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Ausgabe vom 2. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen
und zusammenführen
- Download-Tipp: Textmarken in Word per Mausklick
anspringen
- News: Weitere Details zu Office
12
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen
Nutzen auch Sie das Excel-Tool, auf das Tausende von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer 8.0 Premium.
Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen
Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im
Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen
Versionen enthält.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt
Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen
liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer
8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen
Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne
Duplikate!
Synkronizer 8.0 Premium für Excel
Download-Tipp: Textmarken in Word per Mausklick anspringen
Um in einem Dokument zu einer bestimmten Textmarke zu springen, müssen Sie normalerweise das Menü Einfügen-Textmarke anwählen, die gewünschte Textmarke markieren, auf Gehe zu klicken. Der Weg über das per Strg+G abrufbare Browserobjekt ist ähnlich umständlich: Eintrag "Textmarke" markieren, Name der Textmarke auswählen, auf Gehe zu klicken, Dialog wieder schließen.
Wesentlich einfacher geht das in Zukunft mit dem SmartTools Textmarken-Navigator: Das Add-In installiert eine eigene Symbolleiste mit einem Menü TM-Navigator. Ein Mausklick öffnet hier eine Liste aller Textmarken im aktuellen Dokument und ein weiterer Klick auf die gewünschte Textmarke bringt Sie direkt an die entsprechende Stelle im Dokument.
Zusätzlich können Sie über das Untermenü Optionen verschiedene Einstellungen rund um Textmarken steuern und so zum Beispiel die Anzeige der Markierungen (Extras-Optionen, Bereich "Anzeigen", Option Textmarken) umschalten oder die Textmarken im Dropdown-Menü nicht nur alphabetisch sortiert, sondern auch nach ihrer Position im Dokument auflisten lassen. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Textmarken-Navigator für
Word |
News: Weitere Details zu Office 12
Mit einem Erscheinungstermin im 2. Halbjahr 2006 und einer ersten Beta-Version im Herbst dieses Jahres ist die nächste Office-Version noch ein gutes Stück entfernt, aber nach und nach dringen weitere Details zu den neuen Funktionen an die Öffentlichkeit. So demonstrierte Microsoft vor kurzem auf der jährlichen Partnerkonferenz ein neues Feature namens "Meeting Space", für dessen Einsatz allerdings auch die nächste Windows-Version "Longhorn" benötigt wird. "Meeting Space" soll es Anwendern im lokalen Netzwerk als auch über das Internet ermöglichen, gemeinsame Arbeitsumgebungen zu erstellen, in denen man Daten gemeinsam nutz, Dokumente überarbeitet und ohne den Einsatz zusätzlicher Software virtuelle "Live Meetings" abhält.
Eine weitere Neuerung betrifft die Bemühungen von Microsoft, Anwendern genau im richtigen Moment die Funktionen zur Verfügung zu stellen, die er für seine aktuelle Aufgabe benötigt. Die amerikanischen Computer Reseller News berichten in diesem Zusammenhang über ein so genanntes "Ribbon", das quasi als dynamische Symbolleiste agiert. Je nachdem, ob Sie gerade einen Brief schreiben, eine Rechnung oder eine einfache Notiz, sollen Ihnen hier jeweils passende Funktionen angeboten werden.
| Word-Tipp der
Woche |
So können Sie ausgeblendeten Text noch effektiver einsetzen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Für einzelne Wörter, Sätze oder Absätze können Sie über das Menü Format-Zeichen im Bereich "Effekte" die Option Ausgeblendet setzen. Der so formatierte Text ist weder am Bildschirm sichtbar, noch erscheint er im Ausdruck des Dokumentes und eignet sich damit beispielsweise sehr gut dazu, "unsichtbare" Anmerkungen oder Kommentare anzubringen oder Teile von Texten vom Ausdruck auszuschließen, ohne sie im Dokument zu löschen. So lässt sich zum Beispiel eine umfangreiche Produkt-Information durch Formatierung unwichtiger Passagen als "Ausgeblendet" schnell und einfach in eine Kurzfassung verwandeln. Über das Menü Extras-Optionen können Sie dann auf der Registerkarte "Drucken" im Bereich "Mit dem Dokument ausdrucken" durch die Option Ausgeblendeten Text steuern, ob die komplette Produkt-Information (Option aktiviert) oder nur deren Kurzfassung(Option deaktiviert) gedruckt werden soll.
Die Arbeit mit ausgeblendetem Text ist allerdings manchmal etwas umständlich: Sobald Sie eine Passage markiert und als "Ausgeblendet" formatiert haben, verschwindet der Text vom Bildschirm. Um den Text wieder anzeigen oder bearbeiten zu können, müssen Sie das Menü Extras-Optionen anwählen und auf der Registerkarte "Ansicht" im Bereich "Formatierungszeichen" die Option Ausgeblendeten Text aktivieren. Wesentlich einfacher geht das über ein kleines Makro und ein Symbol:
- Drücken Sie Alt+F11, um die VBA-Entwicklungsumgebung zu
öffnen.
- Legen Sie im Projekt "Normal" im Bereich "Module" ein neues Modul an
oder benutzen Sie ein vorhandenes Modul, um dort die folgende Prozedur
abzulegen:
ActiveWindow.View.ShowHiddenText = _
(Not ActiveWindow.View.ShowHiddenText)
End Sub
- Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung über einen Klick auf das
kleine Kreuz oben rechts in der Titelleiste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und
wählen Sie Anpassen im Kontextmenü
an.
- Wechseln Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Registerkarte
"Befehle".
- Markieren Sie rechts in der Liste die Kategorie "Makros" und ziehen
Sie links aus der Liste "Befehle" den Eintrag
"Normal.Modulname.AusgeblendetAnAus" in die gewünschte Symbolleiste.
"Modulname" steht dabei für den Namen des Moduls, in dem Sie die oben
gezeigte Prozedur abgelegt haben.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das eben angelegte Symbol
und wählen Sie Standard an.
- Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das Symbol und
ordnen Sie über Schaltflächensymbol
ändern das anzuzeigende Icon zu.
- Soll vor dem Symbol ein senkrechter Trennstrich angezeigt werden,
klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf das eben angelegte
Symbol und wählen Gruppierung beginnen
an.
- Klicken Sie im "Anpassen"-Dialog auf die Schaltfläche Schließen, um die Änderungen zu
übernehmen.
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übernehmenVergessen Sie das lästige Nachschlagen von Adressen und erledigen Sie Ihre Korrespondenz in Zukunft mit wenigen Mausklicks:
SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Fußnoten auf der falschen Seite
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe eine längere Abhandlung mit Fußnoten erstellt. An manchen Stellen setzt Word den kommentierenden Text aber nicht auf dieselbe Seite wie die zugehörige Fußnote sondern auf die Folgeseite. Wer die Abhandlung liest, muss also zwangsläufig häufiger hin- und herblättern. Können Sie mir sagen, wie ich das Verhalten abstelle?
D. Engler
ANTWORT: Die Fußnotenfunktion von Word wird oft kritisiert. Manchmal wird das von Ihnen beschriebene Verhalten sogar als Fehler bezeichnet. Wenn Sie die Berechnung der Fußnotenplatzierung aber einmal genauer betrachten, werden Sie einsehen, dass Word mitunter gar nichts anderes übrig bleibt, als den Text einer Fußnote auf die Folgeseite zu schieben.
Problematisch sind vor allem die Fälle, in denen ausgerechnet der letzte Absatz einer Seite mehrere Fußnoten enthält. Unter Umständen muss Word entscheiden, ob es für das Seitenlayout besser ist, den kompletten Absatz inklusive aller Fußnotentexte auf die nächste Seite zu verschieben, oder ob es besser aussieht, die Fußnotenkommentare auf mehrere Seiten zu verteilen. Wenn im ersten Fall zu viel Platz zwischen bereits vorhandenen Fußnoten und Textkörper bleibt, entscheidet sich Word eher für die zweite Option. Das wird Word als Fehler ausgelegt.
Den generellen Algorithmus, der dem Umbruch von Seiten mit Fußnoten zu Grunde liegt, können Sie nicht ändern. Sie können aber die Berechnungsgrundlagen in gewissem Maße beeinflussen.
Die erste Änderung betrifft den Fließtext Ihres Dokuments. Stellen Sie das Absatzformat auf eine feste Zeilenhöhe ein. Dazu wählen Sie Format-Absatz an. Auf der Registerkarte Einzüge und Abstände setzen Sie dann den Zeilenabstand auf "Genau". Danach geben Sie im Feld Maß eine Punktgröße ein, die zur Schriftgröße passt. Bei Fließtext in 10 Punkt stellen Sie den Zeilenabstand beispielsweise auf "12pt" ein, bei Fließtext in 12 Punkt auf "14pt". In manchen Fällen führt diese Änderung bereits zum Erfolg. Dennoch sollten Sie Ihr Dokument genau prüfen, ob auch wirklich alle Fußnoten korrigiert wurden.
Als zusätzliche Maßnahme können Sie noch das Format des Fußnotentextes bearbeiten. Dazu müssen Sie die entsprechende Formatvorlage anpassen. In Word 97 und 2000 erreichen Sie das, indem Sie Format-Formatvorlage aufrufen und in der Vorlagenliste den Eintrag "Fußnotentext" markieren. Falls der Eintrag nicht in der Liste erscheint, aktivieren Sie im Dropdown-Feld Anzeigen (97) bzw. Auflisten (2000) die Auswahl "Alle Formatvorlagen". Anschließend klicken Sie auf Bearbeiten und im nächsten Dialogfeld wählen Sie über die Schaltfläche Format den Befehl Absatz an. Wechseln Sie auf die Registerkarte Textfluß (97) bzw. Zeilen- und Seitenwechsel und schalten Sie die Kontrollkästchen Absatzkontrolle und Zeilen nicht trennen ein.
In Word 2002/XP und 2003 sind ein paar zusätzliche Schritte erforderlich, bis Sie die Formatvorlage bearbeiten können. Hier wählen Sie als erstes Format-Formatvorlagen und Formatierung an, woraufhin Word den Aufgabenbereich anzeigt. Darin öffnen Sie ganz unten das Dropdown-Feld Anzeigen, um den Eintrag "Benutzerdefiniert" auszuwählen. In einem Dialogfeld können Sie jetzt über den Bereich Angezeigte Formatvorlagen "Fußnotentext" aktivieren. Sobald die Vorlage "Fußnotentext" im Aufgabenbereich erscheint, zeigen Sie mit der Maus darauf und öffnen mit Hilfe des am rechten Rand angezeigten Dropdown-Pfeils ein Auswahlmenü. Rufen Sie darin den Befehl Ändern auf.
Verfahren Sie nun wie in den Vorgängerversionen, um per Format-Absatz und die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch die Kontrollkästchen Absatzkontrolle sowie Zeilen nicht trennen einzuschalten.
Wenn auch diese Methode nicht hilft, experimentieren Sie mit dem Zeilenabstand der Fußnotentext-Formatvorlage. Stellen Sie ihn ebenfalls auf "Genau" ein und reduzieren Sie gegebenenfalls das Maß um 1 oder 2 Punkte.
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Querverweise auf Zeilennummern
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ist es in Word möglich, Querverweise nicht nur mit Angabe der Seitennummer, sondern auch mit Angabe der Zeilennummer zu definieren?
B. Richter
ANTWORT: Das ist leider nicht möglich. Word kann zwar Zeilennummern neben den Text schreiben, indem Sie Datei-Seite einrichten aufrufen, dann auf die Registerkarte (Seiten)Layout wechseln und mit der Schaltfläche Zeilennummern die gewünschten Optionen einstellen. In Querverweisen können Sie jedoch nicht auf diese Werte zurückgreifen.
Auch mit einer programmiertechnischen Lösung in Form einer VBA-Prozedur kommen Sie nicht weiter. Es gibt kein Objekt, das Bezug auf eine einzelne Dokumentzeile nimmt. Es gibt nur Zeichen, Wörter, Absätze usw. Grund dafür ist offensichtlich, dass Zeilen variable Elemente sind. Wenn Sie im Dokumentfenster alle Sonderzeichen einblenden, erkennen Sie, dass es zwar eine Absatzendemarke gibt. Bei den Zeilen handelt es sich aber um fortlaufende Konstruktionen, die sich durch das Eingeben oder Löschen von Wörtern verändern. Es gibt keine "Zeilenendemarke".
Einzige Möglichkeit, zum Beispiel die Zeilennummer, in der sich die Einfügemarke (der Cursor) befindet, per VBA herauszufinden, ist eine Anweisung wie diese:
Selection.Information(wdFirstCharacterLineNumber)
Doch auch dabei erhalten Sie nur die Zeile auf der aktuellen Seite und nicht die Zeilennummer im gesamten Kontext des Dokuments. Der Wert entspricht der Zeilennummer, die unten in der Statuszeile von Word angezeigt wird.
Sie werden deshalb bei der Arbeit mit Querverweisen auf die Angabe einer Zeilennummer verzichten müssen.
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