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Ausgabe vom 20. März
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen
und zusammenführen
- Download-Tipp: Der brandneue
Dokumentgruppen-Manager
- News: Neue Updates beheben sechs Sicherheitslücken
in Office 2003, XP und 2000
Word-Helpline
- Hinweis auf SQL-Befehl beim Starten des Seriendrucks
ausschalten
- Probleme mit abgeschnittenen
Seitenrahmen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Excel-Tabellen automatisch vergleichen und zusammenführen
Nutzen auch Sie das Excel-Tool, auf das Tausende von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer 8.0 Premium.
Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen
Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im
Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen
Versionen enthält.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt
Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen
liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer
8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen
Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne
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Download-Tipp: Der brandneue Dokumentgruppen-Manager
In vielen Situationen benötigen Sie für eine Aufgabe nicht nur ein einziges, sondern gleich mehrere Word-Dokumente, die Sie in der Regel manuell nacheinander öffnen. Der SmartTools Dokumentgruppen-Manager hilft weiter: mit wenigen Mausklicks fassen Sie zusammengehörende Textes in Dokumentgruppen zusammen. In Zukunft müssen Sie dann nur noch die Dokumentgruppe aufrufen und unser pfiffiger Assistent öffnet automatisch alle zugehörigen Dateien für Sie.
Und so einfach können Sie den SmartTools Dokumentgruppen-Manager einsetzen:
- Nach der automatischen Installation ist die neue Funktion in Word
integriert und lässt sich jederzeit über das Datei-Menü aufrufen.
- Öffnen Sie nacheinander die Dokumente, die Sie in einer Gruppe
zusammenfassen möchten.
- Rufen Sie den Dokumentgruppen-Manager auf, legen Sie den Namen der
neuen Gruppe fest und mit Speichern
schließen Sie den Vorgang ab.
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News: Neue Updates beheben sechs Sicherheitslücken in Office 2003, XP und 2000
In dem aktuellen Security Bulletin für den März hat Microsoft gleich auf sechs neu entdeckte Sicherheitslücken in verschiedenen Office-Applikationen hingewiesen:
Security Bulletin von Microsoft
Fünf der Probleme beziehen sich ausschließlich auf Excel, wobei in jedem Fall eine manipulierte Excel-Arbeitsmappe dafür sorgen kann, dass unbemerkt schädlicher Programmcode ausgeführt wird. Auf diese Weise können beispielsweise Daten ausgespäht, Dateien gelöscht oder unerwünschte Programme installiert werden.
Die sechste Sicherheitslücke betrifft alle Office-Anwendungen: durch die Manipulation des so genannten "Routing Slips" in Office-Dateien ist ebenfalls kann es ebenfalls zur Ausführung von unerwünschten Programmen kommen.
Die Sicherheitslücken werden alle als "Kritisch" oder "Wichtig" eingestuft, so dass Sie die in dem Security Bulletin angegebenen Updates schnellst möglich installieren sollten.
Waren die News & Downloads hilfreich für Sie? Klicken Sie bitte hier!
| Word-Tipp der
Woche |
Text aus der Zwischenablage ohne Formatierung in Dokumente einfügen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie formatierten Text (zum Beispiel aus dem Browser oder aus einem anderen Dokument) mit Bearbeiten-Kopieren und Bearbeiten-Einfügen bzw. Strg+C und Strg+V nach Word übernehmen, sind die Ergebnisse meistens nicht zufrieden stellen. Das Problem: Word behält die Formatierung des kopierten Textes bei, die meistens nicht zum aktuellen Dokument passt. Manchmal wird dabei sogar automatisch eine neue Formatvorlage im aktuellen Dokument angelegt, so dass Sie mit weiteren Unannehmlichkeiten zu kämpfen haben.
Um das Problem zu vermeiden, müssen Sie beim Einfügen der Daten das Dialogfeld Bearbeiten-Inhalte einfügen, die Option Unformatierten Text markieren und mit Ok bestätigen. Das sind allerdings sehr umständliche Bedienungsschritte, zumal Word standardmäßig keinen Shortcut zum schnellen Aufruf anbietet.
Ein Trick hilft weiter: setzen Sie ein kleines Makros ein, das über ein Tastaturkürzel wie zum Beispiel Umschalt+Strg+V aufgerufen werden kann. Wir haben für Sie bereits ein entsprechendes Makro vorbereitet, das Sie wie folgt in Word einbinden:
- Drücken Sie Alt+F11, um die VBA-Entwicklungsumgebung zu
öffnen.
- Geben Sie in ein beliebiges Modul das folgende Makro
ein:
Selection.PasteSpecial _
Link:=False, _
DataType:=wdPasteText, _
Placement:=wdInLine, _
DisplayAsIcon:=False
End Sub
- Sichern Sie die Änderungen an der Dokumentvorlage und verlassen Sie
den VBA-Editor.
- Wählen Sie das Menü Extras-Anpassen an und klicken Sie auf Tastatur.
- Markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Alle Makros".
- Wählen Sie in der Liste Makros den
Eintrag "EinfgUnformatiert"aus.
- Setzen Sie den Cursor in das Feld Neue
Tastenkombination drücken und drücken Sie
Umschalt+Strg+V.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnen und anschließend auf Schließen, um die Änderungen zu
übernehmen.
Die Funktionsweise ist schnell erklärt: Das Makro "EinfgUnformatiert" führt im Grunde nur eine einzelne Anweisung aus:
Selection.PasteSpecial Link:=False, _
DataType:=wdPasteText, _
Placement:=wdInLine, DisplayAsIcon:=False
Über die Methode "PasteSpecial" mit dem Parameter "DataType:=wdPasteText" sorgen wir dafür, dass nur der reine Text ohne Formatierung und Formatvorlage ins Dokument eingefügt wird.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Hinweis auf SQL-Befehl beim Starten des Seriendrucks ausschalten
Versionen: Word 2003 und 2002/XP
FRAGE: Ich habe vor kurzem bei einem Kunden das Service Pack 3 für Office XP installiert. Jetzt beschwert sich der Kunde, dass er beim Ausführen der Seriendruckfunktion von Word immer eine Meldung erhält, die mit "Beim Öffnen dieses Dokuments wird der folgende SQL-Befehl ausgeführt" beginnt. Außerdem steht in der Meldung noch die SQL-Anweisung "SELECT * FROM <Dateiname>". Was hat es damit auf sich und wie kann ich diese Meldung unterdrücken, damit der Seriendruck ohne Rückfrage startet?
M. Tritschler
ANTWORT: Dabei handelt es sich um ein Sicherheitsmerkmal, das neu im Service Pack 3 für Office XP eingeführt wurde und in Office 2003 generell enthalten ist. Es soll verhindern, dass ein Angreifer ungehindert SQL-Abfragen ausführen kann, die unter Umständen Inhalte einer Datenbank zerstören. Beim Seriendruck, den Sie selbst bzw. Ihr Kunde startet, können Sie aber gefahrlos auf Ja klicken, um die Ausführung des SQL-Befehls zuzulassen.
Falls Sie die Sicherheitsabfrage stört oder falls Sie den Seriendruck per VBA automatisieren wollen, ohne dabei auf Benutzereingaben angewiesen zu sein, gibt es ansonsten die Möglichkeit, einen Registry-Wert zu setzen, der die Warnmeldung unterdrückt:
- Beenden Sie Word und alle Office-Anwendungen.
- Wählen Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen an. Dann geben Sie "regedit" ein
und klicken auf Ok, um den
Registrierungs-Editor zu starten.
- Öffnen Sie in der linken Fensterhälfte den
Schlüsselzweig
Office\<Versionsnummer>\Word\Options
<Versionsnummer> steht für die eingesetzte Word-Version: "11.0" für Word 2003 und "10.0" für Word 2002/XP.
- Markieren Sie den zuletzt geöffneten Schlüssel "Options" in der
linken Fensterhälfte des Registrierungs-Editors und wählen Sie dann
Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert an.
- In der rechten Fensterhälfte wird daraufhin ein neuer Registry-Wert
eingefügt. Überschreiben Sie die Namensvorgabe
mit
und beenden Sie die Eingabe mit Return.
- Der Standardwert des neuen Registry-Eintrags ist "0", womit Sie die
Sicherheitswarnung ausschalten. Weitere Änderungen sind somit nicht
erforderlich. Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
Falls Sie die Bearbeitung der Windows-Registry wenigstens halbwegs automatisieren wollen, erstellen Sie eine REG-Datei, die Sie per Doppelklick aus dem Windows-Explorer oder vom Windows-Desktop starten können. Dazu starten Sie den Editor von Windows (Notepad) und geben für Word 2003 folgende Zeilen ein:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\
11.0\Word\Options]
"SQLSecurityCheck"=dword:00000000
Für Word 2002/XP lauten die Zeilen:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\
10.0\Word\Options]
"SQLSecurityCheck"=dword:00000000
Dann speichern Sie die Datei zum Beispiel unter dem Namen SQLSECURITYAUS.REG (im Speichern-Dialogfenster des Windows-Editors müssen Sie den Dateinamen in Anführungszeichen setzen, damit nicht automatisch die Endung TXT angefügt wird).
Mit einer zweiten REG-Datei, die Sie beispielsweise SQLSECURITYEIN.REG nennen, können Sie die Sicherheitswarnung auch wieder einschalten. Der Inhalt für Word 2003 sieht folgendermaßen aus:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\
11.0\Word\Options]
"SQLSecurityCheck"=dword:00000001
Und für Word 2002/XP:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\
11.0\Word\Options]
"SQLSecurityCheck"=dword:00000001
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Probleme mit abgeschnittenen Seitenrahmen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte einen grafischen Rahmen um die gesamte Seite ziehen. Prinzipiell funktioniert das auch mit dem Befehl Format-Rahmen und Schattierung und den Optionen auf der Registerkarte Seitenrand. Leider wird der Rahmen aber nicht vollständig ausgedruckt. Sowohl auf dem Papier als auch in der Seitenvorschau schneidet Word etwa 2 bis 3 Millimeter vom unteren Ende ab. Welche Einstellungen muss ich ändern, damit der Rahmen komplett angezeigt wird?
F. Gründner
ANTWORT: Der Rahmen befindet sich in Ihrem Fall in einem Bereich, den Ihr Drucker nicht bedrucken kann. Auf einem anderen Gerät erscheint er womöglich vollständig. Damit Sie aber auch ohne Druckerwechsel auskommen, ändern Sie folgende Randeinstellungen:
- Wählen Sie das Menü Format-Rahmen und
Schattierung an und wechseln Sie auf die Registerkarte Seitenrand. Dort sollten Sie die generelle
Definition Ihres Seitenrahmens finden - beispielsweise den grafischen
Effekt und die Breite.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.
- Nun öffnen Sie die Dropdown-Liste Gemessen
von und stellen "Text" ein. Standardmäßig gibt Word oben und
unten einen Abstand von 1 Punkt und rechts und links von 4 Punkt vor.
Wenn Sie meinen, dass der Rahmen damit zu nah am Text ist, erhöhen Sie
die Werte.
- Bestätigen Sie die beiden derzeit geöffneten Dialogfelder mit Ok.
- Die Dimensionen des Rahmens können Sie jetzt mit Hilfe der normalen
Seitenrandeinstellungen steuern. Dazu wählen Sie Datei-Seite einrichten an.
- Erhöhen Sie auf der Registerkarte Seitenränder den oberen und unteren Abstand.
Es bleibt Ihnen nichts anderes übrig als zu experimentieren, bis Sie die
optimalen Maße für Ihren Drucker gefunden haben.
- Sofern Ihr Dokument Kopf- und/oder Fußzeilen enthält, müssen Sie
außerdem die Position dieser Bereiche anpassen. In Word 97 und 2000
erledigen Sie das ebenfalls auf der Registerkarte Seitenränder. In Word 2002 und 2003 wechseln
Sie erst auf die Registerkarte Layout.
Stellen Sie die Abstände für die Kopfzeile und die Fußzeile dann so groß ein, dass sie in den
druckbaren Bereich Ihres Druckers fallen. Danach bestätigen Sie die
Änderungen aus den Schritten 6 und 7 mit Ok.
- Kontrollieren Sie die neuen Rahmendimensionen in der
Seitenvorschau.
Beim Verschieben der Randpositionen sehen Sie sofort, wie sich der grafische Seitenrahmen vergrößert bzw. verkleinert.
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