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Ausgabe vom 22. Mai
2006 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen,
Lieferscheine, Angebote usw. in Word & Excel einfügen
- Download-Tipp: Kopf- und Fußzeilen schnell und
komfortabel erstellen
- Update: Programmabsturz beim Öffnen von Dokumenten
im Internet Explorer
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Laufende Nummern für Rechungen, Lieferscheine, Angebote usw. in Word & Excel einfügen
Sie schreiben Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und ähnliche Dokumente mit Excel oder Word? Wie haben Sie bisher laufende Nummern vergeben? In den meisten Fällen haben Sie ganz darauf verzichtet, aber für die Zuordnung von Zahlungen oder Anfragen wäre eine eindeutige Nummer für jede Datei äußerst praktisch.
Mit dem SmartTools Rechnungsnummern-Assistenten können Sie Ihre Rechnungen wie bisher einfach, schnell und komfortabel mit Excel oder Word schreiben. Die laufende Nummer rufen Sie jederzeit mit zwei Mausklicks ab und fügen Sie ganz einfach an der aktuellen Cursorposition ein:
- Sie können die gleichen Excel- oder Word-Dateien verwenden, die Sie
auch bisher genutzt haben.
- Der Assistent merkt sich die letzte vergebene Nummer und fügt die
nächste Nummer automatisch in Ihre Excel-Arbeitsmappe oder ein
Word-Dokument ein.
- Das Format der Rechnungsnummern können Sie frei bestimmen. Auch
Kombinationen mit Datumsangaben wie Monat und Jahr sind ohne Probleme
möglich.
- Sie haben jederzeit die volle Kontrolle über die Nummern, denn Sie
bestimmen sowohl den Startwert, als auch die Schrittweite.
- Mit wenig Aufwand legen Sie bis zu 50 weitere Nummernkreise für
Lieferscheine, Angebote, Gutschriften, Zertifikate usw. an
- Eine Netzwerkversion ermöglicht die Vergabe eindeutiger Nummern bei
mehreren Anwendern.
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Word
SmartTools Rechnungsnummern-Assistent für Excel
Download-Tipp: Kopf- und Fußzeilen schnell und komfortabel erstellen
Für die meisten Dokumente definieren Sie Kopf- und/oder Fußzeilen mit wichtigen Informationen von der aktuellen Seitenzahl, über den Pfad des Dokumentes bis hin zum aktuellen Druckdatum. Während Sie bisher jeweils separat in die Kopf- oder Fußzeilen wechseln und die gewünschten Informationen mit Hilfe von Feldfunktionen definieren mussten, erledigen Sie das ganze in Zukunft mit wenigen Mausklicks: Der SmartTools Kopf- und Fußzeilen-Assistent bietet über 30 immer wieder benötigte Informationen für Kopf- und Fußzeilen zur bequemen Auswahl in einer Listen an. Per Doppelklick auf die gewünschten Elemente setzen Sie Ihre Kopf-/Fußzeilen blitzschnell zusammen, um sie dann per Mausklick in das aktuelle Dokument zu übernehmen.
Die aktuelle Version 2.0 wurde komplett überarbeitet und erweitert. Neu unter anderem:
- Speichern Sie Ihre Definitionen für Kopf-/Fußzeilen komfortabel ab
und greifen Sie jederzeit mit wenigen Mausklicks wieder darauf zu. So
können Sie beispielsweise bei der Layoutoption "Gerade/Ungerade Seiten"
und "Erste Seite anders" alle drei Kopf-/Fußzeilen-Varianten in einem
einzigen Arbeitsschritt definieren, speichern und einfügen.
- Verbesserte Benutzeroberfläche zum flexiblen Zusammenstellen Ihrer
Kopf- und Fußzeilen.
- Mehr als 30 Informationen per Doppelklick abrufbar.
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Kopf-
und Fußzeilenassistent 2.0 kostenlos
herunterladen |
Update: Programmabsturz beim Öffnen von Dokumenten im Internet Explorer
Auf Internetseiten stoßen Sie immer wieder auf Word-Dokumente, die Sie per Mausklick auch direkt im Internet Explorer öffnen können. Wenn Sie Word 2002/XP einsetzen und versuchen ein solches Dokument mit einem Makro auszudrucken, kann es aufgrund eines Bugs zu einem Programmabsturz kommen. Weitere Informationen zu dem Fehler und einem entsprechenden Hotfix finden Sie unter:
Techinfo zum Word-Bug
Bitte bewerten Sie die News & Downloads dieser Ausgabe.
| Word-Tipp der
Woche |
Speichern von Dokumenten erzwingen
Versionen: Word 2003, 2002/XP und 2000
Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie ein Dokument geschlossen und dann die Frage, ob die Datei gespeichert werden soll, aus Unachtsamkeit mit Nein beantwortet haben? Damit war die Arbeit mehrerer Stunden zerstört, denn obwohl Sie die Option zum automatischen Speichern wahrscheinlich eingeschaltet hatten, konnten Sie den Text auf der Festplatte nicht mehr wieder finden. Gibt es also einen verborgenen Speicherort, an dem Sie die "AutoWiederherstellen-Infos" (so die Bezeichnung in den Word-Optionen) finden können? Oder benötigen Sie eine VBA-Lösung, die beim Schließen eindringlich zum Speichern auffordert?
Die Option AutoWiederherstellen-Infos speichern alle xx Minuten, die Sie nach Aufruf von Extras-Optionen auf der Registerkarte Speichern finden, ist leider irreführend. Damit erreichen Sie nicht etwa, dass Ihr Dokument automatisch alle paar Minuten gespeichert wird. Word legt vielmehr nur für Notfälle eine Sicherungskopie an. Nur wenn es zum Systemabsturz kommt, können Sie dann eine ältere Fassung wiederherstellen. Falls Sie Word normal beenden oder ein Dokument schließen, ohne es zu speichern, werden die "AutoWiederherstellen-Infos" gelöscht und Sie haben keine Chance, die verloren gegangenen Textteile zurückzuholen.
Somit bleibt nur eine VBA-Lösung: Seit Word 2000 haben Sie die Möglichkeit, per Programmcode auf das Schließen eines Dokuments zu reagieren. Die folgenden Prozeduren sorgen dafür, dass dabei sofort das Dialogfeld Speichern unter angezeigt wird. Bei einem neuen, bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht gespeicherten Dokument, können Sie dann Speicherort und Dateinamen bestimmen. Bei einem bereits gespeicherten Dokument zeigt das Dialogfeld automatisch den bisherigen Speicherort und Dateinamen an, sodass Sie nur noch auf Speichern klicken müssen.
Hier die Schritte, mit denen Sie die VBA-Lösung einrichten:
- Starten Sie Word und wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual
Basic-Editor.
- Am linken Rand des VB-Editors sehen Sie in einem kleinen Fenster den
Projekt-Explorer, dessen Inhalte in einer Baumstruktur aufgebaut sind.
Öffnen Sie den Zweig "Normal" und darunter den Zweig "Microsoft Word
Objekte".
- Doppelklicken Sie auf das untergeordnete Element "ThisDocument".
Daraufhin öffnet sich das zugehörige Codefenster.
- In das Fenster geben Sie folgende VBA-Kommandos
ein:
Sub AutoExec()
Set objWordApp = ThisDocument.Application
End Sub
Sub AutoExit()
Set objWordApp = Nothing
End Sub
Private Sub objWordApp_DocumentBeforeClose _
(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean)
If Doc.Saved = False Then
With Application.Dialogs(wdDialogFileSaveAs)
If .Display <> 0 Then
.Execute
Else
If MsgBox( _
Prompt:="Wollen Sie die " & _
"Änderungen verwerfen?", _
Buttons:=vbCritical + vbYesNo) _
= vbYes Then
Doc.Saved = True
Else
.Show
Doc.Saved = True
End If
End If
End With
End If
End Sub
- Wählen Sie Datei-Normal speichern
an.
- Verlassen Sie den VB-Editor per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Word.
- Starten Sie Word neu.
Darin überprüfen Sie als erstes, ob das Dokument, das gerade geschlossen werden soll, schon gespeichert ist. Dann brauchen Sie das Dialogfeld Speichern unter nicht anzuzeigen. Ansonsten blenden Sie das Dialogfeld ein und fragen ab, ob es mit der Speichern-Schaltfläche geschlossen wurde (dann liefert die Display-Methode einen Wert ungleich "0"). Mit der Excecute-Methode werden Ihre Dialogfeld-Einstellungen ausgeführt.
Falls Sie den Speichern unter-Dialog per Abbrechen geschlossen haben, zeigt das VBA-Makro zur Sicherheit ein weiteres Meldungsfenster an. Darin werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen wirklich verwerfen wollen. Erst wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, wird die Datei ungespeichert geschlossen. Falls Sie sich anders entscheiden und die Änderungen doch nicht verwerfen wollen, blendet die Prozedur noch einmal das Dialogfeld Speichern unter ein.
Normalerweise dürften diese Maßnahmen ausreichen, um ein versehentliches Schließen einer Datei zu unterbinden.
Bitte bewerten Sie den Tipp dieser Ausgabe!
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Dokumentänderungen verbergen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Die Funktion Änderungen (nach)verfolgen finde ich sehr praktisch. Es gibt aber Situationen, in denen ich alte Formulierungen nicht im Dokument belassen möchte. So verschicke ich häufig Dokumente via Internet, in denen der Empfänger natürlich nur die endgültige Fassung sehen soll. Er soll auch nicht in der Lage sein, die Änderungen per Befehl wieder sichtbar zu machen. Da ich als Grundlage meist alte Dokumente nehme und diese dann überarbeite, ist die Verfolgung der Änderungen umso schlimmer, da die Texte Informationen enthalten können, die für einen ganz anderen Empfänger gedacht sind. Gibt es eine Möglichkeit, die alte Fassung definitiv "unsichtbar" zu machen?
R. Schumann
ANTWORT: Im Prinzip begehen Sie bei dieser Vorgehensweise gleich mehrere Fehler. So sollten Sie als Grundlage eines neuen Dokuments möglichst immer eine Dokumentvorlage und nicht etwa einen alten Text nehmen. Die Dokumentvorlage sollte nur die allgemeinen Formatierungen und Textelemente wie zum Beispiel Ihren Briefkopf enthalten. Nachdem Sie die Dokumentvorlage als DOT-Datei gespeichert haben, erstellen Sie neue Dokumente (DOC-Dateien) auf Basis der Vorlage, in die Sie dann individuelle Formulierungen einfügen.
Der zweite Fehler ist die Art und Weise, wie Sie die Funktion Änderungen (nach)verfolgen (im Menü Extras) einsetzen. Gedacht ist sie als Korrekturhilfe in einer Umgebung, in der mehrere Anwender ein einzelnes Dokument überarbeiten. Wenn einer der Anwender Änderungen vornimmt, wird der alte Text nicht einfach überschrieben, sondern durchgestrichen und farbig hervorgehoben. Ergänzungen werden farbig markiert und unterstrichen. So kann jeder sehen, was ein anderer Anwender korrigiert oder angemerkt hat. Am Ende können die einzelnen Überarbeitungen übernommen oder abgelehnt werden. – Wenn Sie alleine an einem Dokument arbeiten, ist diese Funktion überflüssig. Deshalb sollten Sie sie abschalten, indem Sie in Word 2003 oder Word 2002/XP das Menü Extras öffnen und dann dafür sorgen, dass der Befehl Änderungen nachverfolgen deaktiviert ist. In Word 2000 oder 97 wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen hervorheben an und im daraufhin angezeigten Dialogfenster schalten Sie das Kontrollkästchen Änderungen während der Bearbeitung markieren aus.
Wenn Sie diese beiden Punkte beherzigen, bleiben einem anderen Anwender bereits viele Änderungen, die Sie an einem Dokument vorgenommen haben, verborgen. Bedenken Sie aber, dass Word immer irgendwelche Zusatzinformationen – so genannte Metadaten – in seine Dateien integriert. Das ist selbst der britischen Regierung in einem Dossier über die Sicherheitslage im Irak zum Verhängnis geworden, weil herauskam, dass die Inhalte zum Teil aus fremden Forschungsunterlagen kopiert worden waren. Dies ließ sich auf Grund der verborgenen Informationen, die Word in einer DOC-Datei speichert, rekonstruieren.
In Word 2003 und 2002/XP gibt es immerhin eine Programmoption, mit der Sie persönliche Daten aus den Metadaten entfernen können: Wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit. Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen. Zur Bestätigung klicken Sie auf Ok. Aber Vorsicht! Diese Einstellung verträgt sich nicht mit der Funktion Änderungen (nach)verfolgen, sofern Sie diese doch einmal benötigen. Außerdem bleiben trotz Beseitigung bestimmter Metadaten einige andere Informationen im Dokument gespeichert – beispielsweise die Pfadangabe zur verwendeten Dokumentvorlage, was wiederum Aufschluss über Ihr Computersystem geben könnte.
Gewahrt ist der Schutz Ihrer Privatsphäre demnach nur, wenn Sie reine Textdateien an andere Anwender weiterreichen, was zugegebenermaßen auch keine wirklich sinnvolle Alternative ist.
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Dokumente ohne weißen Rand ausdrucken
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich habe einen farbigen Hintergrund hinter mein Dokument gelegt und auf dem Bildschirm sieht auch alles korrekt aus. Wenn ich das Dokument aber Ausdrucken erscheint immer ein hässlicher weißer Rand. Ich habe schon alles versucht, aber den Rand kann ich einfach nicht verhindern. Wissen Sie eine Lösung?
Diverse Anfragen
ANTWORT: Anfragen zu diesem Thema erreichen uns immer wieder. Viele Anwender möchten entweder einen Hintergrund komplett über die gesamte Seite drucken oder grafische Elemente direkt am Rand einer Seite ausgeben. In der Regel ist das allerdings nicht möglich, denn nahezu alle Drucker benötigen zumindest einige wenige Millimeter für den Papiertransport, so dass es immer einen kleinen Rand gibt, der nicht bedruckt werden kann.
Zwischen den verschiedenen Druckermodellen gibt es erhebliche Unterschiede über den benötigten Rand, wobei Sie grundsätzlich davon ausgehen können, dass Tintenstrahldrucker einen größeren Rand benötigen als Laserdrucker. Nur einige wenige teure Spezialdrucker können Papier wirklich bis an den äußersten Rand bedrucken. In der Praxis bleiben Ihnen in der Regel nur folgende Alternativen:
- Sie ändern das Layout, so dass keine Elemente oder Hintergründe bis
an den Rand gedruckt werden müssen.
- Sie berücksichtigen den Rand bei der Gestaltung und nutzen dann eine
Schneidemaschine, um ihn am Schluss zu Entfernen. Das Ergebnis ist dann
allerdings kein Standardpapierformat mehr.
- Sie könnten Ihr Dokument auf größerem Papier ausgeben und am Ende
durch entsprechendes Schneiden ein Ergebnis genau im gewünschten
Papierformat erhalten.
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