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Ausgabe vom 21. Juni
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word
verschicken
- Download-Tipp: Wichtige Dokumente jederzeit per
Mausklick abrufen
- Update: Hotfix zur Silbentrennung von Word
2002/XP
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Serienmails komfortabel mit Word verschicken
Vergessen Sie den umständlichen Versand von Serienbriefen per Post! Ab sofort können Sie Angebote, Preislisten, Newsletter, Ankündigungen usw. direkt aus Word ganz einfach per E-Mail verschicken. Der SmartTools Serienmailer ist direkt in Word integriert und mit wenigen Mausklicks startbereit:
- Das Anschreiben für Ihre Serien-E-Mail erstellen Sie genau wie einen
ganz normalen Serienbrief in Word. Sogar für die Namen und Adressen
stehen Ihnen sämtliche von Word unterstützten Formate zur Verfügung:
Word-Tabelle, Excel, Access, Outlook, SQL-Server usw.
- Sie starten dann den SmartTools Serienmailer aus dem Menü Extras und legen hier das Feld mit der
E-Mail-Adresse sowie den Betreff fest. Auf Wunsch können Sie sogar einen
oder mehrere Anhänge auswählen, die mit dem Anschreiben verschickt
werden sollen.
- Klicken Sie auf Serienmails senden
und der Assistent verschickt voll automatisch eine personalisierte Mail
an jeden Empfänger aus der von Ihnen vorgegebenen Liste. Der komplette
Versand wird unabhängig von Outlook durchgeführt, so dass es keine
Probleme mit lästigen Sicherheitsmeldungen gibt!
http://www.add-in-world.com/katalog/word-serienmailer/
Download-Tipp: Wichtige Dokumente jederzeit per Mausklick abrufen
SmartTools QuickStart für Word stellt Ihnen eine kleine Symbolleiste zur Verfügung, über die Sie Ihre immer wieder benötigten Dokumente in Zukunft jederzeit per Mausklick abrufen können: Immer dann, wenn Sie mit einem Dokument arbeiten, die Sie in Ihre persönliche "Favoriten-Liste" aufnehmen möchten, klicken Sie auf das Plus-Symbol. SmartTools QuickStart fügt daraufhin den Namen der aktuellen Datei in die Liste ein und speichert im Hintergrund den kompletten Pfad.
Wenn Sie später eines der aufgenommenen Dokumente aufrufen möchten, klicken Sie einfach den gewünschten Eintrag in der Liste an und SmartTools QuickStart öffnet das entsprechende Dokument; und zwar unabhängig vom Speichertort und vom aktuellen Verzeichnis. Sie finden das kostenlose Tool unter:
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Gratis-Tool:
SmartTools QuickStart für
Word |
Update: Hotfix zur Silbentrennung von Word 2002/XP
Wenn Sie die automatische Silbentrennung für die Sprache "Deutsch" in Word 2002/XP aktivieren, erscheint in einigen Fällen eine Fehlermeldung, dass die Datei "Mshy3gep.lex" nicht gefunden werden kann. Microsoft hat zu diesem Problem einen Hotfix veröffentlicht, den Sie allerdings nicht direkt downloaden, sondern explizit beim Support anfordern müssen. Weitere Informationen finden Sie unter:
Office XP Hotfix zur Silbentrennung
| Word-Tipp der
Woche |
Feldfunktionen optimal nutzen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Die Feldfunktionen von Word sind äußerst leistungsfähig, aber manchmal auch ein wenig unkomfortabel. Das Problem: Eine Feldfunktion kann immer auf zwei unterschiedliche Weisen betrachtet werden. Da ist zum einen die Feldfunktion selber und dann natürlich das Ergebnis. Es ist immer nur eine Darstellung zurzeit möglich, was die Kontrolle in vielen Fällen erheblich erschwert. Im Folgenden daher einige nützliche und wenig bekannte Tricks, um Feldfunktionen in Zukunft noch besser zu nutzen:
- Viele Probleme entstehen dadurch, dass Sie häufig gar nicht mehr
wissen, hinter welchen Informationen in einem Dokument Feldfunktionen
stecken. Verschaffen Sie sich daher einen Überblick, indem Sie mit
Alt+F9 das komplette Dokument von der Ergebnis- auf die
Funktionsanzeige umschalten. Daraufhin erscheinen die Feldfunktionen in
geschweiften Klammern direkt im Text. Mit einem weiteren Druck auf
Alt+F9 können Sie wieder in die Ergebnisanzeige zurückschalten.
Die Feldfunktionen verschwinden also und werden wieder durch das
aktuelle Ergebnis ersetzt. Diese Tastenkombination entspricht dem Ein-
und Ausschalten der Option Feldfunktionen auf der Registerkarte
"Ansicht" im Dialogfeld Extras-Optionen.
- Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, alle Zeichenketten in
Ihrem Dokument grau unterlegen zu lassen, die das Ergebnis von
Feldfunktionen sind. Dazu wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln auf die
Registerkarte "Ansicht" und markieren in der Dropdown-Liste Feldschattierung den Eintrag "Immer".
- Alternativ dazu haben steht die Einstellung "Wenn ausgewählt" zur
Verfügung. Feldfunktionen werden daraufhin nur grau unterlegt, wenn sich
der Cursor im Text auf dem Ergebnis einer Funktion befindet.
- Mit der wenig bekannten Tastenkombination Umschalt+F9 können
Sie gezielt nur für die Feldfunktion unter dem Cursor zwischen Ergebnis-
und Funktionsanzeige hin- und herschalten.
- Mit F11 und Umschalt+F11 wählen Sie gezielt die
nächste oder die vorangegangene Feldfunktion in Ihrem Dokument aus.
Alternativ dazu können Sie auch das Dialogfeld Bearbeiten-Gehe zu verwenden:
Markieren Sie in der Liste Gehe zu
Element den Eintrag "Feld" und springen Sie dann mit Weiter und zurück von Feld zu Feld. Besonders
interessant dabei: Auf Wunsch lässt sich die Suche auf eine ganz
bestimmte Feldfunktion beschränken, indem Sie in der Dropdown-Liste
Feldnamen eingeben den gewünschten
Eintrag auswählen.
- Wählen Sie das Menü Fenster-Teilen
an, um das aktuelle Dokument in zwei Ausschnitten anzeigen zu
lassen.
- Bewegen Sie die Trennlinie mit der Maus an die gewünschte Position
und drücken Sie einmal die linke Maustaste.
- Über die Tastenkombination Alt+F9 aktivieren Sie für den
unteren Ausschnitt die Anzeige der Feldfunktionen.
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ausgebenBarcode für Windows ist ein Komplettpaket zum Erstellen von Barcodes in Word, Excel und Access. Sie erhalten TrueType-Schriften sowie ein leistungsfähiges Programm zur Berechnung der Prüfziffern, das Sie komfortabel bedienen oder aus den Office-Applikationen heraus steuern können. Alle gängigen Barcodes sind enthalten. Unter anderem:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Zahlenkolonnen korrekt untereinander ausrichten
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn ich Zahlenkombinationen untereinander schreiben will, sind diese Zahlen nicht untereinander ausgerichtet. Wie muss ich dazu vorgehen?
N. Janssen
ANTWORT: Wenn Sie Zahlen ohne jede weitere Vorbereitung einfach so untereinander in ein Dokument eingeben, werden sie nur dann korrekt ausgerichtet, wenn die Anzahl der Stellen immer exakt übereinstimmt. Da das aber meistens nicht der Fall ist, sieht das Ergebnis meistens so aus:
1024
12
891
108921
12
Um die Zahlen so auszurichten, dass Tausender, Hunderter, Zehner usw. exakt untereinander stehen, müssen Sie den dezimalen Tabulator von Word verwenden:
- Setzen Sie den Cursor in den ersten Absatz, in den Sie Zahlen
eingeben möchten.
- Wählen Sie das Menü Format-Tabstopp an, aktivieren Sie die
Option Dezimal und geben Sie eine
Tabulatorposition in Zentimetern ein. Dabei sollte es sich ungefähr um
die Stelle handeln, an der das Komma von Dezimalzahlen erscheinen
sollte. Wenn Sie nur mit ganzen Zahlen arbeiten, werden die Werte an
dieser Position rechtsbündig ausgerichtet. Zum Ausprobieren geben Sie
beispielsweise eine "2" ein und bestätigen mit Festlegen.
- Drücken Sie nun einmal die Tab-Taste und geben Sie eine
beliebige Zahl ein.
- Nach Return geben Sie die nächste Zahl ein usw. Sie werden
feststellen, dass alle Werte nun wie gewünscht exakt untereinander
ausgerichtet werden. Sollte Ihnen die Positionierung noch nicht ganz
gefallen, können Sie die entsprechenden Absätze einfach markieren und
die Position des Tabstopps im Lineal verschieben.
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Vertauschte Datumsangaben in Serienbriefen
Versionen: Word 2002/XP
FRAGE: Beim Anlegen eines Serienbriefes haben wir immer wieder das Problem, dass in Datumsfeldern der Monat und der Tag vertauscht werden. Obwohl in der Datenquelle (einer Excel-Datei) als Bestelldatum der "3.4.2004" eingetragen ist, erscheint im Word-Serienbrief "4.3.2004". Nur wenn die Tagesangabe größer als "12" ist, erkennt Word offenbar, dass es keinen 13. Monat gibt, und fügt das Datum korrekt ein. Wissen Sie, woran das liegt und ob es eine Lösung gibt?
H. Kampen
ANTWORT: Dies ist ein Bug in Word 2002 (XP). Er lässt sich auch mit einem Formatschalter des Seriendruckfeldes nicht beheben. Wie Sie Formatschalter in Seriendruckfeldern einsetzen, hatten wir im Word Weekly-Newsletter vom 4. Mai 2004 beschrieben. Bei einem Seriendruckfeld für ein Bestelldatum könnte das wie folgt aussehen:
{ MERGEFIELD Bestelldatum \@ "d.M.yyyy" }
Erst das Service Pack 3 (SP-3) für Office XP beseitigt den Fehler mit den vertauschten Datumsangaben. Sie können das Update von folgender Internetseite herunterladen:
Service Pack 3 für Office XP
Um auch in Zukunft immer auf dem neuesten Stand zu sein, sollten Sie in regelmäßigen Abständen die Office-Update-Seite besuchen. Dort können Sie eine automatische Suche nach aktuellen Patches und Service Packs durchführen lassen. Sie erreichen die Webseite unter folgender Adresse:
Aktualisierung über Office Update
| Newsletter-Tipp |
Office XP und 2003-Tipps kostenlos per E-Mail
Der SmartTools Office XP Insider ist ein kostenloser E-Mail-Newsletter, der sich ausschließlich mit den neuen Funktionen von Office XP und 2003 beschäftigt:
- Praktische Tipps zur Installation
- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der neuen Funktionen
- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
Office-Versionen
- Download-Links zu aktuellen Erweiterungen und Service Releases für
Office XP/2003
- Helpline für Ihre individuellen Fragen zu Office XP und
2003
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