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Word-Helpline Newsletter-Tipp
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/ Download-Tipp: Datei-Dialoge komfortabel anpassen In den Datei-Dialogen zum Öffnen, Speichern oder Einfügen finden Sie seit Office 2000 eine so genannte "Umgebungsleiste" integriert, über die Sie schnell auf häufig verwendete Ordner zugreifen können. Individuelle Einstellungen oder Anpassungen lassen sich in Office 2000/XP/2003 nur mühsam vornehmen. Mit dem SmartTools Umgebungsleisten-Manager steht Ihnen ein kostenloses Tool zur Verfügung, mit dem Sie die Datei-Dialoge von Word und allen anderen Office-Applikationen schnell und komfortabel anpassen können. Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Extras-Umgebungsleisten-Manager zur Verfügung, das Sie jederzeit aufrufen können, um die Zusammenstellung der Umgebungsleiste zu ändern. So genügen wenige Mausklicks, um in Zukunft direkt die Verzeichnisse anspringen zu können, die Sie am häufigsten benötigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Verzeichnisse nur eine Ebene entfernt sind oder sich auf dem Server befinden:
Word-Häufigkeiten Ihrer Texte ermitteln, Teil 1 Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 Dokumente, in denen einzelne Worte zu oft verwendet werden, rufen beim Leser schnell Langeweile hervor und hinterlassen insgesamt einen schlechten Eindruck. Über den Thesaurus können Sie zwar relativ einfach Alternativen finden, dazu müssen Sie aber erst einmal wissen, welche Worte in Ihrem Dokument zu oft verwendet werden. Und genau diese Aufgabe übernimmt unser leistungsfähiges Makro "WortFrequenzZaehlen", das wir Ihnen in diesem zweiteiligen Tipp der Woche vorstellen möchten. Das Makro erstellt ein neues Dokument mit einer Übersicht aller im aktuellen Dokument verwendeten Worte und vermerkt dahinter jeweils wie oft es in Ihrem Text zum Einsatz kommt. Dabei können Sie die Sortierung beim Start des Makros über "W" nach Worten oder über "A" nach Anzahl individuell festlegen. Mit der Suchfunktion können Sie anschließend die zu bearbeitenden Textstellen ausfindig machen, und über den Thesaurus die fraglichen Wörter durch Alternativen ersetzen. In Word 97 erreichen Sie den Thesaurus etwas umständlich nach der Markierung des Wortes über das Menü Extras-Sprache-Thesaurus. In Word 2000, 2002/XP und 2003 hat Microsoft den Aufruf in das Kontextmenü verlegt: Nach Markierung eines Wortes und Drücken der rechten Maustaste werden im Kontextmenü unter Synonyme Alternativen aufgelistet oder können über den Eintrag Thesaurus in einem Dialog nachgeschlagen werden. Um das Makro "WortFrequenzZaehlen" in Word einzubinden, gehen Sie wie folgt vor:
Const MaxWorte = 10000 Const cstrAusschl = _ "[der][die][das][ein][eine][einer][wer][wie]" & _ "[was][wo][ist][und][oder]" Dim strWort As String Dim arrWorte(1 To MaxWorte, 1 To 2) As String Dim lngWorteTotal As Long Dim intNumWorte As Integer Dim Found As Boolean Dim strSort As String Dim varAktWort As Variant Dim J As Integer Nochmal: strSort = InputBox$("Sortieren nach [W]orten oder " & _ "nach [A]nzahl?", "Sortierung:", "A") If strSort = "" Then Exit Sub strSort = UCase$(strSort) If strSort <> "W" And strSort <> "A" Then Beep MsgBox "Bitte 'W' oder 'A' eingeben!", _ vbOKOnly + vbExclamation, _ "!!! Problem !!!" GoTo Nochmal End If System.Cursor = wdCursorWait Selection.HomeKey Unit:=wdStory lngWorteTotal = ActiveDocument.Words.Count intNumWorte = 0 For Each varAktWort In ActiveDocument.Words strWort = Trim(LCase(varAktWort)) If strWort < "a" Or strWort > "z" Then strWort = "" If InStr(cstrAusschl, "[" & strWort & "]") Then _ strWort = "" If Len(strWort) > 0 Then Found = False For J = 1 To intNumWorte If arrWorte(J, 1) = strWort Then arrWorte(J, 2) = arrWorte(J, 2) + 1 Found = True Exit For End If Next J If Not Found Then intNumWorte = intNumWorte + 1 arrWorte(intNumWorte, 1) = strWort arrWorte(intNumWorte, 2) = 1 End If If intNumWorte > MaxWorte - 1 Then Beep MsgBox "Dokument hat mehr als 10.000 Worte...", _ vbOKOnly + vbInformation, "!!! Problem !!!" Exit For End If End If lngWorteTotal = lngWorteTotal - 1 StatusBar = "Bearbeite Wort " & intNumWorte & _ " von " & lngWorteTotal Next varAktWort 'In neues Dokument schreiben Documents.Add With Selection For J = 1 To intNumWorte .TypeText Trim$(arrWorte(J, 1)) & vbTab & _ Format$(arrWorte(J, 2), _ "###,###,###") & vbCrLf Next J End With 'Tabelle generieren und sortieren Selection.WholeStory Selection.ConvertToTable Separator:=wdSeparateByTabs If strSort = "W" Then 'nach Worten Selection.Sort ExcludeHeader:=False, _ FieldNumber:="Spalte1", _ SortFieldType:=wdSortFieldAlphanumeric, _ SortOrder:=wdSortOrderAscending, _ FieldNumber2:="Spalte2", _ SortFieldType2:=wdSortFieldNumeric, _ SortOrder2:=wdSortOrderAscending, _ Separator:=wdSortSeparateByTabs, _ SortColumn:=False, _ CaseSensitive:=False, _ LanguageID:=wdLanguageNone Else 'Nach Anzahl Selection.Sort ExcludeHeader:=False, _ FieldNumber:="Spalte2", _ SortFieldType:=wdSortFieldNumeric, _ SortOrder:=wdSortOrderDescending, _ FieldNumber2:="Spalte1", _ SortFieldType2:=wdSortFieldAlphanumeric, _ SortOrder2:=wdSortOrderAscending, _ Separator:=wdSortSeparateByTabs, _ SortColumn:=False, _ CaseSensitive:=False, _ LanguageID:=wdLanguageNone End If 'Tabelle anpassen Selection.Cells.HeightRule = wdRowHeightAuto Selection.Cells.SetWidth _ ColumnWidth:=CentimetersToPoints(4), _ RulerStyle:=wdAdjustNone Selection.Rows.SpaceBetweenColumns = _ CentimetersToPoints(0.25) System.Cursor = wdCursorNormal MsgBox "Fertig...", vbOKOnly + vbInformation End Sub
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an: word-helpline@smarttools.de Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter. Problem mit verschwundenen Menüs und Symbolleisten Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Ich habe seit kurzem folgendes Problem: Sobald ich Word starte, erscheint zwar ein neues Dokument mit den üblichen Linealen; es sind aber weder Menüs noch Symbolleisten zu sehen. Auch Tastenkombinationen wie Alt+D zum Öffnen des Menüs Datei funktionieren nicht mehr. Muss ich Word jetzt noch einmal neu installieren oder gibt es auch eine etwas weniger aufwändige Reparaturmethode? A. Lang ANTWORT: Da Sie sagen, dass selbst die Tastenkombinationen für die Standardmenüs nicht mehr funktionieren, scheidet offensichtlich der einfachste Lösungsansatz aus: Sie haben versehentlich in die Ansicht Ganzer Bildschirm geschaltet, aus der Sie mit einem Druck auf Esc zum normalen Bearbeitungsmodus zurückkehren können. Hartnäckige Probleme mit den Menü- und Symbolleisten beseitigen Sie entweder durch den Aufruf von Word mit dem Startparameter "/a" oder durch das Löschen des Registrierungseintrags "Data". Wenn Sie mit Word 2000 oder höher arbeiten, sollten Sie als erstes versuchen, die Menüs/Symbolleisten mit dem Startparameter zu reparieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
[VERSION]\Word\Data
Word-Fenster platzsparend anordnen Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003 FRAGE: Wenn man früher mehrere Word-Dokumente gleichzeitig anzeigen wollte, konnte man sie in einem(!) Word-Fenster nebeneinander anordnen. Bei den neuen Versionen bekomme man dummerweise für jeden neuen Text jedes Mal sämtliche Menü- und Symbolleisten dargestellt, so dass der Text selbst spätestens bei drei Fenstern nicht mehr zu lesen ist. Gibt es eine Möglichkeit, zu der guten alten Darstellung zurückzukehren? R. Lehmann ANTWORT: Die Ursache für dieses Verhalten von Word ist die Darstellung jedes Dokumentes in einem separaten Fenster, die ab Word 2000 vorgegeben ist. In Word 2002/XP und 2003 können Sie aber den bis Word 97 gewohnten Zustand wiederherstellen: Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln Sie auf die Registerkarte "Ansicht" und schalten Sie das Kontrollkästchen Fenster in Taskleiste aus. Wenn Sie den Dialog mit Ok bestätigt haben, werden die Dokumente in Zukunft wieder innerhalb eines Programmfensters dargestellt. Dementsprechend können Sie auch mehrere Dokumente wieder wie gewünscht platzsparend nebeneinander anordnen.
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