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Ausgabe vom 23. August
2004 |
| In dieser
Ausgabe |
Word-News & Downloads
- Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz
einfach nach Word übernehmen
- Download-Tipp: Datei-Dialoge komfortabel
anpassen
Word-Helpline
Newsletter-Tipp
| Word-News &
Downloads |
Spotlight: Adressen aus Outlook und Access ganz einfach nach Word übernehmen
Der SmartTools Brief- und Fax-Manager 2003 reduziert das Erstellen eines neuen Briefes oder Fax-Anschreibens auf wenige Mausklicks. In Zukunft geben Sie keine Adresse mehr doppelt ein, denn Sie können auf Ihre vorhandenen Datenbestände in jeder beliebigen Access 97/2000/2002/2003-Datenbank, in Outlook 2000/2002/2003 oder auf dem Exchange Server zugreifen. Den ganzen Vorgang steuern Sie direkt aus Word 2000, 2002/XP oder 2003(!):
- Per Mausklick in die Symbolleiste des Brief- und Fax-Managers rufen
Sie die Liste der verfügbaren Adressen ab.
- Sie markieren den gewünschten Empfänger.
- Der Assistent öffnet ein neues Dokument auf Grundlage Ihrer
vorbereiteten Brief- oder Fax-Vorlage und fügt die Adresse samt fertiger
Anrede genau an den richtigen Stellen ein.
- Auf Wunsch wird das Dokument automatisch nach dem Brief-Empfänger
sowie dem aktuellen Datum benannt und in einem der vordefinierten
Verzeichnisse gespeichert.
http://www.add-in-world.com/katalog/briefman2003/
Download-Tipp: Datei-Dialoge komfortabel anpassen
In den Datei-Dialogen zum Öffnen, Speichern oder Einfügen finden Sie seit Office 2000 eine so genannte "Umgebungsleiste" integriert, über die Sie schnell auf häufig verwendete Ordner zugreifen können. Individuelle Einstellungen oder Anpassungen lassen sich in Office 2000/XP/2003 nur mühsam vornehmen.
Mit dem SmartTools Umgebungsleisten-Manager steht Ihnen ein kostenloses Tool zur Verfügung, mit dem Sie die Datei-Dialoge von Word und allen anderen Office-Applikationen schnell und komfortabel anpassen können. Nach der automatischen Installation steht Ihnen ein neues Menü Extras-Umgebungsleisten-Manager zur Verfügung, das Sie jederzeit aufrufen können, um die Zusammenstellung der Umgebungsleiste zu ändern.
So genügen wenige Mausklicks, um in Zukunft direkt die Verzeichnisse anspringen zu können, die Sie am häufigsten benötigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Verzeichnisse nur eine Ebene entfernt sind oder sich auf dem Server befinden:
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SmartTools
Umgebungsleisten-Manager für
Office |
| Word-Tipp der
Woche |
Word-Häufigkeiten Ihrer Texte ermitteln, Teil 1
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
Dokumente, in denen einzelne Worte zu oft verwendet werden, rufen beim Leser schnell Langeweile hervor und hinterlassen insgesamt einen schlechten Eindruck. Über den Thesaurus können Sie zwar relativ einfach Alternativen finden, dazu müssen Sie aber erst einmal wissen, welche Worte in Ihrem Dokument zu oft verwendet werden. Und genau diese Aufgabe übernimmt unser leistungsfähiges Makro "WortFrequenzZaehlen", das wir Ihnen in diesem zweiteiligen Tipp der Woche vorstellen möchten.
Das Makro erstellt ein neues Dokument mit einer Übersicht aller im aktuellen Dokument verwendeten Worte und vermerkt dahinter jeweils wie oft es in Ihrem Text zum Einsatz kommt. Dabei können Sie die Sortierung beim Start des Makros über "W" nach Worten oder über "A" nach Anzahl individuell festlegen.
Mit der Suchfunktion können Sie anschließend die zu bearbeitenden Textstellen ausfindig machen, und über den Thesaurus die fraglichen Wörter durch Alternativen ersetzen. In Word 97 erreichen Sie den Thesaurus etwas umständlich nach der Markierung des Wortes über das Menü Extras-Sprache-Thesaurus. In Word 2000, 2002/XP und 2003 hat Microsoft den Aufruf in das Kontextmenü verlegt: Nach Markierung eines Wortes und Drücken der rechten Maustaste werden im Kontextmenü unter Synonyme Alternativen aufgelistet oder können über den Eintrag Thesaurus in einem Dialog nachgeschlagen werden. Um das Makro "WortFrequenzZaehlen" in Word einzubinden, gehen Sie wie folgt vor:
- Drücken Sie Alt+F11 um in die VBA-Entwicklungsumgebung zu
wechseln.
- Legen Sie in der globalen Dokumentvorlage NORMAL.DOT das folgende
Makro an:
Const MaxWorte = 10000
Const cstrAusschl = _
"[der][die][das][ein][eine][einer][wer][wie]" & _
"[was][wo][ist][und][oder]"
Dim strWort As String
Dim arrWorte(1 To MaxWorte, 1 To 2) As String
Dim lngWorteTotal As Long
Dim intNumWorte As Integer
Dim Found As Boolean
Dim strSort As String
Dim varAktWort As Variant
Dim J As Integer
Nochmal:
strSort = InputBox$("Sortieren nach [W]orten oder " & _
"nach [A]nzahl?", "Sortierung:", "A")
If strSort = "" Then Exit Sub
strSort = UCase$(strSort)
If strSort <> "W" And strSort <> "A" Then
Beep
MsgBox "Bitte 'W' oder 'A' eingeben!", _
vbOKOnly + vbExclamation, _
"!!! Problem !!!"
GoTo Nochmal
End If
System.Cursor = wdCursorWait
Selection.HomeKey Unit:=wdStory
lngWorteTotal = ActiveDocument.Words.Count
intNumWorte = 0
For Each varAktWort In ActiveDocument.Words
strWort = Trim(LCase(varAktWort))
If strWort < "a" Or strWort > "z" Then strWort = ""
If InStr(cstrAusschl, "[" & strWort & "]") Then _
strWort = ""
If Len(strWort) > 0 Then
Found = False
For J = 1 To intNumWorte
If arrWorte(J, 1) = strWort Then
arrWorte(J, 2) = arrWorte(J, 2) + 1
Found = True
Exit For
End If
Next J
If Not Found Then
intNumWorte = intNumWorte + 1
arrWorte(intNumWorte, 1) = strWort
arrWorte(intNumWorte, 2) = 1
End If
If intNumWorte > MaxWorte - 1 Then
Beep
MsgBox "Dokument hat mehr als 10.000 Worte...", _
vbOKOnly + vbInformation, "!!! Problem !!!"
Exit For
End If
End If
lngWorteTotal = lngWorteTotal - 1
StatusBar = "Bearbeite Wort " & intNumWorte & _
" von " & lngWorteTotal
Next varAktWort
'In neues Dokument schreiben
Documents.Add
With Selection
For J = 1 To intNumWorte
.TypeText Trim$(arrWorte(J, 1)) & vbTab & _
Format$(arrWorte(J, 2), _
"###,###,###") & vbCrLf
Next J
End With
'Tabelle generieren und sortieren
Selection.WholeStory
Selection.ConvertToTable Separator:=wdSeparateByTabs
If strSort = "W" Then 'nach Worten
Selection.Sort ExcludeHeader:=False, _
FieldNumber:="Spalte1", _
SortFieldType:=wdSortFieldAlphanumeric, _
SortOrder:=wdSortOrderAscending, _
FieldNumber2:="Spalte2", _
SortFieldType2:=wdSortFieldNumeric, _
SortOrder2:=wdSortOrderAscending, _
Separator:=wdSortSeparateByTabs, _
SortColumn:=False, _
CaseSensitive:=False, _
LanguageID:=wdLanguageNone
Else 'Nach Anzahl
Selection.Sort ExcludeHeader:=False, _
FieldNumber:="Spalte2", _
SortFieldType:=wdSortFieldNumeric, _
SortOrder:=wdSortOrderDescending, _
FieldNumber2:="Spalte1", _
SortFieldType2:=wdSortFieldAlphanumeric, _
SortOrder2:=wdSortOrderAscending, _
Separator:=wdSortSeparateByTabs, _
SortColumn:=False, _
CaseSensitive:=False, _
LanguageID:=wdLanguageNone
End If
'Tabelle anpassen
Selection.Cells.HeightRule = wdRowHeightAuto
Selection.Cells.SetWidth _
ColumnWidth:=CentimetersToPoints(4), _
RulerStyle:=wdAdjustNone
Selection.Rows.SpaceBetweenColumns = _
CentimetersToPoints(0.25)
System.Cursor = wdCursorNormal
MsgBox "Fertig...", vbOKOnly + vbInformation
End Sub
- Speichern Sie die Änderungen über das Menü Datei-Normal Speichern (Word 2003/2002/2000)
bzw. Datei-Speichern Von Normal (Word
97).
- Verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung mit einem Klick auf das
Schließen-Symbol rechts oben in der
Titelleiste.
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| Word-Helpline |
Haben Sie Fragen zu Word 97, 2000, 2002/XP und 2003? Dann wenden Sie sich mit einer genauen Problembeschreibung (bitte keine Dateien schicken!) an:
word-helpline@smarttools.de
Unser Redaktionsteam wählt in jeder Ausgabe eine oder mehrere Fragen aus und beantwortet Sie an dieser Stelle im Newsletter.
Problem mit verschwundenen Menüs und Symbolleisten
Versionen: Word 97, 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Ich habe seit kurzem folgendes Problem: Sobald ich Word starte, erscheint zwar ein neues Dokument mit den üblichen Linealen; es sind aber weder Menüs noch Symbolleisten zu sehen. Auch Tastenkombinationen wie Alt+D zum Öffnen des Menüs Datei funktionieren nicht mehr. Muss ich Word jetzt noch einmal neu installieren oder gibt es auch eine etwas weniger aufwändige Reparaturmethode?
A. Lang
ANTWORT: Da Sie sagen, dass selbst die Tastenkombinationen für die Standardmenüs nicht mehr funktionieren, scheidet offensichtlich der einfachste Lösungsansatz aus: Sie haben versehentlich in die Ansicht Ganzer Bildschirm geschaltet, aus der Sie mit einem Druck auf Esc zum normalen Bearbeitungsmodus zurückkehren können.
Hartnäckige Probleme mit den Menü- und Symbolleisten beseitigen Sie entweder durch den Aufruf von Word mit dem Startparameter "/a" oder durch das Löschen des Registrierungseintrags "Data".
Wenn Sie mit Word 2000 oder höher arbeiten, sollten Sie als erstes versuchen, die Menüs/Symbolleisten mit dem Startparameter zu reparieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Beenden Sie Word, falls es gerade läuft.
- Wählen Sie im Windows-Menü Start
den Befehl Ausführen an.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wechseln Sie dann in den
Installationsordner von Word bzw. Ihrer Office-Version; das ist bei Word
2000 zum Beispiel standardmäßig der Ordner "C:\PROGRAMME\MICROSOFT
OFFICE\OFFICE" oder bei Word 2003 "C:\PROGRAMME\MICROSOFT
OFFICE\OFFICE11".
- Doppelklicken Sie in dem Ordner auf den Programmnamen
"WINWORD.EXE".
- Im Dialogfeld Ausführen setzen Sie
den Cursor ans Ende der Eingabezeile und fügen dann ein Leerzeichen und
"/a" ein.
- Starten Sie Word mit einem Klick auf die Schaltfläche Ok.
- Beenden Sie alle Anwendungen.
- Rufen Sie im Windows-Menü Start
den Befehl Ausführen auf, geben Sie
"regedit" in die Eingabezeile ein und bestätigen Sie den Aufruf des
Registrierungs-Editors mit Ok.
- Öffnen Sie in der linken Hälfte des Registrierungs-Editors den
Zweig
[VERSION]\Word\Data
- "[VERSION]" steht hier für die von Ihnen eingesetzte
Word-/Office-Version: "8.0" für Word 97, "9.0" für Word 2000, "10.0" für
Word 2002 und "11.0" für Word 2003.
- Markieren Sie den zuletzt eingeblendeten Schlüssel "Data" per
Mausklick.
- Nun klicken Sie in der rechten Fensterhälfte des
Registrierungs-Editors den Eintrag "Toolbars" an.
- Drücken Sie die Taste Entf, um den Wert zu löschen. Die
darauf folgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit Ja.
- Beenden Sie den Registrierungs-Editor.
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Word-Fenster platzsparend anordnen
Versionen: Word 2000, 2002/XP und 2003
FRAGE: Wenn man früher mehrere Word-Dokumente gleichzeitig anzeigen wollte, konnte man sie in einem(!) Word-Fenster nebeneinander anordnen. Bei den neuen Versionen bekomme man dummerweise für jeden neuen Text jedes Mal sämtliche Menü- und Symbolleisten dargestellt, so dass der Text selbst spätestens bei drei Fenstern nicht mehr zu lesen ist. Gibt es eine Möglichkeit, zu der guten alten Darstellung zurückzukehren?
R. Lehmann
ANTWORT: Die Ursache für dieses Verhalten von Word ist die Darstellung jedes Dokumentes in einem separaten Fenster, die ab Word 2000 vorgegeben ist. In Word 2002/XP und 2003 können Sie aber den bis Word 97 gewohnten Zustand wiederherstellen: Wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln Sie auf die Registerkarte "Ansicht" und schalten Sie das Kontrollkästchen Fenster in Taskleiste aus. Wenn Sie den Dialog mit Ok bestätigt haben, werden die Dokumente in Zukunft wieder innerhalb eines Programmfensters dargestellt. Dementsprechend können Sie auch mehrere Dokumente wieder wie gewünscht platzsparend nebeneinander anordnen.
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- Professionelle Tipps zum effektiveren Arbeiten
- Undokumentierte Parameter
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