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Ausgabe vom 20. Februar
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- News: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional kann
jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
- Download-Tipp: Mehrfach suchen und ersetzen in
Word
- News: Microsoft kündigt Preise und Editionen der
nächsten Office-Version an
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
News: PDFgrabber 3.0 Standard und Professional kann jetzt auch neue PDF-Dateien erstellen
Der PDFgrabber ist das tausendfach bewährte Tool, um PDF-Dateien direkt in Excel oder Word zu öffnen und zu bearbeiten. In der brandneuen Version 3.0 wurden die Standard- und Professional-Editionen komplett überarbeitet und wesentlich erweitert. Die wichtigsten neuen Funktionen:
- Der PDFgrabber 3.0 Standard/Professional kann jetzt auch neue
PDF-Dateien erzeugen. Lesen Sie also beispielsweise eine PDF-Datei in
Excel oder Word ein, nehmen Sie Änderungen vor und wandeln Sie die Datei
dann mit wenigen Mausklicks wieder in ein PDF-Dokument um.
- Optimierte Geschwindigkeit: Wandeln Sie ein 25seitiges PDF mit
Bildern je nach Rechnerleistung in durchschnittlich 15 Sekunden um!
- Verbesserte Exportqualität für noch detailgetreuere Umsetzung Ihrer
PDF-Dateien
- Automatische Texterkennung bei der Umwandlung von PDF-Dateien mit
gescannten Seiten (Voraussetzung ist der Einsatz von Office
2003).
- Starten Sie den PDFgrabber über das Start-Menü oder direkt aus Word bzw. Excel
über das neu installierte Menü PDF-Datei
öffnen.
- Wählen Sie ein PDF-Dokument aus und legen Sie das gewünschte Format
(Word, Excel, Text, XML) fest.
- Ein Mausklick startet die Umwandlung, die voll automatisch abläuft.
Am Ende steht Ihnen das Word-Dokument oder die Excel-Arbeitsmappe zur
direkten Bearbeitung zur Verfügung.
PDFgrabber 3.0 - Standard für Privatanwender
PDFgrabber 3.0 - Professional für professionelle Anwender
Download-Tipp: Mehrfach suchen und ersetzen in Word
Wenn Sie in Ihren Dokumenten mehrere Begriffe suchen und ersetzen, müssen Sie dazu mehrere Suchvorgänge nacheinander starten. Mit dem kostenlosen Assistenten SmartTools Mehrfach Suchen/Ersetzen für Word können Sie sich diesen Aufwand in Zukunft sparen. In einem übersichtlichen Dialogfeld geben Sie bis zu 10 Begriffe ein, die der Assistent dann voll automatisch für Sie sucht und durch jeweils andere Zeichenketten ersetzt.
Das besondere Bonbon dabei: Häufig benötigte Suchen-/Ersetzen-Paare (beispielsweise für die Umsetzung von Umlauten oder für immer wieder zu bearbeitende Dokumente), können Sie fest speichern und dann jederzeit komfortabel per Mausklick auswählen:
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SmartTools
Mehrfach Suchen/Ersetzen kostenlos
herunterladen! |
News: Microsoft kündigt Preise und Editionen der nächsten Office-Version an
Bereits seit einigen Monaten berichten wir über Neuigkeiten zur nächsten Office-Version, die bisher mit dem Codenamen "Office 12" bezeichnet wurde. Nun hat Microsoft angekündigt, dass der offizielle Name "Microsoft Office 2007" lauten wird:
Pressemitteilung zu 'Microsoft Office 2007'
In der Pressemeldung werden außerdem die sieben geplanten Editionen von Office 2007 vorgestellt, die jeweils die Bedürfnisse bestimmter Zielgruppen abdecken sollen. Wichtig für Privatanwender ist dabei die neue "Home & Student"-Version. Diese Office-Variante ist im Vergleich zu den übrigen Angeboten für kommerzielle Anwender besonders preisgünstig und darf auf bis zu drei Rechnern in einem Haushalt installiert werden. Während die bisherige SSL-Version von Office 2003 allerdings noch aus Outlook, Excel, Word und PowerPoint bestand, ist Outlook nun nicht mehr enthalten. Stattdessen wird "Office Home and Student 2007" nun mit OneNOte 2007 angeboten.
Für Unternehmenskunden hat Microsoft neben den Microsoft Office Professional Plus 2007 sowie einer erweiterten Enterprise Edition zwei neue Tools (SharePoint Designer und Office Groove) sowie drei Server-Programme (SharePoint, Project und Office Groove) angekündigt.
Die Preise für Office 2007 in Deutschland stehen noch nicht fest, aber als Orientierungshilfe gibt es bereits die Preise für den amerikanischen Markt:
Preisliste: 'Microsoft Office 2007'
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| Word-Tipp der
Woche |
Zusatzinformationen mit einem Dokument speichern und im Text abrufen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Über das Menü Einfügen-Feld können Sie viele nützliche Informationen wie das Druckdatum, Ihre Absenderangaben oder Pfad und Dateiname des Dokumentes an beliebiger Position (Text, Kopf-/Fußzeile, Tabelle) im Dokument ausgeben lassen. Zusätzlich zu diesen direkt über Feldfunktionen erreichbaren Informationen können Sie für ein Dokument über das Menü Datei-Eigenschaften auf der Registerkarte "Anpassen" weitere Daten wie einen Abteilungsnamen, eine Projektbezeichnung oder Kontrollvermerke hinterlegen.
Benutzerdefinierte Eigenschaften in Dokumenten ausgeben
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Eigenschaften wie "Stundensatz" oder "FiBU-Konto" anzulegen, indem Sie einfach die Bezeichnung sowie Datentyp und Inhalt festlegen. Interessant wäre es nun, auch die Inhalte dieser Eigenschaften per Feldfunktion im Dokument nutzen zu können. Sie wären damit sehr flexibel und könnten über die einfache Anpassung der Eigenschaft automatisch auch alle Inhalte im Text aktualisieren:
- Setzen Sie den Cursor an die Position, an der die benutzerdefinierte
Eigenschaft ausgegeben werden soll, also beispielsweise in die Fußzeile,
um hier die Projektbezeichnung auszugeben.
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Feld
an.
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag
"Dokumentinformationen".
- Klicken Sie in der Liste Feldnamen
auf den Eintrag "DocProperty" (ab Word 2003/2002/2000) bzw.
"DokEigenschaft" (Word 97) .
- In Word 2002/2003 klicken Sie auf die Schaltfläche Feldfunktionen unter der Liste Befehle.
- Setzen Sie den Cursor im Feld Feldfunktionen hinter den vorgegebenen
Eintrag "DOCPROPERTY" (ab Word 2003/2002/2000) bzw. "DOKEIGENSCHAFT"
(Word 97) und geben Sie den Namen der gewünschten benutzerdefinierten
Eigenschaft ein (beispielsweise "Projekt").
- Klicken Sie auf Ok, um das Feld im
Dokument einzufügen.
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Outlook Backup 2.0Was würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit SmartTools Outlook Backup 2.0 haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Eingabe in Formularfeldern erzwingen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe in Word ein Formular erstellt und möchte vermeiden, dass bestimmte Formularfelder leer bleiben. Der Anwender soll gezwungen werden, eine Eingabe vorzunehmen. Mit einem Makro, das beim Verlassen des Feldes ausgeführt wird, ist es mir bislang zwar gelungen, eine entsprechende Meldung anzuzeigen. Alle Versuche, die Markierung wieder auf das aktuelle Formularfeld zurückzusetzen, sind jedoch gescheitert. Können Sie da weiterhelfen?
S. Schmitt
ANTWORT: Das Problem, den Fokus beim Verlassen eines Formularfeldes wieder auf dieses Feld zurückzusetzen, lässt sich in der Tat nicht so einfach lösen, wie man vielleicht annehmen könnte. Wenn Sie ein VBA-Makro für das Verlassen-Ereignis schreiben und in den Code eine entsprechende "Select"-Methode einfügen, übergeht Word diese Anweisung. Grund dafür ist, dass das Makro nicht genug Zeit erhält, die Programmzeile auszuführen. Deshalb müssen Sie mit der "OnTime"-Methode arbeiten. Die genaue Vorgehensweise demonstriert die folgende Anleitung:
- Erstellen Sie das Dokument bzw. die Vorlage mit den
Formularfeldern.
- Wechseln Sie dann mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor und
legen Sie im Projekt der aktuellen Datei ein neues Modul an.
- In dem daraufhin angezeigten Codefenster definieren Sie auf
Modulebene eine Variable, in der jeweils der Name des aktuellen
Formularfeldes festgehalten wird:
- Darunter geben Sie zwei Prozeduren ein, die den Rücksprung zu einem
unausgefüllten Formularfeld durchführen:
If ActiveDocument _
.FormFields("" & strFeldname & "") _
.Result = "" Then
strGotoFeld = strFeldname
Application.OnTime _
When:=Now + TimeValue("00:00:01"), _
Name:="Ruecksprung"
MsgBox "Das Feld darf nicht leer sein."
End If
End Sub
Sub Ruecksprung()
ActiveDocument _
.Bookmarks(strGotoFeld).Range _
.Fields(1).Result.Select
End Sub
Der (Textmarken-)Name des jeweiligen Formularfeldes wird als Argument an die Prozedur "GeheZurueck" übergeben. So können Sie den darauf folgenden Code für jedes Text-Formularfeld im aktuellen Dokument einsetzen.
Sie prüfen zunächst, ob der Inhalt des Feldes leer ist. Wenn das der Fall ist, weisen Sie der Modul-Variablen "strGotoFeld" den passenden Formularfeldnamen zu. Anschließend umgehen Sie mit "Application.OnTime" die eingangs erwähnten Timing-Probleme beim Markieren des Formularfeldes. Sie geben an, dass nach 1 Sekunde das Makro mit dem Namen "Ruecksprung" ausgeführt werden soll.
Dieses Makro macht nichts anderes als das Formularfeld mit dem derzeitigen Textmarkennamen (steht in der Variablen "strGotoFeld") zu markieren. Schließlich wird noch eine Meldung ausgegeben, dass das Feld nicht leer sein darf.
Nun fehlen nur noch die Prozeduren, die beim Verlassen der einzelnen Formularfelder ausgeführt werden. Wenn das erste Formularfeld beispielsweise den (Textmarken-)Namen "Text1" besitzt, geben Sie für dieses Feld folgenden Makrocode ein:
Sub Text1_Leer()
GeheZurueck "Text1"
End Sub
Der Name des Makros ist frei wählbar. Wichtig ist nur der (Textmarken-)Name, den Sie an die Prozedur "GeheZurueck" übergeben.
Legen Sie nach diesem Muster Prozeduren für alle Formularfelder an, in denen Sie Eingaben erzwingen wollen. Kehren Sie dann zum Word-Dokument zurück und stellen Sie die Eigenschaften der Formularfelder so ein, dass beim Verlassen (Word 97) bzw. beim Beenden (Word 2000/2002/2003) jeweils die zugehörige Prozedur ausgeführt wird. Für das Formularfeld mit dem (Textmarken-)Namen "Text1" wählen Sie beispielsweise die Prozedur "Text1_Leer" aus.
Damit die Formularoptionen wirksam werden, müssen Sie zum Schluss per Extras-Dokument schützen den Formularschutz einschalten.
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Nachtrag: Zeilenlineal mit merkwürdiger Skalierung
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
FRAGE: Mit Interesse habe ich vor einiger Zeit Ihren Tipp zur Umstellung der Zeichenlineal-Skalierung gelesen. Mein System zeigt nach der Umstellung von Word 2000 auf Word 2002/XP im Zeilenlineal nämlich auch nur merkwürdige Zahlenwerte an, die mit Zentimeterangaben nichts zu tun haben. Ihr Tipp hat dieses Manko allerdings nicht beseitigt. Die Maßeinheit steht auf "Zentimeter", aber das Zeilenlineal sieht immer noch aus wie vorher. Was kann ich noch tun?
H. Diepholz
ANTWORT: Unter bestimmten Voraussetzungen kann es passieren, dass Word das Zeilenlineal auf eine Unterteilung in "Zeicheneinheiten" umstellt. Dann spielt es keine Rolle, welche Maßeinheit Sie einstellen. Word zeigt im Zeilenlineal immer Zeicheneinheiten an, was offenbar für ostasiatische Schriftzeichen von Bedeutung ist.
Wie Sie die Linealeinteilung in diesem Fall auf die übliche Zentimeterskala zurückstellen, richtet sich denn auch danach, ob auf Ihrem System ostasiatische Schriften installiert sind oder nicht. Falls derartige Schriften verfügbar sind, ist die Umstellung ganz einfach:
- Wählen Sie in Word Extras-Optionen
an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeicheneinheiten verwenden. Sofern
verfügbar, befindet sich das Kontrollkästchen im unteren
Dialogfeldbereich unter dem Dropdown-Feld Maßeinheit.
- Stellen Sie die Maßeinheit
gegebenenfalls auf "Zentimeter" um.
- Bestätigen Sie die Änderungen mit Ok.
- Starten Sie Word und drücken Sie die Tastenkombination Alt +
F11. Damit öffnen Sie den Visual Basic-Editor.
- Rufen Sie darin den Befehl Ansicht-Direktfenster auf.
- Im Visual Basic-Editor sehen Sie daraufhin ein Unterfenster mit dem
Titel "Direktbereich". Geben Sie in diesem Fenster an der blinkenden
Cursorposition folgende Anweisung ein:
- Drücken Sie Return, um die Anweisung auszuführen.
- Verlassen Sie den Visual Basic-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Word.
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