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Ausgabe vom 20. September
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: PDF-Dateien nach Word und Excel
konvertieren
- Download-Tipp: Berechnungen in Word schneller
ausführen
- News: Erweitern Sie Word um neue Wörterbücher und
Sprachen-Tools
- News: Wichtige Sicherheitsupdates für Office 2000,
2002/XP und 2003
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: PDF-Dateien nach Word und Excel konvertieren
PDF ist das Standardformat für den Austausch von elektronischen Dokumenten: Produktbeschreibungen, Preislisten, Ausschreibungen, Briefe, Konzepte; es gibt kaum etwas, was nicht inzwischen als PDF verschickt wird. Das Angebot von Tools für die Umwandlung von Word- und Excel-Dateien in das PDF-Format ist riesig, aber was ist mit dem umgekehrten Weg: Sie erhalten PDF-Dokumente und möchten sie in Word oder Excel bearbeiten?
Der PDFgrabber bietet die optimale Lösung: Das pfiffige Tool wandelt PDF-Dateien in Word-, Excel- oder normale Textdateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. Weitere Informationen finden Sie unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/
Download-Tipp: Berechnungen in Word schneller ausführen
So führen Sie Berechnungen in Ihren Dokumenten in Zukunft noch einfacher aus: Geben Sie die gewünschte Berechnung in den Text ein, markieren Sie sie und rufen Sie unser Tool auf. In einem Dialogfeld bestimmen Sie dann die Anzahl der Nachkommastellen, auf Wunsch ein Währungskennzeichen und fügen das formatierte Ergebnis dann per Mausklick in den Text ein.
Diese Word-Erweiterung finden Sie zum kostenlosen Download unter:
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SmartTools
Berechnen und
Einfügen |
News: Erweitern Sie Word um neue Wörterbücher und Sprachen-Tools
Machen Sie aus Microsoft Office ein Sprachentalent: Mit den Microsoft Office Proofing Tools können Sie Wörterbücher, Silbentrennungen, Grammatikprüfungen usw. für über 40 weitere Sprachen installieren. Wirklich verfügbaren Sprachen für Word sind in diesem Paket enthalten und lassen sich nach Bedarf installieren und sofort nutzen. Die Proofing Tools stehen ab sofort für Office 2003 zur Verfügung. Außerdem ist auch die Version für Office XP wieder lieferbar. Nähere Informationen finden Sie auf den folgenden Seiten:
Neue Wörterbücher für Word 2002/XP:
http://www.add-in-world.com/katalog/proofingXP/
Neue Wörterbücher für Word 2003:
http://www.add-in-world.com/katalog/proofing2003/
News: Wichtige Sicherheitsupdates für Office 2000, 2002/XP und 2003
In der letzten Woche hat Microsoft in einem Security-Bulletin auf zwei kritische Sicherheitslücken in Office hingewiesen. Bei dem ersten Problem geht es um den WordPerfect-Konverter, der bereits im August 2003 ebenfalls wegen einer Sicherheitslücke aktualisiert wurde. Wenn Sie ein speziell präpariertes Dokument öffnen, das zum Aufruf des WordPerfect-Konverters führt, könnten unbemerkt schädliche Programme auf Ihrem Rechner ausgeführt werden. Nähere Informationen zu der Sicherheitslücke, die Office 2000, XP und 2003 betrifft, finden Sie unter:
Techinfo: Sicherheitslücke im WordPerfect-Konverter
Installieren Sie in jedem Fall das zu Ihrer Office-Version passende Update:
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Sicherheitsupdate
für Office 2000:
WordPerfect-Konverter |
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Sicherheitsupdate
für Office XP:
WordPerfect-Konverter |
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Sicherheitsupdate
für Office 2003:
WordPerfect-Konverter |
Die zweite Sicherheitslücke betrifft nur Office XP und 2003; wenn Sie eine Grafik im JPEG-Format einfügen, kann es zur unbemerkten Ausführung von Makrocode kommen. Nähere Informationen finden Sie unter:
Techinfo: Sicherheitslücke im JPEG-KOnverter
Die Updates für Office XP und 2003 können Sie unter den folgenden Adressen herunterladen:
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Sicherheitsupdate
für Office XP:
JPEG-Grafik-Konverter |
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Sicherheitsupdate
für Office 2003:
JPEG-Grafik-Konverter |
| Word-Tipp der
Woche |
So nutzen Sie die neue Organigramm-Funktion von Word
Versionen: Word 2002/XP und 2003
Vor Office XP konnten Sie bereits ein Organigramm in Word einfügen, aber dabei handelte es sich um ein so genanntes eingebettetes Objekt, das über das Menü Einfügen-Objekt als "MS Organigramm" eingefügt wurde. Das führte bei einer Weitergabe des Dokumentes zu Problemen, wenn auf dem Ziel-Rechner die optional installierbare Anwendung "MS Organigramm" nicht eingerichtet war. Die Bearbeitung war außerdem recht umständlich und zeitraubend, weil dazu jeweils die OLE-Anwendung geladen und die Daten von Word an die Anwendung übergeben und nach Bearbeitung wieder entgegengenommen und im Dokument aktualisiert werden mussten.
Ab Word 2002 hat Microsoft das Organigramm direkt in Word integriert und über das Menü Einfügen-Grafik-Organigramm verfügbar gemacht, sodass das Einfügen in ein Dokument ohne zusätzlichen Dialog auskommt. Außerdem gestaltet sich das Bearbeiten nicht mehr ganz so "spröde" wie beim "MS Organigramm", da direkt im Dokument ohne externe Zugriffe gearbeitet wird. Außerdem ist die Weitergabe problemlos möglich. Die Übernahme älterer Office-Dokumente, in denen noch das "alte" OLE-Objekt "MS Organigramm" enthalten ist, macht ebenfalls keine Probleme. Beim Öffnen in Word wird es automatisch in das neue Format konvertiert, als OLE-Objekt gelöscht und an der ursprünglichen Stelle neu eingebunden.
Nach dem Einfügen eines Organigramms über das Menü Einfügen-Grafik-Organigramm fügt Word zunächst ein Standard-Organigramm ein, das aus einer Form auf oberster Ebene und drei Formen auf der zweiten Ebene besteht. Die Formen der zweiten Ebene entsprechen den aus "MS Organigramm" bekannten Mitarbeiter-Formen. Durch das Klicken in die Formen geben Sie wie gewohnt den gewünschten Text ein. Wie bereits erwähnt, sind Organigramme ähnlich implementiert wie Zeichnungselemente und AutoFormen. Sie können also alle Elemente eines Organigramms wie von Zeichnungselementen oder AutoFormen gewohnt, formatieren und einstellen. Dazu benutzen Sie einfach die entsprechenden Symbole der Symbolleiste Zeichnen oder die Einträge im Menü Format. Zusätzlich wird bei aktiviertem Organigramm eine Symbolleiste "Organigramm" angezeigt, über die Sie neue Formen einfügen, das Organigramm formatieren oder spezielle Funktionen zum Markieren abrufen können.
Die Symbolleiste schalten Sie über das Kontextmenü des Organigramms und den Eintrag Organisationsdiagrammtoolbar Ein-/ausblenden je nach Bedarf ein und aus; unter Ansicht-Symbolleisten taucht diese Symbolleiste nicht auf!
Zum Erweitern des Organigramms, markieren Sie entweder die Manager-Form, um beispielsweise einen Assistenten oder Untergebenen anzulegen, oder die Untergebenen-Form, um einen Kollegen auf gleicher Ebene oder weitere Untergebene auf einer Ebene darunter anzulegen. Klicken Sie dann in der Symbolleiste "Organigramm" auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche Form einfügen und wählen Sie die gewünschte Form - je nach Kontext Untergebene, Kollegin oder Assistent - aus dem Dropdown-Menü aus. Die ausgewählte Form wird als Standard gesetzt, sodass Sie beispielsweise weitere Kollegen mit einem Klick auf Form einfügen ohne Umweg über das Dropdown-Menü einfügen können. Alternativ dazu markieren Sie eine Form im Organigramm und drücken die rechte Maustaste - im Kontextmenü finden Sie dann die entsprechenden Einträge Untergebene, Kollegin oder Assistent. Um Formen aus dem Organigramm zu entfernen, markieren Sie sie einfach und drücken dann die Entf-Taste.
Standardmäßig wird ein Organigramm im so genannten "AutoLayout" bearbeitet. Dabei kümmert sich das Tool selbständig um Dinge wie die Führung der Verbindungslinien und die Anordnung der einzelnen Formen. Um beispielsweise einen Zweig oder einzelne Elemente des Organigramms umzusetzen, muss zunächst der AutoLayout-Modus abgeschaltet werden. Dazu klicken Sie in der Symbolleiste "Organigramm" auf die Schaltfläche Layout und dann auf Autolayout im Dropdown-Menü. Anschließend markieren Sie das die gewünschten Elemente im Organigramm. Verbindungslinien erhalten einen roten beziehungsweise grünen Punkt, den Sie dann einfach an die gewünschte Ausgangsform ziehen, um die neue Anbindung festzulegen. Die zum Zweig gehörenden Formen werden allerdings nicht mit verschoben beziehungsweise nicht neu angeordnet, das müssen Sie manuell nachholen. Dazu markieren Sie zunächst die Ausgangsform und wählen dann in der Symbolleiste "Organigramm" oder im Kontextmenü Markieren-Zweig an. Anschließend verschieben Sie dann den gesamten Zweig als Block an die gewünschte Position.
Über Markieren wählen Sie außerdem mit Alle Verbindungslinien nur die Linien aus, um diese neu zu formatieren. Oder Sie selektieren mit Ebene alle Formen auf der Ebene der aktuell markierten Form, um zum Beispiel deren gemeinsame Hintergrundfarbe oder Rahmen zu ändern.
Um die Anordnung von Formen zu ändern, also beispielsweise einen Assistenten nicht links, sondern rechts vom Manager anzuordnen, markieren Sie die gewünschten Formen und wählen Layout in der Symbolleiste "Organigramm" oder im Kontextmenü an. Hier können Sie nun wählen, in welcher Art die markierten Formen zur Ausgangsform angeordnet werden sollen.
Ähnlich der Funktion Format-Design gibt es auch für Organigramme eine Möglichkeit, deren Erscheinungsbild mit wenigen Mausklicks zu ändern. Klicken Sie dazu auf das Symbol Autoformat in der Symbolleiste "Organigramm". Daraufhin wird ein Dialog "Organigrammtypkatalog" angezeigt, über den Sie die gewünschte Darstellung wählen.
Sie können beliebige Zeichnungselemente und AutoFormen ins Organigramm aufnehmen, indem Sie einfach die gewünschte Funktion über die Symbolleiste "Zeichnen" aktivieren und direkt in das Organigramm zeichnen. Die Elemente werden dann Bestandteil des Organigramms und können mit diesem verschoben oder skaliert werden.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
Word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Symbole für häufig benötigte Dokumentvorlagen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ist es möglich, für häufig benötigte Dokumentvorlagen Schaltflächen in einer Symbolleiste anzulegen? Auf manche Vorlagen greife ich zwanzig bis dreißig Mal am Tag zu, weshalb das ständige Aufrufen von Datei-Neu recht lästig ist. Viel praktischer wäre es, wenn ich zum Öffnen einer Vorlage nur auf ein Symbol klicken müsste.
S.-H. Noack
ANTWORT: Word selbst bietet keine speziellen Funktionen, mit denen sich das Öffnen von Dokumenten auf Basis bestimmter Vorlagen beschleunigen ließe. Das heißt, Sie müssen mit ein paar Zeilen VBA-Code nachhelfen.
Wenn Ihnen das zu aufwändig erscheint, sollten Sie einen Blick auf unser Add-In "SmartTools QuickDocs für Word" werfen. Es steht zum kostenlosen Download auf folgender Internetseite zur Verfügung:
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SmartTools
QuickDocs für Word |
Falls Sie trotzdem lieber selbst eine Symbolleiste für die häufig benötigten Dokumentvorlagen anlegen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie das Dialogfeld Ansicht-Symbolleisten-Anpassen auf.
- Richten Sie eine neue Symbolleiste ein, indem Sie auf der
Registerkarte Symbolleisten auf Neu klicken und der Symbolleiste
anschließend einen Namen - beispielsweise "Dokumentvorlagen" - zuweisen.
Achten Sie darauf, dass die Symbolleiste in der Standardvorlage
NORMAL.DOT angelegt wird. Danach verlassen Sie die angezeigten
Dialogfelder mit Ok und Schließen.
- Die VBA-Makros, die die neuen Dokumente auf Basis bestimmter
Vorlagen öffnen, können Sie ganz einfach mit dem Makrorecorder
aufzeichnen. Dazu wählen Sie im Menü Extras zuerst Makro und dann Aufzeichnen an.
- Im daraufhin eingeblendeten Dialogfenster geben Sie als erstes einen
Makronamen ein (ein einzelnes Wort,
das Rückschlüsse auf die Dokumentvorlage zulässt).
- Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Symbolleisten, wonach sich das Dialogfenster
Anpassen mit der Registerkarte Befehle öffnet. Ziehen Sie den Listeneintrag
"Normal.NewMacros.<Makroname>" mit der Maus aus dem Feld Befehle in die Symbolleiste, die Sie zuvor
(Schritt 2) angelegt hatten. Wenn die Symbolleiste verdeckt ist, müssen
Sie vorher das Dialogfenster Anpassen
zur Seite ziehen.
- Um die Beschriftung der Symbolleistenschaltfläche zu ändern, klicken
Sie im Dialogfenster Anpassen auf
Auswahl ändern. Im aufklappenden Menü
überschreiben Sie den Text im Feld Name durch die gewünschte Beschriftung.
Schließen Sie die Eingabe mit Return ab.
- Klicken Sie im Dialogfenster Anpassen auf Schließen.
- Jetzt beginnt sofort die Makroaufzeichnung: Führen Sie wie gewohnt
die Schritte aus, mit denen Sie ein neues Dokument auf Basis der
Dokumentvorlage öffnen. Sobald das Dokument geladen ist, beenden Sie die
Makroaufzeichnung, indem Sie in der Symbolleiste Aufzeichnen auf die Stoppschaltfläche (Aufzeichnung beenden) klicken.
- Das im letzten Schritt geöffnete Dokument können Sie dann wieder
schließen, ohne die Änderungen zu speichern.
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Suche nach optionalem Trennzeichen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich weiß, dass ich in einem älteren Word-Dokument eine manuelle Silbentrennung durchgeführt habe - damals noch nach der alten Rechtschreibung. Jetzt möchte ich den Text wieder verwenden. Dabei trennt Word natürlich an den damals von mir gesetzten Stellen, was nicht immer korrekt ist. Wie entferne ich die alten Trennungen?
T. Schleppmann
ANTWORT: Worttrennungen, die Sie bei einer manuellen Silbentrennung setzen, markiert Word mit einem "bedingten Trennstrich". Das bedeutet, dass ein ansonsten nicht sichtbares Sonderzeichen eingefügt wird, das Sie übrigens auch über die Tastatur eingeben können, indem Sie Strg+- (Bindestrich) drücken. Beachten Sie, dass dies nur bei der manuellen Silbentrennung der Fall ist. Die Trennungen, die bei einer automatischen Silbentrennung eingefügt werden, sind nicht durch spezielle Sonderzeichen gekennzeichnet. Unter Verwendung der neuen deutschen Rechtschreibprüfung müsste Word den Text dann automatisch korrekt trennen.
Um aber manuelle/bedingte Trennungen zu überprüfen oder vollständig zu entfernen, nutzen Sie die Suchfunktion von Word. Rufen Sie dafür Bearbeiten-Suchen auf und klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern, falls der Suchdialog nicht ohnehin schon mit den erweiterten Funktionen angezeigt wird.
Im erweiterten Bereich öffnen Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Sonstiges eine Liste mit häufig verwendeten Sonderzeichen. Darin wählen Sie "Bedingter Trennstrich" an. Im Feld Suchen nach erscheint daraufhin die Zeichenkombination "^-".
Nun müssen Sie den Suchvorgang nur noch mit Weitersuchen starten. Dabei kann es allerdings passieren, dass Sie die Fundstelle gar nicht sehen. Das ist immer dann der Fall, wenn sich der bedingte Trennstrich mitten in einer Zeile befindet und Sie die Darstellung von Sonderzeichen ausgeschaltet haben. Entweder lassen Sie sich dann mit der Symbolleistenschaltfläche einblenden/ausblenden alle Formatierungszeichen anzeigen oder Sie drücken eine der Pfeiltasten Nach-links bzw. Nach-rechts, womit Sie den Cursor wieder sichtbar machen.
Wenn Sie die bedingten Trennstriche vollständig entfernen wollen, können Sie sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auch durch eine leere Zeichenfolge - quasi durch "Nichts" - ersetzen.
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