microsoft Graph-Diagramm erfolgt per
Kopiervorgang über die Zwischenablage. Deshalb müssen Sie zuerst die
Tabelle markieren, indem Sie den Cursor an eine beliebige Stelle im
Tabellenbereich setzen und danach den Befehl Tabelle-Tabelle markieren (Word 97) bzw.
Tabelle-Markieren-Tabelle (Word
2000/2002) aufrufen. Zum Kopieren drücken Sie Strg + C oder Sie
wählen im Menü Bearbeiten den Befehl
Kopieren an.
- Nun gehen Sie mit dem Cursor zu der Position im Dokument, an der das
Diagramm stehen soll. Fügen Sie zum Beispiel unter der Word-Tabelle zwei
Absätze ein und setzen Sie den Cursor in die letzte neue Zeile.
- Fügen Sie das Graph-Objekt ein, indem Sie Einfügen-Grafik-Diagramm anwählen.
- Ignorieren Sie die angezeigten Werte. Ersetzen Sie sie einfach durch
die Daten aus Ihrer Word-Tabelle, wofür Sie das Menü Bearbeiten öffnen und darin den Befehl Verknüpfung einfügen anwählen. Die Frage, ob
Sie die bestehenden Daten tatsächlich überschreiben wollen, bestätigen
Sie mit Ok.
- Damit ist die wichtigste Arbeit erledigt: Ihre Word-Tabelle ist
dynamisch mit dem Diagramm verknüpft. Nehmen Sie Änderungen deshalb auch
nur in der Tabelle Ihres Dokuments vor und nicht etwa im Tabellenblatt
von Microsoft Graph! Was Sie in Microsoft Graph natürlich jederzeit
ändern können, ist das Layout des Diagramms. Beachten Sie dabei auch die
angepassten Menüs, solange das Diagrammobjekt aktiviert ist. So können
Sie beispielsweise den Diagrammtyp wechseln, andere Schriften zuweisen
usw.
- Wenn Sie die kosmetischen Arbeiten abgeschlossen haben, verlassen
Sie das Diagrammobjekt, indem Sie irgendeine Stelle im Word-Dokument
anklicken.
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ANZEIGE Adressen ganz einfach aus Outlook und Access nach Word
übernehmenVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen! Erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft schnell und komfortabel:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fremdsprachige Schriftzeichen schnell einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich suche eine Programmerweiterung, mit der ich fremdsprachige Sonderzeichen - in meinem Fall: polnische Schriftzeichen - möglichst komfortabel in ein Word-Dokument einfügen kann. Ich könnte mir vorstellen, den Zeichen bestimmte Tastenkombinationen zuzuweisen, sodass zum Beispiel ein Druck auf Alt+<Buchstabe> sofort das gewünschte Schriftzeichen einsetzt. Gibt es ein solches Hilfsmittel?
R. Freund
ANTWORT: Um fremdsprachige Texte mit den sprachtypischen Sonderzeichen zu verfassen, brauchen Sie keine Programmerweiterungen. Nutzen Sie einfach die Sprachoptionen, die Windows als Betriebssystem zur Verfügung stellt. Damit wählen Sie verschiedene Tastaturlayouts aus, zwischen denen Sie später per Tastenkombination wechseln können. Zur Eingabe fremdsprachiger - beispielsweise polnischer - Texte müssen Sie natürlich mit dem Tastaturlayout der jeweiligen Sprache vertraut sein.
Wie Sie zusätzliche Tastaturlayouts installieren, richtet sich nach der von Ihnen eingesetzten Windows-Version. Windows XP bietet von Haus aus Unterstützung für die meisten Sprachen. In den früheren Windows-Versionen müssen Sie Dateien mitunter erst von der Setup-CD nachrüsten. Das gilt zum Beispiel auch für das polnische Tastaturlayout, welches die Unterstützung für mitteleuropäische Sprachen benötigt.
In Windows 95, 98 und ME öffnen Sie dazu die Systemsteuerung und darin das Symbol Software. Danach wechseln Sie auf die Registerkarte Windows-Setup. Dort markieren Sie den Eintrag "Sprachenunterstützung" und klicken auf die Schaltfläche Details. Aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen Mitteleuropäisch. Bestätigen Sie die geöffneten Dialogfenster mit Ok und folgen Sie den weiteren Installationsanweisungen.
In Windows 2000 öffnen Sie die Systemsteuerung und anschließend das Symbol Ländereinstellungen. Auf der Registerkarte Allgemein aktivieren Sie im Bereich Spracheinstellungen für das System den Eintrag Mitteleuropa. Bestätigen Sie die Auswahl mit Ok und folgen Sie dann den Bildschirmhinweisen.
Um ein Tastaturlayout verfügbar zu machen, öffnen Sie erneut die Systemsteuerung. Wenn Sie mit Windows XP arbeiten, lassen Sie sich danach die Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen anzeigen und auf der nächsten Seite klicken Sie auf den Link Regions- und Sprachoptionen. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster wechseln Sie auf die Registerkarte Sprache und klicken dort auf die Schaltfläche Details.
Als Anwender von Windows 95 bis 2000 doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf das Symbol Tastatur. Danach wechseln Sie in Windows 2000 auf die Registerkarte Eingabe und ansonsten auf die Registerkarte Sprache.
Die weitere Vorgehensweise ist in allen Windows-Versionen nahezu identisch: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um ein Dialogfenster zur Auswahl der Sprache zu öffnen. Suchen Sie die gewünschte Sprache aus - beispielsweise "Polnisch" - und geben Sie in Windows 2000 und XP zusätzlich das gewünschte Tastaturlayout an; für "Polnisch" empfiehlt sich "Polnisch (214)". Dann bestätigen Sie Ihre Sprachauswahl mit Ok. In den älteren Windows-Versionen können Sie das Tastaturlayout jetzt bei Bedarf mit Hilfe der Schaltfläche Eigenschaften ändern.
Stellen Sie zum Schluss noch die Tastenkombination zum Wechsel des Tastaturlayouts ein. Dazu klicken Sie in Windows XP auf die Schaltfläche Tastatur. In den anderen Windows-Versionen befinden sich die entsprechenden Optionen direkt auf der aktuellen Registerkarte.
In Windows 95, 98 und ME wählen Sie im Bereich Sprachumschaltung einfach eine der Vorgaben aus: Standardmäßig erfolgt die Umschaltung per Linke Alt + Umschalttaste.
In den neueren Windows-Versionen markieren Sie im Listenfeld den Eintrag "Eingabegebietsschema wechseln". Wenn Ihnen die Umschaltung per Linke Alt + Umschalttaste nicht gefällt, klicken Sie auf die Schaltfläche Tastenkombination ändern.
Am Ende verlassen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok und schließen die Systemsteuerung. Von nun an können Sie in Word problemlos fremdsprachige Tastaturlayouts einsetzen. Drücken Sie dazu einmal oder mehrmals die zuvor gewählte Tastenkombination - zum Beispiel Linke Alt + Umschalttaste - und achten Sie dabei auf das Eingabegebietsschema-Kürzel, das entweder unten rechts in der Windows-Taskleiste oder in einer eigenständigen Leiste auf dem Bildschirm angezeigt wird. Bei aktivem deutschen Tastaturlayout erscheint das Kürzel "DE", bei englischem "EN", bei polnischem "PL" usw.
Tipp: Mit dem vorgestellten Verfahren sind Sie zwar in der Lage, fremdsprachige Texte mit den entsprechenden Sonderzeichen zu erfassen. Es fehlt in den meisten Fällen aber die Möglichkeit, die Rechtschreibung zu prüfen oder eine automatische Silbentrennung durchzuführen. Abhilfe schaffen die "Proofing Tools" für Microsoft Office, die wir Ihnen auf folgenden Seiten anbieten:
für Office XP:
http://www.add-in-world.com/katalog/proofingxp/
für Office 2003:
http://www.add-in-world.com/katalog/proofing2003/
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DienstpläneDie CD-ROM "Personalplanung und Dienstpläne" ist das ideale Hilfsmittel für kleine Firmen oder Abteilungen, die regelmäßig Personal einteilen müssen. Die übersichtlichen Arbeitsmappen funktionieren ohne Makros und sind auch für Einsteiger sofort einsetzbar. Zum Beispiel:
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Datum in Briefen wird überschrieben
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Wenn ich ein älteres Dokument in Word öffne, kommt es vor, dass das ursprünglich verwendete Datum mit dem aktuellen Datum überschrieben wird. Bei einem Brief ist das sehr lästig, weil man nicht mehr erkennen kann, wann er erstellt wurde). Wie kann ich das ändern?
H.-J. Scheufens
ANTWORT: Dieses Problem taucht immer dann auf, wenn Sie das Datum in Ihrer Briefvorlage über die Feldfunktion "Date" (Word 2003, 2002/XP und 2000) bzw. "AktualDat" (Word 97) eingefügt haben. Verwenden Sie stattdessen lieber die Feldfunktion "CreateDate" bzw. "ErstellDat"; sie liefert immer das Datum, an dem das aktuelle Dokument angelegt wurde und verändert sich dementsprechend später nicht. Eine Alternative besteht darin, das aktuelle Datum fest, also ohne Feldfunktion einzufügen, indem Sie das Dialogfeld Einfügen-Datum und Uhrzeit verwenden.
Übrigens: Wenn Sie das Erstellungsdatum für Briefe herausfinden möchten, in denen Sie noch die Feldfunktion "Date" bzw. "AktualDat" verwendet haben, wählen Sie einfach das Dialogfeld Datei-Eigenschaften an und wechseln auf die Registerkarte "Statistik".
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SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003:
- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
- Helpline für Ihre Fragen zu Outlook
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