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Ausgabe vom 21. Juni
2004
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Word-News &
Downloads
Word-Tipp der Woche
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand
von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten,
Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail
verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und
mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
Wir bieten
Ihnen den SmartTools Serienmailer zurzeit mit 20% Rabatt auf den
Listenpreis an:
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Wichtige Dokumente jederzeit per
Mausklick abrufen
SmartTools QuickStart für Word
stellt Ihnen eine kleine Symbolleiste zur Verfügung, über die Sie Ihre
immer wieder benötigten Dokumente in Zukunft jederzeit per Mausklick
abrufen können: Immer dann, wenn Sie mit einem Dokument arbeiten, die Sie
in Ihre persönliche "Favoriten-Liste" aufnehmen möchten, klicken Sie auf
das Plus-Symbol. SmartTools QuickStart fügt daraufhin den Namen der
aktuellen Datei in die Liste ein und speichert im Hintergrund den
kompletten Pfad.
Wenn Sie später eines der aufgenommenen Dokumente
aufrufen möchten, klicken Sie einfach den gewünschten Eintrag in der Liste
an und SmartTools QuickStart öffnet das entsprechende Dokument; und
zwar unabhängig vom Speichertort und vom aktuellen Verzeichnis. Sie finden
das kostenlose Tool unter:
Update: Hotfix zur Silbentrennung von Word
2002/XP
Wenn Sie die automatische Silbentrennung für
die Sprache "Deutsch" in Word 2002/XP aktivieren, erscheint in einigen
Fällen eine Fehlermeldung, dass die Datei "Mshy3gep.lex" nicht gefunden
werden kann. Microsoft hat zu diesem Problem einen Hotfix veröffentlicht,
den Sie allerdings nicht direkt downloaden, sondern explizit beim Support
anfordern müssen. Weitere Informationen finden Sie unter:
Office
XP Hotfix zur Silbentrennung
Feldfunktionen optimal nutzen Versionen: Word
97, 2000, 2002/XP und 2003
Die Feldfunktionen von Word sind äußerst
leistungsfähig, aber manchmal auch ein wenig unkomfortabel. Das Problem:
Eine Feldfunktion kann immer auf zwei unterschiedliche Weisen betrachtet
werden. Da ist zum einen die Feldfunktion selber und dann natürlich das
Ergebnis. Es ist immer nur eine Darstellung zurzeit möglich, was die
Kontrolle in vielen Fällen erheblich erschwert. Im Folgenden daher einige
nützliche und wenig bekannte Tricks, um Feldfunktionen in Zukunft noch
besser zu nutzen:
- Viele Probleme entstehen dadurch, dass Sie häufig gar nicht mehr
wissen, hinter welchen Informationen in einem Dokument Feldfunktionen
stecken. Verschaffen Sie sich daher einen Überblick, indem Sie mit
Alt+F9 das komplette Dokument von der Ergebnis- auf die
Funktionsanzeige umschalten. Daraufhin erscheinen die Feldfunktionen in
geschweiften Klammern direkt im Text. Mit einem weiteren Druck auf
Alt+F9 können Sie wieder in die Ergebnisanzeige zurückschalten.
Die Feldfunktionen verschwinden also und werden wieder durch das
aktuelle Ergebnis ersetzt. Diese Tastenkombination entspricht dem Ein-
und Ausschalten der Option Feldfunktionen auf der Registerkarte
"Ansicht" im Dialogfeld Extras-Optionen.
- Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, alle Zeichenketten in
Ihrem Dokument grau unterlegen zu lassen, die das Ergebnis von
Feldfunktionen sind. Dazu wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln auf die
Registerkarte "Ansicht" und markieren in der Dropdown-Liste Feldschattierung den Eintrag "Immer".
- Alternativ dazu haben steht die Einstellung "Wenn ausgewählt" zur
Verfügung. Feldfunktionen werden daraufhin nur grau unterlegt, wenn sich
der Cursor im Text auf dem Ergebnis einer Funktion befindet.
- Mit der wenig bekannten Tastenkombination Umschalt+F9 können
Sie gezielt nur für die Feldfunktion unter dem Cursor zwischen Ergebnis-
und Funktionsanzeige hin- und herschalten.
- Mit F11 und Umschalt+F11 wählen Sie gezielt die
nächste oder die vorangegangene Feldfunktion in Ihrem Dokument aus.
Alternativ dazu können Sie auch das Dialogfeld Bearbeiten-Gehe zu verwenden:
Markieren Sie in der Liste Gehe zu
Element den Eintrag "Feld" und springen Sie dann mit Weiter und zurück von Feld zu Feld. Besonders
interessant dabei: Auf Wunsch lässt sich die Suche auf eine ganz
bestimmte Feldfunktion beschränken, indem Sie in der Dropdown-Liste
Feldnamen eingeben den gewünschten
Eintrag auswählen.
Für die Fehlersuche oder die effektive
Kontrolle von komplexen Ausdrücken, ist das Hin- und Herschalten zwischen
den beiden Anzeigemodi einer Feldfunktion ein äußerst umständlicher
Vorgang. Mit dem folgenden Trick erreichen Sie, dass die Feldfunktionen in
Ihrem Dokument gleichzeitig in beiden Modi zu sehen sind:
- Wählen Sie das Menü Fenster-Teilen
an, um das aktuelle Dokument in zwei Ausschnitten anzeigen zu
lassen.
- Bewegen Sie die Trennlinie mit der Maus an die gewünschte Position
und drücken Sie einmal die linke Maustaste.
- Über die Tastenkombination Alt+F9 aktivieren Sie für den
unteren Ausschnitt die Anzeige der Feldfunktionen.
Die
normale Textanzeige im oberen Ausschnitt bleibt davon unberührt, so dass
die Feldfunktionen sowie die zugehörigen Ergebnisse gleichzeitig zu sehen
sind.
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Barcodes komfortabel mit Word
ausgeben
Barcode für Windows ist ein Komplettpaket
zum Erstellen von Barcodes in Word, Excel und Access. Sie erhalten
TrueType-Schriften sowie ein leistungsfähiges Programm zur
Berechnung der Prüfziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus
den Office-Applikationen heraus steuern können. Alle gängigen
Barcodes sind enthalten. Unter anderem:
- Code EAN 13, EAN 8, Addon -2 und -5, EAN Velocity
- Code 128, EAN128, UPS128
- Code 39, -extended, PZN
- 2/5 Interleaved, 2/5 Industrie
- Leit- und Identcode der Post
Weitere Informationen
finden Sie unter:
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Haben
Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit
einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!)
an:
word-helpline@smarttools.de
Unser
Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und
beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Zahlenkolonnen korrekt untereinander
ausrichten Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und
2003
FRAGE: Wenn ich
Zahlenkombinationen untereinander schreiben will, sind diese Zahlen nicht
untereinander ausgerichtet. Wie muss ich dazu vorgehen? N.
Janssen
ANTWORT: Wenn Sie Zahlen
ohne jede weitere Vorbereitung einfach so untereinander in ein Dokument
eingeben, werden sie nur dann korrekt ausgerichtet, wenn die Anzahl der
Stellen immer exakt übereinstimmt. Da das aber meistens nicht der Fall
ist, sieht das Ergebnis meistens so aus:
1024 12 891 108921 12
Um die Zahlen so auszurichten, dass
Tausender, Hunderter, Zehner usw. exakt untereinander stehen, müssen Sie
den dezimalen Tabulator von Word verwenden:
- Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz, in den Sie Zahlen
eingeben möchten.
- Wählen Sie das Menü Format-Tabstopp an, aktivieren Sie die
Option Dezimal und geben Sie eine
Tabulatorposition in Zentimetern ein. Dabei sollte es sich ungefähr um
die Stelle handeln, an der das Komma von Dezimalzahlen erscheinen
sollte. Wenn Sie nur mit ganzen Zahlen arbeiten, werden die Werte an
dieser Position rechtsbündig ausgerichtet. Zum Ausprobieren geben Sie
beispielsweise eine "2" ein und bestätigen mit Festlegen.
- Drücken Sie nun einmal die Tab-Taste und geben Sie eine
beliebige Zahl ein.
- Nach Return geben Sie die nächste Zahl ein usw. Sie werden
feststellen, dass alle Werte nun wie gewünscht exakt untereinander
ausgerichtet werden. Sollte Ihnen die Positionierung noch nicht ganz
gefallen, können Sie die entsprechenden Absätze einfach markieren und
die Position des Tabstopps im Lineal verschieben.
Übrigens:
Sollten Sie sich ein wenig mit dem Word-Lineal auskennen, können Sie auf
den Einsatz des Dialogs Format-Tabstopps
verzichten und den Tabstopp direkt mit der Maus setzen.
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Tooltipp: SmartTools QuickText Pro
Hier
ist endlich eine innovative und genial einfache Lösung, damit Sie
auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte
in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können - und zwar
einzeln oder im Netzwerk:
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| Vertauschte Datumsangaben in
Serienbriefen Versionen: Word 2002/XP
FRAGE: Beim Anlegen eines
Serienbriefes haben wir immer wieder das Problem, dass in Datumsfeldern
der Monat und der Tag vertauscht werden. Obwohl in der Datenquelle (einer
Excel-Datei) als Bestelldatum der "3.4.2004" eingetragen ist, erscheint im
Word-Serienbrief "4.3.2004". Nur wenn die Tagesangabe größer als "12" ist,
erkennt Word offenbar, dass es keinen 13. Monat gibt, und fügt das Datum
korrekt ein. Wissen Sie, woran das liegt und ob es eine Lösung
gibt? H. Kampen
ANTWORT: Dies ist ein Bug
in Word 2002 (XP). Er lässt sich auch mit einem Formatschalter des
Seriendruckfeldes nicht beheben. Wie Sie Formatschalter in
Seriendruckfeldern einsetzen, hatten wir im Word Weekly-Newsletter vom 4.
Mai 2004 beschrieben. Bei einem Seriendruckfeld für ein Bestelldatum
könnte das wie folgt aussehen:
{
MERGEFIELD Bestelldatum \@ "d.M.yyyy" }
Erst das Service Pack 3 (SP-3) für
Office XP beseitigt den Fehler mit den vertauschten Datumsangaben. Sie
können das Update von folgender Internetseite herunterladen:
Service
Pack 3 für Office XP
Um auch in Zukunft immer auf dem
neuesten Stand zu sein, sollten Sie in regelmäßigen Abständen die
Office-Update-Seite besuchen. Dort können Sie eine automatische Suche nach
aktuellen Patches und Service Packs durchführen lassen. Sie erreichen die
Webseite unter folgender Adresse:
Aktualisierung über
Office Update
Office XP und 2003-Tipps kostenlos per
E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein
kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen
Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
2003
Und das beste am SmartTools Office Insider: Er ist
vollkommen kostenlos!
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