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Ausgabe vom 22. November
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen
ganz einfach verwalten und abrufen
- Download-Tipp: Textmarken in Word per Mausklick
anspringen
- News: Adobe kündigt Acrobat 7.0 mit erweiterten
Teamfunktionen an
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Mustertexte, Textbausteine und Vorlagen ganz einfach verwalten und abrufen
SmartTools QuickText Pro ist die innovative und genial einfache Lösung, damit Sie auf immer wieder benötigte Musterbriefe, Vorlagen und Textabschnitte in Zukunft schnell und ohne Umwege zugreifen können:
- Sie speichern alle Texte, die Sie immer wieder benötigen, in einem
beliebigen Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem im Team
genutzten Server.
- Wenn Sie bei der Arbeit an einem Dokument auf einen der Mustertexte
zugreifen möchten, klicken Sie die gewünschte Stelle mit der rechten
Maustaste an und rufen das Kontextmenü von QuickText Pro auf.
- An der Cursorposition erscheint daraufhin eine Liste Ihrer
Mustertexte, die automatisch aus den Dateien in dem von Ihnen
festgelegten QuickText-Verzeichnis zusammengestellt wird. Sie markieren
nur noch einen der Einträge und schon erscheint der entsprechende Text
an der aktuellen Cursorposition.
- Die Lösung ist unabhängig von irgendwelchen Vorlagen, in denen Sie
normalerweise Textbausteine über die AutoText-Funktion speichern.
- QuickText Pro-Bausteine können Sie in alle Dokumente einfügen, egal,
auf welcher Vorlage sie basieren.
- QuickTextPro-Dokumente können außerdem mit anderen Anwendern im
Netzwerk geteilt werden, indem Sie ein globales Verzeichnis auf einem
Server anlegen und es als QuickText-Verzeichnis definieren. So lassen
sich Textbausteine für beliebig viele Anwender
standardisieren.
http://www.add-in-world.com/katalog/quicktext-pro/
Download-Tipp: Textmarken in Word per Mausklick anspringen
Um in einem Dokument zu einer bestimmten Textmarke zu springen, müssen Sie normalerweise das Menü Einfügen-Textmarke anwählen, die gewünschte Textmarke markieren, auf Gehe zu klicken. Der Weg über das per Strg+G abrufbare Browserobjekt ist ähnlich umständlich: Eintrag "Textmarke" markieren, Name der Textmarke auswählen, auf Gehe zu klicken, Dialog wieder schließen.
Wesentlich einfacher geht das in Zukunft mit dem SmartTools Textmarken-Navigator: Das Add-In installiert eine eigene Symbolleiste mit einem Menü TM-Navigator. Ein Mausklick öffnet hier eine Liste aller Textmarken im aktuellen Dokument und ein weiterer Klick auf die gewünschte Textmarke bringt Sie direkt an die entsprechende Stelle im Dokument.
Zusätzlich können Sie über das Untermenü Optionen verschiedene Einstellungen rund um Textmarken steuern und so zum Beispiel die Anzeige der Markierungen (Extras-Optionen, Bereich "Anzeigen", Option Textmarken) umschalten oder die Textmarken im Dropdown-Menü nicht nur alphabetisch sortiert, sondern auch nach ihrer Position im Dokument auflisten lassen. Den kostenlosen Download finden Sie unter:
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SmartTools
Textmarken-Navigator |
News: Adobe kündigt Acrobat 7.0 mit erweiterten Teamfunktionen an
Adobe Acrobat, die Software zum Erstellen der verbreiteten PDF-Dateien wird Anfang 2005 in einer neuen Version 7.0 erscheinen. Die wichtigsten Neuerungen:
- Mit dem Acrobat Reader 7.0 (kostenloser Download ab Mitte Dezember
bei Adobe möglich) lassen sich PDF-Dateien in Zukunft nicht nur
anzeigen, sondern es stehen auch Kommentarwerkzeuge zum Einfügen von
Anmerkungen zur Verfügung.
- Beim Erstellen von PDF-Dateien können Sie in Zukunft Informationen
aus mehreren Quellen (zum Beispiel eine Excel-Tabelle, ein Word-Dokument
und eine Zeichnung) zusammenfügen.
- Die Erstellung von interaktiven Formularen zum Ausfüllen am
Bildschirm wird noch einmal deutlich vereinfacht.
| Word-Tipp der
Woche |
Blitzschnelle Suche in Ihren Dokumenten mit dem kostenlosen Copernic Desktop Search, Teil 1
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Es gibt viele Situationen, in denen man eine zuverlässige Suchfunktion für eine umfangreiche Sammlung von Dokumenten gebrauchen könnte. Word bietet bereits standardmäßig eine Suchfunktion an, aber die ist sehr umständlich zu bedienen, langsam und unzuverlässig. Für die Suche im Internet hat Google einen Standard in Sachen Geschwindigkeit und Komfort gesetzt, den man sich auch auf dem heimischen Computer wünschen würde. Seit einigen Wochen bietet Google sogar ein entsprechendes Tool für den lokalen Rechner an, aber das Programm befindet sich zur Zeit noch im Betastadium und steht nur in Englisch zur Verfügung. Wir möchten Ihnen daher in diesem dreiteiligen Tipp der Woche eine sehr interessante und ebenfalls kostenlose Alternative vorstellen: Copernic Desktop Search verspricht eine blitzschnelle Suche sowie eine komfortable und ins Deutsche übersetzte Benutzeroberfläche. Um das kostenlose Tool herunterzuladen, rufen Sie zunächst die folgende Seite auf:
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Copernic
Desktop Search
(Deutsch) |
Klicken Sie dann auf Free Download und wählen Sie aus der Liste der angebotenen Links die deutsche Version aus. Nach dem Download starten Sie das Installationsprogramm und folgen den Anweisungen des Setup-Assistenten. Am Ende wird Copernic Desktop Search automatisch gestartet.
Der Schlüssel für die effiziente Suche von Copernic Desktop Search in Ihren Word-Dokumenten und anderen Dateien ist ein so genannter "Index". In diesem Index werden alle Informationen in einer Datenbankstruktur gespeichert, die sich besonders schnell durchsuchen lässt. Bevor Sie also effektiv mit dem Programm arbeiten können, muss zunächst ein Index über Ihren kompletten Datenbestand angelegt werden. Nach der Installation erscheint daher ein Konfigurationsassistent, der zunächst einmal die Informationen abfragt, die Sie indizieren möchten. Zur Verfügung stehen:
Meine Dateien
Unter diese Rubrik fallen alle von Copernic Desktop Search erkannten Dateiformate. Dabei handelt es sich zunächst einmal um: Word, PowerPoint, Excel, WordPerfect, PDF, HTML, XML, Text und RTF. Außerdem kann das Programm zahlreiche Musik-, Grafik- und Videoformate indizieren, wobei es im Einzelfall davon abhängt, ob nur die Referenzdaten (Dateiname, Änderungsdatum und -uhrzeit) oder auch erweiterte Informationen wie Titel, Interpret usw. aus MP3-Dateien gespeichert werden. Wenn Sie Meine Dateien aktivieren, durchsucht Copernic Desktop Search praktisch Ihre komplette Festplatte nach unterstützten Dateiformaten und nimmt die entsprechenden Informationen in den Index auf.
Meine E-Mails und Kontakte Copernic Desktop Search kann sowohl E-Mails als auch Kontakte aus Outlook 2000, 2002/XP und 2003 sowie Outlook Express 5 und 6 indizieren (bei Outlook Express handelt es sich allerdings genau genommen um das Windows Adressbuch). An dieser Stelle können Sie per Kontrollkästchen nur entscheiden, ob Sie diese Informationen indizieren möchten oder nicht. In den ausführlicheren Optionen des Programms selber lassen sich dann noch gezielt bestimmte Outlook-Ordner auswählen.
Meine Favoriten
Die gespeicherten Shortcuts zu den Favoriten des Internet Explorer.
Mein Verlauf
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die zuletzt angesehenen Internetseiten aus dem Verlauf des Internet Explorer aufzunehmen.
Für die Arbeit mit Copernic Desktop Search genügen diese Optionen bereits, aber wir empfehlen, zusätzlich das Kontrollkästchen Ich möchte die zu indexierenden Ordner auswählen zu aktivieren. Sie können dann nach Weiter überprüfen, welche Ordner das Programm gefunden und für die Indizierung vorgemerkt hat. Über die Schaltflächen Hinzufügen, Modifizieren und Entfernen können Sie dann hier auf Wunsch noch Anpassungen vornehmen.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen schließlich mit Weiter und Beenden. Copernic Desktop Search wir daraufhin komplett geladen und beginnt nach wenigen Augenblicken mit dem ersten Erstellen des Index. Grundsätzlich ist das Programm darauf ausgelegt, Ihre sonstige Arbeit mit dem Rechner nicht zustören, so dass die Indizierung nur in den Zeiten einsetzt, in denen freie Rechenzeit verfügbar ist. Sie können theoretisch sofort nach der Installation Ihre erste Suchanfrage starten, aber das ist wenig sinnvoll, weil natürlich nur die Dateien einbezogen werden, die bereits in den Index aufgenommen wurden.
Daher unser Tipp: Lassen Sie Ihren Rechner über Nacht oder beispielsweise während einer Besprechung bzw. der Mittagspause eingeschaltet, damit Copernic Desktop Search die Gelegenheit hat, einen kompletten Index zu erstellen. Am sinnvollsten ist es, das Programmfenster während dieser Zeit zu öffnen, weil dann bereits nach kürzester Zeit die Indizierung beginnt und Sie in der Statuszeile am unteren Fensterrand verfolgen können, welche Datei gerade in den Index aufgenommen wird. Ist das Fenster nicht geöffnet, beginnt die Indizierung ebenfalls automatisch; hier zeigt ein kleines gelbes Quadrat über dem Copernic-Symbol in der Taskleiste an, dass gerade eine Indizierung vorgenommen wird. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um den Namen der zur Zeit bearbeiteten Datei als QuickInfo anzuzeigen.
Der Hersteller selber gibt an, dass die erste Indizierung innerhalb weniger Minuten abgeschlossen ist, aber diese Aussage lässt sich so pauschal nicht bestätigen. In unseren Tests haben wir festgestellt, dass sich der Vorgang bei umfangreichen Datenbeständen durchaus über mehrere Stunden hinziehen kann. Vor allem umfangreiche PST-Dateien in Outlook mit mehreren hunderttausend Elementen führen zu einer gewissen Verzögerung.
Diese Zeit kann und sollte man sich aber nehmen, denn das Ergebnis ist wirklich beeindruckend. Außerdem ist dieser Vorgang wirklich nur ein einziges Mal notwendig, denn die weitere Aktualisierung des Index erfolgt voll automatisch im Hintergrund. Beim Einsatz von Windows NT, 2000 oder XP ist es sogar so, dass eine neue oder geänderte Datei bereits wenige Sekunden nach der Speicherung auf der Festplatte in den Index aufgenommen ist. Mails in Outlook werden ebenfalls voll automatisch nach dem Versenden oder Empfangen sofort verarbeitet. Nur wenn Sie Windows 98 oder ME einsetzen, müssen Sie mit einer gewissen Verzögerung rechnen, weil Copernic Desktop Search die Aktualisierung hier innerhalb bestimmter Zeitintervalle vornimmt.
Sie haben Ihren persönlichen Suchassistenten damit installiert und den ersten Index erstellt. In der nächsten Woche werden wir Ihnen zeigen, wie einfach und schnell die Suche mit dem Programm ist und wie Sie die individuelle Konfiguration noch weiter verfeinern.
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OutlookWas würde passieren, wenn Ihre Outlook-Daten plötzlich und unerwartet verloren gehen? Sie verlieren meistens nicht nur E-Mails, sondern auch wichtige Adressen, Termine aus dem Kalender, Aufgaben und Notizen. Hinzu kommt ein erheblicher Einrichtungsaufwand, um alle Filter und Regeln, Kategorien, Signaturen, Symbolleisten und E-Mail-Konten so einzurichten, dass Sie wieder wie gewohnt arbeiten können. Mit dem brandneuen SmartTools Outlook Backup haben Sie diese Probleme zuverlässig im Griff:
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Internationale Datumsangaben einfügen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: In unserer internationalen Firmenkorrespondenz muss ich oft das aktuelle Datum in der landestypischen Form einfügen. In einem englischen Geschäftsbrief beispielsweise als "Wednesday, 27 October 2004" oder in einem französischen Brief als "mercredi 27 octobre 2004". Mit dem Befehl Einfügen-Datum und Uhrzeit kann ich aber nur das deutsche Datumsformat einsetzen. Muss ich internationale Angaben immer manuell eintragen oder gibt es dafür irgendeine Automatik?
D. Ehrensperger
ANTWORT: Dass Sie beim Befehl Einfügen-Datum und Uhrzeit keine Möglichkeit haben, eine andere Sprache auszuwählen, deutet darauf hin, dass Sie noch mit Word 97 arbeiten. Seit Word 2000 besitzt das zugehörige Dialogfenster ein Dropdown-Feld zur Sprachauswahl. Das heißt jedoch nicht, dass Sie jedes beliebige Datumsformat einfügen können. Welche Sprachen in dem Dropdown-Feld zur Verfügung stehen, richtet sich nach den Eingabegebietsschemata, die Sie in Windows eingerichtet haben.
Nun müssen Sie aber weder in Word 97 auf fremdsprachige Datumsangaben verzichten noch in den neueren Versionen zusätzliche Gebietsschemata einrichten. Es genügt, in Word die Sprache für das Datumsfeld anzupassen.
Wenn Sie zum Beispiel ein spanisches Datum einfügen wollen, setzen Sie den Cursor zunächst an die passende Einfügeposition. Dann stellen Sie die Sprache auf Spanisch um, indem Sie Extras-Sprache-Sprache festlegen (Word 2002/2003) bzw. Sprache bestimmen (Word 97/2000) aufrufen, "Spanisch" (mit dem gerade gewünschten Länderzusatz) auswählen und die Einstellung mit Ok bestätigen. Danach rufen Sie wie gewohnt den Befehl Einfügen-Datum und Uhrzeit auf. Sie werden feststellen, dass die Liste mit den Datumsformaten automatisch die spanischen Angaben enthält. So brauchen Sie nur noch das gewünschte Format zu markieren und mit Ok zu bestätigen.
Anschließend müssen Sie darauf achten, dass der Text, den Sie nach dem Datum eingeben, wieder auf "Deutsch" zurückgestellt wird. Sonst funktioniert die Rechtschreibprüfung womöglich nicht mehr ordnungsgemäß.
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ANZEIGE Tooltipp: PDFgrabberDer PDFgrabber wandelt PDF-Dateien in Word- oder Excel-Dateien um, so dass Sie sie bearbeiten oder in Ihren eigenen Texten und Kalkulationsmodellen verwenden können. http://www.add-in-world.com/katalog/pdfgrabber/ |
Makro für jedes Schreiben beim Seriendruck ausführen
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wie kann ich aus einem Serienbrief für jeden Datensatz ein Makro starten? Konkreter Fall: Das Aktenzeichen muss neu berechnet und zusammengesetzt werden. Das entsprechende Makro gibt es bereits. Es soll nun bei jedem Datensatz das Aktenzeichen ausgelesen neu zusammengesetzt und in ein neues Feld gesetzt werden. Wie kann ich dieses Makro aus dem Dokument bei jedem Datensatz automatisch starten?
M. Ranft
ANTWORT: Word bietet leider standardmäßig keine Möglichkeit, bei der Seriendruckausgabe ein Makro für jeden Datensatz zu starten. Eine Lösung per VBA ist aber möglich, wenn auch nicht ganz trivial. Der komplette Seriendruckvorgang müsste in diesem Fall aus einem Makro gesteuert werden. Dabei würde das Makro die gewünschte Berechnung ausführen, einen Datensatz ausgeben, dann wieder eine Berechnung starten, den nächsten Datensatz ausgeben usw.
Wesentlich einfacher und effizienter für Ihre Aufgabe ist der Einsatz von Excel oder Access, um die Datenquelle schon vor dem Start des Seriendrucks zu bearbeiten. In Excel ist eine entsprechende Formel schnell erstellt und in Access kann eine Aktualisierungsabfrage eine Änderung wie das neue Aktenzeichen mit wenig Aufwand vornehmen. Anschließend können Sie den Seriendruck dann wie gewohnt mit den aktualisierten Informationen vornehmen.
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