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Ausgabe vom 23.Mai
2005 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Der SmartTools Markierungs-Assistent
zum schnellen Bearbeiten von Dokumenten
- News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office
12
Word-Helpline
- Standardeinstellungen in Format-Dialogfeldern
schnell erneut aufrufen
- Formatvorlagen besser
kontrollieren
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Der SmartTools Markierungs-Assistent zum schnellen Bearbeiten von Dokumenten
Mit dem kostenlosen Markierungs-Assistenten von SmartTools Publishing steht Ihnen endlich ein komfortables Hilfsmittel zur Verfügung, wenn Sie Ihre eigenen oder fremde Dokumente überarbeiten müssen. Und so einfach geht es:
- Gehen Sie den Text durch und markieren Sie mit der
"Hervorheben"-Funktion von Word wie mit einem "virtuellen Marker" die
Textpassagen, die Sie löschen, drucken, neu formatieren oder in ein
anderes Dokument übertragen möchten.
- Starten Sie über das Menü Bearbeiten-Smarttools Markierungs-Assistent
den neuen Assistenten.
- Legen Sie in dem Dialogfeld fest, was der Assistent mit den
markierten Textstellen machen soll.
- Klicken Sie auf Ok und die gewünschten Bearbeitungsschritte werden
voll automatisch ausgeführt. Die Markierungen entfernt der Assistent
natürlich auch für Sie, so dass das nur das perfekt bearbeitete Dokument
zurückbleibt.
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SmartTools
Markierungs-Assistent für
Word |
News: Microsoft gewährt erste Einblicke in Office 12
In einer Pressemitteilung anlässlich des CEO Summit hat Microsoft nun erstmals offiziell zur nächsten Office-Version Stellung genommen:
Einblicke in Office 12
Demnach sieht der vorläufige Zeitplan so aus, dass bereits im Herbst diesen Jahres eine Beta-Version verfügbar sein soll. Die Fertigstellung ist allerdings erst für das 2. Halbjahr 2006 geplant.
| Word-Tipp der
Woche |
Word-Dateien mit einem kostenlosen Tool als PDF ausgeben, Teil 1
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
Wenn Sie Ihre Word-Dokumente zum Beispiel an Kunden weitergeben möchten, die kein Microsoft Office installiert haben oder die spezielle Betriebssysteme einsetzen, für die Microsoft Office nicht verfügbar ist, bietet sich PDF als universelles, plattformunabhängiges Format an: Ihr Dokument wird auf jedem Rechner exakt im selben Layout angezeigt. Zu diesem Zweck müssen Sie normalerweise ein teures Tool kaufen, das sich als "PDF-Druckertreiber" ins System integriert und vor jeder Druckausgabe als Standard-Drucker eingestellt werden muss. Wenn Sie bereit sind, ein wenig Arbeit in die Installation und den Einsatz zweier pfiffiger Tools zu investieren, ist unser zweiteiliger Tipp der Woche ein wertvoller Leitfaden für die Realisierung einer kostenlose Lösung zur PDF-Ausgabe mit Word.
Bereits seit mehreren Jahren gibt es ein kleines, aber leistungsfähiges Utility namens "Ghostscript", das unter anderem aus einer Eingabedatei im PostScript-Format eine Ausgabedatei im PDF-Format erstellen kann. Während frühere Versionen dieses Utilities recht spröde in der Handhabung waren, nur von versierten DOS-Kennern eingesetzt werden konnten und das Eintippen endlos langer Kommandozeilen und Parameter erforderte, liegt inzwischen eine spezielle Version für Windows vor. Die eigentliche Steuerung erfolgt zwar immer noch über die Kommandozeile, mit Hilfe komfortabler Benutzeroberflächen und anderer Hilfsprogramme kommen Sie damit aber nicht mehr direkt in Berührung.
Zunächst benötigen Sie die aktuelle Version von Ghostscript, die Sie unter der folgenden Adresse herunterladen können:
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Ghostscript
8.15 |
Starten Sie das Setup nach dem Download per Doppelklick und folgen Sie dann den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms. Die Installation erfolgt ins Verzeichnis "C:\GS", in dem Sie anschließend weitere Unterverzeichnisse mit der Anwendung (Verzeichnis "gs8.15") und speziellen Schriften (Verzeichnis "Fonts") für die Umsetzung von PostScript finden. Wechseln Sie zunächst in "gs8.15" in das Unterverzeichnis "Doc" und öffnen Sie dort die Dokumentation INDEX.HTML per Doppelklick, um sich mit dem Konzept und den Grundlagen von Ghostscript vertraut zu machen. Technische Details oder gar Expertenwissen ist für den Einsatz von Ghostscript mit Word nicht notwendig, die entsprechenden Abschnitte können Sie in der Dokumentation gegebenenfalls überspringen.
Kleiner Hinweis: Erschrecken Sie nicht, wenn Sie Ghostscript direkt starten: Das Tool meldet sich im Expertenmodus mit einem Interpreter-Fenster ähnlich einer DOS-Box und erwartet Befehle und Anweisungen für die Umsetzung. Geben Sie "quit" gefolgt von der Return-Taste ein, um das Fenster wieder zu schließen.
Wie bereits erwähnt, konvertiert Ghostscript eine PostScript-Datei in eine PDF-Datei. Es ist also zunächst notwendig, ein Word-Dokument im PostScript-Format auszudrucken. Dazu richten Sie über die Systemsteuerung und dort das Kontrollfeld "Drucker" einen neuen Drucker ein:
- Starten Sie unter Windows die Einrichtung eines neuen Druckers.
- Wählen Sie die Option Lokaler
Drucker und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Auf der folgenden Seite wählen Sie den Anschluss "FILE:" (Ausgabe in
Datei) und klicken auf Weiter.
- Die folgende Seite des Assistenten dient der Auswahl des Druckers.
Da der Drucker nicht physisch am PC angeschlossen, sondern nur die
Ausgabe in eine Datei umgeleitet werden soll, spielt es keine Rolle,
welchen Drucker Sie hier einstellen. Entscheidend ist nur, dass es ein
PostScript-Drucker ist. Wenn Sie farbige PDF-Dokumente erstellen
möchten, ist lediglich noch darauf zu achten, dass ein farbfähiger
PostScript-Drucker ausgewählt wird. Andernfalls erhalten Sie
PDF-Dokumente in Schwarz/Weiß beziehungsweise in Graustufen. Für unsere
Experimente haben wir beispielsweise den "QMS ColorScript Laser 1000"
eingestellt. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.
- Auf der nächsten Seite ändern Sie den Namen für den einzurichtenden
Drucker zum Beispiel auf "Ghostscript-PS-Datei", damit später in der
Auswahl sofort ersichtlich ist, um welche Art von Drucker es sich
handelt. Klicken Sie dann wieder auf WEITER.
- Die beiden folgenden Seiten "Druckerfreigabe" und "Testseite
drucken" überspringen Sie jeweils mit einem Klick auf Weiter und klicken dann auf Fertigstellen, um die Druckereinrichtung
abzuschließen.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP oder 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Standardeinstellungen in Format-Dialogfeldern schnell erneut aufrufen
Versionen: Word 2003, 2000, 2002/XP und 97
FRAGE: Beim Bearbeiten eines umfangreichen Textes, der im Blocksatz erscheinen sollte, war es an sehr vielen Stellen nötig, den Zeichenabstand manuell anzupassen, damit die Lücken zwischen den Wörtern nicht so auffällig waren. So musste ich unzählige Male den Befehl Format-Zeichen aufrufen, auf die Registerkarte Zeichenabstand wechseln und dann auch noch die Laufweite einstellen. Das ist auf die Dauer ziemlich lästig. Gibt es nicht irgendeine Möglichkeit, den Vorgang zu beschleunigen - beispielsweise in der Form, dass das Dialogfenster mit den vorherigen Werten sichtbar bleibt und parallel zur normalen Textbearbeitung genutzt werden kann?
K. D. Stolz
ANTWORT: Das Verhalten der integrierten Dialogfelder können Sie zwar nicht beeinflussen. Sie können aber ein VBA-Makro schreiben, das integrierte Dialogfelder mit bestimmten Standardwerten aufruft. Dabei können Sie auch gleich die passende Registerkarte einblenden.
In Ihrem Fall wäre es somit möglich, auf Kommando das Dialogfeld Zeichen mit der Registerkarte Zeichenabstand zu öffnen und die Laufweite sofort auf "Schmal" mit einer Reduzierung um "0,8 pt" einzustellen. Wenn die Formatierung so in Ordnung ist, brauchen Sie dann nur noch auf Ok zu klicken.
Den entsprechenden Makrocode erstellen Sie folgendermaßen:
- Wechseln Sie mit Alt+F11 in den Visual Basic-Editor.
- Markieren Sie im Projekt-Explorer den Projektnamen "Normal" - das
Projekt der Standardvorlage "NORMAL.DOT".
- Wählen Sie Einfügen-Modul an.
- In das daraufhin geöffnete Codefenster geben Sie folgende Prozedur
ein:
Dim dlg As Dialog
Dim strScale As String 'Skalierung
'(Texteingabe, z.B. "90%")
Dim dblSpacing As Double 'pos. Werte = Erweitert,
'neg. Werte = Schmal
Dim dblPosition As Double 'pos. Werte = höhergest.,
'neg. Werte = tiefer
Dim bytKerning As Byte 'Unterschneidung:
'1 = An, 0 = Aus
Dim dblKerningMin As Double 'Unterschn. ab -> Punktgröße
strScale = "100%"
dblSpacing = -0.8
dblPosition = 0
bytKerning = 1
dblKerningMin = 10
Set dlg = Application.Dialogs(wdDialogFormatFont)
With dlg
.DefaultTab = wdDialogFormatFontTabCharacterSpacing
.Scale = strScale
.Spacing = dblSpacing
.Position = dblPosition
.Kerning = bytKerning
.KerningMin = dblKerningMin
.Show
End With
Set dlg = Nothing
End Sub
Das Makro arbeitet mit mehreren Variablen, deren Funktionen neben den jeweiligen Deklarationen erklärt sind ("strScale" ist zum Beispiel für die Skalierung zuständig usw.).
Die Werte, die Sie als Standard nach Aufruf des Dialogfensters festlegen wollen, bestimmen Sie in den Zeilen "strScale = ..." bis "dblKerningMin = ...". Sie können die Werte nach Belieben an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Die Prozedur selbst ruft dann das Dialogfeld für die Zeichenformatierung auf und wechselt per "DefaultTab"-Eigenschaft automatisch auf die passende Registerkarte. Danach werden die Dialogfeldwerte nach Ihren Vorgaben gesetzt, bevor das Dialogfenster schließlich mit der "Show"-Methode angezeigt wird.
- Nach Eingabe des Makrocodes verlassen Sie den Visual Basic-Editor
per Datei-Schließen und zurück zu Microsoft
Word.
Noch schneller geht es natürlich, wenn Sie das Makro einer benutzerdefinierten Symbolleisten-Schaltfläche oder einem Tastaturkürzel zuweisen.
Um das Makro direkt per Tastenkombination aufzurufen, wählen Sie zum Beispiel Extras-Anpassen an. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Tastatur. Im daraufhin angezeigten Dialogfenster markieren Sie im Listenfeld Kategorien den Eintrag "Makros" und anschließend unter Makros den Namen "ZeichenabstandDialog". Nun setzen Sie den Cursor in das Feld Neuen Shortcut drücken (Word 97) bzw. Neue Tastenkombination (drücken) (Word 2000/2002/2003) und drücken das gewünschte Tastenkürzel - beispielsweise Alt+Strg+A. Unter dem Feld sehen Sie jeweils, ob dieser Kürzel bereits vergeben ist. Wenn Sie eine passende Tastenkombination gefunden haben, klicken Sie auf Zuordnen und dann in beiden noch geöffneten Dialogfenstern auf Schließen.
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Formatvorlagen besser kontrollieren
Versionen: Word 2003, 2002/XP, 2000 und 97
FRAGE: Ich möchte die zugewiesenen Formatvorlagen in einem Text möglichst schnell überprüfen. Leider steht in Word nur das Formatvorlagenfeld in der Symbolleiste zur Verfügung, das das Format des aktuellen Absatzes anzeigt. Ich muss also absatzweise durch das Dokument scrollen und dabei die Formatvorlagenanzeige kontrollieren. Gibt es eine bessere Möglichkeit?
R. Anders
ANTWORT: Es gibt eine wenig bekannte Option, mit der eine Formatvorlagenspalte in Word aktiviert werden kann:
- Beachten Sie, dass die Formatvorlagenspalte nur in der
Normal-Ansicht von Word zur Verfügung steht. In allen anderen
Anzeigemodi zeigt Word die entsprechende Option erst gar nicht an.
Wählen Sie also im ersten Schritt das Menü Ansicht-Normal an.
- Rufen Sie das Menü Extras-Optionen
auf und wechseln Sie auf die Registerkarte "Ansicht".
- Klicken Sie in das Feld Breite der
Formatvorlagenanzeige.
- Legen Sie nun fest, wie viele Zentimeter der Bildschirmbreite, der
Formatvorlagenspalte "geopfert" werden sollen. In der Regel ist ein Wert
von 1,5 cm ausreichend. Wenn Sie die Dialogbox mit Ok beenden, erscheint am linken
Bildschirmrand neben jedem Absatz der entsprechende
Formatvorlagenname.
Zum Entfernen der Formatvorlagenspalte setzen Sie den entsprechenden Wert im Dialogfeld Extras-Optionen einfach wieder auf "0" oder Sie schieben die Trennlinie zum Text ganz an den linken Fensterrand.
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