Ausgabe vom 21. Februar 2005  In dieser Ausgabe Word-News & Downloads Spotlight: Die neue Version 8.0 des Synkronizer zum automatischen Abgleich von Excel Tabellen Download-Tipp: Verteiler für Memos mit wenigen Mausklicks zusammenstellen News: Neue Version der kostenlosen Desktop-Suche von Microsoft Word-Tipp der Woche Alle Kopf- und Fußzeilen per Mausklick löschen Word-Helpline Index mit Textverweisen in die richtige Reihenfolge bringen Bestimmte Formatierungen von der Rechtschreibprüfung ausschließen Newsletter-Tipp Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail  Word-News & Downloads Spotlight: Die neue Version 8.0 des Synkronizer zum automatischen Abgleich von Excel Tabellen Nutzen auch Sie ab sofort die neueste Version des Excel-Tools, auf das Tausende von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer 8.0 Premium. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer einzigen aktuellen Version zusammenführen. Sparen Sie künftig viele Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel: Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen Versionen enthält. Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen liegen. Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer 8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand. Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne Duplikate! Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/ Download-Tipp: Verteiler für Memos mit wenigen Mausklicks zusammenstellen Wenn Sie regelmäßig Dokumente erstellen, die ausgedruckt und noch auf dem herkömmlichen Weg auf Papier verteilt werden, kommen Sie um den kostenlosen SmartTools Memo-Assistenten nicht herum. Erstellen Sie mit seiner Hilfe zunächst eine Liste aller Personen, die regelmäßig in einen Memoverteiler aufgenommen werden müssen. Bei dem nächsten Dokument mit Verteiler rufen Sie dann einfach das Menü Einfügen-SmartTools Memoassistent auf (automatische Installation!) und wählen per Doppelklick die gewünschten Personen aus. Zusätzlich können Sie noch einen Betreff für Ihr Memo festlegen und entscheiden, ob die Namen neben- oder untereinander eingefügt werden sollen. Anschließend genügt ein Mausklick und Sie müssen nur noch den Text für Ihr fertig vorbereitetes Memo verfassen. Sie finden diese kostenlose Word-Erweiterung unter:  SmartTools Memoassistent für Word News: Neue Version der kostenlosen Desktop-Suche von Microsoft Unter der Bezeichnung "MSN Toolbar Suite" hat Microsoft im Dezember eine Beta-Version eines kostenlosen Programms zur Desktop-Suche veröffentlicht. Das Tool indiziert E-Mails von Outlook bzw. Outlook Express, Word-Dokumente sowie andere Office-Dateien auf Ihrer Festplatte und liefert dann in Zukunft blitzschnell Ergebnisse zur verschiedenen Suchkriterien. Ab sofort steht die MSN Toolbar Suite in einer neuen aktualisierten Version zur Verfügung: http://beta.toolbar.msn.com/ Neben verschiedenen Bugfixes wurde in der aktuellen Version vor allem die Zusammenarbeit mit Outlook verbessert und die Indizierung von Anhängen beschleunigt. Wenn Sie die Installation nach dem Download starten, erscheint zunächst ein Hinweis, dass Sie nicht mit einer englischen Windows-Version arbeiten. Nach unseren Tests arbeitet die MSN Toolbar Suite aber ohne Probleme auch unter den deutschen Softwareversionen. Außerdem wichtig zu beachten: Damit die Suche funktioniert, muss zu Beginn einmalig ein Index Ihres Datenbestandes angelegt werden. Ihre Mails werden aber nur dann indiziert, wenn Outlook auch gestartet ist!  Word-Tipp der Woche Alle Kopf- und Fußzeilen per Mausklick löschen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 In einem Word-Dokument können Sie nahezu beliebig viele unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen definieren. Abgesehen davon, dass jeder Dokumentabschnitt eine eigene Kopf- oder Fußzeile enthalten kann, sind auch noch spezielle Definitionen jeweils für die erste Seite sowie für gerade und ungerade Seiten möglich. Wenn Sie nun ein solches Dokument als Vorlage für einen ähnlichen Text verwenden oder aus anderen Gründen alle Kopf- und Fußzeilen löschen möchten, haben Sie ein Problem, denn Sie müssen jeden einzelnen Abschnitt anspringen und die Kopf- und Fußzeilen dort manuell löschen. Abhilfe schaffen Sie mit einem kleinen Makro: Wechseln Sie mit Alt+F11 in den VBA-Editor, und klicken Sie im Projekt-Explorer auf "Normal (NORMAL)". Wählen Sie das Menü Einfügen-Modul an und geben Sie den folgenden Code ein: Sub procKFZLoeschen() Dim sect As Section, intTaste As Integer Dim I As Integer   If Documents.Count = 0 Then     MsgBox "Kein Dokument geöffnet!", vbOKOnly + _     vbCritical, "!!! Problem !!!"     Exit Sub   End If   intTaste = MsgBox("Alle Kopf-/Fußzeilen löschen?", _   vbYesNo + vbQuestion, "Alle Kopf-/Fußzeilen löschen?")   If intTaste <> vbYes Then Exit Sub   For Each sect In ActiveDocument.Sections     For I = 1 To 3 'Erste Seite, Gerade, Ungerade...       With sect         .Headers(I).Range.Delete         .Footers(I).Range.Delete       End With     Next I   Next End Sub Sichern Sie Ihre Eingabe mit Datei-Speichern von NORMAL und verlassen Sie den VBA-Editor. Zum schnellen Aufruf des Makros sollten Sie ihm noch über das Dialogfeld Extras-Anpassen eine Tastenkombination oder ein Symbol zuweisen. Wenn Sie in Zukunft in einem Dokument alle Kopf-/Fußzeilen löschen möchten, rufen Sie einfach das soeben erfasste Makro auf und bestätigen nur noch die Sicherheitsabfrage. Sollten Sie an der genauen Funktionsweise des Makro interessiert sein, hier einige Anmerkungen: Wenn kein Dokument geöffnet sein sollte, geben wir direkt zu Beginn eine entsprechende Meldung aus und verlassen die Routine. Dann sorgt eine Sicherheitsabfrage über MsgBox dafür, dass nicht irrtümlich alle Kopf- und Fußzeilen gelöscht werden. Bei einem Klick auf eine Schaltfläche ungleich Ja verlassen wir die Routine ohne weitere Aktionen. For Each sect In ActiveDocument.Sections   For I = 1 To 3 'Erste Seite, Gerade, Ungerade...     With sect       .Headers(I).Range.Delete       .Footers(I).Range.Delete     End With   Next I Next Kopf-/Fußzeilen sind in Word in den Auflistungen "Sections.Headers" und "Sections.Footers" zusammengefasst, wobei jeweils drei Listen für Kopf-/Fußzeilen der ersten Seite, der geraden und der ungeraden Seiten vorhanden sind. Über die Methode "Range.Delete" werden die entsprechenden Kopf-/Fußzeilen aus der Auflistung gelöscht, wobei "Range" standardmäßig immer alle Einträge referenziert. ANZEIGE  Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. komfortabel in Word & Excel einfügen Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für jedes neue Dokument? Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein: Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in Ihren vorhandenen Formularen notwendig. Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument ein. Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme möglich. Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und können mit einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde. Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger Nummern bei mehreren Anwendern. Der SmartTools Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den Listenpreis bestellt werden: SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/ SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/  Word-Helpline Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Index mit Textverweisen in die richtige Reihenfolge bringen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP 2003  FRAGE:  Ich weiß, wie ich mit Word einen Index anlege. Allerdings entspricht das Resultat nur zum Teil meinen Vorstellungen. Das Problem sind Indexeinträge in Fußnoten, die im Index nicht nur mit der Seitenzahl sondern auch mit dem Hinweis auf die aktuelle Fußnote stehen sollten. Wenn ich zum Beispiel das Wort "Bundesfinanzminister" auf den Seiten 14 und 23 sowie in Fußnote 5 auf Seite 17 als Indexeintrag festgelegt habe, sollte im Index Folgendes erscheinen: Bundesfinanzminister 14, 17 (Anm. 5), 23. Kann ich Word dazu bringen, den Hinweis auf die Fußnote automatisch hinzuzufügen? Dr. H. Wasser  ANTWORT:  Eine Automatik gibt es dafür nicht. Da Sie Indexeinträge aber meist sowieso manuell festlegen, sollte es kein Problem sein, ein paar zusätzliche Schritte zu unternehmen, damit das jeweilige XE-Feld mit dem gewünschten Fußnotenhinweis versehen wird. Konkret erweitern Sie das XE-Feld um den Schalter "\t" und passenden Text. Hier die Schritte im Detail: Markieren Sie den gewünschten Indexeintrag in der Fußnote oder im Text und drücken Sie die Tastenkombination Alt+Umschalt+X, um das Dialogfenster zum Festlegen eines Indexeintrags zu öffnen. Passen Sie - wie gewohnt - Haupt- und Untereintrag an, damit der Index später einheitliche Schreibweisen enthält. Um den Indexeintrag sofort für einen Fußnotenhinweis vorzubereiten, aktivieren Sie die Option Querverweis. Klicken Sie auf Festlegen und dann auf Schließen. Nun bearbeiten Sie das eingefügte XE-Feld. Es besitzt bereits den "\t"-Schalter, dem der Text "Siehe" folgt. Markieren Sie diesen Text, nicht aber die umgebenden Anführungszeichen. - Hinweis: Damit der Verweis im Index nicht in kursiv erscheint, heben Sie die Kursiv-Formatierung auf. Ersetzen Sie den Text "Siehe" als erstes durch die Seitenzahl, indem Sie Einfügen-Feld aufrufen. Wählen Sie im Feld Kategorien den Eintrag "(Alle)" aus und suchen Sie "Seite" (Word 97) bzw. "Page" (Word 2000, 2002, 2003) in der Liste der Feldnamen. Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie dann auf Ok. Hinter der Seitenzahl geben Sie ein Leerzeichen und den feststehenden Fußnotenverweis ein - hier etwa "(Anm. )". Dann setzen Sie den Cursor an die Position, an der die variable Fußnotenzahl eingefügt werden soll - hier direkt vor die schließende Klammer. Für die Fußnotenzahl verwenden Sie einen Querverweis, indem Sie Einfügen-Querverweis (Word 97/2000) bzw. Einfügen-Referenz-Querverweis (Word 2002/2003) anwählen. Im Dropdown-Feld Verweistyp stellen Sie "Fußnote" ein und im Feld Verweisen auf "Fußnotennummer". Danach markieren Sie die gewünschte Fußnote im Listenfeld Für welche Fußnote. Zum Schluss klicken Sie im Dialogfenster auf Einfügen und dann auf Schließen. Dieses Verfahren wenden Sie auf alle Indexeinträge an, die einen Fußnotenverweis erhalten sollen. Ansonsten genügt ein normales XE-Feld ohne spezielle Schalter. Wenn Sie jetzt einen Index erstellen lassen, erhalten Sie die gewünschten Fußnotenverweise. Einen Schönheitsfehler gibt es dabei allerdings noch: Word stellt alle XE-Felder, die über einen "\t"-Schalter verfügen, ans Ende, was in dem von Ihnen genannten Beispiel zu folgender Darstellung führt: Bundesfinanzminister 14, 23, 17 (Anm. 5). Wenn es mehrere XE-Felder mit "\t"-Schalter zu einem Indexbegriff gibt, wird es sogar noch schlimmer, denn dann sortiert Word die Referenzen in absteigender Reihenfolge, sodass der Index etwa folgenden Eintrag enthalten könnte: Bundesfinanzminister 14, 23, 17 (Anm. 5), 2 (Anm. 1). Dagegen hilft nur ein Eingriff in die Windows-Registry: Beenden Sie Word. Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen anwählen, dann "regedit" in die Kommandozeile eingeben und auf Ok klicken. Blenden Sie in der linken Hälfte des Registrierungs-Editors folgenden Zweig ein: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Versionsnummer>\Word <Versionsnummer> steht für Ihre Word-Version: "8.0" für Word 97, "9.0" für Word 2000, "10.0" für Word 2002 und "11.0" für Word 2003. Überprüfen Sie, ob es einen untergeordneten Schlüssel namens "Index" gibt. Wenn ja, markieren Sie diesen Schlüssel. Falls der Schlüssel nicht existiert, legen Sie ihn an, indem Sie den zuletzt geöffneten Zweig - "Word" - markieren und Bearbeiten-Neu-Schlüssel aufrufen. Überschreiben Sie die daraufhin eingefügte Namensvorgabe mit Index und schließen Sie die Eingabe mit Return ab. In dem neuen Schlüssel erstellen Sie je nach Word-Version einen Zeichenfolge- oder DWORD-Wert. Wenn Sie mit Word 97 oder 2000 arbeiten, wählen Sie Bearbeiten-Neu-Zeichenfolge an. Wenn Sie Word 2002 oder 2003 einsetzen, wählen Sie Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert an. Den Namen des neuen Wertes, der in der rechten Fensterhälfte erscheint, ersetzen Sie durch WW2CrossReference was Sie wieder mit Return abschließen. Doppelklicken Sie auf den Eintrag "WW2CrossReference" und geben Sie im Feld Wert die Zahl 1 ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Ok. Beenden Sie den Registrierungs-Editor. Starten Sie Word neu, öffnen Sie das Dokument mit dem fehlerhaften Index und lassen Sie den Index per F9 neu erstellen. Jetzt sollten die Seiten- und Fußnotenverweise in der Reihenfolge ihres Auftretens erscheinen. Das oben genannte Beispiel würde also korrekt in folgender Form dargestellt: Bundesfinanzminister 2 (Anm. 1), 14, 17 (Anm. 5), 23. Nur in Word 97 und 2000 fehlen generell die Trennzeichen (standardmäßig Kommata) vor Indexeinträgen mit "\t"-Schalter. Das lässt sich leider auch mit den Schaltern des INDEX-Feldes nicht ändern. So bleibt am Ende nur ein manuelles Suchen und Ersetzen der entsprechenden Stellen. ANZEIGE  Komfortables Faxen mit Word und FRITZ!fax Mit FRITZ!fax steht allen Besitzern einer FRITZ-ISDN-Karte eine komfortable Software für den Telefaxversand zur Verfügung: Automatische Übergabe von einzelnen Faxnummern aus Word-Dokumenten an FRITZ!fax per Mausklick. Selbst die Bestätigung des FRITZ!fax-Dialogs ist nicht mehr notwendig! Serienfaxe mit Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und der Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. Weitere Highlights der aktuellen Version 3.01: Unterstützung von Zeitversetzten Faxen zu günstigen Gebühren Komplette Integration in Microsoft Word Schneller Aufruf des Fax-Journals direkt aus Word Komfortables Setzen der Textmarke zum Auslesen der Faxnummer Wesentlich erweiterte Diagnose- und Korrektur-Funktionen zum Verschicken von Serienfaxen auch in problematischen Systemumgebungen Anpassung an die neueste FritzFax-Version Weitere Infos und eine kostenlose Testversion finden Sie unter: http://www.add-in-world.com/katalog/fritzfaxassi/ Bestimmte Formatierungen von der Rechtschreibprüfung ausschließen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003  FRAGE:  Wir arbeiten mit Word-Dokumenten, um die von uns entwickelten Routinen zu dokumentieren. In den Texten wechseln sich Erläuterungen und Listings ab. Mein Problem besteht darin, dass Word bei der Rechtschreibprüfung auch die Listings einbezieht, was natürlich sehr zeitaufwändig ist, da fast jedes Wort des Programmcodes bemängelt wird. Können Sie mir sagen, wie ich die Listings möglichst schnell von der Rechtschreibprüfung ausschließen kann, damit nur die Erläuterungen auf Fehler überprüft werden? V. Anton  ANTWORT:  Sofern Sie Ihre Listings einheitlich formatiert haben und sich diese Formatierung von der des übrigen Textes unterscheidet, kommen Sie mit einem Suchen-und-Ersetzen-Vorgang sehr schnell zum Ziel. Sie können dann alle Textpassagen im entsprechenden Zeichen- und/oder Absatzformat von der Rechtschreibprüfung ausnehmen. Nehmen Sie zum Beispiel an, Sie hätten alle Listings in der Schriftart "Courier New" formatiert, während Sie dem erläuternden Text entweder "Arial" oder "Times New Roman" zugewiesen hätten. Damit Textbereiche in "Courier New" nicht mehr nach Rechtschreibfehlern durchsucht werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an. Falls das zugehörige Dialogfeld in der verkleinerten Form angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern. Löschen Sie eventuell vorhandenen Text im Feld Suchen nach und klicken Sie außerdem auf die Schaltfläche Keine Formatierung. - Verfahren Sie genauso mit dem Feld Ersetzen durch. Setzen Sie den Cursor per Mausklick in das Feld Suchen nach. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen in der aufklappenden Liste den Befehl Zeichen an. Legen Sie das Zeichenformat fest, das von der Rechtschreibprüfung ausgenommen werden soll. Aktivieren Sie in diesem Fall einfach die Schriftart "Courier New" und bestätigen Sie die Auswahl mit Ok. Zurück im Dialogfeld Suchen und Ersetzen platzieren Sie den Cursor im Feld Ersetzen durch. Anschließend wählen Sie erneut die Schaltfläche Format, dieses Mal aber den Befehl Sprache an. Wenn Sie mit Word 97 arbeiten, markieren Sie jetzt den Listeneintrag "(Keine Überprüfung)" und klicken auf Ok. Als Word 2000/2002/2003-Anwender schalten Sie das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen ein. Klicken Sie so oft auf das Feld mit dem Häkchen, bis es schwarz (nicht grau!) dargestellt wird. Dann verlassen Sie das Dialogfeld mit Ok. Starten Sie den Suchen-und-Ersetzen-Vorgang mit einem Mausklick auf Alle ersetzen oder kontrollieren Sie jede einzelne Ersetzung mit Hilfe der Schaltflächen Weitersuchen und Ersetzen. Als Resultat ignoriert Word bei der nächsten Rechtschreibprüfung alle Textstellen im angegebenen Format. Noch ein Tipp: Besonders effektiv ist in diesem Zusammenhang der Einsatz von Formatvorlagen. Wie im Suchen und Ersetzen-Dialogfeld können Sie einer Formatvorlage die Spracheinstellung "(Keine Überprüfung)" bzw. "Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen" zuweisen. Wenn Sie dann noch die passende Schriftart und/oder Absatzformatierung definieren, sind Ihre Listings in Zukunft im Handumdrehen formatiert - Ausschluss von der Rechtschreibprüfung inklusive.  Newsletter-Tipp Outlook-Tipps kostenlos per E-Mail SmartTools Outlook Weekly bietet jede Woche Tipps, aktuelle Infos und Download-Links für Outlook 98, 2000, 2002/XP und 2003: Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten Undokumentierte Parameter Fertige VBA-Prozeduren für neue Funktionen Aktuelle Informationen über Sicherheitslücken, Bugs und Patches Download-Links zu Outlook-Erweiterungen Helpline für Ihre Fragen zu Outlook Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Abo!  Abonnementverwaltung Um SmartTools Word Weekly abzubestellen, senden Sie einfach das Kommando "unsubscribe" an die Adresse word-weekly-html-request@smarttools.de Bitte beachten Sie, daß das Kommando im Nachrichtentext stehen muß (nicht im Betreff) und Sie keine Mail im HTML-Format senden dürfen. 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