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Ausgabe vom 21.März
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Der neue Tuning-Assistent für
Word
- News: Copernic Desktop Search von
T-Online
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Der neue Tuning-Assistent für Word
Sind Sie mit der Geschwindigkeit von Word unzufrieden? Vor allem bei umfangreichen Dokumenten mit sehr vielen Grafiken kann es beim Speichern, Scrolling und Drucken zu Verzögerungen kommen. Word bietet eine ganze Reihe von Optionen, die Sie verändern können, um die Arbeit schneller zu machen, aber die beste Einstellung hängt immer von der jeweiligen Anwendung ab.
Nutzen Sie den brandneuen Tuning-Assistenten 2.0, um jederzeit mit wenigen Mausklicks genau die richtigen Einstellungen zu finden. Zum Aufruf des Add-Ins wählen Sie das Menü Extras-SmartTools Tuning-Assistent an. Nach wenigen Augenblicken erscheint das Dialogfeld des Assistenten, der Ihnen die Optimierung von Word in drei Bereichen anbietet: "Word-Performance", "Drucker-Tuning" und "Schneller Speichern". Sie wählen einfach die gewünschte Beschleunigungsstufe aus und der Assistent zeigt die dafür vorgesehenen Einstellungen. Nehmen Sie auf Wunsch noch Anpassungen vor und übernehmen Sie die Parameter dann mit Ok. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Tuning-Assistent für
Word |
News: Copernic Desktop Search von T-Online
Mit dem kostenlosen Tool Copernic Desktop Search können Sie beliebige Dateien und E-Mails auf Ihrer Festplatte automatisch indizieren und blitzschnell finden. Die aktuelle Version 1.2 wurde zwar seit Dezember angeboten, aber es wurde nicht wie in der Vergangenheit auch eine deutsche Version zur Verfügung gestellt. Der Grund dafür scheint die Lizenzierung von Copernic Desktop Search durch T-Online zu sein. Ab sofort bietet T-Online eine deutsche Version von Copernic Desktop Search 1.2 mit einigen Anpassungen als "T-Online-Suchassistent" zum kostenlosen Download (auch für Nicht-T-Online-Kunden) an:
Copernic Desktop Search 1.2
| Word-Tipp der
Woche |
Löschen von Formularfeld-Inhalten verhindern
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Vielleicht haben Sie diese Situation auch schon einmal erlebt: Sie arbeiten an einem Dokument mit Formularfeldern und haben schon die Hälfte des Vordrucks ausgefüllt, als Sie plötzlich bemerken, dass irgendein Teil des vorgegebenen Formulartextes fehlerhaft ist. Jetzt können Sie natürlich den Dokumentschutz aufheben und die gewünschten Korrekturen vornehmen. Sobald Sie aber den Dokumentschutz wieder aktivieren, sind alle bisherigen Einträge in den Formularfeldern verschwunden, so dass Sie wieder von vorne anfangen können.
Das ist ärgerlich und zeitaufwendig. Zum Glück muss es nicht bei diesem Ärgernis bleiben, denn obwohl das Dialogfeld für den Dokumentschutz keine Option zum Erhalten bereits vorhandener Formularfeldinhalte kennt, können Sie Ihre bisherigen Eingaben mit Hilfe eines Makros retten. In VBA besitzt die "Protect"-Methode nämlich einen Parameter namens "NoReset", der das Löschen vorhandener Formularfeldwerte verhindert.
Die unten vorgestellte VBA-Prozedur funktioniert wie ein Schalter, der den Dokumentschutz je nach aktuellem Zustand entfernt oder aktiviert. Außerdem wird beim Einschalten des Schutzes das übliche Dialogfeld angezeigt, so dass Sie in der Lage sind, nachträglich ein Kennwort zuzuweisen oder den Schutz einzelner Abschnitte zu ändern. Und so gehen Sie vor, um das Makro einzurichten:
- Wählen Sie im Menü Extras die
Befehle Makro-Makros an.
- Geben Sie als Makronamen "FormfeldSchutz" ein und klicken Sie dann
auf Erstellen.
- Sie gelangen damit in den Visual Basic-Editor, in dem Sie die
Prozedur wie folgt ergänzen:
Dim dlgDokSchutz As Dialog
Dim lngAktion As Long
On Error GoTo Schutz_Error
If ActiveDocument.ProtectionType = wdNoProtection Then
Set dlgDokSchutz = _
Dialogs(wdDialogToolsProtectDocument)
lngAktion = dlgDokSchutz.Display
If lngAktion = 0 Then Exit Sub
ActiveDocument.Protect Password:= _
dlgDokSchutz.DocumentPassword, _
NoReset:=True, Type:=wdAllowOnlyFormFields
Else
ActiveDocument.Unprotect
End If
Schutz_Ende:
Exit Sub
Schutz_Error:
MsgBox "Dokumentschutz konnte nicht " & _
"zugewiesen/gelöscht werden." & _
vbCr & "Fehlerbeschreibung:" & _
vbCr & Err.Description
Resume Schutz_Ende
End Sub
- Rufen Sie im Menü Datei zuerst
Normal speichern auf und öffnen Sie
dann erneut das Menü Datei, um den
VB-Editor mit Schließen und zurück zu Microsoft
Word zu verlassen.
- Öffnen Sie ein neues, leeres Standard-Dokument. Darin wählen Sie
Ansicht-Symbolleisten-Anpassen an.
- Im zugehörigen Dialogfeld wechseln Sie auf das Register "Befehle".
Anschließend markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag "Makros", woraufhin
in der Liste Befehle alle vorhandenen
Makros aufgeführt werden.
- Zeigen Sie auf den Eintrag für das Makro "FormfeldSchutz" und ziehen
Sie ihn mit der Maus in die Standard-Symbolleiste von Word.
- Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den neuen
Symbolleisteneintrag, um im Kontextmenü Schaltflächensymbol ändern anzuwählen. Gut
geeignet ist in diesem Fall das Schlüsselsymbol.
- Damit nur das Symbol angezeigt wird, öffnen Sie noch einmal das
Kontextmenü und rufen den Befehl Standard auf. Danach Schließen Sie das Dialogfeld zum Anpassen
der Symbolleisten.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Probleme mit Querverweisen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wir nutzen Querverweise recht intensiv und haben dabei immer wieder Probleme. Es kommt regelmäßig vor, dass an der Stelle, an der ein Querverweis erscheinen soll, nicht nur die gewünschte Kapitelüberschrift steht, sondern der gesamte folgende Absatz. Unerklärlicherweise tritt dieses Problem aber nicht ständig auf, weshalb wir dem Fehler bislang nicht auf die Spur kommen konnten. Haben Sie eine Erklärung für die mitunter "falschen" Querverweise?
B. Steinert
ANTWORT: Grund für das Verhalten sind vermutlich die unsichtbaren Textmarken, die Word einer referenzierten Überschrift oder einem anderen Element, auf das Sie in einem Querverweis Bezug nehmen, zuweist. Die Namen dieser Textmarken können Sie sichtbar machen, indem Sie an die Stelle gehen, an der Sie einen Querverweis eingefügt haben, und anschließend Alt+F9 drücken. Word zeigt danach die Original-Feldfunktionen an. Das heißt, auf dem Bildschirm erscheint anstelle des Querverweises so etwas wie
{ REF _Ref12345678 }
Worauf sich diese "Referenz" bezieht, erfahren Sie, indem Sie Bearbeiten-Gehe zu aufrufen, im Listenfeld Gehe zu Element den Eintrag "Textmarke" auswählen und im Feld Textmarkennamen eingeben die Textmarkenbezeichnung aus dem REF-Feld eintragen (im Beispiel etwa "_Ref12345678"). Ein Klick auf die Schaltfläche Gehe zu bringt Sie direkt zu der Überschrift bzw. dem Textelement aus dem aktuellen Querverweis.
Da Word den Text automatisch markiert, erkennen Sie gleich, ob nicht nur die Überschrift, sondern versehentlich auch der nachfolgende Absatz in den Querverweis eingeschlossen ist. Korrigieren lässt sich das Problem dann sehr schnell durch eine Neuzuweisung des Textmarkennamens. Dazu ändern Sie die aktuelle Markierung, sodass sie nur noch den Text umfasst, der im Querverweis auftauchen soll. Danach wählen Sie Einfügen-Textmarke an und geben im Feld Name der Textmarke (Word 97/2000) bzw. Textmarkenname (Word 2002/2003) die Textmarkenbezeichnung aus dem zuvor sichtbar gemachten REF-Feld ein (im oben genannten Beispiel: "_Ref12345678"). Zum Schluss klicken Sie auf Hinzufügen.
Damit die Korrektur wirksam wird, müssen Sie den Querverweis aktualisieren. Das erreichen Sie, indem Sie den gesamten Text mit Strg + A markieren und dann F9 drücken. Mit der Tastenkombination Alt + F9 schalten Sie von der Feldfunktionsansicht wieder auf die normale Textansicht zurück.
Um fehlerhafte Querverweise in Zukunft generell zu vermeiden, müssen Sie bei der nachträglichen Textbearbeitung besonders sorgfältig sein. Dass an einer Referenzposition nämlich nicht nur die gewünschte Überschrift, sondern auch nachfolgende Absätze erscheinen, ist nicht etwa ein Programmfehler in Word. Es liegt wahrscheinlich daran, dass Sie eine Überschrift geändert und darunter manuell neuen Text eingefügt haben. Beim Einfügen zusätzlicher Textelemente müssen Sie genau darauf achten, dass dadurch nicht die unsichtbare Textmarke für einen Querverweis erweitert wird.
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Kommentare nur bei Bedarf ausdrucken
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich möchte zwei Versionen eines mit Word erstellten Berichts ausdrucken: Die eine Version soll interne Vermerke enthalten und die andere nicht. Nun will ich nicht vor jedem Druckvorgang alle Absätze suchen, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind, und einzeln löschen. Es muss doch ein Verfahren geben, mit dem ich einzelne Textelemente gezielt und möglichst mit einem einzigen "Knopfdruck" ausblenden kann. Kennen Sie eine Lösung?
L. Gerhard
ANTWORT: Wie wäre es mit dem Einsatz von Kommentaren? Kommentare lassen sich nicht nur auf dem Bildschirm ein- oder ausblenden. Auch beim Drucken können Sie entscheiden, ob sie zu Papier gebracht werden oder nicht. Vorgehensweise und Darstellung unterscheiden sich allerdings je nach eingesetzter Word-Version.
In Word 97 und 2000 werden Kommentare als Endnoten auf einer oder mehreren separaten Seite(n) gedruckt. Im Text verweisen spezielle Endnotenzeichen in eckigen Klammern auf die zugehörigen Vermerke.
Zum Einfügen eines Kommentars setzen Sie zunächst die Einfügemarke an die Textstelle, die Sie mit einem Vermerk versehen wollen. Dann rufen Sie Einfügen-Kommentar auf. Nun können Sie Ihre Anmerkung in einem eigenen Kommentarfenster einfügen. Anschließend fahren Sie mit der normalen Textbearbeitung im Hauptdokument fort.
Am Ende können Sie das Dokument entweder mit oder ohne Kommentare ausdrucken. Für die Version MIT den internen Vermerken wählen Sie Datei-Drucken an. Im Druckdialog klicken Sie dann auf die Schaltfläche Optionen. Nun aktivieren Sie im Bereich Mit dem Dokument ausdrucken das Kontrollkästchen Kommentar(e). Bestätigen Sie die Einstellung mit Ok und starten Sie dann wie gewohnt den Druckvorgang.
Um die normale Dokumentversion OHNE Kommentare auszudrucken, beginnen Sie wieder mit Datei-Drucken und einem Klick auf die Schaltfläche Optionen. Dieses Mal schalten Sie das Kontrollkästchen Kommentar(e) aus. Achten Sie außerdem auf das Kontrollkästchen Verborgenen Text (97) bzw. Ausgeblendeten Text (2000). Es wird automatisch mit der Kommentaroption eingeschaltet, beim Deaktivieren der Kommentaroption jedoch nicht ausgeschaltet. Wenn Sie nicht tatsächlich ausgeblendete Textelemente drucken wollen, müssen Sie das Kontrollkästchen selbst deaktivieren. Danach bestätigen Sie die Druckoptionen mit Ok und starten den Druckvorgang.
In Word 2002 und 2003 werden Kommentare als grafische Elemente neben dem Text ausgedruckt. Gestrichelte Linien verweisen auf die Stelle, dem Sie den Kommentar zugeordnet haben.
Das Einfügen von Kommentaren ähnelt dem Verfahren aus den früheren Word-Versionen: Sie positionieren die Einfügemarke und rufen Einfügen-Kommentar auf. Danach geben Sie Ihre Anmerkung je nach Ansichtsmodus in das "Überarbeitungsfenster" am unteren Rand des Word-Fensters oder in eine Art "Sprechblase" neben dem Text ein.
Wenn Sie das Dokument MIT Kommentaren ausdrucken wollen, wählen Sie Datei-Drucken an. Im Druckdialog öffnen Sie unten links die Dropdown-Liste Drucken. Aktivieren Sie den Listeneintrag "Dokument mit Markups". Anschließend fahren Sie wie gewohnt mit dem Druckvorgang fort.
Um das Dokument OHNE Kommentare zu drucken, wählen Sie ebenfalls Datei-Drucken an. Jetzt aktivieren Sie in der Dropdown-Liste Drucken jedoch den Standardeintrag "Dokument". Danach geht es wie gewohnt weiter.
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- Aktuelle Informationen über Bugs und Patches
- Helpline für Ihre Fragen zu Access
- Tipps für effektivere Arbeitstechniken
- Undokumentierte Parameter und Funktionen
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