Word-News & Downloads
Word-Helpline
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ Download-Tipp: Der SmartTools Markierungs-Assistent zum schnellen Bearbeiten von Dokumenten Mit dem kostenlosen Markierungs-Assistenten von SmartTools Publishing steht Ihnen endlich ein komfortables Hilfsmittel zur Verfügung, wenn Sie Ihre eigenen oder fremde Dokumente überarbeiten müssen. Und so einfach geht es:
News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office 12 In einer Pressemitteilung anlässlich des CEO Summit hat Microsoft nun erstmals offiziell zur nächsten Office-Version Stellung genommen: Einblicke in Office 12 Demnach sieht der vorläufige Zeitplan so aus, dass bereits im Herbst diesen Jahres eine Beta-Version verfügbar sein soll. Die Fertigstellung ist allerdings erst für das 2. Halbjahr 2006 geplant.
Word-Dateien mit einem kostenlosen Tool als PDF ausgeben, Teil 1 Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 Wenn Sie Ihre Word-Dokumente zum Beispiel an Kunden weitergeben möchten, die kein Microsoft Office installiert haben oder die spezielle Betriebssysteme einsetzen, für die Microsoft Office nicht verfügbar ist, bietet sich PDF als universelles, plattformunabhängiges Format an: Ihr Dokument wird auf jedem Rechner exakt im selben Layout angezeigt. Zu diesem Zweck müssen Sie normalerweise ein teures Tool kaufen, das sich als "PDF-Druckertreiber" ins System integriert und vor jeder Druckausgabe als Standard-Drucker eingestellt werden muss. Wenn Sie bereit sind, ein wenig Arbeit in die Installation und den Einsatz zweier pfiffiger Tools zu investieren, ist unser zweiteiliger Tipp der Woche ein wertvoller Leitfaden für die Realisierung einer kostenlose Lösung zur PDF-Ausgabe mit Word. Bereits seit mehreren Jahren gibt es ein kleines, aber leistungsfähiges Utility namens "Ghostscript", das unter anderem aus einer Eingabedatei im PostScript-Format eine Ausgabedatei im PDF-Format erstellen kann. Während frühere Versionen dieses Utilities recht spröde in der Handhabung waren, nur von versierten DOS-Kennern eingesetzt werden konnten und das Eintippen endlos langer Kommandozeilen und Parameter erforderte, liegt inzwischen eine spezielle Version für Windows vor. Die eigentliche Steuerung erfolgt zwar immer noch über die Kommandozeile, mit Hilfe komfortabler Benutzeroberflächen und anderer Hilfsprogramme kommen Sie damit aber nicht mehr direkt in Berührung. Zunächst benötigen Sie die aktuelle Version von Ghostscript, die Sie unter der folgenden Adresse herunterladen können:
Starten Sie das Setup nach dem Download per Doppelklick und folgen Sie dann den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms. Die Installation erfolgt ins Verzeichnis "C:\GS", in dem Sie anschließend weitere Unterverzeichnisse mit der Anwendung (Verzeichnis "gs8.15") und speziellen Schriften (Verzeichnis "Fonts") für die Umsetzung von PostScript finden. Wechseln Sie zunächst in "gs8.15" in das Unterverzeichnis "Doc" und öffnen Sie dort die Dokumentation INDEX.HTML per Doppelklick, um sich mit dem Konzept und den Grundlagen von Ghostscript vertraut zu machen. Technische Details oder gar Expertenwissen ist für den Einsatz von Ghostscript mit Word nicht notwendig, die entsprechenden Abschnitte können Sie in der Dokumentation gegebenenfalls überspringen. Kleiner Hinweis: Erschrecken Sie nicht, wenn Sie Ghostscript direkt starten: Das Tool meldet sich im Expertenmodus mit einem Interpreter-Fenster ähnlich einer DOS-Box und erwartet Befehle und Anweisungen für die Umsetzung. Geben Sie "quit" gefolgt von der Return-Taste ein, um das Fenster wieder zu schließen. Wie bereits erwähnt, konvertiert Ghostscript eine PostScript-Datei in eine PDF-Datei. Es ist also zunächst notwendig, ein Word-Dokument im PostScript-Format auszudrucken. Dazu richten Sie über die Systemsteuerung und dort das Kontrollfeld "Drucker" einen neuen Drucker ein:
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Standardeinstellungen in Format-Dialogfeldern schnell erneut aufrufen Versionen: Word 2003, 2000, 2002/XP und 97 FRAGE: Beim Bearbeiten eines umfangreichen Textes, der im Blocksatz erscheinen sollte, war es an sehr vielen Stellen nötig, den Zeichenabstand manuell anzupassen, damit die Lücken zwischen den Wörtern nicht so auffällig waren. So musste ich unzählige Male den Befehl Format-Zeichen aufrufen, auf die Registerkarte Zeichenabstand wechseln und dann auch noch die Laufweite einstellen. Das ist auf die Dauer ziemlich lästig. Gibt es nicht irgendeine Möglichkeit, den Vorgang zu beschleunigen - beispielsweise in der Form, dass das Dialogfenster mit den vorherigen Werten sichtbar bleibt und parallel zur normalen Textbearbeitung genutzt werden kann? K. D. Stolz ANTWORT: Das Verhalten der integrierten Dialogfelder können Sie zwar nicht beeinflussen. Sie können aber ein VBA-Makro schreiben, das integrierte Dialogfelder mit bestimmten Standardwerten aufruft. Dabei können Sie auch gleich die passende Registerkarte einblenden. In Ihrem Fall wäre es somit möglich, auf Kommando das Dialogfeld Zeichen mit der Registerkarte Zeichenabstand zu öffnen und die Laufweite sofort auf "Schmal" mit einer Reduzierung um "0,8 pt" einzustellen. Wenn die Formatierung so in Ordnung ist, brauchen Sie dann nur noch auf Ok zu klicken. Den entsprechenden Makrocode erstellen Sie folgendermaßen:
Dim dlg As Dialog Dim strScale As String 'Skalierung '(Texteingabe, z.B. "90%") Dim dblSpacing As Double 'pos. Werte = Erweitert, 'neg. Werte = Schmal Dim dblPosition As Double 'pos. Werte = höhergest., 'neg. Werte = tiefer Dim bytKerning As Byte 'Unterschneidung: '1 = An, 0 = Aus Dim dblKerningMin As Double 'Unterschn. ab -> Punktgröße strScale = "100%" dblSpacing = -0.8 dblPosition = 0 bytKerning = 1 dblKerningMin = 10 Set dlg = Application.Dialogs(wdDialogFormatFont) With dlg .DefaultTab = wdDialogFormatFontTabCharacterSpacing .Scale = strScale .Spacing = dblSpacing .Position = dblPosition .Kerning = bytKerning .KerningMin = dblKerningMin .Show End With Set dlg = Nothing End Sub Das Makro arbeitet mit mehreren Variablen, deren Funktionen neben den jeweiligen Deklarationen erklärt sind ("strScale" ist zum Beispiel für die Skalierung zuständig usw.). Die Werte, die Sie als Standard nach Aufruf des Dialogfensters festlegen wollen, bestimmen Sie in den Zeilen "strScale = ..." bis "dblKerningMin = ...". Sie können die Werte nach Belieben an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Prozedur selbst ruft dann das Dialogfeld für die Zeichenformatierung auf und wechselt per "DefaultTab"-Eigenschaft automatisch auf die passende Registerkarte. Danach werden die Dialogfeldwerte nach Ihren Vorgaben gesetzt, bevor das Dialogfenster schließlich mit der "Show"-Methode angezeigt wird.
Noch schneller geht es natürlich, wenn Sie das Makro einer benutzerdefinierten Symbolleisten-Schaltfläche oder einem Tastaturkürzel zuweisen. Um das Makro direkt per Tastenkombination aufzurufen, wählen Sie zum Beispiel Extras-Anpassen an. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Tastatur. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Makros" und anschließend unter Makros den Namen "ZeichenabstandDialog". Nun setzen Sie den Cursor in das Feld Neuen Shortcut drücken (Word 97) bzw. Neue Tastenkombination (drücken) (Word 2000/2002/2003) und drücken das gewünschte Tastenkürzel - beispielsweise Alt+Strg+A. Unter dem Feld sehen Sie jeweils, ob dieser Kürzel bereits vergeben ist. Wenn Sie eine passende Tastenkombination gefunden haben, klicken Sie auf Zuordnen und dann in beiden noch geöffneten Dialogfenstern auf Schließen.
Formatvorlagen besser kontrollieren Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97 FRAGE: Ich möchte die zugewiesenen Formatvorlagen in einem Text möglichst schnell überprüfen. Leider steht in Word nur das Formatvorlagenfeld in der Symbolleiste zur Verfügung, das das Format des aktuellen Absatzes anzeigt. Ich muss also absatzweise durch das Dokument scrollen und dabei die Formatvorlagenanzeige kontrollieren. Gibt es eine bessere Möglichkeit? R. Anders ANTWORT: Es gibt eine wenig bekannte Option, mit der eine Formatvorlagenspalte in Word aktiviert werden kann:
Zum Entfernen der Formatvorlagenspalte setzen Sie den entsprechenden Wert im Dialogfeld Extras-Optionen einfach wieder auf "0" oder Sie schieben die Trennlinie zum Text ganz an den linken Fensterrand.
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