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Ausgabe vom 22. August
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Der kostenlose
Archivierungs-Assistent für Ihre Word-Dateien
- News: Ausführlicher Einstieg in die Visual Studio
Tools 2005 für Word 2003
Word-Helpline
- Text in Herzform formatieren
- Grafiken per Makro in die Textebene
verschieben
- Serienbriefe mit
Formularen
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können nun aus Word heraus direkt auf Ihre Kontakte in Outlook, in einer Access-Datenbank oder auf dem Exchange Server zugreifen:
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger Anrede
genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
SmartTools Brief- und Fax-Manager
Download-Tipp: Der kostenlose Archivierungs-Assistent für Ihre Word-Dateien
Sammeln auch Sie seit Jahren Ihre Office-Dateien in denselben Verzeichnissen auf Ihrer Festplatte? Werden die Listen immer länger und wird es zunehmend schwerer, etwas zu finden? Unser kostenloser SmartTools Archivierungs-Assistent hilft weiter!
Mit dem SmartTools Archivierungs-Assistent steht Ihnen ein Komplettpaket zur Archivierung von Dateien und Informationen für Word, Access, PowerPoint, Excel und Outlook (jeweils in den Versionen 2003, 2002/XP und 2000) zur Verfügung. Sie können den Archivierungs-Assistenten mit Word, Access, PowerPoint und Excel beispielsweise dazu nutzen, Dokumente, Arbeitsmappen, Datenbanken und Präsentationen, auf die Sie nicht mehr regelmäßig zugreifen müssen, in Unterordner nach Jahren und Monaten sortiert zu verschieben und so die Übersicht in den Ordnern für die tägliche Arbeit drastisch zu erhöhen. Statt in den Datei-Dialogen endlos durch veraltete Dateien zu blättern, finden Sie hier nur noch die wirklich benötigten Dokumente.
Kämpfen Sie dann auch noch mit einem umfangreichen Outlook-Datenbestand, der unbedingt entrümpelt werden müsste? Der kostenlose SmartTools Archivierungs-Assistent hilft Ihnen dabei, E-Mails, Journaleinträge, Notizen, Termine oder Aufgaben, die nicht mehr ständig benötigt werden, im Dateisystem abzulegen, aus den Outlook-Ordnern zu löschen und so die Übersicht in den Outlook-Ordnern wiederherzustellen und die Arbeitsgeschwindigkeit von Outlook zu erhöhen.
Der SmartTools Archivierungs-Assistent bietet ein komfortables Setup-Programm und bindet sich automatisch in Word und andere Office-Anwendungen ein. Wir stellen Ihnen diesen leistungsfähigen Assistenten zurzeit als uneingeschränkte Vollversion kostenlos zur Verfügung:
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SmartTools
Archivierungs-Assistent für
Word |
News: Ausführlicher Einstieg in die Visual Studio Tools 2005 für Word 2003
Die neue Version der Visual Studio Tools 2005 für Office (VSTO 2005) wird die Entwicklung von Word-Erweiterungen, Aufgabenbereichen und "SmartDocuments" erheblich vereinfachen. Wie bereits vor einigen Wochen berichtet, bietet Microsoft zurzeit die Beta-Version zum kostenlosen Ausprobieren der neuen Funktionen gegen Versandkosten an.
Ab sofort sind außerdem so genannte "Hands-on Labs" für Word 2003 verfügbar. Dabei handelt es sich um vier konkrete Beispiele samt Beschreibung, Abbildungen und Code, die wichtige neue Funktionen der VSTO 2005 beschreiben. Auch wenn Sie die Beta-Version der VSTO 2005 nicht installiert haben, können Sie sich anhand des ausführlichen Dokuments schon ein recht gutes Bild von der neuen Version machen:
Einstieg in die Visual Studio Tools 2005
| Word-Tipp der
Woche |
Word-Dokumente als TIFF-Grafik speichern
Versionen: Word 2003
Häufig werden in Unternehmen Systeme zur Verwaltung von Dokumenten eingesetzt. Einige dieser Systeme können Word-Dokumente direkt in die Datenbasis aufnehmen, andere Systeme können nur eingescannte Seiten im TIFF-Format katalogisieren bzw. archivieren. Oftmals benötigen Sie aber auch den Inhalt eines Dokumentes im TIFF-Format, um damit zum Beispiel ein Fax-Programm zu füttern.
Um beliebige Word-Dokumente für solche oder ähnliche Aufgaben im TIFF-Format zu speichern, können Sie wenig bekanntes Feature von Office 2003 nutzen: Hier wurde "Microsoft Office Document Imaging" um einen speziellen Druckertreiber erweitert, der die Ausgabe von Office-Dokumenten in verschiedenen Formaten in eine externe Datei ermöglicht. Um dieses Feature für die Umsetzung eines Dokumentes ins TIFF-Format zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Dokument, das im TIFF-Format gespeichert werden
soll.
- Wählen Sie das Menü Datei-Drucken
an.
- Stellen Sie im dann folgenden Dialog "Drucken" in der Liste Name den Eintrag "Microsoft Office Document
Image Writer" ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften.
- Im Dialog "Eigenschaften" wechseln Sie nun auf die Registerkarte
"Erweitert".
- Wählen Sie unter "Ausgabeformat" die Option TIFF - Monochromes Fax aus, und klicken Sie
auf Ok, um diesen Dialog
auszublenden.
- Klicken Sie im Dialog "Drucken" nochmals auf Ok.
- Word zeigt nun einen "Speichern unter"-Dialog an. Wenn Sie das
fertige Dokument noch überarbeiten möchten, aktivieren Sie hier zunächst
die Option Dokumentenbild Anzeigen.
Klicken Sie dann auf Ok.
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ZugabeMit dem Digitalen Zeitplaner können Sie Excel für Zeit- und Projektplanungen aller Art einsetzen. Sie erhalten fertige Lösungen, die Sie nur noch von der CD-ROM auf Ihre Festplatte kopieren müssen und dann sofort nutzen können. Ab sofort erhalten Sie die zwei Digitalen Zeitplaner 2005 und 2006 zum Preis von einem:
Digitalen Zeitplaner |
| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte senden Sie keine Dateien!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Text in Herzform formatieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte für eine Glückwunschkarte einen Text in Herzform erstellen. Wie kann ich das mit Word erreichen?
V. Mann
ANTWORT: Das klingt zunächst recht einfach, denn Sie können mit Hilfe der Zeichnen-Symbolleiste über das Menü AutoFormen und die Gruppe Standardformen ein Herz in ein Dokument einfügen, dem Sie per Kontextmenü Text hinzufügen. Das Resultat ist jedoch ernüchternd, da sich der Text auch nach Ausschöpfen aller Layoutoptionen nicht richtig an die Herzform anpasst. Er bleibt mehr oder weniger rechteckig.
Folglich müssen Sie einen anderen Ansatz wählen, und zwar indem Sie selbst eine "Maske" (quasi ein Rechteck, aus dem Sie das Herz ausschneiden) erstellen, um die Ihr Text anschließend herumfließt. Diese Maske darf allerdings nicht aus einem einzigen Zeichnungselement bestehen, sondern muss sich aus mindestens drei Teilen zusammensetzen. Am besten gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Blenden Sie die Symbolleiste Zeichnen ein: Ansicht-Symbolleisten-Zeichnen.
- Wählen Sie in der Symbolleiste erst AutoFormen, dann Linien und schließlich das Symbol Freihandform an.
- Die Eck- bzw. Rahmenpunkte der Freihandform setzen Sie jeweils mit
einem Klick der linken Maustaste. Beginnen Sie in der oberen linken
Ecke. Zeichnen Sie von dort eine senkrechte Linie nach unten, deren
Länge der Höhe des Herzens entspricht. Klicken Sie wieder, um den
unteren linken Eckpunkt zu setzen. Als nächstes zeichnen Sie eine
waagerechte Linie nach rechts bis zu dem Punkt, an dem sich die untere
Spitze des Herzens befinden soll. Von dort führen Sie die Linie nach
schräg oben links fort und zeichnen mit mehreren Punkten die linke
Hälfte der Herzform - allerdings nur bis zum höchsten Punkt der oberen
Rundung. Von da ziehen Sie die Linie der Freihandform zurück zum
Anfangspunkt, wo Sie die Kurve per Doppelklick schließen.
- Klicken Sie die Freihandform mit der rechten Maustaste an und rufen
Sie im Kontextmenü den Befehl AutoForm
formatieren auf.
- Wechseln Sie in Word 97 auf die Registerkarte Textfluß. - In den neueren Word-Versionen
wechseln Sie zuerst auf die Registerkarte Layout und wählen dann die Schaltfläche
Weitere an. Danach gehen Sie zur
Registerkarte Textumbruch bzw. Textfluss.
- Aktivieren Sie in Word 97 die Umbruchart Kontur. - In Word 2000 und höher aktivieren
Sie die Option Passend.
- Setzen Sie die Werte für Links und
Rechts im Bereich Abstand vom Text auf "0 cm".
- Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit Ok.
- Da eine Herzform symmetrisch ist, können Sie das Zeichnungsobjekt
einfach spiegeln, um die rechte Hälfte zu erhalten. Dazu erstellen Sie
zuerst eine Kopie der Freihandform, indem Sie sie markieren und Strg
+ C und anschließend Strg + V drücken. Danach wählen Sie in
der Zeichnen-Symbolleiste erst Zeichnen, dann Drehen
oder kippen und zuletzt Horizontal
kippen an. Das gespiegelte Objekt verschieben Sie mit der
Maus, sodass es passend zur linken Hälfte positioniert ist.
- Jetzt fehlt nur noch der obere Mittelteil der Herzform - die
Fortsetzung der Rundung mit der Einkerbung als Verbindung von linker und
rechter Hälfte. Verwenden Sie dafür wieder eine Freihandform und
zeichnen Sie die Punkte so, dass alle drei Zeichnungselemente die Maske
für das Herz ergeben.
- Stellen Sie die Textflussoptionen genau so ein wie für die anderen
beiden Objekte, indem Sie die Schritte 4 bis 8 auf die zuletzt
gezeichnete Freihandform anwenden.
- Damit die Zeichnungsobjekte am Ende "unsichtbar" werden, weisen Sie
ihnen mit Hilfe des Symbols Linienfarbe die Option "Keine Linie"
zu.
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verschickenVerschicken Sie Ihre Serienfaxe ganz einfach in Word und FRITZ!fax: Sie legen nur noch das Seriendokument an und unser Fritzfax-Assistent verschickt automatisch ein Fax nach dem anderen an die gewünschten Empfänger. Weitere Highlights:
Fritzfax-Assistent für Word |
Grafiken per Makro in die Textebene verschieben
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In der Word Weekly-Ausgabe vom 9.5.2005 beschreiben Sie das Problem von unsichtbaren Zeichnungsobjekten in der Normalansicht. Als Lösung bieten Sie an, die Objekte aus der Zeichnungs- in die Textebene zu verschieben. Um die Aufgabe zu beschleunigen, wollte ich die Aktionen mit dem Makrorecorder aufzeichnen. Dabei musste ich aber feststellen, dass die Option "Mit Text in Zeile" bei der Makroaufzeichnung abgeblendet und damit nicht verfügbar ist. Haben Sie eine Idee, wie ich das Verschieben in die Textebene trotzdem automatisieren kann?
M. Binswanger
ANTWORT: Sie haben Recht: Bei der Makroaufzeichnung können Sie die Layoutoption, mit der Sie eine Grafik in die Textebene verschieben, nicht auswählen. Das gilt übrigens auch für Word 97, wo das Kontrollkästchen Über den Text legen auf der Registerkarte Position nicht verfügbar ist.
Es bleibt Ihnen somit nichts anderes übrig, als den Makrocode selbst einzugeben. Das ist schnell erledigt:
- Wählen Sie Extras-Makro-Makros
an.
- Geben Sie im Feld Makroname eine
neue Bezeichnung - in diesem Fall "GrafikInTextebene" - ein und klicken
Sie danach auf die Schaltfläche Erstellen.
- Vervollständigen Sie den Makrocode, sodass die gesamte Prozedur am
Ende wie folgt aussieht:
On Error Resume Next
Err.Clear
Selection.ShapeRange.ConvertToInlineShape
If Err.Number <> 0 Then
MsgBox _
Prompt:="Das Grafikobjekt konnte nicht " & _
"in die Textebene verschoben werden.", _
Buttons:=vbInformation, _
Title:="Grafikebene ändern"
Err.Clear
End If
End Sub
- Wählen Sie im Visual Basic-Editor Datei-Schließen und zurück zu Microsoft Word
an.
- Falls Sie dem Makro gleich ein Tastaturkürzel zuweisen wollen,
wählen Sie in Word Extras-Anpassen an
und wechseln Sie danach auf die Registerkarte Optionen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Tastatur.
- Im Listenfeld Kategorien markieren
Sie den Eintrag "Makros" und im Listenfeld rechts daneben markieren Sie
den Makronamen "GrafikInTextebene".
- Setzen Sie den Cursor in das Feld Neuen
Shortcut drücken (Word 97) bzw. Neue
Tastenkombination (drücken) und legen Sie dann das gewünschte
Tastaturkürzel fest - beispielsweise Alt + L (als Kürzel für eine
Layoutänderung). Zur Bestätigung klicken Sie auf Zuordnen.
- Beenden Sie die beiden geöffneten Dialogfenster jeweils mit
Mausklicks auf Schließen.
Serienbriefe mit Formularen
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: In Ihrem Beitrag zur Gestaltung für Formulare geben Sie einige interessante Hinweise. Manchmal ist es jedoch erforderlich, Formulare mit Daten aus einer Tabellenkalkulation zu füllen. Die Serienbrief-Funktion steht aber in Formularen offensichtlich nicht zur Verfügung. Ist das ein Einstellungsfehler oder besteht diese Möglichkeit nicht?
E. Wenig
ANTWORT: Die Kombination von Seriendruck und Formularfunktion ist tatsächlich nicht möglich. Sinn und Zweck der Formulare ist es eigentlich auch, dem Anwender das manuelle Ausfüllen von Formularen am Bildschirm zu erleichtern. Seriendruck-Dokumente werden nicht manuell ausgefüllt, so dass Sie einfach eine zweite Version des Dokumentes anlegen können, in dem Sie die Formularfelder komplett löschen und durch entsprechende Seriendruckfelder ersetzen.
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- Tipps und Workshops zum optimalen Einsatz der erweiterten Funktionen
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- Wichtige Infos und Tipps für den Umstieg von anderen
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- Download-Links zu aktuellen Office-Erweiterungen und Service
Releases
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