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Ausgabe vom 20. Juni
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
- Download-Tipp: Die komfortable MsgBox-Funktion für
Word
- Update: Neue Hotfixes für Word
2002/XP
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word einfügen
Bei Rechnungen kommen Sie seit einigen Monaten um eine eindeutige laufende Rechnungsnummer nicht mehr herum, denn sie ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keine Änderungen in Ihren vorhandenen Formularen
notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und
fügt die nächste Nummer automatisch in Ihr Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert als auch die Schrittweite.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen:
Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei
mehreren Anwendern.
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent
Download-Tipp: Die komfortable MsgBox-Funktion für Word
Die Standard-MsgBox-Funktion von Word ist schnell und einfach einzusetzen, aber sie hat auch einige Einschränkungen. So lassen sich nur ganz bestimmte Schaltflächen mit vorgegebenen Beschriftungen anzeigen, was dem Praxiseinsatz enge Grenzen setzt.
Mit der kostenlosen SmartTools MsgBox für Word bieten wir Ihnen eine interessante Alternative: Sie können ebenfalls durch einen einzigen Funktionsaufruf ein Mitteilungsfenster anzeigen. Diesmal sind die Schaltflächen aber frei konfigurierbar, so dass mit wenig Aufwand eine komfortable Auswahl zwischen mehreren Optionen möglich ist. Ein weiterer Vorteil unserer Lösung: Auf Wunsch können Sie eine Hilfe-Schaltfläche anzeigen und einen kurzen Infotext hinterlegen, ohne dazu extra eine Online-Hilfe erstellen zu müssen. Den Gratis-Download finden Sie unter:
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SmartTools
MsgBox für Word |
Update: Neue Hotfixes für Word 2002/XP
Microsoft hat vor kurzem neue Hotfixes für Bugs in Word 2002/XP bereitgestellt. Unter den folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen die Hotfixes explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind:
Word 2002 hotfix package vom 16. Mai 2005
Behobene Probleme: Der Inhalt von Textfeldern wird unter bestimmten Umständen am unteren Rand abgeschnitten.
Word 2002 hotfix package vom 25. Mai 2005
Behobene Probleme: Beim Export eines Dokumentes als Webseite werden Bilder manchmal nicht angezeigt.
Word 2002 hotfix package vom 10. Juni 2005
Behobene Probleme: Wenn Sie Text mit einer Nummerierung auf mehreren Ebenen von einem Dokument in ein anderes kopieren, wird nur die Nummerierung der ersten Ebene übernommen. Außerdem kann es bei einer Änderung oder Aktualisierung der Nummerierung zu einem Programmabsturz kommen.
Office XP hotfix package vom 20. Mai 2005
Behobene Probleme: Nach der Installation des Patches, der eine Sicherheitslücke im JPEG-Importfilter schließt, kann es beim Ausdruck von Textfeldern und AutoFormen zu Verzögerungen beim Ausdruck auf Postscript-Druckern kommen.
| Word-Tipp der
Woche |
Automatische Seitenumbrüche per VBA finden
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Vor allem bei großen Dokumenten stellen Sie oftmals erst nach dem Ausdruck fest, dass die automatisch von Word gesetzten Seitenumbrüche (so genannte "weiche" Seitenumbrüche) unglücklich positioniert sind. So werden häufig Bilder oder Tabellen und deren Beschriftungen unschön getrennt. Während Sie manuell gesetzte (so genannte "harte") Seitenumbrüche über die Suchenfunktion schnell finden und prüfen können, müssen automatisch gesetzte Seitenumbrüche mühsam durch Blättern im Dokument gesucht werden. Hier kann ein kleines Makro Abhilfe schaffen, das wir Ihnen im Folgenden vorstellen möchten: Drücken Sie Alt+F11, um in die VBA-Entwicklungsumgebung zu wechseln. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Projekt "Normal" und geben Sie den folgenden Code ein:
Sub SeitenumnruchPruefen()
Dim I As Integer, strSeite As String
Dim intZeichen As Integer
Dim bolShowAll As Boolean
bolShowAll = ActiveWindow.View.ShowAll
ActiveWindow.View.ShowAll = True
Selection.HomeKey Unit:=wdStory, _
Extend:=wdMove
ActiveDocument.Repaginate
For I = 2 To _
Selection.Information(wdNumberOfPagesInDocument)
strSeite = CStr(I)
Selection.GoTo What:=wdGoToPage, _
Which:=wdGoToAbsolute, _
Count:=strSeite
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, _
Count:=1, _
Extend:=wdMove
intZeichen = Asc(Selection.Text)
If intZeichen <> 12 And intZeichen <> 14 Or _
intZeichen > 31 Then
If MsgBox( _
"Automatischer Seitenumbruch gefunden - weiter?", _
vbYesNo + vbQuestion, _
"Seitenumbruch prüfen") = vbNo Then
ActiveWindow.View.ShowAll = bolShowAll
Exit Sub
End If
End If
Next I
ActiveWindow.View.ShowAll = bolShowAll
End Sub
Wenn Sie nun in einem Dokument die Position der automatischen Seitenumbrüche prüfen möchten, drücken Sie Alt+F8 für die Makroauswahl und starten "SeitenumbruchPruefen" per Doppelklick. Das Makro durchsucht Ihr Dokument beginnend auf der ersten Seite nach automatischen Seitenumbrüchen. Bei jeder Fundstelle hält es an, zeigt die betreffende Seite mit dem automatischen Seitenumbruch und fragt, ob weitergesucht werden soll.
Ein Klick auf die Schaltfläche Nein bricht das Makro ab und Sie können an der aktuellen Position zum Beispiel einen festen Seitenumbruch setzen oder Elemente so anpassen, dass der automatische Seitenumbruch anders gesetzt wird. Ein Klick auf die Schaltfläche Ja setzt die Suche fort, bis das Ende des Dokumentes erreicht ist. Von hier aus können Sie bei Bedarf über Umschalt+F5 im Dokument von Seitenumbruch zu Seitenumbruch zurückspringen und eventuell notwendige Änderungen vornehmen.
Basis des Makros ist eine Schleife, die alle Seiten des Dokumentes durchgeht und das letzte Zeichen der Seite prüft. Ist dieses Zeichen kein "harter" Seitenumbruch (ASC-Code 12 oder 14) und ist das Zeichen ein Buchstabe oder ein Sonderzeichen, liegt ein automatischer Seitenumbruch vor und die Seite wird zur Kontrolle angezeigt:
For I = 2 To _
Selection.Information(wdNumberOfPagesInDocument)
strSeite = CStr(I)
Selection.GoTo What:=wdGoToPage, _
Which:=wdGoToAbsolute, _
Count:=strSeite
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, _
Count:=1, _
Extend:=wdMove
intZeichen = Asc(Selection.Text)
If intZeichen <> 12 And intZeichen <> 14 Or _
intZeichen > 31 Then
If MsgBox( _
"Automatischer Seitenumbruch gefunden - weiter?", _
vbYesNo + vbQuestion, _
"Seitenumbruch prüfen") = vbNo Then
ActiveWindow.View.ShowAll = bolShowAll
Exit Sub
End If
End If
Next I
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Kopfzeile mit Briefkopf nur auf der ersten Seite
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe ein Briefdokument erstellt, in dem ich den Briefkopf in die Kopfzeile und die Seitenzahl in die Fußzeile eingefügt habe. Wenn ich jetzt einen mehrseitigen Brief schreibe, fügt Word den Briefkopf auf allen Seiten ein. Er soll natürlich nur auf der ersten Seite stehen, während die Seitenzahlen auf jeder Seite in der Fußzeile erscheinen sollen. Dieses Problem konnte ich bislang nicht lösen. Können Sie mir weiterhelfen?
J. Koelbel
ANTWORT: Sie müssen Word anweisen, für die erste Seite eine andere Kopf-/Fußzeile zu verwenden. Anschließend sorgen Sie dafür, dass Ihr Briefkopf nur im Bereich der ersten Kopfzeile steht; in der "normalen" Kopfzeile des Briefes löschen Sie ihn. Anders sieht es bei den Fußzeilen aus. Hier verwenden Sie sowohl in der ersten als auch in der "normalen" Fußzeile das Feld mit der Seitenzahl. Hier die entsprechende Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Öffnen Sie das Briefdokument oder die Briefvorlage, das/die Sie
vorbereitet haben.
- Fügen Sie vorübergehend so viel Text ein, dass das Dokument aus
mindestens zwei Seiten besteht.
- Wählen Sie Datei-Seite einrichten
an und wechseln Sie auf die Registerkarte Seitenlayout (Word 97/2000) bzw. Layout (Word 2002/2003).
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste
Seite anders.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ok.
- Gehen Sie mit Strg+Pos1 an den Anfang des Dokuments.
- Rufen Sie Ansicht-Kopf- und
Fußzeile auf.
- Der gestrichelte Bereich der Kopfzeile ist jetzt mit "Erste
Kopfzeile" betitelt. Ihr Briefkopf ist aber vermutlich verschwunden.
Klicken Sie in der Symbolleiste Kopf- und
Fußzeile auf das Symbol Nächste
anzeigen. Jetzt sollte der Briefkopf zu sehen sein, und zwar
in einem gestrichelten Rahmen, der einfach nur mit "Kopfzeile" betitelt
ist.
- Da der Briefkopf auf der ersten und eben nicht auf den Folgeseiten
stehen soll, löschen Sie ihn aus der "Kopfzeile" und verschieben ihn in
die "Erste Kopfzeile". Dazu markieren Sie den Inhalt der Kopfzeile mit
Strg+A und drücken Strg+X, um ihn auszuschneiden. Dann
klicken Sie in der Symbolleiste Kopf- und
Fußzeile auf Vorherige
anzeigen und drücken Strg+V, um den Briefkopf in die
"Erste Kopfzeile" einzufügen. Überprüfen Sie, ob die Formatierung immer
noch Ihren Vorstellungen entspricht.
- Werfen Sie als nächstes einen Blick auf die Fußzeile, indem Sie in
der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile
auf Zwischen Kopf- und Fußzeile
wechseln klicken.
- Analog zur Kopfzeile ist der gestrichelte Bereich mit "Erste
Fußzeile" überschrieben. Damit die Seitenzahlen auf allen Seiten des
Briefes erscheinen, müssen Sie die entsprechenden Informationen aus der
normalen Fußzeile kopieren. Dazu gehen Sie ähnlich vor wie in den
Schritten 8 und 9, nur dass Sie den Inhalt der "Fußzeile" nicht
ausschneiden, sondern per Strg+C kopieren. Dann fügen Sie ihn
aber wie gehabt mit Strg+V in die "Erste Fußzeile" ein.
- Schließen Sie die Kopf- und
Fußzeile.
- Löschen Sie den Text, den Sie in Schritt 2 zum Füllen der Seiten
eingegeben hatten.
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Formatvorlagen besser kontrollieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte die zugewiesenen Formatvorlagen in einem Text möglichst schnell überprüfen. Leider steht in Word nur das Formatvorlagenfeld in der Symbolleiste zur Verfügung, das das Format des aktuellen Absatzes anzeigt. Ich muss also absatzweise durch das Dokument scrollen und dabei die Formatvorlagenanzeige kontrollieren. Gibt es eine bessere Möglichkeit?
G. Messmer
ANTWORT: Es gibt eine wenig bekannte Option, mit der eine Formatvorlagenspalte in Word aktiviert werden kann:
- Beachten Sie, dass die Formatvorlagenspalte nur in der
Normal-Ansicht von Word zur Verfügung steht. In allen anderen
Anzeigemodi zeigt Word die entsprechende Option erst gar nicht an.
Wählen Sie also im ersten Schritt das Menü Ansicht-Normal an.
- Rufen Sie das Menü Extras-Optionen
auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Ansicht".
- Klicken Sie in das Feld Breite der
Formatvorlagenanzeige.
- Legen Sie nun fest, wie viele Zentimeter der Bildschirmbreite, der
Formatvorlagenspalte "geopfert" werden sollen. In der Regel ist ein Wert
von 1,5 cm ausreichend. Wenn Sie die Dialogbox mit Ok beenden, erscheint am linken
Bildschirmrand neben jedem Absatz der entsprechende
Formatvorlagenname.
Zum Entfernen der Formatvorlagenspalte setzen Sie den entsprechenden Wert im Dialogfeld Extras-Optionen einfach wieder auf "0" oder Sie schieben die Trennlinie zum Text ganz an den linken Fensterrand.
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