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Ausgabe vom 21. November
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte
Outlook-Ergänzung gegen Spam und unerwünschte E-Mail
- Download-Tipp: Die kostenlosen Word Weekly
Druckertools
- Update: Hotfix für Office XP verhindert
Programmabsturz
- So finden Sie ungenutzte Formatvorlagen, Teil
2
- QuickTipp: Schneller doppelzeiliger Ausdruck für
Ihre Dokumente
- Schlankheitskur für Ihre Dokumentvorlage
NORMAL.DOT
- Nachtrag: Inhalte von Formularfeldern auf
Folgeseiten wiederholen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mailwasher Pro - die perfekte Outlook-Ergänzung gegen Spam und unerwünschte E-Mail
Der Junk-Mail-Filter von Outlook und eine schier unüberschaubare Anzahl von Zusatzprogrammen sollen Sie von unerwünschten Mails befreien. Der Nachteil dieser Lösungen: Die Nachrichten werden zunächst kosten- und zeitintensiv auf Ihren Rechner heruntergeladen und erst dann analysiert, sortiert oder gegebenenfalls gelöscht.
Mailwasher Pro ist die revolutionäre Alternative - das bereits millionenfach bewährte Programm wird ab sofort von SmartTools Publishing in einer komplett deutschen Version angeboten. Das Konzept:
- Mit Mailwasher Pro bestimmen Sie alleine, welche Mails von Outlook
überhaupt auf Ihren Computer geladen werden.
- Viren, Würmer, Spam, Mails mit umfangreichen Anhängen und andere
unerwünschten Nachrichten werden bereits auf dem Mailserver gelöscht, so
dass sie erst gar nicht auf ihren Computer gelangen.
- Mailwasher Pro kann gefährliche und unerwünschte Mails automatisch
erkennen. Das Programm sortiert die Nachrichten für Sie vor. Auf Wunsch
kontrollieren Sie die Liste noch und löschen dann per Mausklick alle
gefährlichen und nicht erwünschten Mails direkt auf dem Mailserver.
- Outlook wird erheblich entlastet. Sie sparen Zeit und Geld, weil nur
noch die Mails komplett geladen werden, die Sie auch wirklich empfangen
möchten. Damit ist MailWasher Pro die ideale Lösung, wenn Ihnen
beispielsweise im Urlaub oder auf Geschäftsreise nur eine langsame bzw.
sehr teure Internetverbindung zur Verfügung steht.
- Mailwasher Pro kann sowohl normale Mailkonten (POP3), als auch IMAP,
AOL und Hotmail von Spam befreien.
Nähere Informationen zu Mailwasher Pro und dem zurzeit gültigen Aktionspreis mit 15% Rabatt finden Sie unter:
Mailwasher Pro für Outlook
Download-Tipp: Die kostenlosen Word Weekly Druckertools
Mit den Drucker-Tools stellen wir Ihnen eine Sammlung von nützlichen neuen Funktionen rund um den Ausdruck von Dokumenten zur Verfügung. Nach der automatischen Installation können Sie über eine neue Symbolleiste unter anderem auf die folgenden Funktionen zugreifen:
- Kopien einfacher ausgeben
- Komplettes Verzeichnis per Mausklick drucken
- Aktuelle Markierung oder aktuelle Seite drucken
- Schnelldruck im Konzeptmodus
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Word
Weekly Druckertools kostenlos
herunterladen |
Update: Hotfix für Office XP verhindert Programmabsturz
Microsoft hat vor kurzem einen neuen Hotfix bereitgestellt, der Word 2002/XP und auch andere Office XP-Applikationen betrifft. Unter der folgenden Adressen finden Sie weitere Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein direkter Download nicht angeboten wird; Sie müssen den Hotfix explizit beim Support anfordern, wenn Sie von den entsprechenden Problemen betroffen sind:
Office XP hotfix package vom 5. Oktober 2005
Behobenes Problem: Wenn Sie die Ordner "Eigene Dateien" und "Desktop" auf einen Netzwerkordner umgeleitet haben und die entsprechende Netzwerkfreigabe nicht zur Verfügung steht, können Word 2002/XP und andere Office-Applikationen untera anderem beim Öffnen und Speichern von Dateien abstürzen.
| Word-Tipp der
Woche |
So finden Sie ungenutzte Formatvorlagen, Teil 2
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Schaffen Sie per Mausklick Ordnung in Ihren Dokumenten! Wenn Sie ein größeres Projekt abgeschlossen haben, befinden sich im Dokument häufig Formatvorlagen, die zunächst angelegt, später aber nicht benutzt wurden. Manuelles "Aufräumen" wäre hier viel zu zeitaufwendig, aber mit einem kleinen Makro können Sie die Aufgabe praktisch per Mausklick erledigen.
In der letzten Woche hatten wir Ihnen eine Lösung vorgestellt, die zunächst feststellt, welche Formatvorlagen im aktuellen Dokument eingesetzt wurden. Diese Aufstellung wird dann mit den vorhandenen Formatvorlagen abgeglichen, so dass am Ende zwei Listen ausgegeben werden können, in denen sowohl benutzte als auch unbenutzte Formatvorlagen übersichtlich aufgelistet sind.
Wenn Sie sich etwas näher für die Funktionsweise des Makros interessieren, möchten wir im Folgenden noch die wichtigsten Abschnitte aus dem VBA-Code vorstellen:
Sub UnbenutzeAuflisten()
Set objDoc = ActiveDocument
intVerw = 0
intAbs = objDoc.Paragraphs.Count
For J = 1 To intAbs
strParaStyle = objDoc.Paragraphs(J).Style
For K = 1 To intVerw
If strParaStyle = arrVerwendet(K) Then Exit For
Next K
If K = intVerw + 1 Then
intVerw = K
arrVerwendet(intVerw) = strParaStyle
End If
Next J
In diesem Bereich werden alle Absätze des aktuellen Dokumentes der Reihe nach durchlaufen und die Namen der verwendeten Formatvorlagen in ein Array "arrVerwendet" übertragen. Eine Prüfung auf Vorhandensein des Namens im Array stellt sicher, dass mehrfach benutzte Formate nicht doppelt aufgenommen werden.
intEing = 0
intBenDef = 0
For Each objStyle In objDoc.Styles
bolVerwendet = False
For J = 1 To intVerw
If objStyle.NameLocal = arrVerwendet(J) Then
bolVerwendet = True
End If
Next J
If Not bolVerwendet Then
If objStyle.BuiltIn Then
intEing = intEing + 1
arrEingebaute(intEing) = objStyle.NameLocal
Else
intBenDef = intBenDef + 1
arrBenDef(intBenDef) = objStyle.NameLocal
End If
End If
Next objStyle
Im zweiten Schritt gleichen wir die benutzten mit den vorhandenen Formatvorlagen ab. Zu diesem Zweck wird in einer Schleife jede vorhandene Formatvorlage daraufhin geprüft, ob ihr Name bereits im Array "arrVerwendet" gespeichert ist. Sollte das der Fall sein, erfolgt eine Prüfung auf vordefinierte Standardformatvorlage anhand der Eigenschaft "BuiltIn". Ist das Ergebnis "True", wird die handelt es sich um eine unbenutzte Standardformatvorlage, andernfalls um eine unbenutzte, benutzerdefinierte Formatvorlage.
Documents.Add
Selection.TypeText "Benutzte Formatvorlagen:"
Selection.TypeParagraph
For J = 1 To intVerw
Selection.TypeText vbTab & arrVerwendet(J)
Selection.TypeParagraph
Next J
Selection.TypeParagraph
Selection.TypeParagraph
Selection.TypeText _
"Vordefinierte, unbenutzte Formatvorlagen:"
Selection.TypeParagraph
For J = 1 To intVerw
Selection.TypeText vbTab & arrEingebaute(J)
Selection.TypeParagraph
Next J
Selection.TypeParagraph
Selection.TypeParagraph
Selection.TypeText _
"Benutzerdefinierte, unbenutzte Formatvorlagen:"
Selection.TypeParagraph
For J = 1 To intVerw
Selection.TypeText vbTab & arrBenDef(J)
Selection.TypeParagraph
Next J
Selection.TypeParagraph
Selection.TypeParagraph
End Sub
Zum Schluss wird ein neues Dokument angelegt, in das die Inhalte der einzelnen Arrays übertragen werden.
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ANZEIGE Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügenSie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/ |
QuickTipp: Schneller doppelzeiliger Ausdruck für Ihre Dokumente
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Viele Anwender entscheiden sich in der Entstehungsphase eines Textes für einen sogenannten dopelzeiligen Ausdruck, um die zusätzliche Leerzeile zwischen den Textzeilen für Korrekturen und Anmerkungen zu nutzen. Da Sie diese Darstellung in der Regel nur einmal benötigen und ansonsten eine "normale" Ausgabe ohne Leerzeilen wünschen, sollten Sie den folgenden Trick zum temporären Umschalten auf doppelzeiligen Ausdruck kennen:
- Sichern Sie Ihr Dokument und drücken Sie Strg+A, um es
komplett zu markieren.
- Drücken Sie Strg+2, um die doppelzeilige Darstellung zu
aktivieren und drucken Sie den Text aus.
- Schließen Sie das Dokument und achten Sie darauf, dass die
Änderungen nicht(!) gespeichert werden.
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 oder 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Schlankheitskur für Ihre Dokumentvorlage NORMAL.DOT
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Word braucht beim Starten inzwischen sehr lange. Bei der Fehlersuche habe ich festgestellt, dass meine NORMAL.DOT-Datei auf eine Größe von 1,7 MB angewachsen ist. Ich vermute deshalb, dass der langsame Programmstart auf diese Dateigröße zurückzuführen ist. Nun will ich unnötigen Ballast aus der Standardvorlage NORMAL.DOT entfernen. Ich weiß aber nicht, wie ich die Datei öffnen kann. Word zeigt mir immer nur eine leere Datei an, wenn ich NORMAL.DOT zum Beispiel aus dem Windows-Explorer öffne. Können Sie mir sagen, wie ich die Datei trotzdem bearbeiten und ihre Dateigröße reduzieren kann?
R. Bässler
ANTWORT: Es ist ganz normal, dass die Standardvorlage von Word, die Datei NORMAL.DOT, leer ist – oder besser gesagt: keinen Text enthält. Ansonsten würde dieser Text bei jedem Programmstart automatisch auf dem Bildschirm erscheinen.
Die Dateigröße der Datei NORMAL.DOT ergibt sich vielmehr durch diverse "versteckte" Objekte. Benutzerdefinierte Symbolleisten, VBA-Makros und AutoText-Einträge sind die wichtigsten Elemente. Prüfen Sie, ob Sie alle Symbolleisten, Makros und AutoTexte, die Sie gleich nach dem Programmstart von Word einsetzen können, auch wirklich jederzeit benötigen. Sie können Ihre NORMAL.DOT-Datei schlanker machen, indem Sie weniger wichtige Elemente in eine andere Dokumentvorlage verschieben, die Sie dann nur bei Bedarf laden.
Um die genannten Programmbestandteile zu verschieben, legen Sie eine neue Vorlage an, die als Ziel des Verschiebevorgangs dienen soll. Dazu wählen Sie Datei-Neu an. In Word 2003 und 2002/XP öffnet sich daraufhin der Aufgabenbereich, in dem Sie den Link Auf meinem Computer (2003) bzw. Allgemeine Vorlagen (2002/XP) anklicken. Jetzt sehen Sie das Dialogfenster, das in Word 2000 und 97 sofort nach Aufruf von Datei-Neu erscheint. Darin aktivieren Sie unten rechts – im Bereich Neu erstellen – die Option Vorlage. Ein Klick auf Ok öffnet ein neues, leeres Dokument. Speichern Sie die Datei als Dokumentvorlage unter einem Namen Ihrer Wahl, lassen Sie sie aber weiterhin geöffnet.
Wählen Sie nun den Befehl Extras-Vorlagen und Add-Ins an und klicken Sie im danach angezeigten Dialogfenster auf die Schaltfläche Organisieren. Im nächsten Dialogfenster stehen Ihnen vier Registerkarten zur Verfügung, in denen die verfügbaren Formatvorlagen, AutoTexte usw. aufgelistet werden. Dabei sehen Sie die in NORMAL.DOT gespeicherten Elemente jeweils auf der rechten Seite, während auf der linken Seite die Inhalte der zuvor angelegten Dokumentvorlage angezeigt werden.
Überprüfen Sie alle Elemente der NORMAL.DOT-Datei. Die nicht so wichtigen markieren Sie und Kopieren sie in die neue Dokumentvorlage. Direkt danach klicken Sie auf Löschen, um sie aus NORMAL.DOT zu entfernen. Nach Abschluss der Aufräumaktion speichern Sie die neue Dokumentvorlage, um die kopierten Elemente zu sichern. NORMAL.DOT wird normalerweise gespeichert, sobald Sie Word beenden.
Wenn Sie später einmal die verschobenen AutoTexte, Makros usw. benötigen, laden Sie die entsprechende Dokumentvorlage, indem Sie Extras-Vorlagen und Add-Ins aufrufen und die Datei als globale Dokumentvorlage Hinzufügen. Die globalen Vorlagen und Add-Ins können per Kontrollkästchen immer wieder schnell ge- und entladen werden.
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Nachtrag: Inhalte von Formularfeldern auf Folgeseiten wiederholen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Im Word Weekly-Newsletter vom 13.6.2005 schildern Sie, wie man Inhalte von Formularfeldern mit Hilfe eines Querverweises auf den Folgeseiten wiederholen kann. Dabei weisen Sie darauf hin, dass der Querverweis unter Umständen erst nach einem Umschalten in die Seitenansicht oder erst beim Drucken aktualisiert wird.
Mein Tipp dazu: Aktivieren Sie beim Formularfeld, dessen Inhalt wiederholt werden soll, das Kontrollkästchen Beim Verlassen berechnen. Durch diese Einstellung wird der Querverweis automatisch aktualisiert, sobald Sie aus dem zu wiederholenden Feld zu einem anderen Formularfeld wechseln.
G. Schilder
ANTWORT: Um das Kontrollkästchen einzuschalten, öffnen Sie die Formulardatei und schalten den Formularschutz aus. Dann klicken Sie das zu wiederholende Formularfeld mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl Eigenschaften auf. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Verlassen berechnen. Danach bestätigen Sie die Änderung mit Ok. Am Ende schalten Sie den Formularschutz wieder ein und speichern die geänderte Formulardatei.
| Newsletter-Tipp |
Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail
SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 2003, 2002/XP, 2000 und 97/98:
- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
- Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen
- Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches
- Download-Links zu Outlook-Erweiterungen
- Helpline für Ihre Fragen zu Outlook
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