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Ausgabe vom 21. Februar
2005
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Word-News &
Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Die neue Version 8.0 des Synkronizer zum
automatischen Abgleich von Excel Tabellen
Nutzen
auch Sie ab sofort die neueste Version des Excel-Tools, auf das Tausende
von Excel-Anwendern vom Kleinunternehmer bis hin zu Großfirmen, Banken und
Versicherungen seit Jahren nicht mehr verzichten wollen: den Synkronizer
8.0 Premium.
Der Synkronizer 8.0 Premium liefert genau die
Funktionen, die Microsoft in Excel vergessen hat: Er kann Ihre
Kalkulationsmodelle, Tabellen, Listen und Datenbanken in Excel voll
automatisch vergleichen, Unterschiede markieren und auf Wunsch zu einer
einzigen aktuellen Version zusammenführen.
Sparen Sie künftig viele
Stunden mühseliger Kleinarbeit, denn der Synkronizer 8.0 Premium
wird Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Excel immer wieder eine
unentbehrliche Hilfe sein. Zum Beispiel:
- Mehrere Mitarbeiter haben unterschiedliche Versionen der gleichen
Tabelle bearbeitet. Der Synkronizer 8.0 Premium liefert Ihnen im
Handumdrehen eine einzige Tabelle, die alle Änderungen der anderen
Versionen enthält.
- Sie müssen ein Kalkulationsmodell überarbeiten, finden aber zwei
Versionen auf Ihrer Festplatte. Der Synkronizer 8.0 Premium zeigt
Ihnen nach wenigen Mausklicks wo die Unterschiede der beiden Versionen
liegen.
- Sie arbeiten mit einer Preisliste und ein Kollege schickt Ihnen eine
Liste der Artikel, bei denen sich etwas geändert hat. Der Synkronizer
8.0 Premium pflegt die neuen Informationen automatisch in Ihre
Gesamtliste ein und bringt sie auf den neuesten Stand.
- Ihnen liegen mehrere Listen mit Adressen vor, an die Sie ein Mailing
verschicken möchten. Mit dem Synkronizer 8.0 Premium erstellen
Sie mit wenig Aufwand eine einzige Adressliste ohne
Duplikate!
Weitere Informationen finden Sie
unter:
http://www.add-in-world.com/katalog/synkronizer/
Download-Tipp: Verteiler für Memos mit wenigen
Mausklicks zusammenstellen
Wenn Sie regelmäßig
Dokumente erstellen, die ausgedruckt und noch auf dem herkömmlichen Weg
auf Papier verteilt werden, kommen Sie um den kostenlosen SmartTools
Memo-Assistenten nicht herum. Erstellen Sie mit seiner Hilfe zunächst
eine Liste aller Personen, die regelmäßig in einen Memoverteiler
aufgenommen werden müssen.
Bei dem nächsten Dokument mit Verteiler
rufen Sie dann einfach das Menü Einfügen-SmartTools
Memoassistent auf (automatische Installation!) und wählen per
Doppelklick die gewünschten Personen aus. Zusätzlich können Sie noch einen
Betreff für Ihr Memo festlegen und entscheiden, ob die Namen neben- oder
untereinander eingefügt werden sollen. Anschließend genügt ein Mausklick
und Sie müssen nur noch den Text für Ihr fertig vorbereitetes Memo
verfassen. Sie finden diese kostenlose Word-Erweiterung unter:
News: Neue Version der kostenlosen Desktop-Suche von
Microsoft
Unter der Bezeichnung "MSN Toolbar Suite"
hat Microsoft im Dezember eine Beta-Version eines kostenlosen Programms
zur Desktop-Suche veröffentlicht. Das Tool indiziert E-Mails von Outlook
bzw. Outlook Express, Word-Dokumente sowie andere Office-Dateien auf Ihrer
Festplatte und liefert dann in Zukunft blitzschnell Ergebnisse zur
verschiedenen Suchkriterien. Ab sofort steht die MSN Toolbar Suite in
einer neuen aktualisierten Version zur Verfügung:
http://beta.toolbar.msn.com/
Neben
verschiedenen Bugfixes wurde in der aktuellen Version vor allem die
Zusammenarbeit mit Outlook verbessert und die Indizierung von Anhängen
beschleunigt. Wenn Sie die Installation nach dem Download starten,
erscheint zunächst ein Hinweis, dass Sie nicht mit einer englischen
Windows-Version arbeiten. Nach unseren Tests arbeitet die MSN Toolbar
Suite aber ohne Probleme auch unter den deutschen
Softwareversionen.
Außerdem wichtig zu beachten: Damit die Suche
funktioniert, muss zu Beginn einmalig ein Index Ihres Datenbestandes
angelegt werden. Ihre Mails werden aber nur dann indiziert, wenn Outlook
auch gestartet ist!
Alle Kopf- und Fußzeilen per Mausklick
löschen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
In einem Word-Dokument können Sie nahezu beliebig viele
unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen definieren. Abgesehen davon, dass
jeder Dokumentabschnitt eine eigene Kopf- oder Fußzeile enthalten kann,
sind auch noch spezielle Definitionen jeweils für die erste Seite sowie
für gerade und ungerade Seiten möglich. Wenn Sie nun ein solches Dokument
als Vorlage für einen ähnlichen Text verwenden oder aus anderen Gründen
alle Kopf- und Fußzeilen löschen möchten, haben Sie ein Problem, denn Sie
müssen jeden einzelnen Abschnitt anspringen und die Kopf- und Fußzeilen
dort manuell löschen. Abhilfe schaffen Sie mit einem kleinen
Makro:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in den
VBA-Editor, und klicken Sie im Projekt-Explorer auf "Normal
(NORMAL)".
- Wählen Sie das Menü Einfügen-Modul
an und geben Sie den folgenden Code ein:
Sub procKFZLoeschen() Dim sect As Section, intTaste
As Integer Dim I As Integer
If Documents.Count = 0
Then MsgBox "Kein Dokument geöffnet!", vbOKOnly
+ _ vbCritical, "!!! Problem
!!!" Exit Sub End
If
intTaste = MsgBox("Alle Kopf-/Fußzeilen löschen?",
_ vbYesNo + vbQuestion, "Alle Kopf-/Fußzeilen
löschen?")
If intTaste <> vbYes Then Exit
Sub
For Each sect In
ActiveDocument.Sections For I = 1 To 3 'Erste
Seite, Gerade, Ungerade... With
sect .Headers(I).Range.Delete .Footers(I).Range.Delete End
With Next I Next
End
Sub
- Sichern Sie Ihre Eingabe mit Datei-Speichern
von NORMAL und verlassen Sie den VBA-Editor.
Zum
schnellen Aufruf des Makros sollten Sie ihm noch über das Dialogfeld Extras-Anpassen eine Tastenkombination oder
ein Symbol zuweisen. Wenn Sie in Zukunft in einem Dokument alle
Kopf-/Fußzeilen löschen möchten, rufen Sie einfach das soeben erfasste
Makro auf und bestätigen nur noch die Sicherheitsabfrage.
Sollten
Sie an der genauen Funktionsweise des Makro interessiert sein, hier einige
Anmerkungen:
- Wenn kein Dokument geöffnet sein sollte, geben wir direkt zu Beginn
eine entsprechende Meldung aus und verlassen die Routine.
- Dann sorgt eine Sicherheitsabfrage über MsgBox dafür, dass nicht
irrtümlich alle Kopf- und Fußzeilen gelöscht werden. Bei einem Klick auf
eine Schaltfläche ungleich Ja
verlassen wir die Routine ohne weitere Aktionen.
For Each sect In
ActiveDocument.Sections For I = 1 To 3 'Erste Seite,
Gerade, Ungerade... With
sect .Headers(I).Range.Delete .Footers(I).Range.Delete End
With Next I Next
Kopf-/Fußzeilen sind in Word in den
Auflistungen "Sections.Headers" und "Sections.Footers" zusammengefasst,
wobei jeweils drei Listen für Kopf-/Fußzeilen der ersten Seite, der
geraden und der ungeraden Seiten vorhanden sind. Über die Methode
"Range.Delete" werden die entsprechenden Kopf-/Fußzeilen aus der
Auflistung gelöscht, wobei "Range" standardmäßig immer alle Einträge
referenziert.
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Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote
usw. komfortabel in Word & Excel einfügen
Sie
schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente
mit Word oder Excel und brauchen jetzt eine laufende Nummer für
jedes neue Dokument?
Mit dem SmartTools
Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher
mit Word oder Excel schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie
jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der
aktuellen Cursorposition ein:
- Es sind keinerlei Änderungen oder spezielle Anpassungen in
Ihren vorhandenen Formularen notwendig.
- Der Assistent merkt sich automatisch die letzte vergebene
Nummer und fügt die nächste Nummer automatisch an jede gewünschte
Position in Ihrer Excel-Arbeitsmappe oder Ihrem Word-Dokument
ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen.
Auch Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne
Probleme möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn
Sie bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite und
können mit einem Mausklick die letzte Nummer löschen, wenn
beispielsweise eine Rechnung aus Versehen ausgestellt wurde.
- Sie können den Assistenten nicht nur für Rechnungsnummern
nutzen: Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere
Nummernkreise für Lieferscheine, Angebote, Gutschriften,
Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht sogar die Vergabe eindeutiger
Nummern bei mehreren Anwendern.
Der SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent kann zur Zeit mit 25% Rabatt auf den
Listenpreis bestellt werden:
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für Word: http://www.add-in-world.com/katalog/word-rgnummer/
SmartTools
Rechnungsnummern-Assistent für Excel: http://www.add-in-world.com/katalog/xl-rgnummer/
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Haben
Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit
einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!)
an:
word-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an
dieser Stelle im Newsletter.
Index
mit Textverweisen in die richtige Reihenfolge
bringen Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP
2003
FRAGE: Ich weiß, wie ich
mit Word einen Index anlege. Allerdings entspricht das Resultat nur zum
Teil meinen Vorstellungen. Das Problem sind Indexeinträge in Fußnoten, die
im Index nicht nur mit der Seitenzahl sondern auch mit dem Hinweis auf die
aktuelle Fußnote stehen sollten. Wenn ich zum Beispiel das Wort
"Bundesfinanzminister" auf den Seiten 14 und 23 sowie in Fußnote 5 auf
Seite 17 als Indexeintrag festgelegt habe, sollte im Index Folgendes
erscheinen: Bundesfinanzminister 14, 17 (Anm. 5), 23. Kann ich Word dazu
bringen, den Hinweis auf die Fußnote automatisch hinzuzufügen? Dr.
H. Wasser
ANTWORT: Eine Automatik
gibt es dafür nicht. Da Sie Indexeinträge aber meist sowieso manuell
festlegen, sollte es kein Problem sein, ein paar zusätzliche Schritte zu
unternehmen, damit das jeweilige XE-Feld mit dem gewünschten
Fußnotenhinweis versehen wird. Konkret erweitern Sie das XE-Feld um den
Schalter "\t" und passenden Text. Hier die Schritte im Detail:
- Markieren Sie den gewünschten Indexeintrag in der Fußnote oder im
Text und drücken Sie die Tastenkombination Alt+Umschalt+X, um das
Dialogfenster zum Festlegen eines Indexeintrags zu öffnen.
- Passen Sie - wie gewohnt - Haupt- und Untereintrag an, damit der
Index später einheitliche Schreibweisen enthält.
- Um den Indexeintrag sofort für einen Fußnotenhinweis vorzubereiten,
aktivieren Sie die Option Querverweis.
- Klicken Sie auf Festlegen und dann
auf Schließen.
- Nun bearbeiten Sie das eingefügte XE-Feld. Es besitzt bereits den
"\t"-Schalter, dem der Text "Siehe" folgt. Markieren Sie diesen Text,
nicht aber die umgebenden Anführungszeichen. - Hinweis: Damit der
Verweis im Index nicht in kursiv erscheint, heben Sie die
Kursiv-Formatierung auf.
- Ersetzen Sie den Text "Siehe" als erstes durch die Seitenzahl, indem
Sie Einfügen-Feld aufrufen. Wählen Sie
im Feld Kategorien den Eintrag
"(Alle)" aus und suchen Sie "Seite" (Word 97) bzw. "Page" (Word 2000,
2002, 2003) in der Liste der Feldnamen. Markieren Sie den Eintrag und
klicken Sie dann auf Ok.
- Hinter der Seitenzahl geben Sie ein Leerzeichen und den
feststehenden Fußnotenverweis ein - hier etwa "(Anm. )". Dann setzen Sie
den Cursor an die Position, an der die variable Fußnotenzahl eingefügt
werden soll - hier direkt vor die schließende Klammer.
- Für die Fußnotenzahl verwenden Sie einen Querverweis, indem Sie
Einfügen-Querverweis (Word 97/2000)
bzw. Einfügen-Referenz-Querverweis
(Word 2002/2003) anwählen. Im Dropdown-Feld Verweistyp stellen Sie "Fußnote" ein und im
Feld Verweisen auf "Fußnotennummer".
Danach markieren Sie die gewünschte Fußnote im Listenfeld Für welche Fußnote. Zum Schluss klicken Sie
im Dialogfenster auf Einfügen und dann
auf Schließen.
- Dieses Verfahren wenden Sie auf alle Indexeinträge an, die einen
Fußnotenverweis erhalten sollen. Ansonsten genügt ein normales XE-Feld
ohne spezielle Schalter.
Wenn Sie jetzt einen Index erstellen
lassen, erhalten Sie die gewünschten Fußnotenverweise. Einen
Schönheitsfehler gibt es dabei allerdings noch: Word stellt alle
XE-Felder, die über einen "\t"-Schalter verfügen, ans Ende, was in dem von
Ihnen genannten Beispiel zu folgender Darstellung führt:
Bundesfinanzminister 14, 23, 17 (Anm. 5). Wenn es mehrere XE-Felder mit
"\t"-Schalter zu einem Indexbegriff gibt, wird es sogar noch schlimmer,
denn dann sortiert Word die Referenzen in absteigender Reihenfolge, sodass
der Index etwa folgenden Eintrag enthalten könnte: Bundesfinanzminister
14, 23, 17 (Anm. 5), 2 (Anm. 1).
Dagegen hilft nur ein Eingriff in
die Windows-Registry:
- Beenden Sie Word.
- Starten Sie den Registrierungs-Editor, indem Sie im
Windows-Startmenü den Befehl Ausführen
anwählen, dann "regedit" in die Kommandozeile eingeben und auf Ok klicken.
- Blenden Sie in der linken Hälfte des Registrierungs-Editors
folgenden Zweig ein:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Versionsnummer>\Word
<Versionsnummer> steht für Ihre
Word-Version: "8.0" für Word 97, "9.0" für Word 2000, "10.0" für Word 2002
und "11.0" für Word 2003.
- Überprüfen Sie, ob es einen untergeordneten Schlüssel namens "Index"
gibt. Wenn ja, markieren Sie diesen Schlüssel. Falls der Schlüssel nicht
existiert, legen Sie ihn an, indem Sie den zuletzt geöffneten Zweig -
"Word" - markieren und Bearbeiten-Neu-Schlüssel aufrufen.
Überschreiben Sie die daraufhin eingefügte Namensvorgabe
mit
Index
und schließen Sie die Eingabe mit
Return ab.
- In dem neuen Schlüssel erstellen Sie je nach Word-Version einen
Zeichenfolge- oder DWORD-Wert. Wenn Sie mit Word 97 oder 2000 arbeiten,
wählen Sie Bearbeiten-Neu-Zeichenfolge
an. Wenn Sie Word 2002 oder 2003 einsetzen, wählen Sie Bearbeiten-Neu-DWORD-Wert an.
Den
Namen des neuen Wertes, der in der rechten Fensterhälfte erscheint,
ersetzen Sie durch
WW2CrossReference
was Sie wieder mit Return
abschließen.
- Doppelklicken Sie auf den Eintrag "WW2CrossReference" und geben Sie
im Feld Wert die Zahl 1 ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit Ok.
- Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
- Starten Sie Word neu, öffnen Sie das Dokument mit dem fehlerhaften
Index und lassen Sie den Index per F9 neu
erstellen.
Jetzt sollten die Seiten- und Fußnotenverweise in
der Reihenfolge ihres Auftretens erscheinen. Das oben genannte Beispiel
würde also korrekt in folgender Form dargestellt: Bundesfinanzminister 2
(Anm. 1), 14, 17 (Anm. 5), 23.
Nur in Word 97 und 2000 fehlen
generell die Trennzeichen (standardmäßig Kommata) vor Indexeinträgen mit
"\t"-Schalter. Das lässt sich leider auch mit den Schaltern des
INDEX-Feldes nicht ändern. So bleibt am Ende nur ein manuelles Suchen und
Ersetzen der entsprechenden Stellen.
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Komfortables Faxen mit Word und
FRITZ!fax
Mit FRITZ!fax steht allen Besitzern
einer FRITZ-ISDN-Karte eine komfortable Software für den
Telefaxversand zur Verfügung:
- Automatische Übergabe von einzelnen Faxnummern aus
Word-Dokumenten an FRITZ!fax per Mausklick. Selbst die Bestätigung
des FRITZ!fax-Dialogs ist nicht mehr notwendig!
- Serienfaxe mit Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das
Seriendokument an und der Assistent verschickt automatisch ein Fax
nach dem anderen an die gewünschten Empfänger.
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Highlights der aktuellen Version 3.01:
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- Komplette Integration in Microsoft Word
- Schneller Aufruf des Fax-Journals direkt aus Word
- Komfortables Setzen der Textmarke zum Auslesen der
Faxnummer
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Verschicken von Serienfaxen auch in problematischen
Systemumgebungen
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Infos und eine kostenlose Testversion finden Sie unter:
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| Bestimmte Formatierungen von der
Rechtschreibprüfung ausschließen Versionen: Word 97,
2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wir arbeiten mit
Word-Dokumenten, um die von uns entwickelten Routinen zu dokumentieren. In
den Texten wechseln sich Erläuterungen und Listings ab. Mein Problem
besteht darin, dass Word bei der Rechtschreibprüfung auch die Listings
einbezieht, was natürlich sehr zeitaufwändig ist, da fast jedes Wort des
Programmcodes bemängelt wird. Können Sie mir sagen, wie ich die Listings
möglichst schnell von der Rechtschreibprüfung ausschließen kann, damit nur
die Erläuterungen auf Fehler überprüft werden? V.
Anton
ANTWORT: Sofern Sie Ihre
Listings einheitlich formatiert haben und sich diese Formatierung von der
des übrigen Textes unterscheidet, kommen Sie mit einem
Suchen-und-Ersetzen-Vorgang sehr schnell zum Ziel. Sie können dann alle
Textpassagen im entsprechenden Zeichen- und/oder Absatzformat von der
Rechtschreibprüfung ausnehmen.
Nehmen Sie zum Beispiel an, Sie
hätten alle Listings in der Schriftart "Courier New" formatiert, während
Sie dem erläuternden Text entweder "Arial" oder "Times New Roman"
zugewiesen hätten. Damit Textbereiche in "Courier New" nicht mehr nach
Rechtschreibfehlern durchsucht werden, gehen Sie folgendermaßen
vor:
- Wählen Sie das Menü Bearbeiten-Ersetzen an.
- Falls das zugehörige Dialogfeld in der verkleinerten Form angezeigt
wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern.
- Löschen Sie eventuell vorhandenen Text im Feld Suchen nach und klicken Sie außerdem auf die
Schaltfläche Keine Formatierung. -
Verfahren Sie genauso mit dem Feld Ersetzen
durch.
- Setzen Sie den Cursor per Mausklick in das Feld Suchen nach. Dann klicken Sie auf die
Schaltfläche Format und wählen in der
aufklappenden Liste den Befehl Zeichen
an.
- Legen Sie das Zeichenformat fest, das von der Rechtschreibprüfung
ausgenommen werden soll. Aktivieren Sie in diesem Fall einfach die Schriftart "Courier New" und bestätigen Sie
die Auswahl mit Ok.
- Zurück im Dialogfeld Suchen und
Ersetzen platzieren Sie den Cursor im Feld Ersetzen durch. Anschließend wählen Sie
erneut die Schaltfläche Format, dieses
Mal aber den Befehl Sprache an.
- Wenn Sie mit Word 97 arbeiten, markieren Sie jetzt den Listeneintrag
"(Keine Überprüfung)" und klicken auf Ok. Als Word 2000/2002/2003-Anwender
schalten Sie das Kontrollkästchen Rechtschreibung
und Grammatik nicht prüfen ein. Klicken Sie so oft auf das
Feld mit dem Häkchen, bis es schwarz (nicht grau!) dargestellt wird.
Dann verlassen Sie das Dialogfeld mit Ok.
- Starten Sie den Suchen-und-Ersetzen-Vorgang mit einem Mausklick auf
Alle ersetzen oder kontrollieren Sie
jede einzelne Ersetzung mit Hilfe der Schaltflächen Weitersuchen und Ersetzen.
Als Resultat ignoriert
Word bei der nächsten Rechtschreibprüfung alle Textstellen im angegebenen
Format.
Noch ein Tipp: Besonders effektiv ist in diesem
Zusammenhang der Einsatz von Formatvorlagen. Wie im Suchen und Ersetzen-Dialogfeld können Sie
einer Formatvorlage die Spracheinstellung "(Keine Überprüfung)" bzw.
"Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen" zuweisen. Wenn Sie dann noch
die passende Schriftart und/oder Absatzformatierung definieren, sind Ihre
Listings in Zukunft im Handumdrehen formatiert - Ausschluss von der
Rechtschreibprüfung inklusive.
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